Lösungspaket für elektronische Rechnungen, SEPA Dokumente und s V1.1

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1 Rechtssicheres Archiv mit windream Lösungspaket für elektronische Rechnungen, SEPA Dokumente und s V1.1 Pronobis GmbH, Wien

2 Copyright 2018 by Pronobis GmbH Traungasse Wien Stand: 03/2018 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne Genehmigung der Pronobis GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz unterliegen. Alle angeführten Preise verstehen sich exklusive gesetzlicher Umsatzsteuer.

3 Rechtssicheres Archiv mit windream - Lösungspaket 1 Technische Umsetzung Da sich das windream Archiv als Standardlaufwerk im Netzwerk darstellt, sind keine speziellen Integrationsarbeiten seitens der vorhandenen Anwendungen erforderlich. Für die Verbindung zwischen dem vorhandenen ERP, HR, CRM oder PPS System und dem windream Archiv ist nur eine Anpassung des Speicherpfades in der jeweiligen Anwendung erforderlich. Der Einsatz des rechtssicheren Archivs erfordert KEINE LOKALE INSTALLATION auf den Windows Arbeitsplätzen. Die Installation erfolgt nach Absprache mit den IT Verantwortlichen kostensparend durch Fernzugriff (remote). Gemeinsam mit dem Systemadministrator werden die serverseitigen Komponenten installiert und eingerichtet. Danach sind im Normallfall keine weiteren Eingriffe (außer eigenverantwortliches Backup und Zurverfügungstellung von Speicher) erforderlich.

4 2 Rechtssicheres Archiv mit windream - Lösungspaket Installationsumfang/Basispaket Das Basispaket beinhaltet alle erforderlichen Serverkomponenten sowie 5 Zugriffslizenzen für gleichzeitige Benutzung. 5 x windream Standard Edition (SE/DocView) 1 x windream Administrationskonsole (WSC) 5 x windream Share Lizenz 1 x JobExtender Automation Service Basislizenz Sofern kein anderer Microsoft SQL Server zur Verfügung gestellt wird: Microsoft SQL Express 2017 für max. 2 Mio Dokumente, max. 10 Benutzer. Diese kostenlose Version ist später durch die kostenpflichtige Microsoft SQL Vollversion erweiterbar 2 Tage remote Installation/Konfiguration/Einrichtung Backup/Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation Die Verrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. Die Installation kann komplett remote erfolgen (ohne vorab Workshops etc.) Sichergestellt werden muss: Remote Zugang zum System Interner oder externer Systemadministrator Mitarbeiter mit entsprechenden Systemkenntnissen und Berechtigungen Technische Voraussetzungen Server mit Microsoft Windows 2008 R2 (x64), Windows 2012 (R2), Windows 2016 (auch virtualisiert), Active Directory Datenbank: MS SQL Server 2008 SP1, 2008 R2, 2012/2014/2016/2017 plus semantische Datenbank Client Betriebssysteme: Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 Installation auf TerminalServer/Citrix erfordert zusätzliche Lizenzkomponente Entsprechender Speicherplatz Backupsoftware Remote Zugang zum System Software für remote Wartung wird kostenlos bereitgestellt Systemadministrator mit entsprechenden Systemkenntnissen und Berechtigungen

5 Rechtssicheres Archiv mit windream - Lösungspaket 3 Betreuung / Wartung (optional) Die Wartung umfasst die kostenlose Lieferung aller im Vertragszeitraum veröffentlichten windream Updates und Upgrades sowie die telefonische Hotline für einen geschulten Systemadministrator im Ausmaß von 5 Stunden. In der Software Wartung sind folgende Aufwände nicht enthalten: Pflege von kundenspezifischen Anpassungen und Prozessimplementierungen Anpassungsarbeiten bei Änderungen von Schnittstellen zu Drittanwendungen Aufwände für Softwareinstallationen und Kosten für Vororteinsätze Allfällige SQL Server Lizenzen Erweiterungsmöglichkeiten Die Basislizenz beinhaltet bereits die ECM Funktionen von windream (für 5 Benutzer) und kann damit auch entsprechend für weitergehende Dokumentenmanagementanforderungen genützt werden. Die Konfiguration dieser Funktionen und die Einrichtung der den Anforderungen angepassten Dokumententypen und Ablagestrukturen kann jederzeit optional erfolgen. Lizenzerweiterungen Weitere Benutzerlizenz: Reine Nutzung des rechtssicheren Archivs: 90,- Nutzung der ECM Funktionen inkl. rechtssicherem Archiv: 345,-

6 4 Rechtssicheres Archiv mit windream - Lösungspaket Rechtssichere Archivierung für Microsoft Exchange Für die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen kann die windream Basislizenz unkompliziert durch eine serverseitige Archivierung ergänzt werden. Die Lizenzkosten für 5 Benutzer betragen 250,- Der Ausbau zum unternehmensweiten ECM Mit der windream Basislizenz ist bereits die komplette Infrastruktur für ein umfassenderes ECM System gelegt. Durch einzelne Komponenten und entsprechende organisatorische Weiterentwicklungen im Unternehmen kann eine Reihe von Anforderungen erfüllt werden. Zu diesen zählen z.b.: Workflowbasierte Eingangsrechnungsprüfung Business Process Management (BPM) Elektronischer Personalakt Vertragsmanagement Mobiles ECM Mobile Daten- und Dokumentenerfassung Digitalkopierer als intelligente Erfassungsgeräte Vollintegration mit ERP System