«60 Minuten geballte BPM-Power» - erleben und. staunen. SharePoint Community 22. Juni 2016

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1 «60 Minuten geballte BPM-Power» - erleben und staunen SharePoint Community 22. Juni 2016

2 Dienstleistungen vom Team BPM & QM Consulting im Prozess Management Business Analyse & Prozessmodellierung Prozessoptimierung BPM mit SharePoint / SharePoint Online Workflow Management Konzeption Implementation Lizenzen (Nintex Reseller) Qualitätsmanagement Konzeption & Begleitung bei Aufbau von integrierten Management Systemen Zertifizierungsbegleitung (z.b. ISO9001:2015) Informationsanalyse und Organisation Dokumenten Management Systeme Schulungen & Training SharePoint & Nintex BPMN Workflow Management mit SharePoint

3 Business Process Management Worin steckt die Power von BPM?

4 Worin steckt die Power von BPM? Typische Ausgangslage Verbesserungsidee Investitionsrechnung (ROI) Prozessanalyse & -modellierung Workflow Management mit Nintex Genehmigungen- / Aufgaben- / Benachrichtigungenverwaltung Steuerung mit mobilen Geräten Automatisierte Bestellung mit digitaler Signatur Archivierung Prozesskennzahlen Prozess- / Qualitätsmanagement

5 Rollen Kunde Mitarbeiterin Fachabteilung, möchte Bestellungen platzieren Leiter Einkauf, muss die Beschaffungen koordinieren Leiter Informatik, soll Beschaffung genehmigen IOZ IOZ Spezialist für Prozessmanagement IOZ Spezialist für Workflow Management Lösungen

6 Wettbewerb Bestellung für PowerBank auslösen: Die ersten 10 Besteller erhalten eine IOZ PowerBank

7 Business Process Management Wie präsentiert sich die Situation am Anfang?

8 Ausgangslage Fehlende prozessorientierte Arbeitsweise Fehlende Transparenz Ineffizienz Verzögerungen Fehler Folgeverzögerungen Mehraufwand für Korrekturen und Wiederholungen Ärger Motivationsverlust

9 Idee > Kosten > Nutzen Das kostet doch nur viel Geld? Lohnt sich das überhaupt?

10 Initialisierung Realisierung Lieferung

11 Business Case Tätigkeit Aufwand vorher Tätigkeit Aufwand Arbeitsaufwand pro Antrag - Erfassung des Formulars - Zusammenstellen des Dossiers - Verteilung des Dossiers - Prüfung und Beurteillung des Antrags und des Budgets - Aufwand für die Abstimmung & Klärung von Fragen - Suche in Ablage(n) oder Formular / abklären Prozessstatus - Neu Erfassung weil Formular verloren gegangen ist oder Anhänge fehlten - Lieferantenofferten müssen mehrmals angefragt werden, weil die Gültigkeit abgelaufen ist - Bestellungen manuell erstellen, Ausdruck auf Papier, handschriftlich signieren und per Post einsenden oder einscannen und Mail senden - Dossier archivieren 10 h Arbeitsaufwand pro Antrag - Erfassung des Formulars - Dateien hochladen - Automatisierte Generierung der Bestellung - Elektronische Signatur - Automatisierte Archivierung Aufwand für Wartung & Betrieb pro Jahr 4h 10 Tage Aufwand für Wartung & Betrieb < 1 Tag Anzahl Anträge pro Jahr 800 Anzahl Anträge pro Jahr 800 Gesamtaufwand pro Jahr < 1.5 FTE Gesamtaufwand pro Jahr > 3 FTE Kosten pro Jahr 120 kchf Kosten pro Jahr 200 kchf Durchlaufzeit 5 Tage Durchlaufzeit 20 Tage

12 Initialisierung Realisierung Lieferung

13 Investionsbedarf bearbeiten Fachstellen Einkauf Erfasser IST-Analyse Antrag eingeben Ja Neuer Bedarf Bestellung für laufendes Projekt? nein Keine weitere Prüfung Bedarfsmeldung [entschieden] Bedarfsmeldung [Neu] Bestellung prüfen Entscheid Einkauf? Bestellung abgelehnt Über Bestellung entscheiden Ja Bestellung genehmigt? Bestellung ausführen Bestellung ausgeführt Nein Weitere Beurteilung durch Fachstellen Bestellung abgelehnt Bedarfsmeldung [geprüft] Bestellung beurteilen Bedarfsmeldung [beurteilt]

14 Die Lösung Elemente Anträge werden in einer Liste gesammelt, verarbeitet und koordiniert Dokumenten-Set pro Antrag Verschiedene Workflows die.. A) Den Prozessfluss koordinieren (Tasks) B) Den Prozessfluss ergänzen (Stati) Soll-Vorgaben bei Tasks berücksichtigt Dokumente generieren mit DocuSign Revisionssicher Digitale Signatur Archivierung SharePoint-Records Center Reporting Workflowstatistiken -> PDCA

15 Initialisierung Realisierung Lieferung

16 Investionsbedarf bearbeiten Fachstellen Einkauf Erfasser IST-Analyse Antrag eingeben Ja Neuer Bedarf Bestellung für laufendes Projekt? nein Keine weitere Prüfung Bedarfsmeldung [entschieden] Bedarfsmeldung [Neu] Bestellung prüfen Entscheid Einkauf? Bestellung abgelehnt Über Bestellung entscheiden Ja Bestellung genehmigt? Bestellung ausführen Bestellung ausgeführt Nein Weitere Beurteilung durch Fachstellen Bestellung abgelehnt Bedarfsmeldung [geprüft] Bestellung beurteilen Bedarfsmeldung [beurteilt] «60 Minuten geballte BPM-Power» - staunen und erleben

17 Kennzahlen & Auswertung

18 Kennzahlen & Auswertung

19 Auswertung Wettbewerb Wer vom Publikum hat eine PowerBank bestellt?

20 Die Power von Business Process Management

21 Fragen????

22 Besten Dank