BPMN2.0 Geschäftsprozesse effizient gestalten. Ganz klar persönlich.

Transkript

1 BPMN2.0 Geschäftsprozesse effizient gestalten Ganz klar persönlich.

2 Geschäftsprozesse im Wandel morgen gestern Dokumentverwaltung Vertragsablage Problemmanagement heute Sicherung der Compliance Qualitätsgesichertes Vertrags- Vertragsmanagement Terminverwaltung Risikominimierung Aktenverwaltung Dokumentenmanagement Reporting Workflows Change Management Prozessschrittverwaltung management mit BPM Qualifizierung/Schulung von Mitarbeitern (Motivation) Bewertung und Analyse von Risiken im Vertragsprozess Workflow s auf Fachbereichsebene strukturiertes Informationsmanagement mit abteilungsübergreifenden Prozessen Risikomanagement

3 Potentiale und Risiken Die Risiken nehmen zu! Grund: die steigende Anzahl von Compliance relevanten Vorgängen und Verträgen Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften Inhaltliche Risiken in Verträgen, Akten, Dokumenten Verträgen/Dokumente nicht wiederfindbar Versäumnisse von Fristen, Terminen, Verträgen Mangelhafter Bearbeitungs- und Freigabeprozess Lange Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling Bilanz- und Revisionssicherheit gefährdet

4 Alles richtig? BPMN2.0- Geschäftsprozesse effizient gestalten Potentiale erkennen, Risiken minimieren Systemunterstützung eingeführt (IT/Technik) Compliance im Unternehmen gestärkt (Regeln) Mitarbeiter geschult und eingewiesen (Motivation)

5 Potentiale erkennen, Risiken minimieren doch der Alltag sieht anders aus : Freigabeprozesse werden ungenügend beachtet Reporting greift nicht langfristig zu viel Aufwand für die Risikobetrachtung Abteilungsdenken vor Integrationsdenken Changemanagement unzureichend gelebt Motivation der Mitarbeiter stagniert BPM Business Process Management Transparenz schafft Verbindlichkeit!

6 Theorie BPMN2.0 Business Prozess Model and Notation ist eine grafische Spezifikationssprache und stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Fach- und Informatikspezialisten Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können. Standardisierungsgremium OMG (Object Management Group) XML-basiertes Format in dem BPM-Diagramme gespeichert werden können Werkzeuge ( Drawing-Tools ) erstellen sog. Konversations- oder Choreographiediagramme Darstellung der gesamten Prozesslandschaft einer Organisation Verknüpfung von Aktivitäten und Nachrichten-Workflows zwischen Prozessbeteiligten schaffen business people und IT people ausführbare Prozesse im Unternehmen?

7 Konversation BPMN2.0- Geschäftsprozesse effizient gestalten Praxis : Vertrags-Reviewprozess Fachabteilung Rechtsabteilung Management/GF Choreographie diagramm zum strukturierten, verbindlichen Austausch von Informationen!

8 Praxis : Umsetzung in der Organisation Wissen Strukturieren Handeln Rechtsabteilung Fachabteilung Rechtsabteilung IT / Organisation Rechtsabteilung Fachabteilung Management/GF Verträge, Dokumente sind abgelegt und verwaltet Freigabeprozesse und Regeleinhaltung erfolgt manuell Prozesse und Abläufe optimiert und definiert Prozesse und Abläufe werden qualitätsgesichert beschrieben Modellierung der Prozesse mit BPMN-Notation Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Complianceprüfungen automatisiert abgelegt Freigabe und Qualitätssicherung 100 % Compliance im Vertragsmanagementprozess 100 % Einhaltung des Lifecycle der individuellen Prozesse Einfachste Handhabung in der Fachabteilung (Aufgabe pro Prozesschritt Monitoring und Review der Prozesse mit KVP (kontinuierlichen VerbesserungsProzess)

9 Praxis : Beratung mit LCM führt zu Standardisierung Wissen Strukturieren Handeln Rechtsabteilung Fachabteilung Rechtsabteilung IT / Organisation Rechtsabteilung Fachabteilung Management/GF Workshop Prozessberatung BPM Prozessmodellierung Integration LCM-Applikation

10 Praxis : Einführungsmethode mit LCM Sammlung und Strukturierung der Anforderungsprozesse in einer beliebigen Notationsform Durchführung der Prozessanalyse innerhalb Methodik OPH (Organisations-und Prozess Handbuch) Abbildung im LCM PET- (Prozess ErfassungsTemplate) Review und Freigabe der Prozessdefinition durch die Prozessverantwortlichen Workshop Prozessberatung

11 Praxis : Einführungsmethode mit LCM LCM Modul stellt BPMN2.0 Methodik und fachorientiert angepasstes Set von Notationselementen (Auswahl) Modellieren der Prozesse mit dem Werkzeug LCM durch die geschulten Mitarbeiter (IT / Orga / Fachabteilung) Validierung der Prozesse lt. Workshop (Qualitäts- Check) BPM Prozessmodellierung

12 Praxis : Einführungsmethode mit LCM Automatisierte Übernahme der Standard- Prozesschritte aus der Phase Prozessapplikation Customizing nicht standardisierter interaktiver Zuordnungen/Aktionen/Aufgaben Customizing der Rollendefinition von Berechtigungen und Benutzergruppen Individuelle Prozessschritt-Integration möglich (programmatische Anpassungen) Verifikation und Qualitätssicherung bis Freigabe Integration LCM-Applikation

13 Nutzen am Beispiel : Vertragserstellung und -prüfung Infotexte OK <Rot> Navigation/Hilfe <Grün>.Entscheidung One-Klick - Freigabe

14 Prozessfortschritt /BPM Methodik BPMN2.0- Geschäftsprozesse effizient gestalten Kosten/Nutzen - Aspekte gestern heute morgen Workshop Prozessberatung BPM Prozessmodellierung Integration LCM-Applikation Beraten Modellieren/Malen Integrieren Kosten Nutzen Gesicherter Prozesse Qualität standardisierter Prozesse Qualität/Standardisierung

15 Kontakt Kontakt