Unternehmensprozesse abbilden und optimieren Am Beispiel eines Onboarding Prozesses

Transkript

1 Unternehmensprozesse abbilden und optimieren Am Beispiel eines Onboarding Prozesses

2 VORSTELLUNG STEPHAN M. ROßBACH Dipl. Inf., langjährige Führungserfahrung als Softwarearchitekt Seit 15 Jahren Projektpraxis in der Information Management Branche Profit Center Leiter für Information Management bei der GIS mbh Fachbuchautor und Verfasser von Zeitschriftenartikeln in Fachmagazinen

3 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT IST... ein Kreislauf, der die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen zum Ziel hat. Planen Modellieren Optimieren Business Process Management Durchführen Überwachen Ein Workflow ist die Abarbeitung eines Prozesses. Workflows stellen die Durchführung von Geschäftsprozessen dar und sind damit Teil von BPM. Workflows können manuell (z.b. papierbasiert) oder elektronisch unterstützt sein.

4 ERFOLGSMERKMALE EINER BPM-LÖSUNG

5 HUMAN CENTRIC BEDEUTET... Dass Menschen an dem Großteil der Prozessschritte beteiligt sind und einen wesentlichen Teil der Prozesslogik ausmachen. Dass die Beteiligten vom BPM-System unterstützt werden, indem ihnen im richtigen Moment alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die sie für die Abarbeitung des Schrittes benötigen. Dass dem Anwender über Benutzeroberflächen alle notwendigen Funktionen bereitgestellt werden.

6 BEISPIEL FÜR HUMAN CENTRIC WORKFLOW Beim Ablauf übernimmt der Workflow den Transport zum jeweils nächsten Bearbeiter gemäß den festgelegten Regeln. Freiheitsgrade im Ablauf werden auf die definierten (erlaubten) Fälle reduziert.

7 WORKFLOWS FOKUS EXTERN (KUNDE, LIEFERANT) 1. Reklamationsablauf + Beschwerdeabwicklung 2. Angebotsprozess 3. Rechnungseingangsprüfung und Freigabe 4. Genehmigung von Werbekostenzuschüsse 5. Finanzierungsantrag 6. Kreditantrag 7. Artikellistung 8. Lieferantenfreigabe 9. Bestellabwicklung

8 WORKFLOWS FOKUS INTERN (MITARBEITER) 1. Investitions- bzw. Beschaffungsantrag 2. Personalplanung 3. Einstellung neuer Mitarbeiter 4. Autorisierungprozess für Mitarbeiter 5. Reisekostenabrechung 6. Urlaubsantrag- bzw. Abwesenheitsantrag

9 IBM WEBSPHERE LOMBARDI EDITION Gegründet im Jahr 2000 Ausschließlich im BPM-Umfeld aktiv Über 200 Mitarbeiter Zentrale in Austin, Texas, US Marktfokus (bisher) USA Ende 2009 übernommen von IBM Übernahme als strategische Erweiterung des IBM BPM-Portfolios Gartner Magic Quadrant for Business Process Management Suites

10 BEISPIEL ONBOARDINGPROZESS PHASE 1 Erfassung von Prozessschritten (Personalakte anlegen, Notebookbestellung, Arbeitsplatzvorbereitungen, Änderung des Organigramms) Informationen (Stammdaten des neuen Mitarbeiters) Systemen (LDAP-System, Zugang zu IT-Systemen) Verantwortlichkeiten (Vorgesetzten benachrichtigen, Mitarbeiter informieren)

11 BEISPIEL ONBOARDINGPROZESS PHASE 1

12 BEISPIEL ONBOARDINGPROZESS PHASE 2 Definition von Prozessmeilensteinen (HR-Vorgänge abgeschlossen, Orgavorgänge abgeschlossen, IT-Vorgänge abgeschlossen) Entscheidungspunkten (Genehmigung von Investitionen <1.000 EUR/>1.000 EUR für Arbeitsmittel)

13 BEISPIEL ONBOARDINGPROZESS PHASE 2

14 PLAYBACK SESSION Nach Schritt 2 findet eine Rückspiegelung des Erarbeiteten an die Prozessbeteiligten statt. Optimierungspotentiale werden erkannt und dann iterativ umgesetzt Abteilungsleiter HR Verantwortliche IT-Leiter

15 BEISPIEL ONBOARDINGPROZESS PHASE 3 Erstellung von Browserbasierten Benutzeroberflächen für die Erledigung/Abarbeitung einzelner Prozessschritte durch den jeweiligen Anwender Technischen Anbindungen an Drittsysteme (SAP, LDAP, CRM-System)

16 BEISPIEL ONBOARDINGPROZESS PHASE 3 Drag and Drop

17 BEISPIEL ONBOARDINGPROZESS PHASE 3.1

18 VORTEILE VON LOMBARDI Zweiteilige Anwendung für Fachanwender und IT-Abteilung spricht die Sprache der jeweiligen Anwendergruppe Lombardi deckt den gesamten Schöpfungszyklus eines Prozesses ab, nicht nur die Visualisierung! Prozesserfassung Prozessausführung Unternehmensstrategie Prozess erkennen Prozess dokumentieren Prozess modellieren Ziele festlegen Prozessapplikationen erstellen Vorhandene Infrastruktur verwenden Zusammenarbeit fördern Prozesse und Organsiation optimieren Anwendungs Infrastruktur

19 HABEN SIE NOCH FRAGEN? Stephan M. Roßbach Director Information Management Gesellschaft für Informationssysteme mbh Mail: Mobil: