ONBOARDING PROZESS MIT PROZESS-ENGINE STEPFLOW UND WORD-FORMULAREN. Delivering Transformation. Together

Transkript

1 ONBOARDING PROZESS MIT PROZESS-ENGINE STEPFLOW UND WORD-FORMULAREN Delivering Transformation. Together

2 INHALT Demonstration eines einfachen Onboarding-Prozesses mit STEPFLOW Prozessgestaltung Modellierung des Prozesses im BizAgi Modeler Import des Prozesses in STEPFLOW Prozessdurchführung Laufenlassen des Prozesses über alle Stufen Versand der Info-Mails Lesen von Initialdaten aus HCM Infotypen und ausfüllen einiger Formularfelder Pflege der Formulardaten von Schritt zu Schritt Speicherung der Formulardaten in HCM Infotypen am Ende des Prozesses

3 AGENDA Prozessgestaltung in BizAgi Import in STEPFLOW

4 PROZESSMODELL START Start mehrerer paralleler Handlungsstränge Über Schritttabelle pflegbarer Prozess Aktivität Aktivität Aktivität Aktivität Aktivität Aufruf der Bearbeitungsanwendung (Web Dynpro) Web-Dynpro Anwendung Parallele und sequentielle Schritte möglich in Blocknotation Aktivität Einzelne, sequentiell verarbeitete Aktionen Mögliche Schritttypen Workflow-Task (online Bearbeitung) (reine Information oder offline Bearbeitung) Start der nächsten parallelen Gruppe von Handlungssträngen Aktivität Automatischer Mailversand Zusammenführung aller parallelen Handlungsstränge (es wird auf alle gewartet) Bearbeiterfindung und Prüfbedingungen per Customizing konfigurierbar Aktivität Erzeugung einer Mail an weitere Prozessbeteiligte, die nicht direkt in den Workflow eingebunden sind ENDE Sopra Steria Prozess-Engine "STEPFLOW"

5 BEISPIELPROZESS HUMAN CAPITAL MANAGEMENT ON-BOARDING Chef: IT: Entscheidet, welche HW, Telefonie, SW-Zugänge usw. die Person benötigt und trägt dies im Eintritts-Formular ein Aufgrund dessen werden Hardware bestellt und SW-Zugänge eingerichtet Unternehmenskommunikation: Sowie und Telefonie eingerichtet IT Chef HR Unternehmenskommunikation

6 BEISPIELPROZESS HUMAN CAPITAL MANAGEMENT ON-BOARDING Einfacher Prozess mit sequentiellen und parallelen Prozessabschnitten Beispielhaft 2 parallele Zweige für IT und Unternehmenskommunikation Weitere parallele Zweige für weitere Abteilungen sind möglich Datenspeicherung findet vor der Schlusskontrolle im Hintergrund statt Die Schlusskontrolle wird unabhängig vom Erfolg der Speicherung ausgelöst Konditionale Schritte in Abhängigkeit von Bedingungen sind möglich

7 BIZAGI ALS PROZESSMODELLIERUNGSWERKZEUG Der BizAgi-Modeler ist gratis erhältlich Aktivitäten der Typen Mail senden, manuell und ohne Typ (= kombinierte Mail + manuelle Tätigkeit) können verwendet werden Parallelitäten müssen mit einem parallelen Gateway begonnen und mit einem inkludierenden Gateway beendet werden. Die Block-Struktur muss eingehalten werden. Alle Werte für die STEPFLOW Schritt- Tabelle müssen als «Extended Attributes» direkt im Prozessmodell erfasst werden.

8 PROZESSMODELLIERUNG & DATENPFLEGE IN STEPFLOW Mit BizAgi den/die Prozess/e modellieren und speichern (*.bpm Datei) Es können pro Datei mehrere Diagramme und pro Diagramm mehrere Prozesse enthalten sein. Sopra Steria STEPFLOW Prozessmodellierung & Datenpflege starten NWBC auf FBD starten Login mit User BPS_UI Rolle

9 BIZAGI DATEI IMPORTIEREN Die BizAgi Datei öffnen und importieren: BizAgi DEMO Onboarding.bpm

10 DIAGRAMM UND PROZESS AUSWÄHLEN Aus der Liste der Es erscheint eine verfügbaren Mini-Darstellung Diagramme eines aller Prozesse auswählen Aus der Liste der Prozesse einen auswählen

11 AKTOREN UND AKTIVITÄTEN IMPORTIEREN Aktoren und Findungsregeln werden importiert und mit vorhandenen Daten abgeglichen. Aktivitäten werden importiert, auf ihre Korrektheit hin überprüft und gespeichert. Alle «Extended Attributes» werden mit berücksichtigt.

12 AGENDA Prozess durchführen

13 FAST TRACK DEMO AUFBAUORGANISATION Demo Akteure CHEF Demo User RENEWAL_MSS Eintrittsprozess für diese Mitarbeiterin IT DEMO_BREIT COM DEMO_DUBLER HR DEMO_CADOSCH Sopra Steria

14 PROZESSSTART Sopra Steria STEPFLOW Prozessstarter aufrufen NWBC auf FBD starten Login mit User BPS_UI Rolle Eintrittsprozess starten Typ: BizAgi-Prozess Art: Eintritt Person: Prozess starten

15 PROZESSSCHRITTE BEARBEITEN

16 DATEN WERDEN AUS INFOTYPEN GELESEN

17 NUTZER VON FIREFOX ODER CHROME SEHEN STATT DEM WORD-FORMULAR EINE FELDLISTE Das Formular kann heruntergeladen, offline bearbeitet und dann wieder hochgeladen werden

18 INFOS ZUM PROZESS KÖNNEN EINGEBLENDET WERDEN

19 DAS PROZESSPROTOKOLL ZEIGT DEN BEARBEITUNGSSTAND

20 PROZESSSCHRITTE BEARBEITEN Das Formular kann nun vom Bearbeiter weiter ausgefüllt werden Am Ende wird der Schritt auf «Erledigt» gesetzt die Formulardaten werden gespeichert

21 BEARBEITUNG AUCH IN HR-RENEWAL MÖGLICH

22 BEARBEITUNG AUCH IN HR-RENEWAL MÖGLICH

23 BEARBEITUNG AUCH IN HR-RENEWAL MÖGLICH

24 BEARBEITUNG AUCH IN FIORI MOBIL MÖGLICH

25 BEARBEITUNG AUCH IN FIORI MOBIL MÖGLICH

26 BEARBEITUNG AUCH IN FIORI MOBIL MÖGLICH Formular-Download von unterwegs Informationen zum Mitarbeitenden Informationen zur Aufgabe

27 FÜR DIE BEARBEITER WERDEN INFO-MAILS VERSENDET

28 DATEN WERDEN IN INFOTYPEN GESPEICHERT Wenn IT und Unternehmenskommunikation ihre Workitems auf erledigt gesetzt haben, speichert das System im Hintergrund die Daten ab: User-ID Infotyp 105, Subtyp Adresse Infotyp 105, Subtyp 0010 HR: kontrolliert in Transaktion PA20 für den Mitarbeiter , ob der Infotyp 105 korrekt ausgefüllt wurde

29 DER PROZESS IST BEENDET

30 REPORTING ALLER PROZESSE ALS EXCEL-EXPORT

31 MIT DER SOPRA STERIA PROZESSÜBERSICHT BEQUEM ALLE LAUFENDEN PROZESSE IM GRIFF BEHALTEN

32 MIT DER SOPRA STERIA PROZESSÜBERSICHT BEQUEM ALLE LAUFENDEN PROZESSE IM GRIFF BEHALTEN

33 KONTAKT