DIGITALISIERUNG VON HR PROZESSEN AUF BASIS SAP HCM SOPRA STERIA SCHWEIZ. Delivering Transformation. Together.

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1 DIGITALISIERUNG VON HR PROZESSEN AUF BASIS SAP HCM SOPRA STERIA SCHWEIZ Delivering Transformation. Together.

2 AGENDA 1 Prozessautomatisierungs-Tools MetaFlow Process-Engine Konfigurierbares Form-UI Generische Prozess-Datenhaltung 2 Kundenbeispiel: HR-Prozesse in Kantonaler Verwaltung 3 Kundenbeispiel: Rückkehr-Gespräche für Retailer 4 Integration mit SuccessFactors 2

3 PROZESSAUTOMATISIERUNGS-TOOLS: METAFLOW 3

4 SOPRA STERIA SAP PROCESS AUTOMATION TOOLS Sopra Steria entwickelt im Rahmen ihrer Fokussierung auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Werkzeuge zur Prozess- Automatisierung im SAP-Umfeld auf der neuesten SAPUI5/Fiori- Technologie. Diese Tools kommen als Beschleuniger in Digitalisierungsprojekten zum Einsatz. Sie werden laufend weiterentwickelt und erweitert. Process-Engine «MetaFlow»: BPMN 2.0 Prozesse einfach laufen lassen Formular-UI: SAPUI5-/Fiori-like Eingabemasken per Customizing definieren Prozess-Datenbank: Prozessdaten flexibel «in Transit» zwischenlagern Process-ready Plug-ins 4

5 PROCESS-ENGINE «METAFLOW»: MOTIVATION & IDEE Dokumentierte, Nachvollziehbare end-to-end Prozesse in SAP Die Ausführung der Prozesse sollen in SAP dokumentiert werden Elektronische Prozessunterstützung für Mitarbeitende, Manager und Administratoren Integration von Außenstellen ohne SAP Zugriff ermöglichen (offline Formulare, Registrierungsprozesse) Prozessmodellierung und implementierung mit Fokus auf Änderbarkeit Gestalten der Geschäftsprozesse in einem Modellierungswerkzeug (z.b. BizAgi) Export der BPMN-Darstellung des Prozesses und Import in SAP Customizing der benötigten Zusatzinformationen und Programmierung kundenspezifischer Aspekte (z.b. Bearbeiter-Ermittlung, Mail-Texte usw.) 5

6 PROCESS-ENGINE «METAFLOW»: MOTIVATION & IDEE Entwicklung einer Process Engine, die BPMN-Prozessnotationen direkt ausführt Ohne Einschränkungen der Gestaltungsfreiheit von Prozessen Einsatz von SAP-Workflows für asynchrone Benutzeraktivitäten Prozessänderungen können durch Neuimport nachvollzogen werden Nicht SAP HCM-bezogen, sondern auf jedem SAP-System mit HR Ministamm (PA, OM) einsetzbar Integration mit Ermittlung von Prozessbeteiligten (z.b. Vorgesetzte, HR-Verantwortliche, Mitglieder von Personengruppen usw.) Durchführung und Präsentation von Entscheidungsaufgaben an SF-User 6

7 PROCESS-ENGINE «METAFLOW»: PROZESSMODELLIERUNG Graphische Prozessmodellierung ermöglichen Prozesse können in jedem handelsüblichen, BPMN-fähigen Prozessmodellierungs-Werkzeug gestaltet werden Aus der Prozessmodellierung kann direkt die Prozessdokumentation erzeugt werden MetaFlow stellt eine Import-Funktionen bereit, mit denen die Prozessmodelle in SAP importiert und fehlende Daten ergänzt werden können 7

8 PROCESS-ENGINE «METAFLOW»: IMPORT INS SAP BPMN-Files werden eingelesen und interpretiert. BPMN 2.0 Standard Zusätzlich für den Prozessablauf benötigte Daten werden ergänzt: Zuordnen von Bearbeitern zu PAoder OM-Objekten Festlegen der Ausführungsparameter für Aktivitäten Definition von Zeitgebern für asynchrone Ereignisse (Impulse, Verzögerungen, Fristen) 8

9 PROCESS-ENGINE «METAFLOW»: UND LOS! 9

10 PROZESSAUTOMATISIERUNGS-TOOLS: FORM-UI 10

11 KONFIGURIERBARES «FORM-UI»: MOTIVATION & IDEE Konfigurierbare Eingabemasken im SAPUI5/Fiori-Stil Felder werden per Customizing gepflegt Gruppierungsmöglichkeiten auf 2 Stufen (Sektionen und Bereiche) Mit Bezug zu einem Prozess und seinen Benutzereingabeschritten Feldausprägungen werden pro Eingabeschritt festgelegt Ein Feld kann sich somit pro Schritt anders verhalten (z.b. Eingabereit und Pflichtfeld im ersten Schritt zur Ansicht in allen Folgeschritten) Feldgruppierungen können ebenfalls schrittbezogen überdefiniert werden Masken können in Versionen gespeichert und somit problemlos ändernden Prozess-bedürfnissen angepasst werden Die Eingabemasken sind mehrsprachig (D/F/I/E) 11

12 KONFIGURIERBARES «FORM-UI»: CUSTOMIZING 12

13 KONFIGURIERBARES «FORM-UI»: UND RENDERING 13

14 KONFIGURIERBARES «FORM-UI»: GESTALTUNGSSPIELRAUM Dynamische Wertebereitstellung aus SAP durch Klassenprogrammierung Reaktionen auf Button-Ereignisse können ebenfalls durch Klassenprogrammierung kundenspezifisch ausgeprägt werden (z.b. Anbinden von Suchhilfen etc.) Jedes Formular erhält automatisch alle Aktions-Knöpfe aus der Prozessbearbeitung zum jeweiligen Schritt Formulare können auf «einer Seite» mit getrennten Bereichen oder aber als Roadmaps dargestellt werden Letztere helfen, komplexe Erfassungs-prozesse zu untergliedern 14

15 PROZESSAUTOMATISIERUNGS-TOOLS: PROZESS-DB 15

16 FLEXIBLE «PROZESS-DB»: MOTIVATION & IDEE Während der Durchführung von digitalen Geschäftsprozessen möchte man häufig keine Prozessdaten in SAP Tabellen sehen. Zum Beispiel: Während der Genehmigung eines Urlaubsantrags Im Freigabeprozess für eine Kreditoren-Rechnung Mit der Prozess-Datenbank stellen wir einen flexibel einsetzbaren Datentopf zur Zwischenlagerung von Prozessdaten in-transit bereit. Es können folgende Datenobjekte vorgehalten werden: Feldlisten aus Eingabeformularen ( Form-UI) Binärdaten (z.b. Dokument-Anlagen, hochgeladene Bilder usw.) Kundeneigene Datenstrukturen (über Klassenprogrammierung auszuprägen) 16

17 FLEXIBLE «PROZESS-DB»: GENERISCHE STRUKTUR Antragskopf Antragspositionen Antragspositionen Antragspositionen Feldliste Feldliste «Feldliste» Antragspositionen Antragspositionen «Kundenklasse» Antragspositionen «Kundenklasse» «Kundenklasse» Antragsposition Antragsposition «Dokument Antragspositionen 1» «Dokument 1» «Binärdaten» 17

18 FLEXIBLE «PROZESS-DB»: NACHVOLLZIEHBARKEIT Zustandsänderungen am Antragskopf werden immer versioniert Bei jedem Prozessschritt wird automatisch eine Version gezogen, sodass der Antragskopf im Minimum die einzelnen Schritte reflektiert. Wahlweise kann zu jedem anderen Zeitpunkt programmatisch eine neue Version des Antragskopfs gezogen werden Optional können neben den Kopfdaten auch alle Antragspositionen versioniert werden Damit kann der gesamte Datenverlauf während eines Prozesses lückenlos nachverfolgt werden Dies kann zu sehr hohen Datenvolumina führen und sollte daher nur in stark regulierten Geschäftsbereichen zur Anwendung kommen! 18

19 FLEXIBLE «PROZESS-DB»: GENERISCHE VERBUCHUNG Für die Datenablage in SAP steht ein generischer, konfigurierbarer Verbuchungsprozess bereit Konfigurierbares Daten-Mapping von Formular-Feldern zu Datenfeldern in SAP Datenumwandlungen und Festwerte programmatisch (ABAP/OO) Verbuchungen über Batch-Input-Mappen in SAP Plausibilisierung der Daten im SAP-Standard Fehlerbehandlung prozesstechnisch modellierbar (Korrektur-Aufgaben, Info- Mails usw.) 19

20 HR-PROZESSE IN KANTONALER VERWALTUNG 20

21 ABSICHT DES KUNDEN Automatisierung aller Kern-HR-Prozesse im Kontext von Mittelschulen und Berufsbildungen Eintritt Änderung der Anstellung Änderung der Personaldaten Auszahlung von Mehrarbeit Urlaubsantrag Austritt Div. Massenmutationen Lehrpersonen Verwaltungspersonal Lernende / Praktikanten Befristete und unbefristete Anstellungen Projektstand: Realisierungsphase 21

22 BEISPIELPROZESS: EINTRITT Vom Prozessdiagramm des Kunden zum lauffähigen Prozess in SAP 22

23 BEISPIELPROZESS: EINTRITT Von UI-Sizzen des Kunden zur UI5 Benutzeroberfläche 23

24 RÜCKKEHR-GESPRÄCHE BEI RETAILER 24

25 ABSICHT DES KUNDEN Der Kunde hat festgestellt, dass wenn Führungskräfte mit kranken Mitarbeitenden unmittelbar nach deren Rückkehr an den Arbeitsplatz ein kurzes Gespräch führen, dass dann die Abwesenheitsrate signifikant sinkt. Chef heisst Mitarbeitenden willkommen, erkundigt sich nach seinem Befinden und allfälligen Gründen für weitere Abwesenheiten Zuvor manueller Prozess wurde vom HR überwacht, Vorgesetzte (VG) wurden ermahnt die Gespräche zu führen mit wenig Erfolg Ziel: automatische Aufgabenpräsentation für Gespräch mit zeitnahen Eskalationen an übergeordnete VG bei Untätigkeit der direkten VG Projektstatus: eingeführt Oktober

26 EINBEZUG DER VG ÜBER MIT WORD-ANLAGE Vorausgefülltes Word-Formular Absprung-Link zur Bearbeitungs-App 26

27 VORAUSGEFÜLLTES WORD-FORMULAR FÜR DAS GESPRÄCH 27

28 PROZESSMODELL Direkter VG hat 3 Arbeitstage Zeit, sein Rückkehrgespräch zu führen, danach automatische Weiterleitung zum üg. VG Üg. VG hat auch 3 Arbeitstage Zeit, danach automatische Beendigung; Möglichkeit zur Rückdelegation an direkten VG Wiederholung des Ablaufs direkter üg. VG mit gleichen zeitlichen Vorgaben nach Rückdelegation Verbuchung der Ergebnisse in kundeneigenem Infotypen 28

29 INTUITIVE BENUTZEROBERFLÄCHE FÜR VORGESETZTE 29

30 INTEGRATION MIT SUCCESSFACTORS 30

31 ABSICHT DES KUNDEN Der Kunde führt alle seine HR-Stammdaten in SuccessFactors (SF). Er verwendet überdies die ESS/MSS Möglichkeiten von SF. Der Kunde möchte aber nicht auf die umfangreichen Prozessmöglichkeiten von MetaFlow verzichten und setzt diese deshalb auf seinem SAP ERP System ein. Ziele: Bearbeiter (z.b. Vorgesetzte, HR-Verantwortliche, Mitglieder einer Gruppe) können direkt in SF ermittelt und für die Prozesssteuerung verwendet werden. Ja/Nein-Genehmigungen können direkt in SF geleistet werden. Beispielprozess: Einfache Spesenerfassung (ohne Belege) 31

32 SPESENERFASSUNG ÜBER FORM-UI/METAFLOW 32

33 GENEHMIGUNG DIREKT IN SF 33

34 KONTAKT IHRE ANSPRECHPARTNER Iwan HOCHSTRASSER Christoph RÖTHLISBERGER T E. T E. Sopra Steria Steinackerstrasse Urdorf Schweiz 34