Vom Geschäftsprozess zum Human Workflow

Transkript

1 Vom Geschäftsprozess zum Human Workflow Digitalisierungsprozess der lieferbaren Backlist Florian Enns, Herstellungsleiter der Rowohlt Verlage

2 Agenda Vor der digitalen Transformation BPM eine strategische Entscheidung Prozessoptimierung am Beispiel der Digitalisierung der lieferbaren Backlist Digitalisierter Workflow mit einem Workflowtool Benefits mit Symbolcharakter 2

3 Vor der digitalen Transformation "... Costa ist ein Flegel, aber nicht bös, armer Kerl, führt immerzu die Herstellung im Munde, Die Herstellung, allemal, ist das Bestimmende, die Autoren, die Übersetzer... alles schön und gut, aber ohne die liebe gute Herstellung, da möcht ich mal sehen, was ihnen all die Weisheit hilft, ein Verlag, das ist wie eine Fußballmannschaft, viel Getue vorn, viele Pässe, viel Dribbling, viel Kopfball, aber lahmte der Torwart, oder er wäre rheumakrank, alles ginge in die Binsen, ade Meisterschaft, und Costa fasst es diesmal gleichsam algebraisch zusammen, die Herstellung ist für den Verlag das, was der Torwart für die Mannschaft ist..." Aus: José Saramago, Geschichte der Belagerung von Lissabon 3

4 Vor der digitalen Transformation Workflow in Excel 4

5 Vor der digitalen Transformation Vor der digitalen Transformation war Excel das führende Workflow-Tool im Verlag. Die abteilungsübergreifenden Informationen wurden in riesigen Excel Tapeten gepflegt und übergeben. Nachteile: - Keine parallele Eingaben möglich - Gegenseitiges Überschreiben von Informationen (Fehlerquelle) -Aktualität der Informationen nicht gewährleistet - Übersichtlichkeit nicht gegeben Klare Trennung der Zuständigkeiten war nicht möglich und führte dazu, dass meist eine einzige Person die Verantwortung für die Pflege aller Informationen übernommen hat (Flaschenhals-Problematik und fehlendes Verursacher Prinzip). Redundante Datenpflege von abteilungsrelevanten Teilinformationen 5

6 BPM eine strategische Entscheidung 2008 mit der Einführung einer neuen Produktform, dem E-Book, wurde der Verlag zum Umdenken und schließlich zur digitalen Transformation des ganzen Unternehmens gezwungen. E-Books sollten als digitaler Zwilling zeitgleich mit der Printausgabe erscheinen. Fehlender bzw. sich substituierender Umsatz verlangte eine Optimierung und Automatisierung der Verlagsprozesse, um den entstehenden Mehraufwand zu vermeiden. Entscheidung der Geschäftsführung zur detaillierten Prozessaufnahme und Prozessanalyse aller Verlagsprozesse mit BPMN. Schaffung eines Prozessbüros im Controlling. Knowhow Aufbau bei Prozessaufnahme und Prozessmodellierung im Unternehmen. Voraussetzung zur Prozessoptimierung war geschaffen. 6

7 BPM eine strategische Entscheidung Prozesslandkarte Rowohlt Verlage 7

8 Prozessoptimierung - Digitalisierung der lieferbaren Backlist 8

9 Prozessoptimierung - Digitalisierung der lieferbaren Backlist 9

10 Prozessoptimierung - Digitalisierung der lieferbaren Backlist 10

11 Prozessoptimierung - Digitalisierung der lieferbaren Backlist Prozess der Digitalisierung der lieferbaren Backlist hatte ein erhebliches Optimierungs-und Automatisierungspotential (Pilot Projekt für weitere Prozessoptimierungen) Ca Titel der Backlist mit interessanten Umsatzpotential lagen noch nicht digitalisiert und somit nicht als E-Book vor. Herausforderungen: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen sind am Prozess beteiligt. - Koordination bisher anhand von Excel Tabellen in denen gemeinsam gearbeitet wurde. Zielsetzung: - Informations-Verursacher-Prinzip umsetzen. - Komplexität reduzieren und unnötigen Arbeitsaufwand minimieren. - Verlagsübergreifende Harmonisierung des Prozesses (zwei Verlage mit derselben Herausforderung). - Webbasierter automatisierter Workflow 11

12 Digitalisierter Workflow mit einem Workflowtool automatisierter Workflow soll sicherstellen, dass allen Prozessbeteiligten per ihre Aufgaben zugeteilt werden. direkter Zugriff auf die notwendigen Informationen und Dokumente in der im Prozess definierten Abhängigkeit. möglichst simultaner Zugriff, um Durchlaufzeit gering zu halten. aus der Aufgabenbeschreibung können die Beteiligten direkt über einen Link in die Aufgabe springen. Workflow-Engine übernimmt automatische Fortsetzung des Workflows und stellt terminliche und inhaltliche Vorgaben sicher. Aufgabenbeschreibung steht den Beteiligten jederzeit zur Verfügung und reduziert den Einarbeitungs- und Schulungsaufwand. 12

13 Digitalisierter Workflow mit einem Workflowtool Ansicht im Iyopro Portal 13

14 Digitalisierter Workflow mit einem Workflowtool 14

15 Digitalisierter Workflow mit einem Workflowtool 15

16 Digitalisierter Workflow mit einem Workflowtool 16

17 Benefits mit Symbolcharakter Nachfragebedarf, Rechercheaufwand werden reduziert. Unsicherheiten durch fehlenden Information werden gesenkt. einheitliche Informationsgrundlage für alle Beteiligte. Umsetzung des Informations-Verursacher-Prinzips reduziert die Arbeitszeit bei den anderen Beteiligten. alle Inhalte und Informationen werden sofort digitalisiert redundante Datenpflege wird ausgeschlossen und die Qualität der Daten optimiert. weitere Prozesse können durch diese Vorgehensweise optimiert und automatisiert werden (Symbolcharakter). 17

18 Benefits mit Symbolcharakter Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 18