DIGITALISIERUNG IM GEBÄUDEMANAGE- MENT

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1 DIGITALISIERUNG IM GEBÄUDEMANAGE- MENT OPTIMIERUNG DER WARTUNGSPROZESSE BEI DEN STADTWERKEN LÜBECK / NETZ LÜBECK Der Bereich "Gebäudemanagement" fungiert bei den Stadtwerken Lübeck als zentraler Dienstleister für die Verwaltung von ca technischen Objekten und einer Nutzfläche von ca m². Dazu gehören sowohl das Betriebsgelände als auch eine Vielzahl von technischen Gebäuden im Bereich Netze und Anlagen. Der Verantwortungsbereich umfasst unter anderem die Wartung, Inspektion und Prüfung aller vorhandenen technischen Objekte. In der Vergangenheit hat sich das Gebäudemanagement in diesen Bereichen eigenständig organisiert. Disposition, Bearbeitung, Dokumentation und Störungsaufnahme erfolgten komplett manuell, was folgende Nachteile beinhaltete: Wartungschecklisten werden auf Papier erfasst und verschwinden im Fachbereich in einer Vielzahl von Ordnern und ggf. gehen sogar Informationen verloren. Für die Disposition der Monteure ist eine tägliche Abstimmung notwendig, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Störungsaufnahme wird nicht zentral gesteuert (Meldung per Telefon, Mail, persönlich), wodurch ein erheblicher Verwaltungsaufwand im Fachbereich entsteht. Bei der Netz Lübeck GmbH wurde im Jahr 2008 eine zentrale Arbeitsvorbereitung zunächst für einen Teil der Abteilungen aufgebaut. Als WFM-System (Workforce-Management-System) wird ArgosE von Bittner+Krull verwendet, welches auch eine mobile Komponente beinhaltet (Argos App - ipad). Über die Schnittstelle zum ERP- System (Enterprise-Resource-Planning - hier SAP) erfolgt die Beauftragung und Buchung der Fachdaten und Zeiten. Im vergangenen Jahr wurde die Abteilung "Gebäudemanagement" integriert, die nun über die zentrale Arbeitsvorbereitung disponiert wird. Ziel war es, die Prozesse in diesem Bereich zu digitalisieren und zu optimieren. Folgende Punkte wurden hierfür eingeplant: Optimierung der veralteten Objektstruktur der SWL-Liegenschaften Aufnahme der aktuellen Wartungsprozesse Ausrollen der mobilen Endgeräte (ipads) und Schulung der Argos App Einrichten der Wartungsprozesse im ERP-/WFM-System (Meldungsarten, Wartungspläne etc.) 1 / 5

2 Einführung eines Ticketsystems für die Aufnahme von Störungen und Anforderung der Mitarbeiter des SWL- Konzerns im Intranet Die Digitalisierung der Wartungsprozesse bringt großes Optimierungspotenzial mit sich. Der Verwaltungsaufwand soll deutlich gesenkt werden, wodurch die Ressourcen sowohl im Innen- als auch im Außendienst effizienter genutzt werden können, was vor allem in Bezug auf den demographischen Wandel und den Kostendruck eine wichtige Maßnahme ist. Zusätzlich bietet die Digitalisierung den großen Vorteil, dass die Wartungsergebnisse an einer zentralen Stelle (im ERP-System) rechtssicher und vollständig dokumentiert werden. Das Risiko, Daten zu verlieren, ist deutlich geringer gegenüber einer manuellen Erfassung. GRUNDLAGEN FÜR DIE DIGITALISIERUNG DER WARTUNGSPROZESSE SCHAFFEN Zu Beginn des Projekts wurde eine Ist-Aufnahme durchgeführt. Geprüft wurden die vorhandene technische Objektstruktur der Liegenschaften im ERP-System und die umzusetzenden Wartungsprozesse des Gebäudemanagements. Die Objektstruktur wurde bis dahin nur bis zur Gebäudeebene gepflegt. Im Rahmen des Projekts wurde diese um zwei Ebenen erweitert: Etagen und Räume (s.u.). Mit dieser Struktur wurde die Grundlage geschaffen, die zu wartenden Objekte in die Gebäude, Etagen und Räume zu integrieren. 2 / 5

3 DIGITALISIERUNG DER WARTUNGSPROZESSE Für die Integration der Wartungsprozesse in das bestehende WFM-System der Netz Lübeck GmbH wurden im ERP-System neue Wartungsprozesse angelegt. Folgende Prozesse wurden bisher umgesetzt: Wartung Brandschutztüren Wartung und Inspektion Feststellanlagen Wartung Leitern und Tritte Wartung und Inspektion Brandschutzvorhänge Wartung, Inspektion und Prüfung Aufzüge Grünpflege Wartung und Prüfung Druckbehälter Wartung Kompressoren Für die termingerechte Beauftragung für das WFM-System wurden entsprechende Wartungspläne für die unterschiedlichen Objekte der Wartungsprozesse angelegt. Die relevanten Checklisten werden den Prozessen über sogenannte Berichtsschemas zugeordnet. Zusätzlich sollen Informationen zu den Technischen Objekten auf dem mobilen Endgerät zur Anzeige und zum Erfassen zur Verfügung stehen. Hierfür wurden im ERP-System entsprechende Klassen angelegt und den neuen Technischen Objekten zugeordnet. Diese Fachdaten werden vor Ort auf den ipads mit der Argos App erfasst und nach erfolgter Rückmeldung im ERP-System verbucht. Aus negativen Rückmeldungen in der Checkliste entstehen sogenannte Maßnahmen. Aus diesen Maßnahmen werden im Innendienst die Folgebeauftragungen (Störmeldungen) generiert, welche wiederum erneut für die Bearbeitung im WFM-System zur Verfügung stehen. Die erfassten Klassifizierungsdaten werden ebenfalls direkt im ERP-System zu den Technischen Objekten gespeichert. Für die Buchung der Zeitdaten werden die Wartungs- und Störmeldungen im ERP-System mit entsprechenden Jahres- und Einzelaufträgen als Kontierungsobjekte verknüpft. Diese werden dann mit den erfassten Zeiten aus der mobilen Bearbeitung belastet. Zusätzlich können Fotos erfasst und in einem Archivierungssystem (d.3) gespeichert werden. Aufgrund einer vorhanden Schnittstelle sind die Daten auch im ERP-System verfügbar. Daten zum Technischen Objekt im WFM-System erfassen/anzeigen: 3 / 5

4 Checkliste im WFM-System erfassen: FUNKTIONEN UND NUTZEN DES WORKFORCE-MANAGEMENT-SYSTEMS Nicht nur die Digitalisierung, sondern auch die Optimierung der Wartungsprozesse und der Einsatz eines WFM- Systems sollten zu einem optimalen Einsatz der Monteure und zu einer medienbruchfreien Dokumentation führen. Hier bekommen die mobilen Bearbeiter sowohl fest eingeplante Tätigkeiten als auch Füllarbeiten auf ihrem mobilen Endgerät zur Verfügung gestellt. So können die Monteure flexibel eingesetzt werden. Die Touren können entsprechend der angelegten Raumstruktur - also routenoptimiert - sortiert werden. AUSBLICK Aktuell wird für das Gebäudemanagement eine Ticketerfassungsmaske im Intranet der Stadtwerke Lübeck (Microsoft SharePoint ) entwickelt. Sowohl Störungen die außerhalb der Wartungsprozesse auftreten als auch Anforderungen der Mitarbeiter des Stadtwerke Lübeck Konzerns (z. B. Umzüge) sollen hier erfasst werden. Es soll ebenfalls eine Schnittstelle zum ERP-System geschaffen werden, um einen automatisierten Bearbeitungsprozess zu ermöglichen. Parallel werden weitere Wartungsprozesse digitalisiert. Ziel ist es, alle Wartungen aus dem Bereich Gebäudemanagement zu digitalisieren. FAZIT Durch die Integration der Prozesse des Gebäudemanagements in das bestehende WFM-System konnten bereits große Teile der Wartungs- und Störungsbearbeitung digitalisiert und optimiert werden. Durch das automatische Beauftragen der Wartungstätigkeiten über die Wartungspläne ist eine termingerechte Bearbeitung gewährleistet. Im WFM-System werden die Monteure zeit- und routenoptimiert verplant, was zu einer spürbaren Effizienzsteigerung führt. Auch die Buchung der Fachdaten im ERP-System ist ein deutlicher Vorteil gegenüber der Verwaltung auf Zetteln und in Excel-Tabellen. Die Daten stehen an zentraler Stelle zur Verfügung und es gehen keine Daten verloren. Nachfolgeprozesse können direkt im ERP-System angestoßen und in das WFM-System importiert werden. In Zukunft wird durch den Einsatz eines Ticketsystems zusätzlicher Verwaltungsaufwand im Gebäudemanagement entfallen, da Störungen und Anforderungen automatisiert angelegt und bearbeitet werden können. Nach vollständiger Digitalisierung aller Wartungsprozesse können die aktuell parallel verwendeten System wie Conject FM und MSExcel in diesen Prozessen komplett abgelöst werden. 4 / 5

5 IHRE ANSPRECHPARTNER Bitte nutzen Sie folgende Kontakte, um weitere Informationen zum Thema "Digitalisierung und Optimierung der Wartungsprozesse im Bereich Gebäudemanagement" zu erhalten: Merten Hansen, Berater Anwendungen und Prozesse Michael Hermes, Leitender Berater Anwendungen und Prozesse 5 / 5