PROZESSOPTIMIERUNG BEI FAKTURIERUNG VON ZÄHLER- VORGÄNGEN

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1 INFOPUNKT PROZESSOPTIMIERUNG BEI FAKTURIERUNG VON ZÄHLER- VORGÄNGEN Der 'ZAUF' (Zähler-s-Workflow) wird als eigenentwickelte Bedienoberfläche zur Steuerung von Abläufen im Bereich des Zählerwesens und hier insbesondere im Vertrieb, der Installationstechnik und dem Zähler-Kundendienst genutzt. Er unterstützt die technischen und kaufmännischen Prozesse, angefangen von der Installateurmeldung über die Zählersetzung bis zur Vertragszuordnung im Vertrieb. Diese Integration führt zu einer direkten Prozessverbesserung (weniger Bildschirmwechsel und Transaktionsaufrufe). Der Anwender wird dabei durch die einzelnen betroffenen Arbeitsbereiche geführt. Ihm werden die Kontrolle des aktuellen Arbeitsstandes sowie die Weiterleitung relevanter Informationen für die nachfolgenden Abteilungen ermöglicht. Im Zuge eines umfassenden Projektes wurde nun auch die Fakturierung an den Kunden sowie die Abrechnung in diese Prozesskette eingeschlossen, so dass von der Beantragung einer Installationsleistung bis hin zu ihrer Abrechnung alle anfallenden Abläufe mittels ZAUF angesteuert werden. Die Einbindung des Hausanschluss-Tools 'go connect!' (init Systems GmbH) als ein weiteres SAP Add-On ermöglicht die Abbildung zusätzlicher technischer oder kaufmännischer Informationen, die für die Sachbearbeitung von Nutzen sein können. Der ZAUF ermöglicht den am Prozess beteiligten Mitarbeitern eine jederzeitige Auskunft zum Stand des Vorgangs. Die Mitarbeiter können sich ihre offenen Vorgänge anzeigen lassen und diese abarbeiten. Die folgende Abbildung veranschaulicht schematisch die Prozessintegration in den beteiligten Systemen: 1 / 5

2 Prozessintegration go connect! und ZAUF SAP ERP SAP Netzsystem go connect! ZAUF PM-(Jahres) Vorgang SD- Datei Tabelle der zu verarbeitenden Aufträge Aus ZAUF: Übermittlung per RFC: Anschlussobjekt Sparte sart snummer Partnerdaten Debitor Übermittlung per RFC ZAUF und Geschäftspartner anlegen PM-Meldung Storno Wenn Ausführungsdatum gesetzt, dann Setzen eines Status im Anlegen einer PM-Meldung inkl. Startdatum und Verknüpfung zum PM- Jahresauftrag Freigabe ARGOS Pauschale Fakturierung und Versand Kennzeichen fakturierfähig sobald der ZAUF einen entsprechenden Status erreicht hat Rückmeldung CATS- Buchung auf PM- Jahresauftrag im SAP ERP per RFC-User erhält neuen Status ZAUF prüft Status der PM- Meldung PM-Meldung Rückmeldung an PM- Meldung Verbuchung der Fachdaten und Abschluss der PM-Meldung INTEGRATION DES FAKTURIERUNGSPROZESSES Am Beginn des Prozesses steht die Anlage eines s im Netzsystem. Die erforderlichen Arbeitsabläufe werden anschließend abgearbeitet, wobei eine Statusverwaltung die Arbeiten unterstützt. Die Aufträge werden an die Standardsoftware Argos.e (Fa. Bittner und Krull Softwaresysteme GmbH) übertragen, dort disponiert und in Argos.m mobil bearbeitet. Die Zählerstände und Zähler-Serialnummern werden wieder an SAP übergeben und dort verbucht. Beispielhaft können folgende Aktivitäten genannt werden, die jeweils unterschiedliche Arbeitsabläufe auslösen: NA = Neuanlage ST = Störungswechsel BA = Bauzähleranlage WI = Wiederinbetriebnahme AS = Anlagenstillegung AV = Anlagenveränderung UH = Umhängen Gerät Sind die erforderlichen Arbeiten beendet, wird über das Setzen eines Status im ZAUF über eine RFC-Verbindung (Remote Function Call) im ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) ein go connect!-vorgang angelegt. Hier werden die sich anschließenden kaufmännischen Prozesse abgebildet. 2 / 5

3 Das Schaubild zeigt einen : Vorgangsnummer und SD-snummer Mit Anlage des go connect!-vorgangs wird ebenfalls bereits ein SD-Vertriebsauftrag (Sales and Distribution) als Voraussetzung zur späteren Fakturierung im ERP-System erzeugt und zusammen mit der Vorgangsnummer an den ZAUF zurückgemeldet. Damit ist eine Zuordnung hergestellt, die als Schlüssel in den verschiedenen Systemen fungiert. BELEGERZEUGUNG IM ERP-SYSTEM Der go connect!-vorgang wird bereits mit notwendigen Kopfdaten aus dem Netz-System versorgt, die den Geschäftspartner bzw. Debitor sowie die Vertriebsdaten und das Anschlussobjekt umfassen. Ausschnitte aus dem Übersichtsbild für das Add-On im ERP-System: 3 / 5

4 Für die sanlage SD werden über eine Schlüssel-Tabelle (Sparte, Aktivität 'ZAUF') die Materialauswahl und die Preisfindung sowie die Daten zur Kontierungslogik gesteuert. Der wird mithilfe eines BAPI (Business Application Programming Interface) im Hintergrund angelegt. Eine manuelle Bearbeitung ist nicht mehr nötig. Über eine Jobsteuerung kann der jederzeit für die Fakturierung freigegeben werden. Das Druckformular enthält mit Einbaudatum, Ausbaudatum, Zählerstand, Gerät, Anlage und Zählernummer die wesentlichen Daten für den Kunden. Das Add-On dient in diesem Beispiel in erster Linie der Rechnungsstellung an den Kunden. Weitergehende Funktionalitäten im ERP-System können in diesem integrierten System zu jedem Zeitpunkt hinzugefügt werden. Der Zählerprozess endet mit der Fakturierung und erhält den Status 'abgeschlossen'. Über geeignete Suchfunktionen ist der Zählervorgang in den beiden Systemen erneut aufrufbar und über einen Link auch verzweigbar. FAZIT Die Verwaltung von Zählervorgängen bei Energieversorgern kann mithilfe eines SAP Add-On unterstützt werden, das für eine integrierte, übersichtliche, nutzergeführte Abarbeitung von Vorgängen sorgt. Auf der Bedienoberfläche werden sämtliche Daten visualisiert und ggf. auch angelegt, die für den Sachbearbeiter relevant sind. Ein weiteres Add-On dient als Schnittstelle zum Kunden und regelt die kaufmännischen Aspekte der Zählervorgänge von der Bearbeitung der Stammdaten über die Belegerzeugung bis hin zur Fakturierung und Abrechnung im Controlling. 4 / 5

5 Die auf den Kunden zugeschnittenen, individualisierten SAP Add-On-Lösungen bieten auf diese Weise ein hohes Maß an Effizienzgewinn bei der Bearbeitung von Zählervorgängen. Der SAP-Standard wird gezielt verbessert und ergänzt und schafft über ein Höchstmaß an Integration eine genaue Abbildung kundenindividueller Bedürfnisse. IHRE ANSPRECHPARTNER Bitte nutzen Sie folgende Kontakte, um weitere Informationen zum Thema 'Fakturierung von Zählervorgängen' zu erhalten: Holger Eickhoff, Berater Anwendungen und Prozesse Merten Hansen, Berater Anwendungen und Prozesse 5 / 5