MobiFakt. für die Auftragserfassung unterwegs. Android Tablet oder Smartphone. csv Daten

Transkript

1 MobiFakt für die Auftragserfassung unterwegs Android Tablet oder Smartphone Sie sind geschäftlich oft bei Kunden? Dann ist MobiFakt, die App für die mobile Auftragsunterfassung, genau das richtige für Sie. MobiFakt ist ihr intelligenter Notizblock, mit dem Sie Arbeitsstunden, Arbeitsmaterial und sonstige Anmerkungen für jede Ihre Kundenbesuche immer ganz genau und kinderleicht erfassen. Mit MobiFakt entfällt die übliche Nachbearbeitung der Zettelwirtschaft nach Ihrem Kundenbesuch Übertragungsfehler werden minimiert und Außendienstabläufe effizient gestaltet. Und so einfach geht das MobiFakt erzeugt eine csv-datei für einen Auftrag. Das kann eine Bestellung, ein Lieferschein, eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung sein. Diese steht dann direkt zur Weiterverarbeitung für Ihr zentrales Warenwirtschaftssystem zur Verfügung. Hierzu wird die csv-datei ganz einfach wahlweise per an die Zentrale versendet oder auf einen ftp-server bzw. in der Cloud (z. B. SharePoint, Dropbox) gespeichert. Die Daten sind dann bereit für den Import in Ihr ERP-System, Ihre Auftragsbearbeitung oder Ihr Warenwirtschaftsprogramm. Beim Bearbeiten der Aufträge sparen sie so wertvolle Zeit, vermeiden Fehlangaben und steigern Ihre Produktivität. csv Daten ERP-Systeme Warenwirtschaft Lagerverwaltung Auftragsverwaltung

2 Anwendungsbeispiel Anhand der Erstellung eines Auftrags möchten wir kurz den Funktionsumfang von MobiFakt erläutern. Die Erfassung erfolgt in nur drei Schritten. Im folgenden Beispiel sind die wesentlichen Eingaben dargestellt. Die Eingabe erfolgt durch die virtuelle Tastatur oder über einen Barcodescanner, den Sie ebenfalls bei uns erwerben können. Schritt 1 - Kundennummer eingeben Als Erstes wird über die Kundennummer bzw. Kundenbezeichnung der Kunde ausgewählt. Sie können den Artikel manuell eingeben, den dazugehörigen Barcode scannen oder über die Lupe den im Lexware hiterlegen Matchcode suchen. Wahlweise kann hier auch ein neuer Kunde angelegt werden. Speichern Sie Ihre Eingabe über das Schloss. Schritt 2 - Artikelnummer und Menge eingeben Danach wählen Sie den Artikel über die Artikelnummer bzw. den Artikelnamen. Auch hier können Sie die Artikelnummer wahlweise manuell eingeben oder den dazugehörigen Barcode scanne. Geben Sie dann die Menge der Artikel an.

3 Schritt 3 - Zeiterfassung Tragen Sie die Start- und Endzeit Ihrer Arbeitsleistung ein. Geben Sie an, unter welcher Lohnleistung die Tätigkeit im Lexware hinterlegt ist. Wahlweise kann der dazugehörige Barcode gescannt werden. Speichern Sie Ihre Eingaben über das Schloss. Schritt 4 (optional) - Adresse eingeben/ Geotracking Geben Sie die Adresse wahlweise manuell ein, oder nutzen Sie unsere Geotracking-Funktion. Geben Sie den km-stand an. Speichern Sie Ihre Eingabe über das Schloss.

4 Schritt 5 (optional) Dokument hochladen Hier haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zu Ihrem Außendiensttermin hochzuladen, beispielsweise Informationen, die unter einem Barcode hinterlegt sind, über die Scan-Funktion aufrufen, oder ein Bild aufnehmen und zu dem Auftrag ablegen. Schritt 6 (optional) Auftragsübersicht/ Kontrolle In der Übersicht werden alle Auftragspositionen zur Kontrolle dargestellt und können vor der Synchronisation nochmals abgeändert werden. Sind alle Eingaben korrekt, kann der Datenaustausch angestoßen werden. Falls Pflichtangaben vergessen wurden, macht Sie das System automatisch darauf Aufmerksam.

5 Übertragungsart festlegen Wählen Sie, über welches System die Übertragung erfolgen soll. In unserem Beispiel arbeiten wir mit der Dropbox. Synchronisation starten Der Datenaustausch wird über den Synchronisationsknopf angestoßen. Über diesen wird eine csv-datei erstellt, die dann zu Weiterverarbeitung zur Verfügung steht: Die csv-datei kann mit jedem Editor direkt eingesehen werden. Hier ist eine Darstellung aus der Tabellenkalkulation von MS-Excel. Nach der Synchronisation sind die Daten bereit für den Import in Ihr ERP-System, Ihre Auftragsbearbeitung oder Ihr Warenwirtschaftsprogramm. Wir arbeiten mit der Lexware Warenwirtschaft. Tipp! Um Ihren Außendienstablauf noch effizienter zu gestalten, empfehlen wir Ihnen unser Lexware Zusatzmodul, das Importsystem LexFaktura MobiFakt. Mit unserer Schnittstelle müssen die Kunden- und Artikelnummern nicht manuell in die App eingetragen werden, sondern werden in Sekundenschnelle und mit nur einem Klick direkt aus Ihrer Lexware Warenwirtschaft übertragen. So können Sie sich ganz auf Ihr Geschäft konzentrieren, während MobiFakt und die Schnittstelle LexFaktura MobiFakt das Drumherum für Sie erledigen. MobiFakt mit LexFaktura MobiFakt ist die unverzichtbare mobile Lösung für Sie und Ihre Mitarbeiter im Außendienst.