App Zeitnutzung und Zeitanalyse. Anleitung

Transkript

1 App Zeitnutzung und Zeitanalyse Was kann die App? Admin-App Zeitanalyse Erfassungs-App Zeitnutzung Anleitung Mit Hilfe der App können Sie tätigkeitsbezogene Zeiterfassungen und Zeitanalysen durchführen: - Bei der tätigkeitsbezogenen Zeiterfassung wird jede Tätigkeit des Mitarbeiters erfasst. Dabei werden die Tätigkeiten nach Einsatzart kategorisiert und mit konkreten Start- und Endzeiten hinterlegt. - Mit den Auswertungsmöglichkeiten der Zeitanalyse kann festgestellt werden, in welchem Umfang und in welchem Zeitraum die verschiedenen Tätigkeiten ausgeübt worden sind. Der Anwendungsbereich von tätigkeitsbezogenen Zeiterfassungen und Zeitanalysen ist sehr vielfältig Beispiele: - Ein typisches Anwendungsfeld ist die Belastungsanalyse im Rahmen der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung beispielsweise die Dokumentation der Einsätze während der Arbeitsbereitschaft oder im Bereitschaftsdienst, um die Inanspruchnahme-Quote und den Belastungsverlauf zu ermitteln. - Die App kann die Durchführung von Organisationsanalysen unterstützen, um Arbeitsabläufe besser aufeinander abzustimmen. - Beim Projekt-Controlling können die Tätigkeiten der Mitarbeiter für die einzelnen Teilprojekte erfasst und überwacht werden, um den Zeitaufwand für die Teilprojekte zu koordinieren und zu steuern. Rosa-Luxemburg-Straße Berlin Telefon 030 / Fax 030 / @arbeitszeitberatung.de

2 Wie ist die App aufgebaut? Die App Zeitnutzung und Zeitanalyse besteht aus zwei separaten Apps: - Die Admin-App Zeitanalyse wird vom zuständigen Projekt-Koordinator genutzt, um Grundeinstellungen für die tätigkeitsbezogene Zeiterfassung vorzunehmen ( ) sowie die erfassten Zeitdaten zu bearbeiten und zu analysieren ( ). - Die Erfassungs-App Zeitnutzung wird von allen Projektbeteiligten genutzt, um die Tätigkeiten zu erfassen ( ). Voraussetzungen für die Nutzung der App Die beiden Apps sind Android-basiert und stehen im Google Play Store kostenlos zum Download zur Verfügung. Die Admin- bzw. die Erfassungs-App können jeweils auch ohne aktuell bestehende Internet-Verbindung genutzt werden. Daten können eingegeben bzw. erfasst und lokal gespeichert werden. Eine Synchronisation der eingegebenen Daten mit dem Server (zur endgültigen Speicherung und Übertragung in die Erfassungsbzw. in die Admin-App) findet nach Wiederherstellung der Internetverbindung statt. Ob eine Internetverbindung besteht, können Sie dem Hinweis auf der Startseite der App entnehmen. Zur Nutzung der App müssen aktuelle Versionen von den beiden (in der Regel vorinstallierten) Android-Apps WebView und Google Play Dienste auf dem Smartphone installiert sein. Ferner müssen die Sicherheitseinstellungen des WLANs und des Smartphones so eingestellt sein, dass sie den Zugriff auf den Server zulassen. 2

3 Admin-App Zeitanalyse: Grundeinstellungen für die tätigkeitsbezogene Zeiterfassung Für den Login in der Admin-App bestehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten: 1. Login mit bestehendem Kundenkonto 2. Anlegen eines neuen Kundenkontos Bei der ersten Nutzung der Admin-App sollte Neues Kundekonto anlegen gewählt werden. Danach ist dieses Kundenkonto voreingestellt und die Kundennummer wird nicht bei jedem Login abgefragt. Über den Button Kundenkonto wechseln kann jederzeit ein weiteres Kundenkonto genutzt bzw. neu angelegt werden. Dadurch kann der Projekt-Koordinator mehrere Bereiche von einem Smartphone aus administrieren. Nach erstmaligem Login werden Kontaktdaten abgefragt und ein Admin-Account mit zugehöriger Kundennummer angelegt. Die Kontaktdaten können im Menüpunkt Konfiguration - Kundenkonto jederzeit eingesehen und bei Bedarf geändert werden. Schritt 1: Unter dem Unterpunkt Konfiguration - Fachabteilungen wird zunächst definiert, welche Fachabteilungen (bzw. Organisationseinheiten) an der Erfassung teilnehmen: Mit Klick auf den Plus-Button können neue Fachabteilungen angelegt werden. Dann werden Bezeichnung der Fachabteilung und Aufzeichnungszeitraum abgefragt. Die einzeln erstellten Fachabteilungen werden in der Übersicht aufgelistet. 3

4 Schritt 2: Nun werden Dienste (bzw. Schichten oder Tagesarbeitszeiten) definiert, die in der Fachabteilung besetzt werden. Mit Klick auf den Plus-Button können neue Dienste für die Fachabteilung angelegt werden. Dann werden Details zum anzulegenden Dienst abgefragt. Die einzeln erstellten Dienste werden in der Übersicht aufgelistet. Unter dem Gliederungspunkt Konfiguration - Dienste sind alle definierten Dienste aufgelistet und können auch hier separat bearbeitet werden. Unter dem Gliederungspunkt Konfiguration - Feiertage können Feiertage definiert werden. An dieser Stelle sollten im Vorfeld alle Feiertage eingetragen werden, die im Erfassungszeitraum vorkommen. Eine nachträgliche Einstellung von Feiertagen ist nicht möglich. 4

5 Schritt 3: Nun werden Einsatzarten definiert, die in dem jeweiligen Dienst geleistet werden können. Die Einsatzarten können für verschiedene Dienste genutzt werden. Mit Klick auf den Plus-Button können neue Einsatzarten für die Dienste angelegt werden. Dann wird nach einer Beschreibung für die Einsatzart gefragt. Die einzelnen Einsatzarten werden in der Übersicht aufgelistet. Unter dem Gliederungspunkt Konfiguration - Einsatzarten sind alle definierten Einsatzarten aufgelistet und können auch hier separat bearbeitet werden. 5

6 Schritt 4: Unter dem Gliederungspunkt Konfiguration - Mitarbeiter können Mitarbeiter-Accounts für die Erfassungs-App angelegt werden. Mit Klick auf den Plus- Button können neue Mitarbeiterkonten für die Dienste angelegt werden. Dann werden Kontodetails (Kontaktdaten und gewünschte Zugangsdaten für den Mitarbeiter-Account) abgefragt. Der Mitarbeiter wird einer oder mehreren Fachabteilungen zugeordnet. Die einzelnen Mitarbeiter, für die ein Account erstellt wurde, werden in der Übersicht aufgelistet. Bei Anlegen oder Verändern eines Mitarbeiter-Passwortes bietet die Admin-App automatisch die Option an, die Zugangsdaten an die angegebene -Adresse des Mitarbeiters zu senden. Die kann vor Versand an den Mitarbeiter eingesehen und bei Bedarf bearbeitet werden. Das Passwort wird nach der Eingabe unsichtbar. 6

7 Admin-App Zeitanalyse: Bearbeitung und Auswertung der erfassten Zeitdaten Während und nach der Erfassung der Zeitdaten durch die Mitarbeiter kann der Projekt-Koordinator jederzeit die erfassten Einträge aller Mitarbeiter einsehen und bei Bedarf bearbeiten. Hierzu dient der Menüpunkt Inanspruchnahmen bearbeiten. Hier sind sofern Einträge der Mitarbeiter vorhanden sind alle Einträge chronologisch aufgelistet Mit Klick auf einzelne Einträge können diese bearbeitet werden. Mit Klick auf den Plus-Button können neue Einträge angelegt werden. 7

8 Unter dem Menüpunkt Auswertung werden verschiedene Auswertungsmöglichkeiten angeboten: Unter dem Menüpunkt Auswertung - Nicht genutzte Dienste kann für jede Fachabteilung und jeden Zeitraum analysiert werden, ob Dienste nicht zur Erfassung genutzt wurden. Analog kann unter dem Menüpunkt Auswertung Überbesetzte Dienste für jede Fachabteilung und jeden Zeitraum analysiert werden, ob die Dienste höher besetzt waren als ursprünglich definiert, also ob mehr Mitarbeiter Daten erfasst haben als die definierte Besetzungsstärke zuließ. Hier werden Fachabteilung und Auswertungszeitraum zur Ermittlung nicht genutzter Dienste festgelegt. Dann werden alle ungenutzten Dienste in diesem Zeitraum angezeigt. Hier werden Fachabteilung und Auswertungszeitraum zur Ermittlung überbesetzter Dienste festgelegt. Dann werden alle überbesetzten Dienste in diesem Zeitraum angezeigt. Beide Ergebnis-Tabellen können über den -Button (oben rechts) per versendet werden. 8

9 Unter dem Menüpunkt Auswertung Auswertung können für eine spezifische Fachabteilung und spezifische Wochentage bzw. Dienste eine Wochentags- Auswertung oder eine Tagesverlaufskurve erstellt werden. Auch diese Tabellen und Diagramme können über den -Button per versendet werden. Die Diagramme können in der App selbst je nach Bildschirmgröße des Smartphones nur eingeschränkt dargestellt werden. Deswegen empfehlen wir, die Auswertungen direkt per zu versenden und am Computer anzuschauen. Hier werden die Fachabteilung und der Auswertungszeitraum definiert. Mit Klick auf Wochenauswertung erstellen wird eine Übersichtstabelle ausgegeben, die Sie sich per auf den Computer senden lassen können. Mit Klick auf Tagesverlaufskurve erstellen wird ein Diagramm ausgegeben, das Sie sich per auf den Computer senden lassen können. Unter dem Menüpunkt Datenexport können zudem für jede Fachabteilung und jeden Zeitraum alle erfassten Daten im Format.csv exportiert werden, um ggf. weitere Auswertungen vornehmen zu können. Beim Klick auf Daten exportieren werden verschiedene Optionen für den Export angeboten (Mail-Versand, Bluetooth-Übertragung u.a.). 9

10 Erfassungs-App Zeitnutzung: Durchführung der tätigkeitsbezogenen Zeiterfassung Jeder Mitarbeiter erhält nach Einrichtung des Mitarbeiter-Accounts in der Admin- App seine Zugangsdaten (Kundennummer, Benutzername, Passwort) für die Erfassungs-App (siehe dazu Abschnitt Schritt 4). Die Kundennummer wird nur beim erstmaligen Login abgefragt und danach gespeichert. Falls danach ein Login mit einer anderen Kundennummer gewünscht wird, muss die App in den Smartphone-Einstellungen zurückgesetzt bzw. neu installiert werden. Beim Zurücksetzen der App in den Smartphone-Einstellungen bleiben angelegte Accounts oder endgültig gespeicherte Daten auf dem Server erhalten und sind von jedem Smartphone mittels der festgelegten Login-Daten abrufbar. Nach dem Login erscheint der Startbildschirm der Erfassungs-App. Von hier aus gibt es für die tätigkeitsbezogene Zeiterfassung grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Möglichkeit 1: Die Ad-hoc-Erfassung einer Tätigkeit Mit Klick auf den grünen Button Zur Erfassung öffnet sich die Ad-hoc-Erfassung. Nun wird die Einsatzart der zu erfassenden Tätigkeit abgefragt. Die Erfassung beginnt nach Auswahl der Einsatzart und kann mit Klick auf Stop beendet werden. Alle Erfassungen werden in der Übersicht chronologisch aufgelistet, wobei der zuletzt erfasste Einsatz als erster erscheint. Wird die Erfassung nicht durch Klick auf Stop beendet, so stoppt die Zeiterfassung 240 Minuten nach regulärem Dienstende automatisch. 10

11 Möglichkeit 2: Die nachträgliche Erfassung einer Tätigkeit Mit Klick auf den Plus-Button öffnet sich die nachträgliche Erfassung. Nun werden Details zum vergangenen Einsatz abgefragt. Alle Erfassungen werden in der Übersicht chronologisch aufgelistet, wobei der zuletzt erfasste Einsatz als erster erscheint. Es können nur Einsätze nachträglich erfasst werden, die sich nicht mit bisherigen Erfassungen überschneiden und die in der Vergangenheit liegen. 11

12 Von der Übersicht aller erfassten Einträge auf dem Startbildschirm können per Klick auf den jeweiligen Eintrag Änderungen an diesem vorgenommen werden. Alle Erfassungen werden in der Übersicht chronologisch aufgelistet, wobei der zuletzt erfasste Einsatz als erster erscheint. Mit Klick auf einen erfassten Einsatz kann dieser verändert werden. Mit Klick auf den Haken wird gespeichert. Mit Klick auf den Papierkorb kann der Eintrag gelöscht werden. 12