Mitarbeitereinsatzplanung. easysolution GmbH 1

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1 Mitarbeitereinsatzplanung easysolution GmbH 1

2 Mitarbeitereinsatzplanung Vorwort Eines der wichtigsten, aber auch teuersten Ressourcen eines Unternehmens sind die Mitarbeiter. Daher sollten die Mitarbeiterarbeitszeiten so eingerichtet werden, wie das Unternehmen und dessen Kunden den Mitarbeiter benötigt. Hierzu bedarf es einer genauen Planung! Der Mitarbeitereinsatzplanung! Bei der Mitarbeitreinsatzplanung wird für jeden einzelnen Arbeitsbereich entsprechend dem Bedarf geplant, wie viele Mitarbeiter z.b. im Empfangsbereich eines Hotels, zu welcher Uhrzeit und am welchen Wochentag benötigt werden. Die so entstandenen Arbeitsschichten werden im nächsten Arbeitsschritt mit Mitarbeitern aufgefüllt. So muss kein Mitarbeiter zum Dienst kommen, wenn es nicht erforderlich ist und das Unternehmen optimiert den Einsatz und die Effizienz seiner Ressource Mitarbeiter. Durch diese Arbeitsweise sieht die Personalführung frühzeitig, an welchen Tagen oder in welchen Wochen zukünftig zu wenig Personal eingeplant wurde, oder wo durch Urlaub oder Krankheit problematische Zeiten entstehen könnten. Durch Einbeziehung der Mitarbeiter-CheckIns können Sie am Ende des Monats die Stunden- bzw. Gehaltsabrechnung erheblich vereinfachen. Überstunden, Fehlstunden und Verspätungen werden erfasst und dienen der positiven Personalführung. easysolution GmbH 2

3 Mitarbeitereinsatzplanung allgemeine Vorgehensweise Folgende Schritte zur ersten Mitarbeitereinsatzplanung sind erforderlich: 1.) Einsatzbereich anlegen 2.) Mitarbeiter für Einsatzbereich frei schalten 3.) Wochenvorlage erstellen (Schichten: wie viele Mitarbeiter, wann arbeiten) 4.) Wochenvorlage: Mitarbeiter den Schichten zuordnen 5.) Jahresplanung checken 6.) ggf. in der Übersicht einzelne Wochen bearbeiten easysolution GmbH 3

4 Einstellungen 1. Schritt: Festlegung der Einsatzbereiche Klicken Sie den Menüpunkt Verwaltung unter Einsatzplanung an. Anschließend klicken Sie den Button Neuer Einsatzbereich an und geben diese nacheinander an. Button Neuer Einsatzbereich easysolution GmbH 4

5 Einstellungen 2. Schritt Mitarbeiter Zuordnung Im nächsten Schritt ordnen Sie jedem angelegten Einsatzbereich die Mitarbeiter zu, die in diesem Bereich tätig sind. Hierzu klicken Sie den Reiter Mitarbeiter. Anschließend klicken Sie den Mitarbeiter an, für den Sie nun die Einsatzbereiche definieren möchten. Zu jedem Mitarbeiter können Sie zusätzlich noch festlegen, wie viele Stunden er pro Woche arbeiten soll. Zu besseren Erkennbarkeit des Mitarbeiters in der eigentlichen Einsatzplanung, können Sie Ihm eine individuelle Farbe zuordnen. Tipp: Sie können nun noch bestimmen, in welcher Form der Name der Mitarbeiter in der Einsatzplanung erscheinen soll, z.b. nur der Vorname, Vorname und Nachname oder lediglich die Initialen! easysolution GmbH 5

6 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Wochenvorlagen erstellen Nachdem Sie die Mitarbeiter für die einzelnen Einsatzbereiche frei geschaltet haben, können Sie nun für jeden Einsatzbereich Wochenvorlagen erstellen. Hierzu klicken Sie den Menüpunkt Wochenvorlage unterhalb der Einsatzplanung an. easysolution GmbH 6

7 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Wochenvorlagen erstellen Nachdem Sie die Mitarbeiter für die einzelnen Einsatzbereiche frei geschaltet haben, können Sie nun für jeden Einsatzbereich Wochenvorlagen erstellen. Hierzu klicken Sie den Menüpunkt Wochenvorlage unterhalb der Einsatzplanung an. Wählen Sie nun in dem Auswahlfenster den Bereich an, für den Sie eine Einsatzplanung durchführen möchten. Nachdem Sie den Bereich gewählt haben, vervollständigt sich das Auswahlfenster. Da Sie bisher noch keine Vorlagen erstellt haben, können Sie keine vorhandene Vorlage bearbeiten, sondern ausschließlich eine neue Vorlage erstellen. Daher klicken Sie den hierzu vorhandenen Button. Anschließend werden Sie gebeten der neu anzulegenden Vorlage einen Namen zu geben. easysolution GmbH 7

8 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Wochenvorlagen erstellen Nun haben Sie eine leere Vorlage vor sich. Bewegen Sie die Maus auf den Wochentag und die Uhrzeit, ab dem Ihre erste Schicht beginnt. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie die Maus bis zu der Uhrzeit, an der die Schicht enden soll und lassen die Maustaste los. Schon haben Sie Ihre erste Schicht erstellt. Wichtig / zum Verständnis: Möchten Sie während einer Zeitspanne 2 Mitarbeiter einsetzen, so müssen Sie in diesem Zeitraum 2 Schichten planen. Jeder Schicht wird später dann ein Mitarbeiter zugeordnet! easysolution GmbH 8

9 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Wochenvorlagen erstellen Wenn Sie nun den Mauszeiger über eine Schicht bewegen, erscheint ein Tool-Tip mit der genauen Angabe, wann die Schicht beginnt, wann Sie endet und wie lange Sie dauert. Tool-Tipp easysolution GmbH 9

10 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Schicht kopieren Nun haben Sie die Möglichkeit an jedem Wochentag zu jeder Uhrzeit verschiedene Schichten einzutragen. Möchten Sie eine schon angelegte Schicht kopieren, so klicken Sie die zu kopierende Schicht mit der rechten Maustaste an. Es erscheint ein Kontext-Menü. Wählen Sie die Option Schicht kopieren aus. Bewegen Sie die Maus nun auf den Tag, auf dem Sie die Schicht kopieren möchten und drücken nochmals die rechte Maustaste. Nun können Sie die Schicht einfügen. (Im Beispiel rechts, soll die Schicht von Montag auf Samstag kopiert werden) Kontext-Menü easysolution GmbH 10

11 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Schicht kopieren Möchten Sie die Schicht auf einen anderen Tag kopieren, jedoch soll Sie zu einer anderen Uhrzeit beginnen, so bewegen Sie den Mauszeiger bitte auf die gewünschte Uhrzeit auf dem zu kopierenden Tag und klicken wieder die rechte Maustaste. Diesmal klicken Sie im Kontextmenü Schicht neu an. Es erscheint das Eingabefenster um eine neue Schicht einzutragen. Hierbei entspricht die Uhrzeit der Position des Mauszeigers und das Schichtende wird aus der Schichtlänge berechnet. kopierte Schicht (eingefügt) easysolution GmbH 11

12 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Schicht mit mehreren Mitarbeiter Sollen während einer Schicht mehrere Mitarbeiter Dienst haben, so klicken Sie die entsprechende Schicht mit der rechten Maustaste an. Klicken Sie dann im Kontextmenü Schicht bearbeiten an. Klicken Sie nun an, wie viele Mitarbeiter Sie während der Schicht benötigen. Nachdem Sie den Button Änderungen übernehmen geklickt haben, wird die Schicht entsprechend kopiert. (Zum Verständnis: Jede Schicht entspricht immer nur einen Mitarbeiter). kopierte Schicht (eingefügt) easysolution GmbH 12

13 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Schicht verschieben Eine Schicht können Sie verschieben, in dem Sie die Schicht, die Sie verschieben wollen, mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend im Kontext-Menü Schicht bearbeiten auswählen. Anschließend können Sie im Bearbeitungsfenster Beginn und Ende der Schicht manuell verändern. Einfacher ist es jedoch, die zu verschiebende Schicht mit der linken gedrückten Maustaste einfach an den Tag bzw. an die gewünschte Uhrzeit zu verschieben. Sobald Sie die Schicht verschieben sehen Sie im Tool-Tip, welche Schicht Sie auf welchen Wochentag bzw. welche Uhrzeit verschieben. easysolution GmbH 13

14 Wochenvorlagen erstellen 3. Schritt Beginn bzw. Ende der Schicht verändern Um den Beginn oder das Ende einer Schicht zu verändern können Sie eine Schicht doppelt mit der linken Maustaste anklicken. Sofort erscheint das Bearbeitungsfenster Schicht bearbeiten (alternativ hierzu können Sie die Schicht auch mit der rechten Maustaste anklicken und dann über das Kontext-Menü die Schicht bearbeiten). Hier könnten Sie den Beginn und / oder das Ende einer Schicht manuell verändern. Doppelpfeil Schneller ist jedoch, Sie bewegen den Mauszeiger zum Verschieben der Anfangszeit an das obere Ende der Schicht. Sobald der Doppelpfeil erscheint, können Sie mit gedrückter Maustaste den Beginn der Schicht nach oben ziehen oder unten ziehen. Möchten Sie das Schichtende verändern, so können Sie dies analog hierzu machen. easysolution GmbH 14

15 Wochenvorlagen erstellen 4. Schritt Mitarbeiter den Schichten zuordnen Nachdem Sie für einen Einsatzbereich die Schichten (wie viele Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Einsatz sein sollen) festgelegt haben, können Sie jeder Schicht einen Mitarbeiter zuordnen. Hierzu klicken Sie mit der linken Maustaste den gewünschten Mitarbeiter an und ziehen den Mauszeiger mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Schicht. Es öffnet sich nun das entsprechende Eingabefenster, was Sie bitte mit Klicken des Buttons Mitarbeiter hinzufügen bestätigen. Wichtig: In der Mitarbeiterliste sind nur die Mitarbeiter aufgeführt, die Sie zuvor in der Verwaltung für den gewählten Bereich frei geschaltet haben. easysolution GmbH 15

16 Wochenvorlagen erstellen 4. Schritt Mitarbeiter den Schichten zuordnen Ziehen Sie den Mitarbeiter auf eine Schicht (1), so wird dieser Schicht der ausgewählte Mitarbeiter zugeordnet. Ziehen Sie den Mitarbeiter auf einen freien Bereich (2) des Kalenders, so erscheint das Eingabefenster freie Mitarbeiterschicht. Geben Sie nun den gewünschten Schichtbeginn und das Schichtende an. Es wird nun eine neue Schicht erstellt! 1 2 easysolution GmbH 16

17 Wochenvorlagen erstellen 4. Schritt Mitarbeiter den Schichten zuordnen Nachdem Sie für einen Einsatzbereich die Schichten (wie viele Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Einsatz sein sollen) festgelegt haben, können Sie jeder Schicht einen Mitarbeiter zuordnen. Hierzu klicken Sie mit der linken Maustaste den gewünschten Mitarbeiter an und ziehen den Mauszeiger mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Schicht. Es öffnet sich nun das entsprechende Eingabefenster, was Sie bitte mit klicken des Buttons Mitarbeiter hinzufügen bestätigen. Nun erscheint der Name des gewählten Mitarbeiters in der gewählten Schicht. Wichtig: In der Mitarbeiterliste sind nur die Mitarbeiter aufgeführt, die Sie zuvor in der Verwaltung für den gewählten Bereich frei geschaltet haben. easysolution GmbH 17

18 Wochenvorlagen erstellen 4. Schritt Schicht auf 2 Mitarbeiter aufteilen Möchten Sie eine Schicht auf mehrere Mitarbeiter aufteilen, so ziehen Sie bitte zuerst den Mitarbeiter auf die Schicht, der die Schicht beginnen soll. Es erscheint dann das Eingabefenster Mitarbeiter zu Schicht hinzufügen. Standardmäßig erscheint nun in diesem Fenster die Uhrzeit, zu der die Schicht beginnt bzw. endet. Ändern Sie nun manuell ab, bis wann der gewählte Mitarbeiter tätig sein soll. Hierzu verändern Sie lediglich die Uhrzeit unter dem Bereich Ende. easysolution GmbH 18

19 Wochenvorlagen erstellen 4. Schritt Schicht auf 2 Mitarbeiter aufteilen Durch die Farbgebung ist nun zu erkennen, dass nicht die gesamte Schicht von dem Mitarbeiter belegt ist, sondern lediglich der entsprechende Teil. Ziehen Sie nun einen weiteren Mitarbeiter auf diese Schicht, so erscheint im Fenster Mitarbeiter zu Schicht hinzufügen als Arbeitszeit nicht mehr die gesamte Schicht, sondern nur noch der Zeitbereich, dem noch kein Mitarbeiter zugeordnet wurde. easysolution GmbH 19

20 Wochenvorlagen erstellen 4. Schritt Mitarbeiter den Schichten zuordnen Haben Sie allen Schichten die entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet, speichern Sie die Vorlage ab. Sie werden anschließend gefragt, ob Sie die abzuspeichernde Vorlage als Standardvorlage für den betreffenden Einsatzbereich verwenden möchten. Wichtig: Die Standardvorlage für einen Bereich dient in der Jahresplanung zum automatischen Eintrag. Sollte zu einem Bereich keine Standardvorlage definiert sein, so ist dieser Bereich weder im Menüpunkt Jahresplanung noch im Bereich Übersicht sichtbar und somit noch nicht für die Bearbeitung frei gegeben. easysolution GmbH 20

21 Wochenvorlagen erstellen Bemerkung Wochenvorlage ohne bzw. mit Mitarbeitern Wenn Sie eine Wochenvorlage speichern, in der noch kein Mitarbeiter einer Schicht zugewiesen wurde, wird diese bei Wochenvorlage ohne Mitarbeiter hinterlegt. Sobald Sie nun nur 1 Schicht einen Mitarbeiter zuordnen, wird diese Vorlage beim nächsten Speichern als Kopie unter Vorlage mit Mitarbeiter hinterlegt. Vorteil: Sie können stets auf Vorlagen zurückgreifen, in denen noch keine Mitarbeiter eingetragen sind! easysolution GmbH 21

22 Wochenvorlagen erstellen 5. Schritt Jahresplanung Nachdem Sie die Vorlagen mit Mitarbeitern für einen Bereich fertig gestellt haben und eine Standardvorlage ausgewählt haben, können Sie in die eigentliche Jahresplanung wechseln. Sollten Sie Bereiche angelegt haben, für die Sie noch keine Standardvorlage definiert haben, so gibt Ihnen die Software hierzu einen Warnhinweis. easysolution GmbH 22

23 Jahresplanung 5. Schritt Jahresplanung Öffnen Sie erstmalig die Jahresplanung, wird für jeden Bereich, der angezeigt wird, die Standardvorlage des entsprechenden Bereichs für die nächsten 3 Monate eingetragen. Zur einfacheren Orientierung zeigt Ihnen der vertikale Strich, in welcher Woche Sie sich am heutigen Tag befinden. heutiger Tag easysolution GmbH 23

24 Jahresplanung 5. Schritt Jahresplanung Schieben Sie mittels des Scrollbalkens nach rechts also in die Zukunft - so sehen sie, dass nach einer gewissen Zeit die Anzeige der Kalenderwochen nicht mehr grün erscheint, sondern rot. Grün bedeutet, dass zu dieser Woche schon eine Wochenvorlage zugeordnet ist. Rot bedeutet, dass zu dieser Kalenderwoche noch keine Wochenvorlage zugeordnet wurde. Bemerkung: * Die Anzeige einer in der Vergangenheit liegenden Kalenderwoche ist grün! * Der rote vertikale Balken zeigt zusätzlich, bis wann die Wochenvorlagen schon in die Jahresplanung eingetragen wurden. Scrollbalken easysolution GmbH 24

25 Jahresplanung 5. Schritt Jahresplanung Möchten Sie für eine Kalenderwoche eines Bereichs nicht die Standardvorlage verwenden, so markieren Sie den Bereich, indem Sie ihn mit der rechten Maustaste anklicken. Anschließend ziehen Sie die gewünschte Vorlage aus der Vorlagenliste auf die entsprechende Kalenderwoche. Bemerkung: Zur besseren Erkennbarkeit, wird die Standardvorlage in weiß dargestellt und alle anderen Vorlagen in grau! easysolution GmbH 25

26 Jahresplanung 5. Schritt Jahresplanung Wenn Sie alle Modifikationen durchgeführt haben, können Sie mittels des Buttons Zurück zum Menü die Jahresplanung beenden. Zurück zum Menü Die Software bestätigt Ihnen abschließend, dass alle von Ihnen durchgeführten Veränderungen gespeichert wurden. Wichtig: Die Änderungen in der Jahresplanung werden direkt in die Datenbank eingetragen. Daher ist es nicht möglich eine Modifikation rückgängig zu machen. easysolution GmbH 26

27 Jahresplanung 5. Schritt Jahresplanung Wenn Sie in einem Bereich einer bestimmten Kalenderwoche individuelle Modifikationen durchführen möchten, so können Sie in der Jahresplanung diese Woche mit der linken Maustaste doppelt anklicken. Es erscheint ein neues Fenster, indem Sie die individuellen Änderungen durchführen können. Wichtig: Die Änderungen in der Jahresplanung werden direkt in die Datenbank eingetragen. Daher ist es nicht möglich, eine Modifikation rückgängig zu machen. easysolution GmbH 27

28 Jahresplanung 5. Schritt Jahresplanung Sie erkennen nun die individuell angepassten Wocheneinträge an den eingeschwärzten Ecken. easysolution GmbH 28

29 Übersicht 6. Schritt Übersicht Button: Einsatzbereich In dem Menüpunkt Übersicht haben Sie nun die Möglichkeit, alle von Ihnen eingegebenen Schichten mit den dazugehörigen Mitarbeitern für die einzelnen Bereiche zu überprüfen. Klicken Sie den Button Einsatzbereich um sich die gesamten Schichtpläne eines Bereichs anzusehen. Wichtig: Sollten Sie feststellen, dass noch einzelne Änderungen vorzunehmen sind, so können Sie dies hier direkt in der Übersicht durchführen. easysolution GmbH 29

30 Übersicht 6. Schritt Übersicht Button: Mitarbeiter Klicken Sie den Button Mitarbeiter an, um für einen Mitarbeiter detailliert zu sehen, an welchen Wochentagen, zu welchen Uhrzeiten er in welchen Bereiche tätig ist. easysolution GmbH 30

31 Übersicht 6. Schritt Übersicht Button: Wochentag Klicken Sie den Button Wochentag an, um für jeden einzelnen Wochentag detailliert zu sehen, welche Mitarbeiter an welchem Wochentag und um welche Uhrzeit, in welchen Bereiche tätig sind. easysolution GmbH 31

32 Mitarbeitereinsatzplanung Fertig! Herzlichen Glückwunsch zur ersten Mitarbeitereinsatzplanung im easynet easysolution GmbH 32

33 Mitarbeitereinsatzplanung Tipp s easysolution GmbH 33

34 Tipp: Passwort Tipp Wenn Sie verhindern möchten, dass alle Mitarbeiter in der Einsatzplanung Modifikationen durchführen können, so können Sie das durch eine Passwortvergabe sicher stellen. Hierzu loggen Sie sich bitte als Administrator in easynet ein. Unter dem Menüpunkt Einstellungen / Einsatzplanung haben Sie nun die Möglichkeit der Passwortvergabe. easysolution GmbH 34

35 Tipp: Passwort Tipp Haben Sie ein Passwort für die Mitarbeitereinsatzplanung vergeben, so können die Menüpunkte: * Einstellungen * Urlaub / Krankheit * Wochenvorlagen * Jahresplanung nur noch geöffnet werden, wenn Sie das entsprechende Passwort eingeben. easysolution GmbH 35

36 Tipp: Passwort Tipp Haben Sie eine Passwortvergabe für die Mitarbeitereinsatzplanung durchgeführt, so kann die Übersicht auch ohne die Eingabe des Passwortes geöffnet werden (klicken des Button Einsatzplanung nur zum Ansehen öffnen... ). Änderungen sind jedoch nicht möglich. easysolution GmbH 36

37 Tipp: Vergleich mit anderen Vorlagen Tipp Um zu verhindern, dass ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt in mehreren Bereichen eingesetzt wird, können Sie hierzu den Vergleich mit weiteren Vorlagen nutzen. Klicken Sie bitte zuerst das Auswahlkästchen (1) Vergleich mit weiteren Vorlagen an. Anschließend klicken Sie den Button Auswahl ändern (2) an. Nun können Sie die Vorlagen auswählen, die bei der Überprüfung der Doppelbelegung eines Mitarbeiters in mehreren Bereichen, berücksichtigt werden sollen. Standardmäßig sollten Sie nun den Button Standardvorlagen übertragen (3) verwenden. Hierdurch werden beim Eintrag eines Mitarbeiters im aktuellen Einsatzbereich alle Standardvorlagen der anderen Bereiche berücksichtigt. Abschließend müssen sie noch den Button Auswahl übernehmen (4) anklicken easysolution GmbH 37

38 Tipp: Vergleich mit anderen Vorlagen Tipp Sobald Sie nun mit der Maus einen Mitarbeiter auf die Wochenplanung ziehen, werden automatisch die Zeiten schraffiert dargestellt, in denen dieser Mitarbeiter schon in den zuvor ausgewählten Vorlagen eingetragen ist. Hierdurch können sie effektiv verhindern einen Mitarbeiter in 2 Bereichen zeitgleich einzusetzen. Mitarbeiter in anderen Bereichen im Dienst easysolution GmbH 38

39 Tipp: Jahresplanung - Legende Tipp Durch Klicken des Button Legende können Sie sich jederzeit informieren, welche Bedeutung die einzelnen Farben und Zeichen in der Jahresplanung haben. easysolution GmbH 39

40 Tipp: Jahresplanung Ansicht wechseln Tipp Je nachdem wie viele Bereiche Sie angelegt haben, ist es sinnvoll die Kalenderwochen nicht horizontal anzuzeigen, sondern vertikal. Hierdurch ist es ggf. möglich, auf dem Bildschirm eine größere Anzahl an Kalenderwochen anzuzeigen. Ansicht wechseln In dem dargestellten Beispiel lassen sich somit statt 7 Wochen 15 anzeigen! easysolution GmbH 40

41 Tipp: Schicht löschen / Mitarbeiter-Schicht löschen Tipp Klicken Sie eine Schicht mit der rechten Maustaste an, so erscheint das Kontextmenü (1). Klicken Sie die Option Mitarbeiter-Schicht löschen an, so bleibt die Schicht in der Planung erhalten. Lediglich der zuständige Mitarbeiter wird aus dieser Schicht gelöscht. Klicken Sie Schicht löschen an, so wird die gesamte Schicht einschließlich des zugehörigen Mitarbeiters gelöscht. Schicht löschen Mitarbeiter-Schicht lösche easysolution GmbH 41

42 Kontaktdaten Friedrichstrasse 1 D Willich Tel. +49 (0) / Fax. +49 (0) / Internet: info@easysolution.eu easysolution GmbH