MANUELLE DATENSICHERUNG

Transkript

1 Referat Informationstechnologie in der Landeskirche und im Oberkirchenrat MANUELLE DATENSICHERUNG AUF USB-STICK, EXTERNE FESTPLATTE, CD Seite 1

2 CuZea5 Impressum Autoren: Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart, Referat Informationstechnologie, Sachgebiet EDV-Finanzmanagement Stand der Unterlage: Mai 2011 Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit eine Aktion durchzuführen; Tipp wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Hinweis Seite 2

3 CuZea5 Inhaltsverzeichnis 1. Einstieg über den Windows Explorer Datensicherung auf einen USB-Stick Vorbereitende Arbeiten Durchführung der Datensicherung (Backup) Datensicherung auf eine Externe Festplatte Datensicherung auf eine CD...7 Seite 3

4 Einstieg über den Windows Explorer 1. Einstieg über den Windows Explorer Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche [Start] oder das Windowssymbol am unteren linken Bildschirmrand. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in welchem Sie mit Klick auf Explorer den Windows-Explorer starten können. Der Windows-Explorer ist in der Ansicht in zwei Hälften aufgeteilt. Auf der linken Seite finden Sie den Ordnerbaum. Hier können Sie Laufwerke und Ordner auswählen. Auf der rechten Seite wird der Inhalt des jeweiligen Laufwerks oder Ordners angezeigt. Sollte Ihre Standardansicht zu unübersichtlich sein, können Sie diese ändern indem Sie in der Menüleiste auf Ansicht klicken und dort Details auswählen. Die Anordnung der Dateien auf der rechten Seite erfolgt nun in tabellarischer Form. Zusätzlich sind die Dateien alphabetisch sortiert. Seite 4

5 Datensicherung auf einen USB-Stick 2. Datensicherung auf einen USB-Stick 2.1 Vorbereitende Arbeiten Nachdem Sie den USB-Stick an Ihren PC angeschlossen haben wird dieser im Windows- Explorer als eigenständiges Laufwerk angezeigt. Bitte beachten Sie, dass der Laufwerksbuchstabe und die Laufwerksbezeichnung variieren können. Vor jeder Datensicherung (Backup) muss ein neuer Ordner auf dem USB-Stick angelegt werden. Die Bezeichnung des Ordners muss so gewählt werden, dass daraus ersichtlich ist, an welchem Tag die Datensicherung gemacht wurde z.b. DS CuZea (Jahr.Monat.Tag)) Gehen Sie hierzu bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der linken Hälfte des Explorers Ihren USB-Stick aus (Wechseldatenträger (E:)). 2. Klicken Sie nun in der rechten Hälfte des Explorers mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle des Bildschirms. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Fahren Sie hier mit dem Mauszeiger auf Neu und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf Ordner. Seite 5

6 Datensicherung auf einen USB-Stick Es wird ein neuer Ordner erstellt, dessen Bezeichnung blau hinterlegt ist und somit direkt überschrieben werden kann. Anschließend müssen Sie auf eine leere Stelle des Bildschirms klicken, um das Umbenennen des Ordners zu bestätigen. 2.2 Durchführung der Datensicherung (Backup) Bitte beenden Sie CuZea immer bevor Sie eine Datensicherung durchführen! Nachdem Sie einen neuen Ordner auf Ihrem USB-Stick erstellt und diesen nach dem aktuellen Datum benannt haben, können Sie nun die Datensicherung durchführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Ordnerbaum (linke Seite des Explorers) folgenden Pfad aus: Version CuZea 5 > C:\PROG\CUZEA5 Version CuZea N > C:\PROG\CUZEA 2. Auf der rechten Seite finden Sie nun verschiedene Dateien. Bei der Datei mit der Bezeichnung CuZeaDaten_05.mdv (Version CuZea 5) oder CUZEADA4.MDV (Version CuZea N) handelt es sich um Ihre Datenbank. (Sollten Sie CuZea auf einem anderen Laufwerk installiert haben, müssen Sie alternativ dieses auswählen.) Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an. Im nun erscheinenden Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf Kopieren. Seite 6

7 Datensicherung auf eine Externe Festplatte 3. Klicken Sie nun auf der linken Seite des Explorerfensters auf das Laufwerk Ihres USB- Sticks und wählen den Ordner aus, den Sie in Kapitel 2.1 angelegt haben. 4. Klicken Sie in der rechten Hälfte des Explorerfensters mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle. Im Kontextmenü wählend Sie anschließend Einfügen aus. Die Datenbank (CuZeaDaten_05.mdv bzw. CUZEADA4.MDV) wurde nun auf Ihren USB-Stick kopiert. Bitte gehen Sie bei jeder Datensicherung so vor, wie in dieser Unterlage beschrieben. Für jedes Backup sollte ein neuer Ordner angelegt werden, da sonst die alte Datensicherung überschrieben wird. Sollte der Speicherplatz des USB-Sticks irgendwann nicht mehr ausreichen, kann das älteste Backup gelöscht werden. Zudem empfiehlt es sich auf einen zweiten (oder mehr) USB-Stick abwechselnd zu sichern, falls ein Stick kaputt oder verloren geht. 3. Datensicherung auf eine Externe Festplatte Möchten Sie die Datensicherung auf eine externe Festplatte machen, gehen Sie wie unter Punkt 2 beschrieben vor. Sie müssen lediglich das Laufwerk das Ihrer externen Festplatte zugeordnet wurde auswählen und dort die Ordner und Datenbank einfügen. 4. Datensicherung auf eine CD Bitte beachten Sie, dass die Datenbank über ein Brennprogramm auf eine CD gesichert werden muss. In Ihrem Brennprogramm wählen Sie unter dem Pfad C:\PROG\CUZEA5 die Datei CuZeaDaten_05.mdv bzw. unter dem Pfad C:\PROG\CUZEA die Datei CUZEADA4.MDV aus und brennen diese. Die genaue Anleitung zum Brennen einer CD entnehmen Sie bitte Ihrem jeweiligen Brennprogramm. Seite 7