Einführung Mit dem MP-Datentechnik Ticketsystem erhalten Sie die Möglichkeit die Arbeitszeiten und die Auftragszeiterfassung abzubilden.

Transkript

1 Microsoft SharePoint Ticketsystem und Zeiterfassung für ERP-complete / büro+ einfach IT Einführung Mit dem MP-Datentechnik Ticketsystem erhalten Sie die Möglichkeit die Arbeitszeiten und die Auftragszeiterfassung abzubilden. Die aufgewendeten Arbeitszeiten der Mitarbeiter können direkt den Kunden oder Projekten zugeordnet werden. Dabei können auch Kunden berücksichtigt werden, die noch nicht im büro+ oder ERP-c angelegt sind. omplete Eingehende Kundenanfragen werden in SharePoint erfasst und bearbeitet und dann als Sammelrechnung im ERP erzeugt. Erfassung Arbeitszeiten Alle Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeiten direkt im Ticketsystem erfassen. Dabei können auch Urlaubstage und Krankheitstage berücksichtigt werden.

2 Erfassung Kundenanfrage Kundenanfragen kön nen direkt im Ticketsystem erfasst werden und den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen werden. Nach der Tätigkeit kann die benötigte Arbeitszeit erfasst werden. Der Kunde erhält direkt nach Eingabe der Tätigkeit eine mit dem Arbeitszeitnachweis. Kategorisierung Ticketsystem Im Ticketsystem können verschiedene Prozesse und Ansichten abgebildet werden. Es ist möglich die Tickets nach verschiedenen Kriterien zu gliedern, bps. Tickets, die noch keinem Bearbeiter zugewiesen sind erhalten den Status neu und Aufgaben, die nicht erledigt wurden werden am nächsten Tag als überfällig ausgewiesen. Techniker haben Zugriff auf Ihren Tag heute und gestern und sind somit in der Lage ihre Arbeitszeiten auf Richtigkeit zu prüfen.

3 Übertragung per Schnittstelle Hier kann in unserem Beispiel der Zeitraum der abzurechnenden Daten eingegeben werden und per Knopfdruck werden Abrechnungen (Vorgangsart kann gewählt werden) erstellt. Um Stammdaten vom ERP-complete /büro+ in SharePoint zu übertragen, werden je nach Anforderung Funktionen im Bereich Stammdaten frei geschaltet bzw. nach Kundenvorgabe angepasst. ERP-complete / büro+ Verarbeitung Im ERP werden die Daten als Vorgangspositionen angelegt. Damit bei großen Abrechnungen die Rechnung für die Buchhaltung nicht zu lang wird, gibt es eine zweizeilige kurze Zusammenfassung und zur Prüfung eine Detailaufstellung mit genaue r Tätigkeitsbeschreibung:

4 Auswertung Die gesammelten Daten im Ticketsystem können je nach Wunsch in Excel noch ausgewertet werden. Beispiele hierfür wären: - Die aufgelaufenen Arbeitsstunden nach Projekt oder Kunde - die geleisteten Produktivstunden der Mitarbeiter - Arbeitsleistung nach Tätigkeitsfeld (bsp. Montageeinsätze, Projektarbeit, Technikereinsätze ) - Geleistet Arbeitszeit der Mitarbeiter - Anzahl Krankheitstage und Urlaubstage Weitere Anwendungsgebiete - Fuhrparkverwaltung - Vertriebsorganisation - Urlaubsplanung - Projektverwaltung - Wartungstool

5 Ihre Vorteile auf einen Blick Überblick: - Sie behalten den Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter - Soll-IST Vergleich bei Projekten möglich - Keine Arbeitsleistung bleibt unberücksichtigt Zentral: - Zentrale Zeiterfassung - Keine Zettelwirtschaft Zeitersparnis: - kommunikation wird minimiert, da automatisiert - Strukturierung der Unternehmensprozesse und Abläufe Auswertung: - Berechnung der Soll-IST Stunden der Mitarbeiter - Prüfung der abrechenbaren Arbeitszeit Teamwork: - Mehrer Mitarbeiter können an einer Kundenaufgabe mitwirken - Die Zentrale weiß über die aktuellen Kundenanliegen und kann Kundennachfragen beantworten - Vereinfachugn der Kommunikation zwischen Abteilungen - Jeder Mitarbeiter weiß welche Aufgaben für ihn anstehen Erhöhung der Kundenzufriedenheit: - Kunde wird per Mail über die geleistete Arbeitszeit informiert - Keine Kundenanfrage geht verloren - Priorisierung der Aufgaben - Kunde erhält Zugriff auf seine offenen Tickets und kann selbst Tickets einstellen