Dokumenten- Management

Transkript

1 Dokumenten- Management

2 Ein Ort für alle Vorgänge Wo war noch gleich der Lieferschein? Welches Material haben wir damals bei Familie Müller benutzt? Wer hat die Rechnung freigegeben? Häufig werden Aktenordner gewälzt oder Kollegen zu Rate gezogen, um diese Fragen zu beantworten. Mit dem WinWorker Dokumentenmanagement geht es bedeutend schneller: Schriftstücke wie Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne und vieles mehr sind im Rechner abgespeichert und lassen sich gezielt suchen. Nach wenigen Klicks haben Sie das Ergebnis auf dem Bildschirm. Dabei ist keine Zauberei im Spiel. Vielmehr werden nur alle Dokumente, die in Papierform vorliegen, eingescannt und damit elektronisch archiviert. Die Dokumente gliedern sich in den elektronischen Ablauf ein können weitergeleitet und anderen zugänglich gemacht werden lassen sich mit Erinnerungen, Aufgaben und Anmerkungen versehen sind schnell auffindbar und können Dateianhänge erhalten. So werden Arbeitsabläufe gestrafft und die Kommunikation beschleunigt - betriebsintern und mit Ihren Kunden. Archivierung: an alles gedacht Nehmen wir einen typischen Fall: Ihr Angebot hat dem Kunden Herrn Abelsmayer zugesagt und er bestätigt Ihnen nun den Auftrag, indem er ihn unterschrieben per Post zurückschickt. Sie scannen den Brief ein und ordnen ihn am Rechner dem Kunden und dem Projekt zu. Außerdem können Sie noch Hinweise hinterlegen, beispielsweise zur Terminabsprache. Zur weiteren Bearbeitung können Sie den Auftrag nun gezielt an Ihre Mitarbeiter weiterleiten.

3 Erfassen der Dokumente: schnell und sicher So geht s: Sie scannen das Dokument ein. Hierfür genügt ein handels üblicher Scanner oder ein Multifunktionsdrucker mit PDF-Erstellung. Danach schließen Sie den Vorgang über die Erfassungsmaske oder optional über einen Barcodescanner ab. Scan Angebote, Rechnungen, etc. Die Dokumente seien es Lieferscheine, Rechnungen oder Regieberichte werden dann über die Posteingangserfassung elektronisch archiviert und sind jederzeit in Ihrer WinWorker Software verfügbar. Mitarbeiter auf Baustellen Zentrales Dokumentenmanagement Mitarbeiter in Büros Auf Wunsch: Lesezugriff (erfordert ios CRM-Modul) Projekte Lieferanten Kunden Auf Wunsch: Lese-/ Schreibzugriff Aufgaben Erinnerungen Prüfung Freigabe Rückmeldung

4 Arbeitsaufträge: flexibel gesteuert Sie können Dokumente mit Arbeitsauf trägen versehen. Auf diese werden Ihre Mitarbeiter dann per Mail und auf der WinWorker Startseite Heute zu tun hingewiesen und regel mäßig erinnert. So steht einer fristgerechten Prüfung beispielsweise einer Rechnung nichts mehr im Wege. Ganz einfach können auch Aufgaben delegiert werden, falls der zuständige Kollege nicht da ist. Selbstverständlich erhalten Sie automatisch Rückmeldung, wenn der Arbeitsauftrag erledigt ist. Wenn Sie die WinWorker App auf dem iphone oder ipad nutzen, können Ihre Mitarbeiter die Dokumente auch auf der Baustelle einsehen. Jeder weiß, was bis wann zu tun ist. Optimal vorbereitet: Kostenmitschreibung, Bankgeschäfte, FiBu* Mit nur einem Arbeitsschritt ist es möglich, Kosten aus einer Rechnung direkt in die Materialmitschreibung zu buchen. Auch der sog. DTAus-Beleg für das Onlinebanking kann im Dokumentenmanagement automatisch erzeugt werden. Die Rechnungsdaten werden gleichzeitig optimal für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung über die WinWorker Schnittstelle vorbereitet. Hilfreich: Angebotsaufforderungen Natürlich erhält nicht jedes Angebot tatsächlich den Zuschlag. Es sollte jedoch nicht passieren, dass eine Angebotsanfrage vergessen und nicht bearbeitet wird - und dadurch ein lukrativer Auftrag nicht zustande kommt. Das Dokumentenmanagement sorgt zuverlässig dafür, dass Ihnen nichts durchgeht. Beim Einscannen einer Anfrage werden gleich die relevanten Daten zum Kontakt und zur Abgabe des Angebots eingegeben. Auf der WinWorker Startseite Heute zu tun erscheint dann eine Aufforderung, dass noch ein oder mehrere Angebote abgegeben werden müssen. Das verschafft Überblick im hektischen Alltag. * Hierzu sind die WinWorker Module Materialmitschreibung und Onlinebanking bzw. die FiBu-Schnittstelle notwendig. s: gliedern sich ein Zum Paket gehört auch ein Outlook-AddIn**: Es genügt ein Rechtsklick und schon ist eine neue sogar mit eventuellen Anhängen im Posteingang erfasst. So behalten Sie restlos alle wichtigen Vorgänge zum Projekt im Blick. **Erfordert Version MS Outlook 2003 oder höher.

5 Das sagen unsere Kunden: Mario Stolpe, Obernburg Jeder Lieferschein, jede Rechnung und jeder Regiebericht wird bei uns ins Dokumentenmanagement aufgenommen und direkt dem Kunden zugeordnet. So kann ich zum Beispiel bei einem künftigen Auftrag gleich sehen, mit welchen Materialien wir beim vorigen Mal gearbeitet haben. Mario Stolpe Stefan Moseler, Zeltingen Wir nutzen das Dokumentenmanagement jetzt seit Jahren, und ich muss sagen, es hat sich für uns als eine der fruchtbarsten Entwicklungen in der WinWorker Software herausgestellt! Wir scannen die gesamte papiergebundene Korrespondenz ein also einfach alles, was hier über den Schreibtisch geht. Ein großer Vorteil: Wir können Lieferantenrechnungen in einem Arbeitsschritt mehrfach zuordnen: einmal zum Projekt, dann zum Kunden und zum Lieferanten. Früher musste man die Rechnung mehrfach kopieren und in verschiedenen Ordnern ablegen. Das ist jetzt glücklicherweise passé. Stefan Moseler Frank Oswald, Geisenheim Zuerst scannt meine Frau eine Rechnung ein. Dann erstellt Sie im Dokumentenmanagement die Aufgabe für mich, die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum zu prüfen und freizugeben. Auch per werde ich daran erinnert. Das hilft mir, die Prüfung gleich anzugehen, bevor sich wie früher ein großer Stapel ansammelt, der dann viel Zeit zum Abarbeiten erfordert. So kann ich nichts vergessen, alles wird fristgerecht erledigt. Und die DTAus-Datei für das Onlinebanking erhalten wir mit einem Klick. Frank Oswald

6 Dokumenten- Management WinWorker Software Kalkarer Straße Goch Fon: +49 (0) / Fax: +49 (0) / [email protected]