Anleitung Ticket-System

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Clara Hausler
vor 7 Jahren
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1 Anleitung Ticket-System Version 1.0 Allgemeines und Registrierung Jede Art von Anfrage landet in Zukunft in unserem Ticket-System. Dabei ist es egal, ob Du diese per Mail, über unsere Webseite, im Ticket-System selbst, Telefonisch oder persönlich übermittelst. Auch die weitere Korrespondenz wird in diesem gespeichert. Das System ist dabei schlau genug, dich z.b. anhand deiner -Adresse zu erkennen und die Nachricht dir zuzuordnen. Antwortest du per Mail, wird auch diese Nachricht dem Verlauf hinzugefügt. Korrespondenz per Telefon oder persönlich wird ein Mitarbeiter für dich im Verlauf notieren. So hast Du jederzeit einen Überblick über deine abgeschlossenen und laufenden Anfragen. Du siehst auf einen Blick den aktuellen Stand, die investierte Arbeitszeit und die Namen der Mitarbeiter die am Fall beteiligt sind. Auf diese Weise geht bei uns keine Anfrage mehr verloren und du behältst stets den überblick. Du erreichst das System direkt unter dieser Adresse: oder du meldest dich einfach über unsere Homepage an. Beide Vorgänge findest du in einer separaten Anleitung. Registrierung Es genügt eine einfache an Das System wird Dich danach automatisch registrieren. Du wirst beim ersten Kontakt in einer separaten dazu eingeladen, dir ein Konto zu erstellen. Ob du uns eine kommentarlose Mail schickst oder deine nächste Anfrage an diese Adresse schickst bleibt dir überlassen. Organisationsverwalter Als Vertragsinhaber hast du die Möglichkeit, einen Zugang mit entsprechenden Rechten anzufordern. Dieser Zugang erhält stets Kopien der Anfragen Deiner gesamten Organisation, egal welcher Mitarbeiter von dir diese Anfrage eingereicht hat. So bist du stets auf den aktuellen Stand. Darüber hinaus kannst du mit diesem Zugang deine Rechnungen und laufende Verträge einsehen, deine Kundendaten aktualisieren und deine von uns gespeicherten Dokumente aufrufen 1. Die Anmeldung kann nur vom Vertrags Inhaber durchgeführt werden, nachdem du dich für das Ticket System registriert hast, folge einfach diesem Link. Bist du erst einmal als Verwalter registriert, werden deine Mitarbeiter vom System automatisch deiner Organisation untergeordnet. Es ist auch möglich weitere Verwalter zu bestimmen. 1 Nur über unsere Homepage

2 Doch schauen wir uns ein Ticket mal genauer an: Betreff Sollte möglichst kurz und aussagekräftig sein. Ticket- Wird vom System automatisch vergeben. Diese dient der Zuordnung und wird in jedem Betreff der Korrespondenz automatisch eingefügt. Wichtig ist, dass du die nicht von Hand aus dem Betreff einer Mail entfernst. Sonst wird deine Antwort nicht mehr dem betreffenden Ticket zugeordnet, sondern es würde ein neues Ticket erstellt werden. Ticket-Details Am Ticket-Status erkennst du, ob dein Ticket offen, beantwortet, ausgeführt oder abgeschlossen ist. Du erkennst anhand der Abteilung und dem zugewiesenen Mitarbeiter wer deine Anfrage bearbeitet. Wann deine Anfrage bei uns eingegangen ist und wieviel Zeit bereits aufgewendet wurde, beziehungsweise wenn das Ticket bereits geschlossen ist, was insgesamt an Arbeitszeit angefallen ist.

3 Ticket-Information Sind Daten die du uns je nach Hilfethema als zusätzliche Information übermittelt hast. Das könnte ein abweichender Ansprechpartner und Rückrufnummer sein, oder auch andere, dem Hilfethema entsprechenden Informationen. Diese Felder werden beim Erstellen eines Tickets automatisch abgefragt, sofern du das Ticket über unsere Homepage oder dem Helpdesk einreichst. Nachricht Ist der eigentliche Inhalt deiner Anfrage. Antwort Entspricht der Nachricht, die du von einem unserer Mitarbeiter auf deine Anfrage erhalten hast. Nachrichten und Antworten werden in einem Verlauf dargestellt, ähnlich einem Chatverlauf, den du aus deiner SMS-App vom Smartphone kennst. Ein Ticket kann im Verlauf mehrere Nachrichten von dir und entsprechenden Antworten von uns enthalten. Ebenfalls können unsere Mitarbeiter dort Notizen notieren, die für den Verlauf des Tickets von Bedeutung sind.

4 Schließen eines Tickets Wenn das Ticket für dich abgeschlossen ist brauchst du nichts weiter zu unternehmen. Sobald du länger als 5 Tage keine weiteren Fragen zum Ticket hast, wird es von System automatisch geschlossen. Natürlich beginnen die 5 Tage erst dann, sobald einer unserer Mitarbeiter das Ticket als ausgeführt markiert. Das schließen wird abgebrochen, wenn du auf ein ausgeführtes Ticket erneut antwortest. Der Anmeldeprozess noch einmal Schritt für Schritt 1. Nach deiner ersten Anfrage oder an helpdesk@systemhaus.saarland, wirst du automatisch vom System angelegt. 2. Du erhältst eine Mail mit einem Link, durch diesen kannst du dir einen Benutzernamen und ein Kennwort aussuchen. 3. Nun bist du registriert und kannst dich am System anmelden, um eine Übersicht deiner Anfragen einzusehen. (ticket.systemhaus.saarland) 4. Als Vertragsinhaber kannst du dich zusätzlich als Verwalter freischalten lassen, unter diesem Link: Wir hoffen deine Fragen alle beantwortet zu haben. Hast du weitere Fragen, zögere nicht uns zu kontaktieren. Wir werden diese Anleitung von Zeit zu Zeit aktualisieren, da sich aus dem Geschäftsbetrieb sicher noch die ein oder andere offene Frage ergibt. Wir wünschen dir viel Spaß beim Probieren der neuen Möglichkeiten.

5 Anleitung Ticket-System Version 1.0 Anmeldung Über unsere Internetseite Auf unserer Internetseite unter findest Du am unteren Bildschirmrand den Button Anmelden. Nach einen Klick auf diesen wirst du aufgefordert, dich mit deiner -Adresse und deinem Kennwort anzumelden. Nach erfolgreicher Anmeldung taucht am oberen rechten Bildschirmrand dieses Icon auf Ein Klick auf dieses Symbol öffnet das Kundenmenu.

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