Einführung von CONVERIS an der Hochschule Fulda

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1 Einführung von CONVERIS an der Hochschule Fulda Der Kerndatensatz Forschung - und nun? Workshop 20./ Berlin Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften Laura Rodríguez 1

2 FIS an der Hochschule Fulda Ab 2014 Mitglied im HeFIS-Verbund 09/ 2014 Start der Implementierung von CONVERIS Ziele: anpassbares Datenmodell Unterstützung von Geschäftsprozessen effizienteres Berichtswesen 05/ 2017 Geplanter Rollout von CONVERIS 5.10.X 2

3 Organisatorische Verortung Präsidium Abteilung Forschung und Transfer Rechenzentrum Bibliothek FIS Referent Promotionsreferentin Forschungsförderung 3

4 Datenmodell Herausgebertätigkeiten Forschungsschwerpunkte Publikationen Vorträge Forschungsverbünde Wissenschaftliche Zentren Forschende Mitgliedschaften Projekte Tagungsorganisation Projektanträge Kooperative Promotionen Preise und Auszeichnungen 4

5 Datenmodell Person Organisation Zentrum Visitenkarte Publikationen Aktivitäten Projektanträge Projekte Promotionen 5

6 Prozesse Interne Forschungsförderung Prüfung der Metadaten durch die Bibliothek Intern: Betreuungsanfrage Antragstellung Evaluation Vergabe Einrichtung der SAP Auftragsnummer Validierung der Publikationen Extern: Dokumentation des Promotionsverfahren an der Partneruniversität Vertragsprüfung Privatrechtliches F&E Drittmittelprojekt Anfertigung des Vertrags Prüfung und Genehmigung Monitoring der Projektmittel Externe Forschungsförderung Drittmittelanzeige : Meldung einer Antragstellung bei einem externen Förderer Dokumentation der Ergebnisse der Antragstellung 6

7 Rollen und Rechte Konzept 7

8 Rollen und Rechte Konzept Grundsätze Jede(r) ist für die eigenen Daten verantwortlich. Jede(r) kann grundsätzlich nur die eigenen Daten einsehen und bearbeiten. Dekanate können die Daten des jeweiligen Fachbereichs einsehen. Die Gesamtheit der Daten steht gebunden an definierte Aufgaben bzw. Berichtspflichten für zentrale Auswertungen zur Verfügung. Beispiele E10R01: Die Person mit der Rolle Wissenschaftler/in kann nur ihre eigene Personendaten sehen und bearbeiten. Sie kann sie alle mit Ausnahme von Vor- und Nachname, FD-Nummer, Art der Person (intern) sowie die Zuordnung zu ihrer Visitenkarte bearbeiten. Diese Rolle kann keine Personen anlegen. E10R04: Das Dekanat kann keine Personen anlegen oder bearbeiten. Es kann nur sehr eingeschränkt die Daten der Personen in seiner Organisation sehen und zwar nur wenn die Personen im Status 2 aktiv importiert oder im Status 3 aktiv- manuell sind. Folgende Attribute sind dem Dekanat unsichtbar: Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort der privaten Adresse, privates Telefon und Handynummer, private und Webseite, Rufname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, ISNI, ORCID ID, Researcher ID, FD-Nummer und wie die Person angelegt wurde. 8

9 Anbindungen und Datenquellen Web of Science LDAP DNB LoginServer OpenLDAP PubMed Publikationen Drittmittelverwaltung SAP FM Einmaliger Datenimport Interne Quelle ORCID Fobe-online MsExcel Akte Publikationen Ms Excel Citavi MsExcel 9 Externe Quelle

10 Hosting und Datentransfer Hosting: Serveradministration an der THM zusammen mit anderen HAWs im HeFIS-Verbund. Datentransfer: a) SAP FM Anbindung: von FHHRZ in Darmstadt nach Gießen via Fulda b) Synchronisierung in Fulda zwischen Edirectory und OpenLDAP zur Aufbereitung der Daten für den HR-Konnektor c) HR-Konnektor: von Fulda nach Gießen 10

11 VZÄ im Haus: Personal Ressourcen 10% bis 20% Forschungsabteilung 10% bis 20% Bibliothek 1% bis 5% Rechenzentrum 80% FIS-Referentin Mittelwert externe Dienstleister: 3,14 Tage im Monat 11

12 Zeitplan Roll-out Derzeitige Stand Modul Core und Modul Publikationen sind reif für den Start Anbindungen zu OpenLDAP und Login Server März bis April 2017 Schulungen nach Nutzergruppen Wissenschaftler Verwaltung Ab Mai 2017 Start im Produktivbetrieb mit Pilotnutzern auf freiwillige Basis Mit den Modulen Core und Publikationen Ohne Forschungsportal Ab Juni 2017 Weiter Entwicklung Module Graduierten Management Modul Projekte 12