Geschäftsprozesse ohne Geschäft?
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- Kornelius Pfaff
- vor 7 Jahren
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1 Geschäftsprozesse ohne Geschäft? Möglichkeiten und Grenzen der Gestaltung von Geschäftsprozessen in Hochschulen Beitrag auf dem Workshop Geschäftsprozess und -organisation des DINI am 1. März 2010 Frank Eisoldt gmbh LindenArcaden Konrad-Adenauer-Straße 6 D Lübeck Telefon Telefax info@ews-group.de
2 Agenda 1. Instrumente der Organisationsentwicklung 2. Typen von Prozessen in Hochschulen 3. Prozesse in der Hochschulorganisaton Exkurs: Integrierte Standardsoftware 4. Ausblick: Erfolgsfaktoren für die Gestaltung von Prozessen Seite 2
3 Anlegen der Prüfung Prüfungstermine festlegen Prüfungskorridore definieren Veröffentlichung Prüfung Organisation der Prüfung Anmeldung zur Prüfung Web-interface XOR Anmeldefrist abgelaufen Anmeldefrist offen Teilnehmer nachträglich einbuchen Web-interface Teilnehmer nachträglich ausbuchen XOR Überprüfung der Teilnehmerlisten Prüfungsvorau ssetzungen erfüllt Prüfungsvorau ssetzungen nicht erfüllt Durchführen der Prüfung Erfassung der Noten Freigabe der Noten Archivierung, Dokumentation, Einsichtnahme Information an Studierenden bzgl. Nicht- Zulassung Prüfungsteilnahme Ausdruck Leistungsnachweis Web-interface Status: October 27, :00 1. Instrumente der Organisationsentwicklung Geschäftsprozesse Strukturen Prozess: Prüfungsverantwortliche Prüfungsverwaltung... Studierende Prüfungsamt V V V Ablauforganisation Aufgabenverteilung / Zuständigkeiten Schnittstellen Mengengerüste Durchlaufzeiten IT-Unterstützung Medien / Dokumente Aufbauorganisation Aufgabenverteilung / Zuständigkeiten Führungsstruktur Unternehmens -Kultur Qualifikationen Teams Personalrekrutierung und entwicklung Haupt-, Nebenamtlichkeit Seite 3
4 1. Instrumente der Organisationsentwicklung Geschäftsprozesse Strukturen OE-Ziele: Effizienz Qualität(sstandards) Sicherheit, Verlässlichkeit IT-Kompatibilität OE-Ziele: Stabilität, Nachhaltigkeit Lernfähigkeit Wandlungs- und Entwicklungsfähigkeit Seite 4
5 2. Typen von Prozessen in der Hochschule Standardprozesse Singularprozesse Verwaltungs- Prozesse Akademische Prozesse Seite 5
6 2. Typen von Prozessen in der Hochschule Verwaltungs- Prozesse z.b. Standardprozesse Einstellungen Buchhaltung Gebührenverwaltung Gebäudeunterhaltung Beschaffungen Drittmittelverwaltung Ausgeprägte Verwaltungskultur Hohe Reglementierung und Standardisierbarkeit Stabile, aufgabenadäquate Personal- und Führungsstrukturen Seite 6
7 2. Typen von Prozessen in der Hochschule Singularprozesse Verwaltungs- Prozesse z.b. Personalentwicklung Organisationsentwicklung Controlling Presse-, Öffentlichkeitsarbeit Großgerätebeschaffungen große Baumaßnahmen Projektorientierung Geringe Reglementierung, individuelle, wechselnde Problemstellungen Stabile, überwiegend aufgabenadäquate Personal- und Führungsstrukturen Seite 7
8 2. Typen von Prozessen in der Hochschule Standardprozesse Akademische Prozesse z.b. Bewerbung, Zulassung (BA) Exmatrikulation Fachwechsel Zeugnis- und Urkundenerstellung Prüfungsanmeldung Notenverbuchung Einzelraumbuchung Verwaltungskultur unter akadem. Regie Hohe Standardisierbarkeit, Massenprozesse Eingeschränkt stabile, aufgabenadäquate Personal- und Führungsstrukturen Seite 8
9 2. Typen von Prozessen in der Hochschule Singularprozesse Verwaltungs skeptische Kultur Höchste Komplexität und Heterogenität, geringe Standardisierbarkeit Diskontinuierliche, instabile, teilweise aufgabeninadäquate Personal- und Führungsstrukturen Akademische Prozesse z.b. Zulassung zu postgradualen Studiengängen Entwicklung / Einführung von Studiengängen Prüfungsplanung Stunden-/Semesterplanung Anerkennung von Leistungen Akquisition von F&E-Mitteln Seite 9
10 3. Prozesse in der Hochschulorganisation Selbstverwaltung Präsidium / Rektorat Stabsstellen Zentrale Verwaltung Studierenden- Service HS-Entwicklung, Akadem. Angeleg. Personal Finanzen, Logistik Gebäude- Management Intermediäre Einrichtungen Rechenzentrum / IT / Bibliothek Didaktik / Weiterbildung / QM / Sprachen Forschung, Wissenstransfer Fakultäten / Fachbereiche Selbstverwaltung Allg. Verwaltung Studienkoord. / -planung Stud.-service, Prüfungsverwaltg. Internationales / PR Career / Alumni Fachbereiche / Departments / Institute Lehreinheiten / Studienprogramme Labore / Forschungseinrichtungen Seite 10
11 3. Prozesse in der Hochschulorganisation Selbstverwaltung Präsidium / Rektorat Stabsstellen Zentrale Verwaltung Studierenden- Service HS-Entwicklung, Akadem. Angeleg. Personal Finanzen, Logistik Gebäude- Management Intermediäre Einrichtungen Rechenzentrum / IT / Bibliothek Didaktik / Weiterbildung / QM / Sprachen Forschung, Wissenstransfer Fakultäten / Fachbereiche Selbstverwaltung Allg. Verwaltung Studienkoord. / -planung Stud.-service, Prüfungsverwaltg. Internationales / PR Career / Alumni Fachbereiche / Departments / Institute Lehreinheiten / Studienprogramme Labore / Forschungseinrichtungen Seite 11
12 3. Prozesse in der Hochschulorganisation Selbstverwaltung Präsidium / Rektorat Stabsstellen Zentrale Verwaltung Studierenden- Service HS-Entwicklung, Akadem. Angeleg. Personal Finanzen, Logistik Gebäude- Management Intermediäre Einrichtungen Rechenzentrum / IT / Bibliothek Didaktik / Weiterbildung / QM / Sprachen Forschung, Wissenstransfer Fakultäten / Fachbereiche Selbstverwaltung Allg. Verwaltung Studienkoord. / -planung Stud.-Service, Prüfungsverwaltg. Internationales / PR Career / Alumni Fachbereiche / Departments / Institute Lehreinheiten / Studienprogramme Labore / Forschungseinrichtungen Seite 12
13 3. Prozesse in der Hochschulorganisation Notwendigkeit der Strukturentwicklung Notwendige Strukturentwicklung: Klare Verantwortlichkeiten definieren Managementaufgaben in kontinuierliche Führungsstrukturen führen Aufgaben defragmentieren und verhauptamtlichen Teamstrukturen aufbauen Personalentwicklung aufbauen (Qualif.profile, Rekrutierung, Fortbildung,...) Professionalisierung Seite 13
14 Exkurs: Integrierte Standardsoftware Selbstverwaltung Präsidium / Rektorat Stabsstellen Zentrale Verwaltung Studierenden- Service HS-Entwicklung, Akadem. Angeleg. Personal Finanzen, Logistik Gebäude- Management Intermediäre Einrichtungen Rechenzentrum / IT / Bibliothek Didaktik / Weiterbildung / QM / Sprachen Forschung, Wissenstransfer Fakultäten / Fachbereiche Selbstverwaltung Allg. Verwaltung Studienkoord. / -planung Stud.-Service, Prüfungsverwaltg. Internationales / PR Career / Alumni Fachbereiche / Departments / Institute Lehreinheiten / Studienprogramme Labore / Forschungseinrichtungen Seite 14
15 4. Ausblick: Erfolgsfaktoren 1. Ist-Prozesse zu erheben und zu kennen, ist in jedem OE-Prozess sinnvoll und notwendig. Seite 15
16 4. Erfolgsfaktoren 2. Wenn Soll-Prozesse modelliert werden und steuern sollen, sind folgende Rahmenbedingungen kritisch zu prüfen: Standardisierbarkeit Ist der Prozess als Standard fachlich tragfähig? Kontinuität / Nachhaltigkeit Ist der Prozess organisatorisch adaptierbar? Steuerbarkeit Kann eine handlungsfähige Prozessverantwortung implementiert werden? Seite 16
17 4. Erfolgsfaktoren 3. Möglichkeiten sanfter Prozessgestaltung: Prozesse mehr zur Fehlerdiagnose als zur Steuerung nutzen Prozessorientierung eher als organisatorisches Lernziel definieren Global- statt Feinsteuerung oder Mut zur Standardisierungslücke Seite 17
18 4. Erfolgsfaktoren Beispiel Uni Mainz Seite 18
19 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Seite 19
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Roll-out Funktionen Finanzbuchhaltung (FI) Anlagenbuchhaltung (FIAA) Ein- und Ausgangsrechnungen, Umbuchungen Bilanzierung; Meldungen gemäß rechtl. Vorgaben (z.b. Steuern) Verwaltung von Anlagenbeständen,
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