Forschung verwalten, fördern, präsentieren

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1 Forschung verwalten, fördern, präsentieren Astrid Lubinski Universität Rostock, Controlling

2 Kurzporträt der Universität Rostock Standort Forschung kontinuierliches Wachstum der Ausgaben aus Drittmitteln (in Mio. ) SFB 652, SFB Transregio 37 FOR 1186; Beteiligung an FOR Graduiertenkollegs (Stichtag: ) Ressourcen Ist-Ausgaben 2010 (ohne Medizin): 99,1 Mio. Ansatz Medizin 2010 (HH-Plan M-V 2010/11): 45,4 Mio. Personalstellen (ohne Medizin) 2010: Personalstellen (Medizin) 2010: 713 Lehre (in Personen) Anzahl darunter weiblich FachanfängerInnen Studierende WS 10/ AbsolventInnen

3 Entwicklung der Forschungsdatenbank (FoDB) Zieldefinition und Konzeption unter Einbeziehung aller zu beteiligenden Einrichtungen und Adressatengruppen 2004 Definition der Randbedingungen: So viele Daten wie möglich aus anderen Systemen nutzen so wenig wie möglich doppelt eingeben (Pflegeaufwand vermeiden) so wenig wie möglich doppelt in den Hochschulsystemen halten (Inkonsistenzen vermeiden) Daten so valide wie möglich Daten so aktuell wie möglich (ohne Verzicht auf zurückliegende Forschungsergebnisse) (weitestgehend) Selbsterklärendes System Systemeinbettung in das weitere Systemumfeld 3

4 Entwicklung der Rostocker FoDB Gespräche mit HIS 2005 (teils kostenpflichtige) Weiterentwicklung und -programmierung von HIS-LSF bis dato LSF = Lehre Studium Forschung Aktueller Einführungsstand an der Universität Rostock: FoDB mit LSF, mit Pilotpartnern im Testbetrieb Der weitere Vortrag: Ziele und Entwicklung der FoDB Überblick über die Konzeption Stand der Umsetzung in der Uni Rostock Kritische Betrachtung der Lösung 4

5 Ziele und Aufgaben der Rostocker FoDB Darstellung der Forschungsaktivitäten, -profile und -ergebnisse (nach extern und intern) Recherchen für Forschungsinteressierte möglich machen Förderung von Forschung, Kooperationen und Interdisziplinarität in der Forschung Kooperationsinteressierte der Wirtschaft und Forschungsinteressierte anderer Hochschulen - Web-Recherche nach Forschungsthemen, Publikationen und Kooperationsmöglichkeiten etc. Verwaltung von Forschungsaspekten in ihrem gesamten Prozess (life cycle) Leistungen werden zur Steuerung durch Entscheidungsträger und zur Information der Mitarbeiter als Leistungserzeuger dargestellt. Automatische Erstellung des 3-jährlichen Forschungsberichtes Lieferung von Statistiken, Rankinginformationen, Presseinformationen Erstellung von Teilen des jährlichen Berichtswesens an das Bildungsministerium M-V Definition von 1. Forschungseinheiten in der FoDB und 2. Perspektiven auf die FoDB 5

6 Rostocker FoDB mit HIS-LSF - Forschungseinheiten Projekte Forschungsschwerpunkte Promotionen, Habilitationen Spezielle Ausstattungen Einrichtung (Professur) Publikationen Kooperationen: Angebot, bestehend Wissenschaftliche Veranstaltung, Messeteilnahme Mitarbeitende Autor, Erfinder, Kooperationspartner,.. Wiss. Preis, Firmenausgründung Erfindungen / Patente Gastwissenschaftler, Stipendiat 6

7 Rostocker FoDB mit HIS-LSF - Systemvernetzungen Schlüsselverwaltungssysteme Informationssystem Forschung und Lehre Evaluationssysteme, Lehr- und Lernplattformen, Alumni-Portal Dokumentenmanagementsystem Patentinformationssystem Bibliothekssysteme Studier.-, Prüfungsverwaltungssystem Personalverwaltungssystem Finanzverwaltungssystem Gebäudebewirtschaftssystem 7

8 Rostocker FoDB mit HIS-LSF - Perspektiven Studierende Internet-Selbstbedienungsfunktionen im gesamten Life cycle (Bewerbung.. Studienplanung.. Prüfungen.. E-Learning.. Abschlussarbeiten Alumni) WissenschaftlerInnen als Lehrende (Unterstützung im Prozess der Lehre: Studiengänge, Vorlesungen, Prüfungen, Lehrleistungen, Veranstaltungs-Evaluationen, Raummanagement) Forschende (Unterstützung im Prozess der Forschung: Forschungsschwerpunkte, Fördermöglichkeiten, Forschungsleistungen, ~angebote, Digitale Bibliothek, Groupware) Entscheider, Leitungen Gesamtüberblicke über und Detaileinblicke in die Prozesse von Forschung, Lehre, Weiterbildung, deren Ergebnisse und Ressourcen Mitarbeitende, Verwaltende Ressourcentransparenz als Informationsgrundlage für ein effektives Wissenschafts-Management: Ressourcenverwaltung, ~planung, ~steuerung), Prozess-Workflows) Externe Interessenten Informationsbasis, Über- und Einblicke (Monitoring), Kooperationsanbahnungen 8

9 Rostocker FoDB mit HIS-LSF - Datenquellen Projekte Forschungsschwerpunkte Promotionen, Habilitationen Spezielle Ausstattungen Einrichtung (Professur) Publikationen Kooperationen: Angebot, bestehend Wissenschaftliche Veranstaltungen, Messeteilnahmen Mitarbeitende Autor, Erfinder, Kooperationspartner,.. Wiss. Preise, Firmenausgründungen Erfindungen / Patente Gastwissenschaftler, Stipendiaten Schnittstellen zu anderen Systemen; mit Ergänzungsfeldern für die Einrichtungen Eingabe durch die jeweils verwaltende Einrichtung Eingabe durch die Einrichtungen 9

10 Rostocker FoDB mit HIS-LSF - Publikationsvalidierung FoDB UBibliothek Publikationstyp auswählen Grunddaten eingeben Publikationsdaten ergänzen Automatisierte - Übermittlung an die UBibliothek, einschl. Autoren-ID Import in Pica+ Format Validierung, Korrektur, Ergänzung 10

11 Rostocker FoDB mit HIS-LSF Kritische Betrachtung Die FoDB ist keine Vereinigung mehrerer Spezial-DB! D.h., die zur Verwaltung der Forschungseinheiten (z.b. Bibliographie) notwendigen Voraussetzungen sind nicht generell vollständig erfüllt; dies ist auch nicht das Ziel Change Management Eingabe von Daten für LSF in Vorsystemen Organisatorische und Geschäftsprozess-Änderungen LSF ist (weitestgehend) nutzbar Spezielle Anforderungen von Forschung sind umgesetzt z.b. Autorenreihenfolge, Freigabekennzeichen zum Schutz von Forschungsergebnissen, Universitätsinterne und -externe Personen Komfortable Überblicksdarstellungen über die Forschung in Einrichtungen, Personen, Projekten, etc. in LSF 11

12 Rostocker FoDB mit HIS-LSF Kritische Betrachtung Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse der Hochschule sind möglich und notwendig: Layout, Bezeichnungen Attributauswahl (z.b. im Suchinterface) Schnittstellen, Schlüsseltabellen (systemübergreifend, spezifische) Berichte HIS-seitig sind noch nicht alle Wünsche in LSF umgesetzt: Zusätzliche Forschungseinheiten derzeit als Forschungsparameter Statistikschlüssel derzeit nicht enthalten Promovenden sind oft Studierende, also Universitätsangehörige, können aber in LSF nicht als Interne Personen geführt werden (derzeit Freitextfeld) Keine Archivierungsmöglichkeit (insb. relevant bei Struktur- und Namensänderungen der Einrichtungen) Was bringt das Forschungsmanagement in HISinOne? 12