Universität Zürich SAP CM Externe Personen erfassen

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1 Universität Zürich SAP CM Externe Personen erfassen SAP Campus Management Externe Personen erfassen Version 1.3, 26. März 2012 Inhalt: Externe Personen erfassen, ändern, zu individuellen Arbeiten verknüpfen

2 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 2 von 17 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick Einführung Supportorganisation Externe Person anlegen Erfassen einer externen Person Ändern einer externen Person Verknüpfen einer externen Person an eine individuelle Arbeit (CI)... 16

3 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 3 von 17 Information zum Dokument Versionsverwaltung Version Datum Status Änderungen / Bemerkungen Kürzel Definitiv AEC, MAR Definitiv angepasst aufgrund Input bei User-Tests am 6. März Definitiv Angepasst nach Einfügen von zusätzlichem Feld Fakultät sowie angepasster Suchhilfe, Fakultät und Geburtsdatum als Muss- Felder definiert Definitiv angepasst aufgrund Re-Tests durch Fak. zwischen 26. und 28. März 2012, z.b. betreffend Gültigkeit der ext. Person MAR AEC MAR

4 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 4 von 17 1 Überblick 1.1 Einführung Diese Dokumentation behandelt die Abläufe, wie externe Personen erfasst, geändert und zu individuellen Arbeiten verknüpft werden können. 1.2 Supportorganisation Bei einem Problem mit der Applikation SAP CM ist zwingend der folgende Supportweg einzuhalten: Anfrage CM-User, CM-Key-User, CM-Betreuer Fak., CM-User Kandidaten FAQ Gelö Nein > Telephon, Key- User Helplin e Gelö Nein > Telephon, Gelö Nein > Ticket CM- Betreuer Fak. CC- SAP Gelö Gelö Nein > Ticket Nein Extern e

5 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 5 von 17 2 Externe Person anlegen Ausgangslage Bei individuellen Arbeiten (CI-Objekten) sollen externe Personen als Betreuer, Begutachter, später auch als Mitglied einer Promotionskommission erfasst werden können. Die Daten zu einer externen Person werden über den SAP-Objekttyp H verwaltet. Falls es sich bei der die Rolle Begutachter / Betreuer oder Mitglied der Prüfungskommission einnehmenden Person um eine Person handelt, deren Daten im SAP-System nicht schon vorhanden sind (kein SAP-Objekt Person mit Objekttyp P; d.h. keine Anstellung oder Lehrauftrag an der UZH), dann kann diese als externe Person erfasst werden. Eine externe Person könnte auch als beurteilende Person zu einem Studienmodul verknüpft werden. Gemäss Mustervorlagen aus dem Projekt Urkunden und Diplome müssen beurteilende Personen künftig auf dem Academic Record mit Titel, Vorname und Nachname ausgegeben werden. Ebenfalls sollen das Geburtsdatum und eine Firmen- bzw. Institutsadresse erfassbar sein. 2.1 Erfassen einer externen Person Starten Sie die Transaktion PVH0, die im Menu via Akademische Struktur -> Studienplanung -> Personen zu finden ist. Tragen Sie in das Feld Beginndatum das Beginndatum eines Semesters ein, ab welchem die externe Person zum Einsatz kommen soll (1.8. bzw. 1.2.). Starten Sie die Erfassung via (Anlegen).

6 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 6 von 17 Erfassen Sie Vorname und Nachname. Erfassen Sie Strasse und Hausnummer. Erfassen Sie Postleitzahl und Ort. Erfassen Sie Länderschlüssel zb. DE für Deutschland. Klicken Sie auf den Reiter Namensaufbereitung.

7 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 7 von 17 Erfassen Sie Anrede und Titel (wenn benötigt). Erfassen Sie Geburtsdatum und Fakultät. Als Fakultät soll diejenige angegeben werden, für welche die externe Person eingesetzt wurde bzw. eingesetzt werden soll. Für die Fakultät gibt es eine Auswahlliste (eine der 7 Fakultäten auswählen). Drücken Sie Enter.

8 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 8 von 17 Wenn Sie eine Firmen- oder Institutsadresse erfassen möchten, dann erfassen Sie in Reiter Adresse / Firmen- Institutsadresse Adresszusatz, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort. Bei Adresszusatz sind 25 Zeichen erfassbar, also z.b. Uni Bern, Vet-Suisse-Fak. Bei Zusatzfeld zu Strasse sind 35 Zeichen erfassbar. Drücken Sie Enter und speichern Sie die Erfassungen via. Die externe Person wird angelegt:. Dublettencheck Wenn Sie versuchen, eine Person mit gleichem Vornamen und Nachnamen anzulegen, werden Sie mit einer Warnung darauf hingewiesen. Sie können die Warnung mit Enter übergehen. 2.2 Ändern einer externen Person Um die Daten einer externen Person zu ändern, verwenden Sie ebenfalls den Menueinstieg oder die Transaktion PVH0.

9 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 9 von 17 Tragen Sie die Objektnummer der externen Person ein sofern bekannt. Ansonsten leeren Sie das Feld Externe Person und drücken Sie auf. Sie haben nun diverse Möglichkeiten, die externe Person zu suchen. Nachname bzw Vorname: Sie können den ganzen Namen/Vornamen oder Teile davon eintragen. Wenn Sie zb die Person Holgerich Badnerstauber suchen, könne Sie folgende Suchworte eintragen: Badnerstauber Holgerich Badner* *dner* (Nachname) (Vorname) (Teilstrings fehlender Teil mit * ersetzenj) (Teilstrings fehlende Teile mit * ersetzen) Geburtsdatum: Fakultät: wenn bekannt wenn bekannt das Feld bietet eine Suchhilfe an Anschliessend weiter mit.

10 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 10 von 17 Aus den gefundenen Personen markieren Sie die gewünschte Person und drüchen. Drücken Sie nun auf, um die externe Person über die Infotypen Adresse und Namensaufbereitung zu bearbeiten.

11 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 11 von 17 Namen ändern Dias pflegen Sie im Infotypen Objekt. Es gibt keine Zeitbindung für die Namensdarstellung. Eine Änderung z.b. aufgrund Heirat führt dazu, dass der ehemalige Name überschrieben wird.

12 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 12 von 17 Adresse pflegen Dazu verwenden Sie den Inoftypen Adresse. Aktivieren Sie den Infotyp adressen, indem Sie ihn 1x anklicken. Drücken Sie den Radiobutton Alles. Wählen Sie das Listbild via. Sie erhalten nun eine Übersicht der vorhandenen Adressen, denn es können unterschiedliche Adresstypen vorhanden sein (Standardadresse und Firmen- Institutsadresse) bzw verschiedene Zeiträume zu einer Adresse existieren.

13 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 13 von 17 Wählen Sie die gewünschte Zeile, indem Sie diese 1x anklicken und drücken auf. Sie können die Adresse nun pflegen. Um eine Adressänderung zu erfassen, drücken Sie und erfassen das Datum, ab dem die neue Adresse gültig ist, und die neue Adresse. Die alte Adresse wird dann beim Speichern abgegrenzt. Anrede, Titel, Geburtsdatum, Fakultät anpassen Dies pflegen Sie via Infotyp Namensaufbereitung.

14 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 14 von 17 Klicken Sie auf Namensaufbereitung. Aktivieren sie den Radiobutton Alles. Drücken Sie auf. Sie erhalten nun eine Übersicht der vorhandenen Einträge, denn es können unterschiedliche vorhanden sein (erwerben eines Titels) bzw verschiedene Zeiträume existieren. Aktivieren Sie die gewünschte Zeile und drücken Zum ändern: z.b. Geburtsdatum Um eine neue Zeitscheibe anzulegen: zb für eine Titeländerung Daten anpassen und speichern via. Beim erstellen einer neuen Zeitscheibe erhalten Sie folgende Information:

15 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 15 von 17 Bei reinen Änderungen wird kein Infofenster angezeigt. Zeitliche Gültigkeit anpassen Das Gültigkeitsbeginndatum für externe Personen kann nicht von Ihnen selbst geändert werden. Z.B. ist Beginndatum auf eingestellt, Sie wollen jedoch, dass das Beginndatum schon am sein soll. Wenden Sie sich in einem solchen Fall an Ihren CM-Betreuer bzw. dann an den Betriebs-Support (Mail an Falls die das Gültigkeitsendedatum z.b. auf stellen wollen (defaultmässig ist es auf eingestellt), so können Sie dies selber tun. Wählen Sie Objekt abgrenzen und geben ein neues Endedatum ein (immer Ende eines Semesters, also oder 31.7.)

16 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 16 von Verknüpfen einer externen Person an eine individuelle Arbeit (CI) Scrollen Sie ganz nach unten und wählen Sie.

17 SAP CM Externe Personen erfassen Seite 17 von 17 Wählen Sie oder Klicken sie in das Feld Name - Sie haben dann diverse Möglichkeiten, eine externe Person zu suchen anlaog dem Beschrieb weiter oben. Eventuell Beginndatum und Endedatum (Dauer der Betreuung) erfassen. Speichern externe Person wird der individuellen Arbeit zugeordnet Sie erhalten eine Meldung der folgenden Art: