Erfassungsprogramm der ASF

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1 Erfassungsprogramm der ASF Anleitung zum Erfassen und Bearbeiten von ASF Daten und Export an die SEVISA AG

2 Inhaltsverzeichnis Erfassungsprogramm der ASF... 1 Erfassen eines neuen Datensatzes:... 3 Bearbeiten eines Datensatzes... 4 ICD CHOP... 7 Allgemeine Angaben... 8 Schwangerschaft und Geburt Geburt Das Neugeborene Test der Daten auf Fehler Liste der Fehler Validierung Anzeige der nicht validierten Datensätze Export von Datensätzen an die SEVISA AG Version 1.0 / ts SEVISA AG 2/

3 Erfassen eines neuen Datensatzes: Im Menu File wird der Eintrag new record angeklickt. Neuen Datensatz anlegen Es müssen mindestens die folgenden Daten (gelb hinterlegt) erfasst werden: KGNR (alphanumerisch z.b oder ABC oder abcd) Eintrittsdatum (in der Form t.m.jj oder tt.mm.jjjj) Geburtsdatum (in der Form t.m.jj oder tt.mm.jjjj) Visum Weiter können zum einfacheren Aufsuchen der Daten erfasst werden: Vorname der Patientin Name der Patientin Diese Daten bleiben aus Gründen des Datenschutzes immer in der Datenbank der Klinik und werden nicht an die SEVISA AG exportiert. Vorgegeben ist die Kliniknummer. Das Erfassungsjahr wird im Menu ausgewählt. Version 1.0 / ts SEVISA AG 3/

4 Unten ein ausgefülltes Beispiel. Nach dem Drücken von Save werden diese Daten in der Datenbank gesichert und das Sekretariat kann weitere Patientinnen erfassen. Bearbeiten eines Datensatzes Suchen von bereits erfassten Daten: Wählen Sie zuerst ein Suchkriterium. Gesucht werden kann nach: Geburtsdatum (in der Form t.m.jj oder tt.mm.jjjj) Eintrittsdatum (in der Form t.m.jj oder tt.mm.jjjj) Name (oder Teile davon) KG-Nummer (oder Teile davon) Geben Sie das Suchkriterium im Feld search item ein und drücken sie die Enter Taste. Im Beispiel werden die Datensätze mit Geburtsdatum gesucht, am Beispiel unten erscheinen dann in einer Liste zwei Datensätze welche dieses Kriterium erfüllen. Beim zweiten Eintrag handelt es sich um den oben erfassten neuen Datensatz. Version 1.0 / ts SEVISA AG 4/

5 Suchbegriff Gefundene Einträge gemäss Suchbegriff Durch Doppelklick (hier auf die zweite Zeile) wird der Datensatz zur Bearbeitung geöffnet und im Feld wo zuvor der Suchbegriff eingegeben wurde, angezeigt. Die rot erscheinenden Einträge sind bereits validiert, siehe später. Bereits validierter Datensatz Die bereits vorhanden Daten können nun erfasst werden. Version 1.0 / ts SEVISA AG 5/

6 ICD10 Für die Codes ICD10 und CHOP gibt es eine Suchfunktion nach Stichworten. Diese Funktion erreicht man, indem im entsprechenden Feld die rechte Maustaste angeklickt wird oder über das Menu?. Darauf erscheint entweder das Suchbild für ICD10 Codes oder CHOP Codes. Im Beispiel unten wurde für den ICD10 Code der begriff Geburt eingegeben, und der Code O80.9 ausgewählt. Auswahl mit Doppelclick Version 1.0 / ts SEVISA AG 6/

7 CHOP Bei der Suche nach CHOP Codes wurde ebenfalls der Suchbegriff Geburt eingegeben und dann Z73.5 ausgewählt. Das System übernimmt den jeweiligen Code durch Doppelklick auf die gewünschte Zeile. Version 1.0 / ts SEVISA AG 7/

8 Unten sieht man die oben ausgesuchten Einträge. Hier werden auch die PIN (Personen-Identifikation-Nummer) der Ärzte erfasst (Feld Operateure, Assistenz). Eingefügter Wert Danach können weitere Daten eingegeben werden, z.b. bei den allgemeinen Angaben durch drücken des entsprechenden Knopfes. Allgemeine Angaben Es erscheint das folgende Fensters (am Beispiel unten noch leer). Durch Doppelklick auf einen Untertitel öffnet sich die Liste. Version 1.0 / ts SEVISA AG 8/

9 Der entsprechende Code wird durch Doppelklick auf eine Zeile aktiviert oder auch deaktiviert (funktioniert auch durch Druck auf die rechte Maustaste). Es erscheint hier das folgende Menu: Delete (löschen eines bereits aktivierten Eintrages) Markieren (mit der vierten Stelle als 1) Markieren (mit der vierten Stelle 9, bedeutet hier Status nach) Am Beispiel des Codes Eintritt in der 0.0 SSW geschieht das nebst dem Markieren des Codes wie oben beschrieben zusätzlich mit folgenden Abfragen: Eingabe der Schwangerschaftswoche (zweistellig) Und des Tages: Version 1.0 / ts SEVISA AG 9/

10 Erfasste Daten sehen dann z.b. so wie unten aus. Die Zahl hinter dem Code in der Form +{1} entspricht der vierten Stelle des Codes (hier die 1, oder die 9:= Status nach). Es können, z.b. bei Mehrlingen, auch mehrere Codes erfasst werden, für das erste, zweite Kind) Danach können weitere Daten erfasst werden (im Beispiel hier eine Geburt, genauso verfährt man mit einem Gynäkologischen Eintritt). Schwangerschaft und Geburt Für die weitere Erfassung der Daten für eine Schwangerschaft und Geburt drückt man den Knopf Schwangerschaft und Geburt Version 1.0 / ts SEVISA AG 10/

11 Hier erscheint nach dem Doppelklick auf einen Eintrag das Menu unten: Erfassen Sie hier zuerst die Werte für Gravidität, Parität und die Anzahl der Kinder, danach die Termine. Hier erscheint jeweils nur die eine Möglichkeit zum Markieren, bei der Schwangerschaft und Geburt gibt es nur eine Erfassungsmöglichkeit. Wichtig: Speichern Sie nun die Daten über das Menu save and close record ab und rufen Sie den Datensatz wieder durch Doppelklick auf die Liste auf. Dies dient einerseits der Sicherheit und bereitet das System auf die Anzahl Kinder die eben erfasst wurden vor. Sichern Sie ihre Daten regelmässig Version 1.0 / ts SEVISA AG 11/

12 Geburt Für die Geburt selbst drücken Sie danach die Taste Geburt Erfassen Sie auch hier die Daten, wenn mehrere Kinder geboren wurden, wählen Sie zum Markieren jeweils den entsprechenden Eintrag aus (Child 1, Child 2 etc) Das Neugeborene Danach drücken Sie die Taste für die Neugeborenen, in diesem Beispiel wird ein Kind geboren. Bei Mehrlingsgeburten erscheinen die entsprechenden Tasten. Version 1.0 / ts SEVISA AG 12/

13 Erfassen Sie hier die Daten des Kindes Ein Beispiel für die Eingabe sehen Sie unten. Als nächstes werden die weiteren Werte zum Kind erfasst Version 1.0 / ts SEVISA AG 13/

14 Test der Daten auf Fehler Wenn Sie alle Daten dieser Geburt erfasst haben (bei Gynäkologischen Eintritten gilt es sinngemäss) können Sie den Datensatz auf Vollständigkeit prüfen. Klicken Sie dazu im Menu File auf das Untermenu Check records for error Test auf Fehler Liste der Fehler Es erscheint eine Liste wie unten abgebildet. Hier wurde zur Illustration absichtlich nicht vollständig erfasst. Auf der Liste werden das Erfassungsjahr, die Klinik, die KG-Nummer und der jeweilige Fehler dargestellt. Am Beispiel eines fehlenden Codes im Bereich 725 bis 753 wird gezeigt, wie dieser nacherfasst wird. Hier fehlt ein Eintrag Version 1.0 / ts SEVISA AG 14/

15 Wir erfassen nun 725, keine konservative Behandlung in der Schwangerschaft. Nach erneuten Aufruf Check records for error ist dieses Problem behoben. Es bleiben noch die Fehler unten: Die Hauptbehandlung und das Datum dazu müssen erfasst werden. Siehe unten, da fehlen die Einträge. Sie werden wie unten in den entsprechenden Feldern erfasst. Ebenso die fehlenden Einträge für Aufenthalt und Behandlung nach Austritt. Version 1.0 / ts SEVISA AG 15/

16 Nach nochmaligem Aufruf des Test sind die Daten nun bereinigt. Validierung Wenn der Fall fehlerfrei abgeschlossen ist, muss der Datensatz validiert (und gesichert) werden. Nach der Validierung können keine Daten mehr bearbeitet werden, daher schauen Sie erst nach, ob alles erfasst wurde. Anzeige der nicht validierten Datensätze Im Menu SEVISA können Sie durch anklicken des Untermenus show unvalidated records eine Liste erstellen mit Datensätzen, die noch nicht validiert sind. Diese müssen aber auch nicht vollständig sein, es handelt sich um offene Fälle Es erscheint die folgende Liste, hie mir unserem Beispieldatensatz. Wählen Sie diesen wieder aus und verifizieren Sie die Daten wir oben. Version 1.0 / ts SEVISA AG 16/

17 Nach dem Check der Daten erscheint im Menu File das Untermenu Validate record for export. Validieren Es erscheint eine Eingabemaske zur Erfassung des Visums des Mitarbeiters welcher den Datensatz validiert. Geben Sie ihre Daten ein und drücken Sie ok. Wenn Sie die Patientin erneut aufrufen, erscheint der Eintrag in roter Farbe, dies ist die Kennzeichnung für validierte Datensätze, welche noch an die SEVISA AG zu exportieren sind. Export von Datensätzen an die SEVISA AG Senden Sie regelmässig ihre erfassten Datensätze an die SEVISA AG, besonders wichtig in der Anfangsphase, um Fehler frühzeitig erkennen zu können und ihnen auch Feedback liefern zu können. Grundsätzlich sollten die Daten jeden Monat gesendet werden. Version 1.0 / ts SEVISA AG 17/

18 Um die validierten, aber noch nicht an die SEVISA AG gesandten Datensätze zu selektieren, clicken Sie im Menu SEVISA das Untermenü export validated records Exportieren von Datensätzen Es erscheint die Liste mit den inzwischen validierten Datensätzen (hier die bearbeitete Nr. 17 die eben durch guillaume validiert wurde. Drücken Sie den Knopf export. Nachdem das System die Dateien erstellte erscheint folgende Meldung. Merken Sie sich in jedem Fall das Verzeichnis des Exportes, hier c:\vb6\sevisa5\asf\vbp\export, dies wird bei jeder Installation anders heissen. Senden Sie nun diese beiden Dateien an die SEVISA AG. Spitäler und Kliniken mit einem verschlüsselten HIN Account können diese beiden Dateien als Anhang direkt an senden. Auf dem offenen Mailweg (z.b. an dürfen die Daten aus Gründen des Datenschutzes nicht gesandt werden. In diesem Fall brennen Sie die Dateien auf eine CD und senden diese per eingeschriebener Post an die SEVISA AG in Amlikon. Verzeichnis Name der beiden Dateien Wenn Sie nach dem Export nochmals das Menu von vorher raufrufen, erscheint die Liste leer, es wurde alles exportiert.. Version 1.0 / ts SEVISA AG 18/