Ihr Name: Produkte und Preislisten einrichten

Transkript

1 Ihr Name: Produkte und Preislisten einrichten

2 Inhalt 1. EINLEITUNG 3 2. SCHEMATISCHE ÜBERSICHT 3 3. AKTIVITÄTSGRUPPEN 4 4. ERFASSEN VON EINHEITEN UND EINHEITENGRUPPEN ERSTELLEN VON EINHEITENGRUPPEN NEUES PRODUKT ERSTELLEN 6 6. ERSTELLUNG EINER PREISLISTE 8 7. HINZUFÜGEN VON PREISLISTENELEMENTEN 9 8. PREISLISTENELEMENTE ÄNDERN PREISLISTE DEM KUNDEN ZUWEISEN 10 Seite 2 / 10

3 Benutzer 1. Einleitung Für die Leistungserfassung wie auch für die Angebote der Ausschreibungen müssen Produkte und Preislisten erstellt werden. Dieses Dokument bezieht sich auf die Leistungserfassung. 2. Schematische Übersicht Preisliste Projekt Über dieses Modell ist sichergestellt, dass jeder User andere Ansätze haben kann, sofern nötig und dass auch für einen Kunden andere Konditionen zum Tragen kommen können als bei anderen Kunden. Seite 3 / 10 Preislisten- Element Produkte Leistung Aktivitätsgruppe Die Verbindung von einer Leistung zum Kunden geschieht über das Projekt, auf welchem ein Bezug zur Preisliste gespeichert ist. Die Produkte werden pro Aktivitätsgruppe erstellt und auf diese geschlüsselt. Der User sieht dann nur die Produkte, die er benutzen darf.

4 3. Aktivitätsgruppen Bevor Sie Produkte erstellen, müssen Sie sich überlegen, ob Sie pro Mitarbeiter verschiedene Ansätze haben. Beispielsweise kann ein Mandatsleiter einen höheren Ansatz haben als ein Backoffice-Mitarbeiter. Wenn Sie unterschiedliche Ansätze haben, dann müssen Sie Aktivitätsgruppen einrichten. Diese Aktivitätsgruppen werden dann den Mitarbeitern zugewiesen (durch Ihren Poweruser, resp. durch die winvs software AG, denn dafür werden erweiterte Rechte benötigt). Aktivitätsgruppen richten Sie unter Einstellungen -> Aktivitätsgruppen ein. Es ist lediglich der Name der Aktivitätsgruppe erforderlich. Der Name richtet sich nach den unterschiedlichen Ansätzen, also z.b. Mandatsleiter, Backoffice, u.s.w. Nachdem die Aktivitätsgruppen erstellt wurden, müssen Sie sicherstellen, dass diese den Benutzern zugewiesen werden. Dies geschieht auf dem Benutzerdatensatz und erfordert erweiterte Rechte. Senden Sie unserer Kundenberatung eine Liste der Benutzer mit jeweiliger Aktivitätsgruppe, dann können wir das für Sie eintragen. 4. Erfassen von Einheiten und Einheitengruppen In der Regel sollten die Einheiten und Einheitengruppen bereits vorkonfiguriert sein. Wenn Sie eine neue Einheit benötigen, dann können Sie dies unter Einstellungen -> Produktkatalog -> Einheitengruppen erstellen. Seite 4 / 10

5 4.1. Erstellen von Einheitengruppen Um eine neue Einheitengruppe zu erstellen, benötigen Sie den Namen sowie den Namen der Basiseinheit. Die Basiseinheit ist die kleinste Einheit. Im Beispiel von Zeit wäre die kleinste Einheit Minuten. Geben Sie nun also den Namen der Einheitengruppe und den Namen der Basiseinheit an. Mit Klick auf Ok wird die Einheitengruppe wie die Basiseinheit erstellt. Sie können nun diese Einheitengruppe öffnen und die Einheiten darunter erstellen. Nun können Sie eine neue Einheit erstellen. Klicken Sie dazu oben links einfach auf Neue Einheit hinzufügen. Seite 5 / 10

6 Wenn Sie z.b. die Einheit Stunden erfassen wollen, würden Sie als Name Stunden eingeben und als Basiseinheit Minuten auswählen. Die Menge ist hier 60, weil eine Stunde 60 Minuten ist. Haben Sie als Basiseinheit Gramm und möchten die Einheit kg erstellen, ist die Menge Neues Produkt erstellen Neue Produkte können nur in der englischen Sprache erfasst werden. Um die Produkte zu erstellen, wechseln Sie daher in die englische Sprache und erfassen Sie die Produkte. Die Änderung und Anpassung kann danach in Deutsch erfolgen. Alle Einstellungen für die Produkte und Preislisten finden Sie unter Einstellungen -> Produktkatalog Anschliessend können Sie auf Familien und Produkte klicken, um die Produkte zu bearbeiten oder neu zu erfassen. In der Ansicht finden Sie die bestehenden Produkte. Über Add Product können Sie nun ein neues Produkt erfassen (nur in engl. Sprache verfügbar). Stellen Sie sicher, dass Sie das Formular Informationen aktiviert haben. Seite 6 / 10

7 Erfassen Sie nun das Produkt wie folgt: Produkt-ID: Wenn Sie Aktivitätsgruppen verwenden (unterschiedliche Ansätze unter den Mitarbeitern), dann wollen Sie in der ID den Produkte-Namen gefolgt von der Aktivitätsgruppe erfassen. Name: So wird das Produkt dem Kunden auf der Abrechnung gezeigt Restliche Angaben unter Allgemein: Sollten Sie noch keine Einheitengruppe und Standardeinheit haben, können Sie diese über das Lupensymbol erstellen. Seite 7 / 10

8 Standardpreisliste: Wenn Sie ein neues Produkt erfassen, bleibt die Standardpreisliste leer. Diese wird über die Preislistenelemente definiert. Standardkosten / Aktuelle Kosten: Das sind die internen Kosten, d.h. ihr interner Stundenansatz, was Ihnen der/die MitarbeiterIn pro Stunde kostet. Aktivitätsgruppe: Die Erstellung der Aktivitätsgruppe wird weiter oben erklärt. Wichtig zu wissen ist, dass ein Produkt ohne Aktivitätsgruppe allen Benutzern zur Verfügung steht. Wird eine Aktivitätsgruppe zugewiesen, dann steht das Produkt nur noch den Benutzern für die Leistungserfassung zur Verfügung, die in dieser Gruppe sind. Daraus resultiert: Es muss für jede Aktivitätsgruppe das gleiche Produkt (also z.b. Beratung) erfasst werden. Der Produktname ist dabei gleich, einfach in der ID ist der Hinweis zur Aktivitätsgruppe. Verrechenbar: Standardwert, ob ein Produkt generell verrechenbar ist oder nicht. Eine Beratung ist beispielsweise generell verrechenbar, kann aber in der Leistung dann auf nein gesetzt werden, falls erforderlich. Der Standardwert kann in der Leistung also überschrieben werden. Weitere Felder unter Beschreibung: Sind fakultativ. 6. Erstellung einer Preisliste Unter Einstellungen -> Produktkatalog -> Preislisten können Sie eine neue Preisliste erstellen. Auch hier ist prinzipiell nur der Name erforderlich. Das Start- und Enddatum wird nur dann benötigt, wenn die Preisliste zeitlich eingeschränkt werden soll. Dies ist für die Leistungserfassung nicht erforderlich. Nachdem Sie die Preisliste erstellt haben, können Sie nun die Preislistenelemente hinzufügen. Seite 8 / 10

9 7. Hinzufügen von Preislistenelementen Öffnen Sie die gewünschte Preisliste, für die Sie Preislistenelemente hinzufügen wollen und wählen dann im Menü Preislistenelemente: Mit Klick auf Neu können Sie nun das Preislistenelement erstellen. Für jedes Produkt muss ein eigenes Preislistenelement erstellt werden. Preisliste: Weisen Sie die Preisliste hinzu, für welche das Element gelten soll Produkt: Weisen Sie das Produkt zu, für welches dieses Element gelten soll. Einheit: Sie können nun die Einheit auswählen, für welche Ihr Ansatz gilt. Mengenverkaufsoption: Wählen Sie hier komplett und in Teilen Betrag: Geben Sie hier Ihren Ansatz für die gewählte Einheit ein. Seite 9 / 10

10 8. Preislistenelemente ändern Ein Preislistenelement hat keinen eigenen Namen. Daher kann dieses Preislistenelement in der Liste nicht direkt geöffnet werden. Wenn Sie also das Produkt anklicken, dann wird das Produkt geöffnet. Wenn Sie die Einheit anklicken, wird die Einheit geöffnet. Um das Preislisten-Element zu öffnen, klicken Sie doppelt neben einem Link auf das Preislistenelement. 9. Preisliste dem Kunden zuweisen Die Preisliste wird nicht dem Kunden direkt zugewiesen, sondern einem Projekt. Erstellen Sie auf einem Kunden, für den Sie die Leistungserfassung aktivieren wollen, ein Projekt, z.b. mit Name Kundenbetreuung allgemein Firma XY und weisen dort die Preisliste zu. Die Erstellung von Projekten für neu erfasste Kunden lässt sich mit einem Workflow automatisieren, sodass nicht immer von Hand ein Projekt erstellt werden muss, damit eine Leistung erfasst werden kann. Dieser Workflow kann auch auf bestehenden Kunden ausgeführt werden, die noch kein Projekt haben, sodass die manuelle Erfassung wegfällt. Der Workflow muss individuell erstellt werden. Fragen Sie unsere Kundenberatung. Der Vorteil der Verwendung der Projekte liegt darin, dass mit einem Kunden auch spezielle Konditionen für ein Projekt ausgehandelt werden können. Beispielsweise kann die standardmässige Betreuung gemäss Standardpreisliste erfolgen, ein spezielles Projekt jedoch mit anderen Ansätzen erfolgen. Bei der Leistungserfassung wird das jeweilige Projekt ausgewählt und die Berechnung der Preise erfolgt automatisch aufgrund der jeweiligen Preisliste. Seite 10 / 10