Provisionierung. Ihr Name:

Transkript

1 Provisionierung Ihr Name:

2 Willkommen bei winvs next! Handbuch Provisionen Inhalt INHALT ÜBERSICHT EINMALIGE EINRICHTUNG / KONFIGURATIONEN... 4 PROVISIONSARTEN... 4 ORGANISATIONS-EINSTELLUNGEN... 5 FORMEL-PLATZHALTER... 6 PROVISIONIERUNGSFORMELN... 6 PROVISIONSIONIERUNGSVORLAGEN IHRE TÄGLICHE ARBEIT... 9 STANDARDREGELN AKTIVIEREN... 9 PROVISIONIERUNGSREGEL MANUELL ERFASSEN PROVISION DIREKT ERFASSEN MONATLICHE TÄTIGKEIT...12 PROVISIONIERUNGSLÄUFE AUSFÜHREN ZAHLUNGSEINGANG VERARBEITEN VERMITTLERABRECHNUNG ANSÄTZE ÄNDERN PROVISIONSREGELN ERSETZEN...16 Seite 2 / 16

3 1 Übersicht Die Provisionierung in winvs next ist ein sehr flexibles Instrument um eingehende Provisionen zu überwachen und daraus eine Vermitterabrechnung zu erstellen. Provisionen können aus verschiedenen Daten in winvs next generiert werden. Dafür stehen verschiedene Provisionierungsmodule zur Verfügung, resp. können eingerichtet werden. Diese Dokumentation beleuchtet ausschliesslich das Modul Insurance Broker Commissioning. Das Prinzip der Provisionierung ist wie folgt: Einmalige Einrichtung Einrichtung der Regelvorlagen und Einstellungen Tägliche Arbeit Erfassung der Kunden und der Policen, Hinterlegen der Provisionsregeln und/oder der Einmalprovisionen Monatliche Tätigkeit Abbuchen der Zahlung, Vermittlerauswertung, Vermittlerprovision auf bezahlt setzen, Mahnung an die Gesellschaften Seite 3 / 16

4 2 Einmalige Einrichtung / Konfigurationen Konfigurationen ändern Sie in der Rubrik Einstellungen ->Provisionsarten Provisionsarten In winvs next können Provisionierungsarten frei definiert werden. Es kann zwischen Einmalig und Wiederkehrend unterschieden werden. Einmalige Provisionsarten werden nur einmal ausgelöst. Beispielsweise für eine Abschlussprovision. Nachfolgende Provisionen können manuell ausgelöst werden. Wiederkehrende Provisionierungsarten werden wiederkehrend anhand der Fälligkeit und der Zahlungsart (=Prämienfälligkeit) ausgelöst und zwar mit einem Lauf, den man monatlich startet. Provisionsarten können als Standard definiert werden. Dann werden die entsprechenden Regeln bei der Police automatisch hinterlegt. Typisches Beispiel: Standard Provision (z.b. für Lebensversicherungen) Einmalig Ja Courtage (z.b. für Sachversicherungen) Wiederkehrend Ja Mutation (Courtage-Mutationen) Einmalig Nein Seite 4 / 16

5 Organisations-Einstellungen Navigieren Sie unter Menü Einstellungen -> Org. Einstellungen. Hier finden Sie eine Liste mit diversen Einstellungen, die einen Einfluss auf das Ablaufen von winvs next haben, insbesondere auch für die Provisionierung und den Abgleich-Assistenten. Folgende Einstellungen sind relevant für die Provisionierung: Fehlt diese Einstellung oder ist sie auf 1, so wird die Fälligkeit der Maklerprovision für die Fälligkeit der Vermittlerprovision verwendet. Steht die Einstellung auf 2, so wird das Bezahlt-Datum als Fälligkeit für die Vermittlerprovision verwendet. Dies ist der Regelfall, sodass Sie diese Einstellung mit Wert 2 hinzufügen sollten. Die Einstellung EnableCommissioningOverflow besagt, dass die Vermittlerprovisionen nie mehr als 100% der Maklerprovisionen sind und daher ist der Wert 0 die richtige Einstellung. Seite 5 / 16

6 Formel-Platzhalter Die Provisionierung in winvs next ist sehr flexibel. Die Provision kann anhand von Formeln ausgerechnet werden. Beispiele: JAP (Jahresprämie) / ZPJR (Zahlungen pro Jahr auf der Regel) JAP * PZD (Prämienzahlungsdauer, z.b. für Lebensversicherungen) Die Formel verwendet Platzhalter (z.b. JAP, ZPJR, PZD, u.s.w.) die zuerst definiert werden müssen. Für jeden Platzhalter kann angegeben werden, woher die Werte stammen sollen. Für die Definition von Platzhaltern und Formeln wenden Sie sich am besten an unseren Kundendienst. Bei der Berechnung der Provision werden die Platzhalter mit den Werten im System ersetzt. Provisionierungsformeln Mit den Formeln wird die Produktion ausgerechnet. Die Produktion mal Ansatz ist dann der Provisionsbetrag. Die Produktion entspricht bei Courtage in der Regel der Prämie, während sie bei Lebensversicherungen beispielsweise der Prämie Mal Laufzeit entspricht. Die Formeln werden dann auf der Regelvorlage erfasst. Seite 6 / 16

7 Für diese Formeln können die vorgängig definierten Platzhalter verwendet werden. Da die Erstellung von Formeln etwas technisch ist, wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst. Provisionsionierungsvorlagen Damit nicht bei jeder Police der jeweilige Makler- und Vermittleransatz hinterlegt werden muss, können Provisionsvorlagen erstellt werden. Bestimmte Programmteile greifen sogar auf die Provisionierungsvorlagen zurück, sodass für eine effiziente Arbeit die Erstellung von Provisionierungsvorlagen zwingend ist. Maklervorlagen Erstellen Sie die Maklervorlagen in Kombination Provisionsart/Gesellschaft/Produkt und allenfalls Deckungsart (Detail). Damit die Provisionsvorlagen nicht alle von Hand erfasst werden müssen, könne diese aus einem Excel importiert werden. Fragen Sie unsere Kundenberatung dazu. Beispiel einer Makler-Vorlage für Courtage: Seite 7 / 16

8 Vermittlervorlagen Sofern die Vermittler den gleichen Ansatz für alle Provisionierungsarten erhalten, lassen Sie die Provisionierungsart auf der Vermittlervorlage leer. Ebenso können Sie die Gesellschaft und das Produkt leer lassen, wenn der Vermittler für alle Produkte den gleichen Ansatz erhält. Sofern alle Vermittler den gleichen Ansatz erhalten, benötigen Sie nur eine Vermittlervorlage, bei denen die Felder Provisionsart, Produkt, Gesellschaft und Vermittler leer sind. Seite 8 / 16

9 Beispiel einer Vermittlervorlage wenn alle Vermittler 70% erhalten: Tipp: Wenn Sie die Vorlagen erstellen möchten, dann fragen Sie unsere Kundenberatung. Wir verfügen über ein Programm, mittels welchen die Vorlagen im Excel erstellt und dann in winvs next importiert werden können. Damit sparen Sie sich viel Tipparbeit. 3 Ihre tägliche Arbeit Standardregeln aktivieren Wenn Sie eine Police erfassen, dann wird der Vermittler aus der Adresse bereits auf die Police übernommen. Wenn Sie die Regelvorlagen korrekt hinterlegt haben, dann können Sie einfach die Standardregeln auf der Police auf ja stellen und die Police abspeichern. Dabei werden die Regeln hinterlegt. Seite 9 / 16

10 Sofern Regelvorlagen hinterlegt sind, werden nun die Regeln generiert. Lassen Sie das Feld Standardregeln auf Ja, dann werden auch für hinzugefügte Deckungen die Regeln automatisch erstellt, sofern eine entsprechende Regelvorlage existiert. Seite 10 / 16

11 Hinweis: Das Feld Standardregeln generieren hat keinen Einfluss auf die Erstellung der Provisionen. Die Provisionen werden aufgrund der Regeln erstellt. Ob das Feld auf Ja oder Nein steht, ist also für die Erstellung der Provisionen irrelevant. Es dient einzig dazu, dass Regeln aufgrund der hinterlegten Vorlagen erstellt werden. Bei jedem Speichern der Police wir geprüft, ob das Feld auf Ja steht und es werden noch fehlende Regeln generiert. Provisionierungsregel manuell erfassen Erfassen Sie Provisionierungsregeln dann manuell, wenn beispielsweise keine Vorlage definiert wurde oder im Fall von Einmalprovisionen, wenn diese über den Lauf ausgelöst werden sollen. Zu einer Provisionierungsregel können abhängige Provisionierungsregeln für die Vermittlerprovision definiert werden. Navigieren Sie dazu auf den Punkt Untergeordnete Provisionierungsregeln Tipp: Mit eingerichteten Vorlagen können die Regeln automatisch erstellt werden (siehe dazu Punkt 4.1). Für einmalige Provisionen können diese auch direkt erfasst werden (siehe dazu Punkt 4.3) Provision direkt erfassen Eine Provision lässt sich manuell oder mit dem Dialog einmalige Provision erfassen auf der Police hinterlegen. Der Dialog benötigt vorhandene Regelvorlagen für den gewählten Provisionstyp. Geben Sie die Produktion ein. Die Produktion ist die Basis für die Provision. Produktion x Ansatz = Produktion ein. Mutationen auf Courtage: Geben Sie die ProRata-Mehr- oder Minerprämie ein. Definitive Abrechnung: Geben Sie den Differenzbetrag der Prämie ein. Beachten Sie dass in diesem Fall auf der Provisionsvorlage keine Formel hinterlegt sein darf. Die Formel hat höhere Priorität gegenüber Ihrer Eingabe. Alternativ können Sie auch direkt neue Provisionen von Hand erfassen. Wichtig: Beim Erstellen der Provisionen von Hand oder mit Dialog wird immer auch automatisch die Provisionsregeln erstellt. Dies ist wichtig, da die Regel für die Vermittlerprovision benötigt wird und Seite 11 / 16

12 diese ist der Maklerprovisionsregel untergeordnet. Die Maklerregel wird jedoch sofort deaktiviert, damit sie nicht mehr im Lauf berücksichtigt wird. 4 Monatliche Tätigkeit Im Verlaufe des Monats erhalten Sie die Zahlungslisten von den Gesellschaften. Sobald Sie diese Zahlungslisten verarbeiten möchten führen Sie die Provisionierungsläufe aus um die Courtagen zu generieren. Seite 12 / 16

13 Provisionierungsläufe ausführen Durch das ausführen eines Provisionierungslaufes können Provisionen für einen bestimmten Zeitraum generiert werden. Anhand der Provisionierungsregeln, welche eine Fälligkeit im angegebenen Zeitraum haben werden die eingehenden Provisionen generiert. Die Fälligkeit der Regel wird dann auf die nächste Fälligkeit gesetzt. Erstellen Sie Provisionsläufe immer pro Monat und jeweils separat für jeden Provisionstyp. Mit dem Schalter Erneut Ausführen und dem Speichern wird der Lauf gestartet. Beim Lauf wird für jede Regel, welche eine Fälligkeit im gewählten Zeitraum hat, die Provision erstellt und die Fälligkeit auf den nächsten Stichtag verschoben. Stimmt die Fälligkeit auf der Regel nicht, so wird die Regel im Lauf nicht berücksichtigt. Vor dem Lauf Vor dem Lauf müssen Sie die Provisionierungsregeln überprüfen. Deaktivieren Sie alle aktiven Regeln von inaktiven Policen Deaktivieren Sie alle aktiven Regeln von inaktiven Policendetails Deaktivieren Sie alle aktiven Regeln von Einmalprämien oder prämienfreie Regeln Kontrollieren Sie die Fälligkeit: Es sollte keine Regel eine Fälligkeit vor dem nächsten Lauf haben. Setzen Sie die Regeln auf die nächste Fälligkeit. Ebenso darf keine Regel eine Fälligkeit vor dem Beginn-Datum haben. Auch hier setzen Sie die Regel auf die nächste Fälligkeit Für diese Aufgaben können Sie sich Ansichten erstellen. Dazu steht ein separates Handbuch zur Verfügung. Unsere Kundenberatung hilft Ihnen dabei gerne. Seite 13 / 16

14 Hinweise: Starten Sie den Lauf Monat für Monat nacheinander. Überspringen Sie keinen Monat. Erstellen Sie einen Lauf immer für den ganzen Monat Verwenden Sie pro Monat einen neuen Lauf. Alte Läufe können Sie deaktivieren Starten Sie einen Lauf nur immer einmal. Sie können den Ablauf in den Hintergrundprozessen unter dem Lauf kontrollieren. Starten Sie einen Lauf nie erneut, während dieser noch läuft. Das kann zu doppelten Courtagen führen. Prüfen Sie nach dem Lauf, ob alle Regeln verarbeitet wurden. Andernfalls starten Sie den Lauf erneut. Beachten Sie, dass der Lauf die Fälligkeit der Regel auf den nächsten Stichtag setzt. Sollten Sie den Lauf aus irgend einem Grund verwerfen wollen, dann müssen Sie die Regeln auch zurückdatieren, damit sie erneut berücksichtigt werden. Zahlungseingang verarbeiten Wir empfehlen den Abgleich-Assistent (separates Modul) zu verwenden für die Verarbeitung des Zahlungseingangs. Bitte lesen Sie dazu das separate Handbuch. 1. Öffnen Sie die Provisionenansicht und filtern nach Maklerprovisionen und nach der aktuell zu verarbeitenden Gesellschaft. 2. Öffnen Sie die erste Provision und suchen in der Zahlungsliste der Gesellschaft (Papier, PDF, Excel) nach der Provision. 3. Setzen Sie den Bezahlt-Betrag und das Datum in die Provision und deaktivieren Sie diese. Dabei wird die Vermittlerprovision ausgelöst. 4. Oben rechts klicken Sie auf den Pfeil nach unten. Die nächste Provision wird angezeigt. Verfahren Sie nun weiter wi unter Punkt 2 beschrieben. Die fälligen nicht erhaltenen Provisionen können Sie nun bei den Gesellschaften mahnen. Dazu steht ein Bericht zur Verfügung wenn Sie auf den Menüpunkt Broker->Gesellschaften klicken. Sie können eine oder alle Gesellschaften markieren und den Bericht ausführen. Seite 14 / 16

15 4.2.1 Teilzahlungen Sofern Sie die Zahlung von der Gesellschaft nicht akzeptieren, dann erstellen Sie eine manuelle Provision für die Restzahlung und übernehmen die Zahlung auf der Ursprungsprovision in den Bezahltbetrag und setzen die Provision auf bezahlt. Für den Restbetrag haben Sie eine offene Provision die überwacht werden kann. Vermittlerabrechnung In der Rubrik Provisionierung->Vermittler können Sie nun für einen oder alle Vermittler den Bericht Vermiittlerabrechnung ausführen. Denken Sie daran, dass Sie die Vermittlerprovisionen im Anschluss auf bezahlt setzen. Dies kann global geschehen. Dazu können Sie entweder die Vermittlerprovisionen filtern und in Paketen von 250 Datensätzen auf bezahlt setzen oder Sie können auf dem Vermittler ein Abgerechnet Datum eingeben und der Prozess setzt alle Vermittlerprovisionen bis zu diesem Datum auf bezahlt (ab Sprint ). 5 Ansätze ändern Wenn Ansätze ändern, dann müssen Sie dies in winvs next an 2 verschiedenen Orten ändern: a) Provisionierungsvorlagen: für die zukünftige Erfassung b) Provisionsregeln für die bestehenden Policen. Die Anpassung der Provisionierungsvorlagen ist relativ einfach. Filtern Sie nach der Gesellschaft und nun können Sie die bestehenden Ansätze filtern und über die Globalmutation oder einzeln die neuen Ansätze hinterlegen. Für die Änderung der Ansätze auf den Provisionierungsvorlagen gehen Sie via erweiterte Suche vor (siehe Handbuch persönliche Vorlagen) und filtern die zu ändernden Regeln. Dazu können Sie in den Optionen die Ansicht auf 250 Datensätze erweitern, dann können Sie max. 250 Datensätze miteinander ändern. Bei einer grossen Datenmenge empfehlen wir den Export und Reimport. Dafür steht ein eigenes Handbuch zur Verfügung. Seite 15 / 16

16 6 Provisionsregeln ersetzen Wenn Provisionsregeln für wiederkehrende Provisionen durch den Standardmechanismus ersetzt werden sollen, so müssen die bestehenden Regeln den Status Ersetzt erhalten. Wenn eine inaktive Regel mit Status Gebucht vorhanden ist, dann wird keine neue Regel erstellt. Der Grund ist, dass auch einmalige Regeln durch den Standardmechanismus erstellt werden können und diese dürfen nur einmal erstellt werden, auch wenn bereits eine inaktive Regel besteht. Daher gilt: Wenn eine neue Standardregel erstellt werden soll, dann muss die alte Regel auf Ersetzt gestellt werden. Soll keine neue Regel erstellt werden, weil beispielsweise für einen Vertrag keine Courtage fliesst oder weil die Abschlussprovision bereits gebucht ist, dann muss der Status Gebucht verwendet werden. Seite 16 / 16