Neuaufbau KORE Kanton LU

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1 Neuaufbau KORE Kanton LU Schulungsunterlagen Betrifft Projekt / Auftrag Einführung HRM2 Ersteller Silvia Pelliccioni Verteiler Version Erstelldatum V Dokumentname Ablage Schulungsunterlagen_KORE LU.docx V 1.0 1I18

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 3 2 Ablauf / Checkliste Budget 2018 Umlagen 4 3 FIBU 441 / Bearbeitung Budget Programm starten und Einstellungen überprüfen Bearbeitung / Korrekturen der Budgetsaldi Neue Kostenart hinzufügen 6 4 Budgetsaldo auf die PLAN Ebene übertragen Allgemeine Informationen FIBU 5522 / Budget übertragen 7 5 FIBU 48 / Kostenrechnungslauf Budget (Plan-Buchungen) 10 6 FIBU 391 / 33 Auswertungen 11 7 Ablauf / Checkliste Budget 2019 Umlagen FIBU 4421 / Erfassung Detailbudgetpositionen 13 8 Tipp's und Trick's Umlagezeilen nach dem KORE Lauf bearbeiten Neues Buchungsjahr eröffnen / FIBU FIBU 5583 / Umlagezeilen manuell kopieren 15 9 Aufbau Investitionsrechnung FIBU 41 / Investition FIBU 441 Investitionsrechnung 2018 / Budget erfassen 18 2I18

3 1 Einleitung Die Schulungsunterlagen unterstützen den Neuaufbau der Kostenrechnung im Kanton Luzern. Weitere wichtige Informationen und alle Schulungsvideos finden Sie hier: 3I18

4 2 Ablauf / Checkliste Budget 2018 Umlagen Arbeitsschritte Seite Ausgangslage Budget 2018 ist umgeschlüsselt und im Abacus HRM2-Mandant importiert (FIBU 441) 5 bis 6 HRM2-Toolbox KORE Durch OBT-Mitarbeiter ist die HRM2-Toolbox / KORE vorbereitet: Definition KST+KTR / FIBU-Kennzahlen / Entlastungs- und Belastungs-IV Konten Info Leistungserfassung? Wie übernehmen bzw. generieren wir die notwendigen Buchungen aus der Leistungserfassung? Austausch Lösungsansatz für die Zukunft: Automatische Berechnung der bereits verbuchten Leistungserfassung vom VorVorjahr Budgetjahr -2 Jahre Info / Frage? Vorbereitungen für die PLAN (Budget) Umlagen FIBU 5522 Budget 2018 auf die PLAN-Ebene übernehmen 7 bis 9 Leistungserfassung-Buchungen auf die PLAN Ebene 2018 übernehmen Indiv. pro Kunde HRM2-Toolbox KORE Definition der neuen Umlagen für das Budget 2018 vornehmen Video KORE LU Teil 1 Abacus HRM2-Mandant Umlagezeilen importieren. Finanzbuchhaltung FIBU 48 Kostenrechnungslauf für die PLAN Ebene 2018 durchführen FIBU 391/33 Auswertungen / Analyse Budgetzahlen 2018 nach Umlagen Video KORE LU Teil I18

5 3 FIBU 441 / Bearbeitung Budget Programm starten und Einstellungen überprüfen Bitte beachten Sie, dass das Geschäftsjahr 2018 ausgewählt ist und die restlichen Angaben übereinstimmen. Geschäftsjahr 2018 Effektiv Ohne Zusatzjournal Budget 3.2 Bearbeitung / Korrekturen der Budgetsaldi 1 2 Hier wurden die Budgetsaldi 2018 importiert und können bearbeitet werden. 3 5I18

6 1 2 3 Die Klassierung 'ER Gemeinde' wird als Vorschlag hinterlegt. Hier die entsprechende Auswahl vornehmen. Die ganze Erfolgsrechnung, das Globalbudget oder den Leistungsauftrag auswählen. Alle Kostenstellen / Kostenträger (KST/KTR) mit einem Saldo werden angezeigt. Kostenstelle/Kostenträger anwählen. Alle Kostenarten in Kombination mit der ausgewählten KST/KTR werden angezeigt. Auf dieser Ebene können Korrekturen vorgenommen werden und der Betrag angepasst werden. 3.3 Neue Kostenart hinzufügen Falls eine neue Kombination mit der ausgewählten KST/KTR und der Kostenart erstellt werden muss. Bitte ganz rechts auf das 'grüne Plus' klicken und die entsprechende Kostenart hinzufügen und mit einem Betrag erfassen. 6I18

7 4 Budgetsaldo auf die PLAN Ebene übertragen 4.1 Allgemeine Informationen Damit für die Budgetsaldi ein Kostenrechnungslauf erstellt werden kann, benötigen wir 'Buchungen'. Der vorhandenen Budgetsaldi 2018 können nicht umgelegt werden. Nachstehend der weitere Schritt um die Budgetsaldi auf die PLAN Ebene zu übertragen. 4.2 FIBU 5522 / Budget übertragen Bitte jeden einzelnen Schritt 1 bis 5 anwählen 1 Auswahl 2 Datum / Übertrag Falls Sie eine pro/rata z.b. monatliche Verteilung wünschen: Den Verteilschlüssel mit 'Sichten' anwählen und die monatliche Verteilung hinterlegen. 3 Faktor 7I18

8 4 Einstellungen 5 Konto / Kst 6 Storno Nicht anwählen Bitte auf 1 Auswahl oder 5 Konto / Kst stehen und mit Ausführen die Verarbeitung starten. 'Ausführen' anwählen Programm zeigt eine Zusammenfassung der Eingaben Bitte mit OK bestätigen 8I18

9 Übertrag wird durchgeführt und mit folgender Meldung abgeschlossen: Bitte mit OK bestätigen Achtung!! Diese Verarbeitung darf nur 1x durchgeführt werden. Bei Wiederholung werden die erzeugten Buchungen verdoppelt!! Falls die Verarbeitung wiederholt werden muss auf Grund von Budget-Korrekturen, melden Sie sich bitte bei Ihrem HRM2-Betreuer! 9I18

10 5 FIBU 48 / Kostenrechnungslauf Budget (Plan-Buchungen) Dieses Programm ist bestens bekannt, bitte beachten Sie, dass der Kostenrechnungslauf für die Plan-Buchungen durchgeführt werden muss. 10I18

11 6 FIBU 391 / 33 Auswertungen Es wurden sehr viele Standard-Auswertungen erstellt, gemäss den Vorgaben vom Kanton. Durch die Teilung von Kostenart und KST/KTR bestehen neue Möglichkeiten die Auswertungen aufzubereiten. Alle Auswertungen sind in der Budget-Spalte mit den Zahlen 'Budget nach Umlagen' definiert. 11I18

12 7 Ablauf / Checkliste Budget 2019 Umlagen Arbeitsschritte Seite Ausgangslage FIBU 4421 Budget 2019 ist erfasst und übertragen (FIBU 4429) Vorbereitungen für die PLAN (Budget) Umlagen FIBU 5522 Budget 2019 auf die PLAN-Ebene übernehmen richtiges Jahr auswählen beim Übertrag! Leistungserfassung-Buchungen auf die PLAN Ebene 2019 übernehmen HRM2-Toolbox KORE Definition der neuen Umlagen für das Budget 2019 vornehmen oder die bestehenden PLAN-Umlagezeilen 2018 übernehmen Abacus HRM2-Mandant Umlagezeilen importieren. 7 bis 9 Indiv. pro Kunde Video KORE LU Teil 1 Video KORE LU Teil 2 Finanzbuchhaltung FIBU 48 Kostenrechnungslauf für die PLAN Ebene 2019 durchführen richtiges Jahr auswählen! FIBU 391/33 Auswertungen / Analyse Budgetzahlen 2019 nach Umlagen I18

13 7.1 FIBU 4421 / Erfassung Detailbudgetpositionen Nur bebuchte Kombinationen anzeigen Diese Auswahl unbedingt aktivieren, dann werden nur die budgetierten Kombinationen angezeigt. Indiv. Einstellung, muss jeder User einstellen. Neue Kostenarten hinzufügen, bitte mit dem 'grünen Plus' auswählen und ergänzen. 13I18

14 8 Tipp's und Trick's 8.1 Umlagezeilen nach dem KORE Lauf bearbeiten HRM2-Toolbox KORE - Anpassungen in der HRM2-Toolbox vornehmen und die neuen Umlagezeilen wieder übernehmen. - FIBU 48 Kostenrechnungslauf durchführen. FIBU 471 Kleinere Anpassungen können direkt im Programm FIBU 471 vorgenommen werden. Die Umlagezeilen werden von der HRM2-Toolbox im 10er Schritt generiert, so können manuelle Korrekturen vorgenommen werden. - FIBU 48 Kostenrechnungslauf durchführen. 8.2 Neues Buchungsjahr eröffnen / FIBU 56 Bitte beachten Sie, dass die folgende Auswahl bewusst durchgeführt wird. Diesen Entscheid betreffen die Umlagezeilen im Programm FIBU 471. Wollen Sie einen Übertrag oder nicht? 14I18

15 8.3 FIBU 5583 / Umlagezeilen manuell kopieren Falls beim Eröffnen des Buchungsjahres keine Umlagen übernommen wurden, kann der Übertrag nachträglich erfolgen. Weiter Und Fertigstellen Weiter 15I18

16 9 Aufbau Investitionsrechnung 9.1 FIBU 41 / Investition Bitte alle notwendigen Investitionen für das Jahr 2018 erfassen. Für die Nummerierung sind Sie grundsätzlich frei. Die Investitionsnummer muss eindeutig sein. Hier ein Beispiel der Pilotgemeinde: 16I18

17 Neu besteht die Möglichkeit, freie 'Benutzerfelder' zu definieren. Mit dieser neuen Funktion können beliebige zusätzliche Informationen hinterlegt werden und auch in der Auswertung angezeigt werden. 17I18

18 9.2 FIBU 441 Investitionsrechnung 2018 / Budget erfassen Unter 'Einstellungen' die Auswahl 'IR_Gemeinde' auswählen Geschäftsjahr 2018 Effektiv Ohne Zusatzjournal Budget 2 Die erfassten Investitionen erscheinen und können budgetiert werden. 3 Auch hier, mit dem grünen Plus das Investitionskonto auswählen und die Kombination herstellen. 18I18