Inventur Benutzerhandbuch

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1 Inventur Benutzerhandbuch In diesem Dokument finden Sie Informationen zur Durchführung der Inventur. Inhalt Inventur Benutzerhandbuch Einleitung Inventur beginnen Inventurlisten erstellen Zählung durchführen Inventur erfassen Inventur abschließen Einleitung Die Inventuranwendung ist ein separates Programmmodul das sich im car Ass Programmverzeichnis unter C:\Programme\carAss befindet und das Sie über den Windows-Explorer aufrufen können. C:\Programme\carAss\CarAssInventur.exe Nach dem Starten der Anwendung müssen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen anmelden. Um Zugang zum Inventurprogramm zu haben müssen Sie über die Berechtigung Lager/ Inventur verfügen. Die car Ass Inventur ist unterteilt in die folgenden 5 Schritte: 1. Inventur beginnen 2. Inventurlisten erstellen 3. Zählung durchführen 4. Inventur erfassen 5. Inventur abschließen die wenn möglich nacheinander durchgeführt werden sollten. Im Folgenden sind die 5 Schritte mit ihren Aufgaben im Einzelnen beschrieben. Seite 1 von 8

2 2 Inventur beginnen Starten Sie die Inventur zunächst durch einen Klick auf Inventur beginnen. Dies hat zur Folge, dass alle im System momentan erfassten Bestände für die Inventur in den Inventurkatalog geladen werden. ACHTUNG: Nach dem Beginn der Inventur (Punkt 2) darf sich der Lagerbestand nicht mehr ändern, bis die Zählung (Punkt 4) erfolgt ist und abgeschlossen wurde. Die Eingabe der gezählten Werte (Punkt 5 Inventur erfassen) kann hingegen auch später erfolgen. Seite 2 von 8

3 3 Inventurlisten erstellen Anschließend müssen Sie eine oder mehrere Inventurlisten erstellen und ausdrucken. Unterteilen Sie den Inventurkatalog in logische Einheiten. Sie haben verschieden Filtermöglichkeiten um benutzerbezogene Inventurlisten zu erstellen. Nutzen Sie auch die angebotenen Sortiermöglichkeiten um sich die Arbeit beim Zählen im Lager zu erleichtern. Die erstellten Inventurlisten werden in Schritt 5 benötigt um den gezählten Bestand listenbezogen zu erfassen. Neue Inventurliste erstellen: Suchen Sie sich die gewünschte Auswahl der Teile zusammen und sortieren Sie die Auswahl nach Ihren Kriterien. Um die aktuelle Auswahl zu einer Inventurliste zu machen müssen Sie auf Liste erstellen/drucken klicken. Seite 3 von 8

4 Es öffnet sich folgender Dialog: Hier können Sie einen beliebigen Listenamen (max. 20 Zeichen) vergeben. Über die Option Liste Drucken wird festgelegt, ob die Inventurliste gedruckt werden soll oder nicht. Sie können die Liste auch später noch ausdrucken. Sehen Sie hierfür Erstellte Inventurlisten bearbeiten. Sie können jederzeit die erstellte Inventurliste wieder auf den Bildschirm laden. Klicken Sie dazu auf die Dropdownliste und wählen Sie die gewünschte Liste. Erstellte Inventurlisten bearbeiten: Sie können erstellte Listen jederzeit löschen, ersetzen oder ausdrucken. Um die Inventurliste zu löschen klicken Sie einfach auf den Löschen Button. Zum Ausdrucken einer Liste wählen Sie die gewünschte Liste aus der Auswahl und klicken Sie auf Liste erstellen/drucken. Wollen Sie eine bestehende Liste ersetzen müssen Sie den Radiobutton bestehende Liste ersetzen auswählen. Seite 4 von 8

5 Die bestehende Liste wird durch die neue Auswahl unter altem Namen überschrieben. 4 Zählung durchführen Nachdem Sie alle Inventurlisten erstellt und gedruckt haben führen Sie Zählung der Lagerteile durch und tragen Sie die gezählten Werte in der Liste ein. Befinden sich im Lager Teile, die nicht auf der Inventurliste vorhanden sind, können sie diese entweder zunächst auf der Inventurliste vermerken und später hinzufügen oder gleich im Inventurprogramm im Bereich Inventur erfassen mit dem Knopf Hinzufügen erfassen. Seite 5 von 8

6 5 Inventur erfassen Diese Phase der car Ass Inventur dient der Erfassung der Ist-Bestände der zuvor erstellten Inventurlisten. Klicken Sie dazu auf die Inventurlistenauswahl und wählen Sie die Liste aus, deren Zählbestände Sie erfassen möchten: Nun können Sie den jeweiligen Ist-Bestand von den ausgedruckten Inventurlisten in die Spalte Anzahl (Ist) übertragen. Wenn Sie im Schritt 2 Inventurlisten erstellen wie empfohlen für jede Inventurliste eine Sortierung festgelegt haben, so stimmt nun die Reihenfolge der Teile mit der auf der ausgedruckten Liste überein und das Übertragen der Werte wird sehr erleichtert. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Inventurlisten. Seite 6 von 8

7 6 Inventur abschließen Sind alle Bestände erfasst, muss die Inventur über den Knopf Inventur abschließen abgeschlossen werden. Erst dann wird der car Ass Datenbestand aktualisiert. Wenn Sie für alle Teile einen Ist-Bestand eingetragen haben, können Sie über Inventur abschließen den Inventurvorgang beenden. Sollten Sie versehentlich nicht allen Teilen einen Ist-Bestand zugewiesen haben, so weist Sie car Ass Inventur darauf hin. Wenn Sie die Inventur dann dennoch abschließen, wird für die Teile, denen kein Ist-Bestand zugewiesen wurde, der (alte) Soll-Bestand beibehalten. Wenn sich bei keinem erfassten Teil der Soll-Bestand vom Ist-Bestand unterscheidet, so bekommen Sie einen Hinweis eingeblendet, den Sie mit OK bestätigen können. Die Inventur ist somit abgeschlossen. Da keine Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand aufgetreten sind, wird weder eine Differenzliste erstellt noch werden Änderungen in der car Ass-Teiledatenbank vorgenommen. Seite 7 von 8

8 Unterscheiden sich Soll-Bestand und Ist-Bestand für mindestens ein Teil, erscheit folgender Dialog mit dem Sie die Inventur abschließen können: Drücken Sie zunächst auf Differenzliste drucken um die geänderten Teile angezeigt zu bekommen: Falls die Liste korrekt ist und Sie die Inventur so übernehmen möchten, wählen Sie die Option Bestand abgleichen und Inventur übernehmen. Bitte geben Sie als Stichtag das Datum an, an dem die Zählung abgeschlossen wurde. Die Bestände werden dann in Ihre laufende Datenbank übernommen. ACHTUNG: Die Inventur ist damit beendet und der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Falls Sie noch Änderungen vornehmen möchten wählen Sie Abbrechen. Die Inventurdaten bleiben dann erhalten und Sie können noch Änderungen vornehmen. Seite 8 von 8