Bestelllisten verwalten 2.3.1

Transkript

1 Die Bestelllisten dienen dazu, den Ablauf der Kundenbestellungen zu erleichtern. Für jeden Kunden kann ein separates Formular erstellt werden, welches die meistgebrauchten Artikel enthält. Der Kunde hat so eine übersichtlichte Liste seines Sortiments und braucht nur noch die Bestellmengen einzutragen. Jeder Artikel erhält eine Zeilennummer. Dies vereinfacht das Erfassen der Bestellung am Bildschirm. Der Artikel kann direkt nach seiner Zeilennummer gesucht werden. Natürlich können auch Artikel mitbestellt und erfasst werden, die nicht in der Liste enthalten sind. Diese werden am Bildschirm mit der Zeilennummer Null angezeigt und bleiben auf Wunsch für weitere Bestellungen erhalten. Da sich die Bestellgewohnheiten der Kunden ändern, existiert parallel zur Bestellliste eine Entwicklungsliste. In dieser können Änderungen gemacht werden ohne die offizielle Bestellliste zu tangieren. Das heisst, es können Artikel beigefügt oder gelöscht werden, ohne die Zeilennummerierung am Bestellbildschirm und auf den Bestelllisten der Kunden zu verändern. Nach einer gewissen Zeit, z.b. alle 3 Monate kann dann die Bestellliste aktualisiert werden. Dies bedeutet, dass nun die angepasste Entwicklungsliste in die neue Bestellliste umgewandelt/kopiert wird. Sobald eine Bestellliste (=Arbeitsliste) aktualisiert wurde, muss sie sofort an die Kunden verteilt werden, da die alte Zeilennummerierung nun nicht mehr mit dem Bestellbildschirm übereinstimmt. Es können nur Lagerartikel (S) in die Bestelllisten aufgenommen werden! Wenn Sie verhindern wollen, dass gewisse Lagerartikel (S) in die Bestelllisten gelangen, so können Sie diese im Lager im Register 4. Codes beim Parameter Auf Bestellliste mit einem N kennzeichnen. (Vergl. Handbuchteil Lagerartikel) ACHTUNG: Falls Sie eine Bestellliste für mehrere Artikeltypen verwalten, lesen Sie bitte den Warnhinweis auf Seite 5!!! Bestelllisten verwalten Im diesem Programm können neu erstellte oder bereits bestehende Listen vervollständigt, abgeändert und ausgedruckt werden G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 1

2 Editieren Entwicklungsliste Zum Auswählen von neuen und Löschen von alten Artikeln in der Liste. Geben Sie den gewünschten Kunden und den betreffenden Artikeltypen ein. Klicken Sie danach auf "Editieren Entwicklungsliste". Die Artikel, welche links mit einem kleinen Pfeil gekennzeichnet sind, wurden neu in die Liste eingefügt. Sie werden übrigens auch in der Entwicklungsliste angezeigt. Diese Pfeile werden später durch Klicken auf "Artikel übernehmen" (Seite 5) wieder entfernt. Zum Löschen eines unerwünschten Artikels drücken Sie F G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 2

3 Falls Sie manuell weitere Artikel einfügen möchten, drücken Sie F5. So erscheint der Lagerbildschirm und Sie können das Gewünschte mit F5 selektieren. Die zusätzlichen Artikel werden mit einem + gekennzeichnet und die bisherigen mit einem *. Drücken Sie ESC nach Beendung der Eingaben. Neue Artikel übernehmen Die neuen Artikel werden somit definitiv in die Entwicklungsliste übernommen und dort mit einer Nummerierung versehen. Die Pfeile, welche sie am Bildschirm und auf der Entwicklungsliste bisher kennzeichneten, verschwinden mit diesem Vorgang. Ersetzt man die Arbeitsliste ohne vorher den Button Neue Artikel übernehmen zu drücken, so werden die neuen Artikel auf der Arbeits- und der Entwicklungsliste mit einem > markiert G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 3

4 Ersetzen Arbeitsliste Durch Klicken auf "Ersetzen Arbeitsliste" wird die Entwicklungsliste in die Arbeitsliste kopiert. Bestätigen Sie das Fenster "Ausführen" mit "JA". Da nun die Zeilennummerierung der früheren Liste nicht mehr mit dem Bestellbildschirm übereinstimmt, darf nur noch mit den neuen Listen bestellt werden!!! Bestellliste drucken Hier können Sie die Arbeits- oder die Entwicklungsliste ausdrucken. ENTWICKLUNGSLISTE ARBEITSLISTE Versuchsexemplar der Bestellliste je Kunde. Die E. dient dem Benutzer zur Weiterentwicklung der Bestellliste. Die E. wird auf einen vom Benutzer bestimmten Zeitpunkt durch Ausführen der Funktion Ersetzen Arbeitsliste zur Arbeitsliste. Mit dieser Liste bestellt der Kunde seine benötigte Ware G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 4

5 Sie ist das Kommunikationsmittel zwischen Lager und Kunden. Es können auch zusätzliche Artikel oder Retouren auf der dafür vorgesehenen, letzten Seite von Hand eingetragen werden. Diese Liste weist dieselben Artikel in der gleichen Reihenfolge auf, wie sie in der Bestellerfassung angezeigt werden. Alternativ können die Bestell-und Entwicklungsliste auch mit Barcode gedruckt werden. Diese Zusatzfunktion ist kostenpflichtig. Ein Muster dieser Liste finden Sie am Ende dieses Dokumentes. Bitte nehmen Sie mit Pharmatic Kontakt auf, wenn Sie diese Liste einsetzen möchten. Reorganisieren Entwicklungsliste Dieses Programm wird gebraucht, um die Medikamentenliste nach Änderungen von Artikeltypen, Aufbewahrungsorten, Packungsgrössen etc. neu anzupassen. Die Aufbewahrungsorte Kunde und die interne Bezeichnung werden neu angepasst. Artikel, welche in der Zwischenzeit auf N (nichtlager) gesetzt wurden, werden aus der Liste gelöscht. Bitte führen Sie es nur nach Absprache mit der Pharmatic AG aus, da es sonst Ihre Liste in unerwünschter Weise verändern könnte. 8-tung: Wenn in einer Datenbank mehrere Artikeltypen verwaltet werden, gibt es ein Problem, wenn man eine Arbeitsliste bestehend aus Artikeln mehrerer Artikeltypen ersetzt und dabei nicht den Artikeltyp A-ALLE benutzt. Dabei werden bestehende Artikel anderer Artikeltypen aus der Arbeitliste gelöscht. In der Entwicklungsliste bleiben sie jedoch erhalten. Die gelöschten Artikel werden durch neue Artikel ersetzt. Das Problem ersteht dadurch, dass man die gleiche Liste für mehrere Artikeltypen verwenden kann. Nachfolgendes Beispiel zeigt was passiert, wenn man die Arbeitsliste nur für einen einzelnen Artikeltypen ausführt: Meine Ausgangslage ist eine Arbeitsliste, alphabetisch sortiert, mit 6 Artikeln aus Artikeltyp blank (=Medi) und P: Die Entwicklungsliste ist identisch : G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 5

6 Jetzt gehe ich ins Programm Bestellliste verwalten mit Kunde OPS, Artikeltyp B/Büromat: Ich füge die 3 Artikel bei (Markierung mit F5) Ich bleibe im Artikeltyp B und übernehme klicke auf Neue Artikel übernehmen. (Hier spielt es keine Rolle ob man einen einzelnen Artikeltypen oder A/Alle eingibt, das Resultat ist das gleiche G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 6

7 Wenn ich dann mit Artikeltyp A nochmals in Editieren Entwicklungsliste gehe, sehe ich, dass nun auch das Büromaterial drin ist. Die 3 neuen Artikel wurden korrekt übernommen und die Entwicklungsliste integriert. Die Sortierung ist wieder alphabetisch. Wenn ich aber im nächsten Schritt die Arbeitsliste nur für das Büromaterial ersetze dann übernimmt es für das Büromaterial die Zeilennummern aus der Entwicklungsliste (dort ja noch korrekt) und überschreibt die bestehenden Nummern in der Arbeitsliste, in diesem Fall die Zeillennummer 1, 6 und 9. Die Zeilen 1 und 6, die vorher durch andere Artikel (siehe obersten Printscreen) besetzt waren G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 7

8 Die Entwicklungsliste bleibt dabei unverändert. Um den Fehler des falschen Zeilenüberschreibens zu umgehen, muss man die Arbeitsliste immer für den Artikeltyp A/Alle ausführen. Dies kopiert die gesamte Entwicklungsliste (eben nicht nur Teile davon) in die Arbeitsliste. Das Resultat sieht dann in der Arbeitsliste so aus: Alle Artikel aus allen Artikeltypen sind vorhanden und korrekt sortiert G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 8

9 G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 9

10 MUSTER Standard G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 10

11 MUSTER Standard G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 11

12 MUSTER Barcode G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 12

13 MUSTER Barcode G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 13

14 G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 14

15 Neuer Bestelllistenlayout für SRO ab (lizenzpflichtig) G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.3.1 BestelllistenVerwalten!.doc Seite 15