ASCII-Datei der Lagerartikel

Transkript

1 Durch die Erstellung einer ASCII-Datei ist es möglich, Artikel mit beliebigen Lagerparametern in andere Dateien wie WORD oder EXCEL zu exportieren. So können neue Kombinationen von Listen geschaffen werden, welche in APH nicht vordefiniert sind wie z.b Listen mit Margenberechnungen Listen mit Preismutationen Monatliche Lagerwertlisten mit versch. Preisspalten (konkretes Beispiel siehe ab Seite 9) Erforderlich sind hierzu Kenntnisse in EXCEL oder WORD und etwas Erfahrung mit dem Windows-Explorer bzw. den verschiedenen Laufwerken und Verzeichnissen. In WORD oder EXCEL können die Daten später unformatiert so aussehen. Seite 1/14

2 Um einen eigenen ASCII-Export vorzubereiten bewegen Sie den Cursor solange nach unten bis eine neue leere Zeile entsteht. Klicken Sie dort in die Spalte Nr. und geben Sie eine neue, fortlaufende Zeilennummer ein. Danach erfassen Sie in der Spalte Beschreibung einen Kurzbeschrieb der Liste, damit Sie sie später leichter erkennen können. Wenn die neue Zeile komplett ist, wechseln Sie bitte kurz auf die nächst obere und dann wieder auf die aktuelle Zeile, um diese zu initialisieren. (Sonst kann sie nicht direkt weiterbearbeitet werden.) Am Schluss klicken Sie auf Definition bearbeiten. Die Definitionen der erstellten Listen werden jeweils gespeichert und sind somit auch zu einem späteren Zeitpunkt noch verfügbar. Registerklappe 1. Kriterien Setzen Sie per Mausklick oder mit der Leerschlagtaste ein Häkchen bei den Parametern, die Sie exportieren wollen: Setzen Sie die max. Anzahl Zeichen ein, die exportiert werden sollen. (Die Artikelbezeichnungen sind max. 50 Zeichen lang.) Preisselektion Spalte Code Code des Parameters z.b. LAM für Lieferant Lamprecht Seite 2/14

3 Spalte Bezeichnung Bezeichnung des Parameters Position Anzahl Zeichen der zu exportierenden Bezeichnung. Falls Sie zum Beispiel die interne Bezeichnung gewählt haben, geben Sie bei Posit. die Zahl 50 ein. So werden alle 50 Zeichen (=max.) der Bezeichnung übernommen. Seite 3/14

4 Wenn Sie Preise exportieren wollen, so klicken Sie auf den Button Preistypen wählen. Es öffnet sich folgendes Fenster: Die Preise können mittels der zwei zur Verfügung stehenden Buttons entweder Angefügt oder gelöscht werden. Für jeden Preistyp kann später eine eigene Spalte generiert werden. Übernehmen Sie die Auswahl mit OK. Zusätzlich kann ein Preisvalutadatum (ab wann der Preis gültig ist) oder ein Preiserstelldatum (wann der Preis manuell oder durch eine Mutation- erstellt wurde) gewählt werden Seite 4/14

5 Registerklappe 2. Kriterien2 Falls Sie über Lagerartikel der Medical Columbus Datenbank verfügen, können Sie hier unter den versch. Parametern auswählen. Seite 5/14

6 Registerklappe 3. Bereiche Hier können Sie Bereich für die zu exportierenden Artikeln begrenzen. Auswahl mit F5 (blank = Medikamente) Pfad kann mit F5 aufgerufen und ausgewählt werden. Beim Parameter Bezeichnung intern od. extern von-bis braucht man keine Eingabe zu machen, wenn man alle Artikel exportieren will. Falls Sie nur die Hausspezialitäten drucken möchten, so definieren Sie dies folgendermassen: Als Feldtrennzeichen geben Sie am besten ein Semikolon ein: ; Seite 6/14

7 Im Feld Verzeichnis und Dateiname müssen Sie den Namen und den Pfad der zu erstellenden Datei eingeben mit der Endung.xls,.txt oder asc. Dazu drücken Sie F5. Es öffnet sich automatisch das Fenster Öffnen. Standardmässig wird die Datei im PUSER-Verzeichnis abgelegt. Sie können aber auch einen anderen Pfad wählen. Danach bitte Dateiname und Dateiendung z.b. LagerApotheke.asc erfassen. F5 Seite 7/14

8 Drücken Sie noch einmal PageDown oder klicken Sie auf das Register 3. Sortierung um bereits hier die Sortierreihenfolge der Spalten zu bestimmen. Dieser Vorgang ist fakultativ, da es ja in EXCEL wie in WORD einfach ist, die Spalten wunschgemäss zu sortieren. F5 drücken Nach Beendigung drücken Sie bitte ESC. Klicken Sie jetzt auf ASCII-Datei erstellen, um den den Export zu starten. Sie haben die Möglichkeit, die Spaltentitel zu exportieren: Der Übertragungsvorgang kann mehrere Minuten dauern. Danach können die Daten in EXCEL oder WORD aufgerufen werden. Wie Sie die exportierte Datei öffnen können hängt von der jeweiligen Windows-Version ab. Seite 8/14

9 In EXCEL funktioniert es meistens so: Suchen und öffnen Sie die exportierte Lagerdatei unter dem Dateityp Alle Dateien (*.*). Wählen Sie beim Dateityp "getrennt" und klicken Sie auf "weiter". Seite 9/14

10 Löschen Sie das Häkchen bei "Tab" und setzen Sie es bei "Semikolon". Klicken Sie danach auf "Weiter". Klicken Sie auf "Ende". Sie können nun die Datei nach Ihren Wünschen bearbeiten. Seite 10/14

11 Um Ihre Änderungen und Formatierungen zu speichern, klicken Sie auf "DATEI" und danach auf "SPEICHERN UNTER". Wählen Sie hier unbedingt den Dateityp Microsoft Excel-Arbeitsmappe! Seite 11/14

12 Registerklappe 5. Hospindex Zum Export von Hospindex spezifischen Parametern: Seite 12/14

13 Berechnung des Lagerwertes: Der Lagerwert kann im Programm Lagerwert jeweils nur für den aktuellen Tag und nicht für ein älteres Datum erstellt werden!!! Es empfiehlt sich darum, am letzten Arbeitstag des Monats provisorisch eine ASCII-Datei zu erstellen, aus welcher sich der Lagerwert berechnen lässt. So können ältere Lagerwerte gespeichert bleiben. Zur Berechnung der Lagermenge müssen mindestens die folgenden Spalten exportiert werden: Artikelbezeichnung (intern oder extern) Lagermenge VE Lagermenge Stk. Stk/VE Mind. 1 Preistyp Als weitere Exportparameter empfehlen sich Pharmacode S/N Weitere Preistypen Kostenart I.T. Wir empfehlen Ihnen, das Tagesdatum der Datei direkt im Dateinamen zu integrieren: Seite 13/14

14 Die blauen Spalten wurden mittels Formeln berechnet. Die weissen Spalten stammen aus dem ASCII- Export. Es ist auch möglich den Lagerwert der Spalte Total Publ.Preis ohne direkt (ohne die Hilfsspalten H und I) zu berechnen. Die Formel dazu lautet: (Lagermenge VE x StkVE + Lagermenge Stk) / StkVE x Preis pro VE Diese Berechnungen können natürlich beliebig ausgebaut werden. So lässt sich zum Beispiel auch ein Subtotal nach Kostenart berechnen. Seite 14/14