ab Version 5.0 Anbindung Finanzbuchhaltung

Transkript

1 ab Version 5.0 Anbindung Finanzbuchhaltung

2 Inhaltsverzeichnis 3 Eingabe... der Stammdaten 3 Eingabe... ergänzender Daten 11 Export... der FiBu Daten 16 2

3 Stand: Ab Version / Juli 2008 Für den Einsatz der achten Sie bitte darauf, dass Ihnen mindestens die HS/3 Hotelsoftware in der Version vorliegt. Ältere Versionen unterstützen die noch nicht. Um Ihre Version zu überprüfen, gehen Sie in der oberen Menüleiste von HS/3 auf den Punkt "Hilfe - Info". Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an uns. Zur Zeit werden in der Version 5.x die Programme Datev, Diamant/2, Sage KHK Classic Line, Lexware Buchhalter sowie Lexware Buchhalter 11.0 durch diese Schnittstelle unterstützt. Ab der Version ist auch das Programm Termdas in der HS/3 Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle integriert. Eingabe der Stammdaten Mit der haben Sie die Möglichkeit, aus verschiedenen mitgelieferten Vorlagen einen Kontenrahmenplan zu wählen oder einen eigenen Kontenrahmenplan zu erstellen. Um die Finanzbuchhaltungs Schnittstelle aufzurufen, gehen Sie über den Punkt "Schnittstellen Finanzbuchhaltung in der oberen Menüleiste der HS/3 Hotelsoftware. Im ersten Schritt wählen Sie einen passenden Kontenplan für Ihr Unternehmen aus. Dafür betätigen Sie den Unterpunkt "Kontenplan bearbeiten " Wenn an dieser Stelle die Meldung erscheint "Datei nicht vorhanden", haben Sie eine ältere Version der HS/3 Hotelsoftware installiert, in der diese Schnittstelle noch nicht unterstützt wird. In diesem Fall wird die fehlende Datei durch uns nachgeliefert. Sollten sie diese Meldung erhalten, setzten Sie sich bitte direkt mit uns in Verbindung. In der folgenden Übersicht haben Sie die Möglichkeit aus verschiedenen vorgegebenen Kontenplänen zu wählen oder einen eigenen Kontenrahmen zu definieren. 3

4 Nachdem Sie die passende Auswahl getroffen haben, kann diese Maske über den Punkt "Kontenrahmen / Kontenplan übernehmen" wieder verlassen werden. Anschließend wird der Kontenplan erzeugt und Sie bekommen bei Fertigstellung eine Meldung über den erfolgreichen Abschluss des Vorganges. 4

5 Wenn Sie einen eigenen Kontenrahmen definiert haben, bekommen Sie nun die Möglichkeit, neue Konten zu erstellen. Klicken Sie dafür mit der linken Maustaste in das Feld "Klicken Sie hier um eine neue Zeile einzugeben". Anschließend können Sie die Daten für das neue Konto eintragen. Wenn Sie einen vorgegebenen Kontenrahmen aus der Liste gewählt haben, erhalten Sie eine Ansicht mit verschiedenen vordefinierten Konten. In dieser Ansicht sehen Sie alle Konten, die in dem gewählten Kontenplan zu Verfügung stehen. Die 5

6 Konten werden mit Konto, Art, Bezeichnung und Automatikkonto (bei gesetztem Häkchen werden Umsatz und Vorsteuer automatisch mitgebucht) angezeigt. Weiter haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die dargestellten Informationen zu filtern und zu bearbeiten. Über diese beiden Felder im oberen Bildschirmbereich können Sie schnell nach bestimmten Konten suchen. Durch Eingabe einer Kontonummer im Feld "Gehe zu Konto" können Sie sich bestimmte Kontenbereiche anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise die Zahl 5 in dieses Feld eintragen, werden alle Konten die mit dieser Nummer beginnen aufgelistet. Bei der Eingabe weiterer Zahlen wird das Ergebnis immer weiter gefiltert, so dass Sie, ohne lange suchen zu müssen, zügig zum gewünschten Konto kommen. Ähnlich verhält es sich mit der zweiten Eingabemöglichkeit "Suche im Text", nur dass diese Suche sich auf die Felder der "Bezeichnung" bezieht. Sobald Sie anfangen zu schreiben, werden alle Konten ausgeblendet, die nicht dem eingegebenen Text entsprechen. Um wieder alle Konten anzeigen zu lassen, entfernen Sie einfach den Suchbegriff aus dem entsprechenden Feld. Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf eine bestimmte Überschrift, können die angezeigten Daten einer Sortierung unterzogen werden. Dabei erscheint auf der rechten Seite des gewählten Feldes ein zusätzlicher kleiner Pfeil, der die Richtung der Sortierung anzeigt. Ist die Spitze nach oben gerichtet, werden die Daten aufsteigend (a-z / ) sortiert, zeigt sie nach unten werden die Informationen in absteigender (z-a / ) Reihenfolge angezeigt. Wenn Sie den schwarzen Pfeil am rechten Ende jeder Überschrift anwählen, bekommen Sie eine Übersicht über alle Einträge der jeweiligen Kategorie. Wenn Sie einen bestimmten Eintrag auswählen, werden nur die Konten angezeigt, die dem angewählten Eintrag entsprechen. Um nun den Kontenplan zu bearbeiten, betätigen Sie den Knopf "Kontenplan bearbeiten" am unteren linken Bildschirmrand oder betätigen Sie die F3 Taste auf Ihrer Tastatur. Daraufhin ändert sich die Ansicht des Kontenplanes geringfügig. Unter den Kategorien erscheint eine Zwischenzeile, über die Sie zusätzliche Konten anlegen können. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Schriftzug "Klicken Sie hier, um eine neue Zeile einzugeben". Die Schrift wandelt sich in ein leeres Feld und Sie können die Daten für das neue Konto eingeben. Um ein Konto zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag und wählen Sie anschließend "Konto löschen". Betätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "Ja". Alternativ können Sie auch das zu löschende Konto mit der linken Maustaste anwählen und mit der F4 Taste den Löschvorgang einleiten. 6

7 Am unteren linken Bildschirmrand finden Sie in dieser Ansicht nun zwei Knöpfe vor. Zum einen können Sie mit "Kontenplan importieren" den bestehenden Kontenplan durch einen weiteren Kontenplan ersetzen. Achtung: Dabei wird der bestehende Kontenplan komplett überschrieben. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, den angezeigten Kontenplan zu exportieren. Wählen Sie "Kontenplan exportieren", wird ein neues Fenster geöffnet, über das Sie den Speicherort des Kontenplanes bestimmen können. Die Funktion, Ihre Finanzbuchhaltungsdaten zu exportieren, finden Sie ab Seite 16 im Kapitel "Export der FiBu Daten". In diesem Fall wird automatisch das Standard-Exportformat gewählt. An dieser Stelle sind bei der ersten Einrichtung noch keine Standardkonten definiert. Um das Exportformat an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware anzupassen und die eben bearbeiteten Konten als Standardkonten auszuweisen, bietet Ihnen die HS/3 Software weitere Einstellmöglichkeiten für den Datenexport und die Kontenzuweisung. Beenden Sie hierfür das Fenster "Kontenplan bearbeiten" mit "OK" und wählen Sie über die Menüleiste am oberen Bildschirmrand "Schnittstellen Finanzbuchhaltung Einstellungen Standardkonten / Exportformat". In der folgenden Übersicht können Sie das Exportformat sowie die Allgemeinen- und Standardkonten der Finanzbuchhaltung angeben. 7

8 Hier können Sie entweder bei jedem der angezeigten Posten die Kontonummer des zu benutzenden Kontos per Hand eintragen oder über die Schaltfläche mit den drei Punkten auf den eben erstellten Kontenplan zugreifen und so das entsprechende Konto auswählen. Wenn die Schaltfläche hinter der angezeigten Null betätigt wird, erscheint wieder die Ansicht "Kontenplan bearbeiten". Durch Klick mit der linken Maustaste kann das zugehörige Konto angewählt werden. 8

9 Anschließend bestätigen Sie die Auswahl mit "OK" oder der F11 Taste auf der Tastatur und das markierte Konto wird dem gewählten Eintrag zugewiesen. Verfahren Sie so mit allen Einträgen der Standardkonten. Neben der Kontenzuweisung können Sie in diesem Fenster Ihre Bankverbindungen hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf die gleichnamige Schaltfläche. Nun öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie die Details Ihrer Bankverbindungen eintragen können. Auf der linken Seite der Eingabemaske "Eigene Bankverbindungen" steht im Auslieferungszustand lediglich die "Standard-Bankverbindung". Für diese Verbindung können Sie auf der rechten Seite des Fensters Ihre Eingaben tätigen. 9

10 Möchten Sie eine weitere Bankverbindung eingeben, wählen Sie auf der linken Seite unter "Standard-Bankverbindung" den "Neu" Button oder betätigen Sie die F2 Taste auf Ihrer Tastatur. Daraufhin erweitert sich die Liste der eigenen Bankverbindungen um einen Punkt (hier Bankverbindung 2), die Sie mit weiteren Bankdaten füllen können. Speichern Sie dieses Menü nach der Eingabe Ihrer Daten ab. Bei Eingabe mehrerer Bankverbindungen können Sie anschließend die entsprechende Bankverbindung auswählen und so als Standard Bankverbindung definieren. Um das Standard Exportformat an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware anzupassen, betätigen Sie das Drop-Down Element am rechten unteren Rand des Fensters und wählen Sie das entsprechende Format aus der vorhandenen Liste aus. 10

11 Wenn Sie den "Einstellungen" Knopf auf der rechten Seite betätigen, können Sie die nötigen Parameter für das gewählte Format eingeben. Wenn alle Daten angegeben sind, bestätigen Sie den Vorgang mit OK oder der F11 Taste Ihrer Tastatur. Eingabe ergänzender Daten Neben der Eingabemöglichkeit der Standardkonten können Sie in mehreren Bereichen der HS/3 Hotelsoftware zusätzliche Konten definieren. Beispielsweise werden die Daten aller Gäste, denen kein eigenes Konto zugewiesen wurde auf das Standardkonto gebucht, das in der Maske "Einstellungen Standardkonten / Exportformat" festgelegt wurde. Bei Bedarf können Sie jedem Gast ein individuelles Konto zuweisen. Diese Angabe finden Sie, wenn Sie in der Gästeverwaltung der HS/3 Hotelsoftware einen Gast neu anlegen oder zum Bearbeiten öffnen und dann auf das Kärtchen "Weiteres" wechseln. 11

12 An der oben markierten Stelle können Sie das Konto auswählen, welches dem Gast statt dem Standardkonto zugeordnet werden soll. Auch den einzelnen Zimmerkategorien können Sie eigene Konten zuweisen. Dazu gehen Sie über den Punkt "Stammdaten - Kategorien / Objekte - Kategorien" und wählen in dieser Übersicht eine Kategorie zum Bearbeiten aus. 12

13 Anschließend wechseln Sie zu dem Kärtchen "Weitere Einstellungen". In dieser Übersicht können Sie die Konten zuweisen auf die die Umsatzerlöse der enstprechenden Kategorie gebucht werden sollen. Die hier dargestellten MwSt. Sätze können Sie über den Punkt 13

14 "HS/3 - Einstellungen - Mehrwertsteuer-Sätze" bestimmen. Ist bei Ihnen das Zusatzmodul "Arrangements" freigeschaltet, können Sie auch für die einzelnen Arrangements die entsprechenden Konten hinterlegen. Diese finden Sie unter "Stammdaten - Arrangements" wenn Sie dann ein Arrangement zum Bearbeiten öffnen, können Sie wie bei den Zimmerkategorien über das Kärtchen "Weitere Einstellungen" die Konten für die Umsatzerlöse bestimmen. Ebenfalls können Sie bei jeder Ihrer Leistungen die Konten angeben, auf die die Umsatzerlöse gebucht werden sollen. Um die individuellen Konten für die einzelnen Leistungen festzulegen gehen Sie über den Punkt "Stammdaten - Leistungen" und wählen dort eine Leistung zum Bearbeiten aus. Anschließend wechseln Sie auf das Kärtchen "Weitere Einstellungen" entsprechenden Konten für die einzelnen MwSt. Sätze an. und geben die 14

15 Ist bei Ihnen das Zusatzmodul "Kassenbuch" freigeschaltet, können Sie auch bei neuen Einnahmen und Ausgaben Konten hinterlegen. Dazu gehen Sie in den Bereich "Finanzen - Kassenbuch" und wählen dort die "Neue Einnahme" oder die "Neue Ausgabe" an. Sofern Sie über die HS/3 Hotelsoftware Schnittstellen zu Restaurant Kassensystemen oder Telefonanlagen einsetzten, können Sie für diese Leistungen ebenfalls Konten hinterlegen. Bei Telefonanlagen finden Sie diese Einstellmöglichkeit unter "Schnittstellen - Telefonanlage Konfigurieren" und bei Kassensystemen unter "Schnittstellen - Kassensystem". 15

16 Export der FiBu Daten Um Ihre Finanzbuchhaltungsdaten zu exportieren, Finanzbuchhaltung FiBu Daten exportieren gehen Sie über Schnittstellen In der Maske, die sich nun öffnet, können Sie im oberen Bereich das Format für den Datenexport auswählen und über den Einstellungen Button weitere Parameter angeben (siehe Seite 11). Zusätzlich können Sie einen begrenzten Zeitraum wählen, aus dem die Daten exportiert werden sollen. Bei dem Punkt Daten kann ausgewählt werden welche Informationen beim Export übernommen werden sollen. Unter Sonstiges können Sie angeben, wo auf der Festplatte die exportierte Datei abgelegt werden soll. Wenn Sie die Funktion Alte Exportdateien im Exportordner löschen angewählt haben, wird immer nur die zuletzt exportierte Datei aufbewahrt. Die jeweils vorangegangene Datei wird bei Erstellung einer neuen Datei entfernt. Die von HS/3 exportierte Datei kann anschließend von Ihrem Finanzbuchführungsprogramm importiert werden. Der Dateityp der exportierten Datei variiert je nach dem ausgewählten Format. 16

17 Wenn das Häkchen bei Im Anschluß mit Exportdaten zeigen gesetzt ist, wird die Exportdatei automatisch an Ihr programm (beispielsweise MS-Outlook) gesendet. An dieser Stelle können Sie auch einen Empfänger wählen, an den die exportierte Datei gesendet werden soll. Wenn alle benötigten Daten angegeben sind, klicken Sie mit der linken Maustaste auf OK oder wählen Sie die F11 Taste auf Ihrer Tastatur, um mit dem Datenexport zu beginnen. 17

18 HS/3 Hotelsoftware GmbH & Co. KG Bad Meinberger Str Detmold Deutschland / Germany Tel (0) / Fax (0) / info@hs3.de Internet: