FibuQUICK. Inhaltsverzeichnis

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis 1.1. Welchen Zweck verfolgt SORBAFIBU? Programmstart Was befindet sich im FIBU-Journal? Allgemeine Einstellungen Buchungs-Perioden GESCHÄFTSJAHR ERÖFFNEN FiBu-Einstellungen Allgemeine Einstellungen sichern und verteilen Saldovorträge SALDOVORTRÄGE MANUELL ERFASSEN Buchungen EINSTELLUNGEN BUCHUNGSMASKE NORMALBUCHUNG ERFASSEN BEISPIEL EINER SOLL-BUCHUNG BEISPIEL EINER HABEN-BUCHUNG SAMMELBUCHUNG ERFASSEN Standardtexte / Buchungsvorlagen definieren Buchung bearbeiten / Kontrolle von Sammelbuchungen Buchung löschen Jahresabschluss SALDI DES VORJAHRES ÜBERNEHMEN Auswertungen / Drucken KONTOAUSZÜGE DRUCKEN ERFOLGSRECHNUNG / BILANZ DRUCKEN KST/KTR-AUSZÜGE DRUCKEN SORBAFIBU im Detail Budget-Vorgaben definieren Statistikjahr STATISTIKDATEN EINGEBEN Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 2 von 38

3 1.1. Welchen Zweck verfolgt SORBAFIBU? SORBAFIBU ist die in den SORBA-Programmen integrierte, eigene Finanzbuchhaltung. Dies bietet folgende Vorteile gegenüber einer externen Finanzbuchhaltung: Nur eine Software für Auftragsbearbeitung (NPK, Verbandsdaten) und Buchhaltung. Viel weniger Aufwand im Bereich Kosten und Unterhalt. Umfassende integrierte Baustellenauswertung. Nur ein Software-Ansprechpartner. Keine Programm-Schnittstellen. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 3 von 38

4 1.2. Programmstart Merke: Die Finanzbuchhaltung ist im FIBU-Journal von KFM-QUICK integriert kein zusätzliches Programm erforderlich. Die zusätzlichen Menüpunkte werden in KFM-QUICK mittels einer separaten Lizenz angezeigt. 1. Sie haben SORBA-WORKSPACE mit START SORBA WORKSPACE gestartet. 2. Da die ganze Projektverwaltung über das Programm PROJEKTQUICK läuft, starten Sie jetzt das Programm KFM- QUICK durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche. 3. Öffnen Sie in KFM-QUICK das Register FIBU-Journal durch Anklicken mit der Maus Was befindet sich im FIBU-Journal? Im Register FIBU-Journal befinden sich später alle getätigten Buchungen. Falls noch keine Buchungen vorgenommen wurden, ist dieses Register noch leer. Merke: normal kursiv -> sind alle Einzelbuchungen (Normalbuchungen) -> sind alle Sammelbuchungen Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 4 von 38

5 1.4. Allgemeine Einstellungen 1. Wählen Sie den SORBA Würfel -> ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN 2. Öffnen Sie das Register KFM-Quick durch Anklicken mit der Maus. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 5 von 38

6 1.5. Buchungs-Perioden 3. Klicken Sie die Schaltfläche Perioden an. Tipp! In die folgende Buchungs-Perioden- Liste gelangen Sie auch mit der Funktion EXTRAS -> JAHRESABSCHLUSS. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 6 von 38

7 Geschäftsjahr eröffnen Merke: Es kann nur 1 Geschäftsjahr pro 365 Tage eröffnet werden. 1. Klicken Sie auf das Register EXTRAS. 2. Wählen Sie die Funktion Geschäftsjahr eröffnen. 3. Tragen Sie die Periode ein und bestätigen mit OK. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 7 von Das neue Geschäftsjahr wird in der Perioden-Liste aufgeführt.

8 Merke: Es ist möglich, dass verschiedene Geschäftsjahre offen, d.h. zum Buchen aktiv sind. Siehe nebenstehendes Beispiel. Merke: Beim Eröffnen der ersten beiden Geschäftsjahre erscheint anschliessend die Abfrage, ob ein Statistikjahr (für einen eventuellen Vorjahresvergleich) eröffnet werden soll. Falls gewünscht, fahren Sie mit Ja weiter. Siehe auch: 9.2 Statistikjahr 5. Schliessen Sie die Liste mit der Funktion DATEI -> ZURÜCK <ESC> oder durch Anklicken des Icons Schliessen. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 8 von 38

9 1.6. FiBu-Einstellungen 1. Klicken Sie die Schaltfläche FiBu-Einst an. 2. Tragen Sie die nötigen Einstellungen ein. Adresse Firma Klicken Sie die Listbox (kleiner Pfeil nach unten) an und wählen Ihre Firma aus der Standard-Adressdatenbank (QADRESS.DBF) aus. Kostenstellen aktiv Möchten Sie die Kostenstellen aktivieren? (Markierung (Haken) = Ja, leer = Nein) Achtung! Aktive Kostenstellen haben Einfluss auf den Kontenplan. Überarbeiten Sie ev. den Kontenplan entsprechend. Fremdwährungen aktiv Möchten Sie die Fremdwährungen in der Fibu aktivieren? (Markierung (Haken) = Ja, leer = Nein) Siehe auch: SORBA-Leitfaden KrediQUICK, 5.6 Fremdwährungstabelle bearbeiten Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 9 von 38

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11 Belegnummern aktiv Wünschen Sie, dass die Belegnummern beim Buchen jeweils automatisch erhöht werden (manuelle Anpassung jederzeit möglich)? (Markierung (Haken) = Ja, leer = Nein) Aktuelle Nr. Bei welcher Belegnummer soll gestartet werden? Üblicherweise bei 1. Buchen erlaubt ab Standardmässig ab dem ersten Tag der aktuellen Buchungs-periode, also z. B. ab Aktive Buchungsperiode Klicken Sie die Listbox (kleiner Pfeil nach unten) an und wählen die gewünschte Buchungsperiode aus. Siehe auch: 4.1 Buchungs- Perioden Mehrwertsteuerplicht / Nicht pflichtig Nur aktivieren (Markierung), wenn die aktuelle Firma wirklich nicht MWST-pflichtig ist. Steuernummer Firma CH/EU Tragen Sie die Steuernummer der aktuellen Firma ein. MWST-Pflicht aktiv ab Seit wann ist die aktuelle Firma MWSTpflichtig? Abrechnungs-Rhytmus Wählen Sie den gewünschten Abrechnungs-Rhythmus aus. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 11 von 38

12 3. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 12 von 38

13 1.7. Allgemeine Einstellungen sichern und verteilen 1. Bestätigen Sie auch das Fenster Globale Einstellungen mit OK. 3. Bestätigen Sie mit OK. Das SORBA-Programm wird automatisch geschlossen. Danach können Sie das SORBA- Programm auf dem üblichen Weg wieder starten. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 13 von 38

14 1.8. Saldovorträge Im folgenden Fenster sind jeweils die Saldovorträge aus dem Vorjahr ersichtlich. Zur erstmaligen, manuellen Erfassung der Saldovorträge (wenn noch keine Zahlen aus dem Vorjahr zur Verfügung stehen), gehen Sie wie folgt vor: Saldovorträge manuell erfassen 1. Wählen Sie das Register Fenster. 2. Wählen Sie SALDOVORTRÄGE KTO oder SALDOVORTRÄGE KTR Tragen Sie die Saldovorträge manuell ein. Verlassen Sie das Fenster indem Sie links oben auf das rote Kreuz drücken. 5. Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 14 von 38

15 1.9. Buchungen Einstellungen Buchungsmaske 1. Wählen Sie das Register Beleg 2. Klicken Sie auf den Button Buchung neu oder drücken Sie F7 2. Im Register EXTRAS kann definiert werden, welche Buchungsangaben in einer neuen (leeren) Buchungsmaske jeweils von der vorhergehenden Buchung übernommen werden sollen: Konten Kostenstellen Buchungstexte Merke: Haken = Ja, stehen lassen. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 15 von 38

16 Normalbuchung erfassen 1. Wählen Sie das Register Beleg. 2. Klicken Sie auf den Button Buchung neu oder drücken Sie F Tragen Sie die nötigen Angaben ein. Bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche Buchen. Erfassen Sie, wenn nötig, weitere Buchungen gemäss Punkt 2. und 3. Tipp! Sie haben in der Buchungsmaske Normalbuchung erfassen mit der Funktion BEARBEITEN -> SAMMELBUCHUNG oder der Tastenkombination <CTRL-S> jederzeit die Möglichkeit, auf Sammelbuchung zu wechseln. Siehe auch: 6.3 Sammelbuchung erfassen 6. Verlassen Sie die Buchungsmaske durch Anklicken der Schaltfläche zurück. 7. Im Register FIBU-Journal sind alle erfassten Buchungen aufgeführt. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 16 von 38

17 Beispiel einer Soll-Buchung S/H Wählen Sie zwischen einer Soll- oder Habenbuchung aus. Kto/Kart Konto/Kostenart KST/KTR Entsprechende Kostenstelle resp. Kostenträger, falls in den Fibu- Einstellungen die Option Kostenstellen aktiviert wurden. (Siehe: 4.2 Fibu-Einstellungen) GKto/GKart Gegen-Konto resp. Gegen-Kostenart. GKST/GKTR Entsprechende Gegen-Kostenstelle resp. Gegen-Kostenträger, falls in den Fibu-Einstellungen die Option Kostenstellen aktiviert wurden. (Siehe: 4.2 Fibu- Einstellungen) Beleg-Datum Aktuelles Tagesdatum, kann überschrieben werden. Tipp! Falls nur das Valuta-Datum angepasst werden soll, wählen Sie das Register BEARBEITEN und klicken Sie dann auf den Button setzen/ändern des Valutadatums des aktuellen Beleges. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 17 von 38

18 Geben Sie das Valuta Datum ein und bestätigen Sie mit OK. Beleg-Nummer Beleg-Betrag MWST-Verbuchung Falls MWST-relevante Konti gewählt werden, erscheinen die entsprechenden MWST- Angaben (Code, Satz) hier automatisch. Buchungstext Tragen Sie den gewünschten Buchungstext ein. Buchungs-Vorlage Sofern Standardtexte resp. Buchungsvorlagen mit den entsprechenden Konti, Kostenarten etc. vordefiniert sind, kann für immer wiederkehrende Buchungen hier die gewünschte Buchungsvorlage ausgewählt werden. Die vordefinierten Daten (Konti, ev. Kostenarten, Betrag) werden dabei automatisch eingetragen. Siehe auch: 6.4 Standardtexte / Buchungsvorlagen definieren Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 18 von 38

19 Beispiel einer Haben-Buchung Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 19 von 38

20 Sammelbuchung erfassen Sammelbuchungen sind im FIBU-Journal in aller Regel zur Kontrolle von z. B. Kreditoren-Zahlungen aufgeführt. Wenn Sie eine Sammelbuchung öffnen sind im unteren Teil der Buchungsmaske alle entsprechenden Buchungen separat aufgeführt. Siehe auch: 6.5 Buchung bearbeiten Sie haben allerdings auch die Möglichkeit, Sammelbuchungen manuell zu erfassen. Wir sprechen von einer Sammelbuchung, wenn der Betrag auf verschiedene Aufwands-Konti resp. Kostenstellen gebucht werden soll. Gehen Sie wie folgt vor: Tipp! Sie können während einer Normalbuchung (siehe: 6.2 Normalbuchung erfassen) auf die folgende Weise jederzeit auf Sammelbuchung wechseln, sofern der Beleg noch nicht mit der Schaltfläche Buchen verbucht wurde. 1. Wählen Sie das Register Beleg. Klicken Sie auf Buchung Neu oder drücken Sie F7. 2. Klicken Sie auf den Button Sammelbuchung. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 20 von 38

21 3. In der ersten Fenster-Zeile steht nun Sammelbuchung erfassen. 1. Buchung erfassen: Tragen Sie die nötigen Werte ein (für eine genaue Erklärung der einzelnen Felder, siehe: 6.2 Normalbuchung erfassen). Setzen Sie den Cursor in die zweite Textzeile und drücken die Taste Enter. 6. Die erste Buchung wird automatisch unten detailliert aufgeführt. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 21 von 38

22 2. Buchung erfassen: Tragen Sie die nötigen Werte für die zweite Buchung ein. Setzen Sie den Cursor in die zweite Textzeile und drücken die Taste Enter. 9. Auch die zweite Buchung wird unten automatisch detailliert aufgeführt. Weitere Buchungen erfassen: Erfassen Sie gemäss Punkt 7. bis 9. nach Wunsch weitere Buchungen, die zur Sammelbuchung gehören. Bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche Buchen. Verlassen Sie die Buchungsmaske durch Anklicken der Schaltfläche Zurück. 13. Im Register FIBU-Journal sind alle erfassten Buchungen aufgeführt. Merke: Sammelbuchungen sind im FIBU-Journal kursiv dargestellt. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 22 von 38

23 1.10. Standardtexte / Buchungsvorlagen definieren Für immer wiederkehrende Buchungen (Kasseneingänge, Büromiete, etc.) können mit der folgenden Funktion Standardtexte resp. Buchungsvorlagen mit den entsprechenden Konti, ev. Kostenarten, Betrag, etc. vordefiniert werden. 1. Wählen Sie das Register Beleg. Klicken Sie auf Buchung Neu oder drücken Sie F7. 2. Klicken Sie auf den Button Standardtexte/Buchungsvorlage bearbeiten Tragen Sie die nötigen Werte für immer wiederkehrende Standardbuchungen ein, z. B. Barbezug Bank, Büromiete, etc. Verlassen Sie die Liste indem Sie auf das rote Kreuz links oben in der Maske klicken. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 23 von 38

24 5. In der Buchungsmaske stehen Ihnen jetzt im Feld Buchungstexte die vordefinierten Buchungssätze zur Verfügung. Beim Anwählen einer Buchungsvorlage werden die entsprechenden Angaben (Konti, ev. Kostenstellen, ev. Betrag) automatisch oben in die einzelnen Felder übertragen. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 24 von 38

25 1.11. Buchung bearbeiten / Kontrolle von Sammelbuchungen 1. Sie befinden sich im Register Beleg Buchung neu. 2. Fahren Sie mit dem Cursor auf die gewünschte Buchung, die bearbeitet werden soll. 3. Wählen Sie die Funktion BELEG -> BUCHUNG BEARBEITEN F8 an Bearbeiten/korrigieren Sie die bestehende Buchung. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Buchen. Verlassen Sie die Buchungsmaske durch Anklicken der Schaltfläche Zurück. Tipp! Bei den Sammelbuchungen sind im unteren Teil der Buchungsmaske alle entsprechenden Buchungen separat aufgeführt. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 25 von 38

26 1.12. Buchung löschen 1. Sie befinden sich im Register FIBU- Journal. 2. Fahren Sie mit dem Cursor auf die gewünschte Buchung, die gelöscht werden soll. 3. Wählen Sie die Funktion BELEG -> BUCHUNG BEARBEITEN F Klicken Sie die Schaltfläche Löschen an. Verlassen Sie die Buchungsmaske durch Anklicken der Schaltfläche Zurück. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 26 von 38

27 1.13. Jahresabschluss Merke: Möglich ist nur 1 Abschluss pro effektives Jahr (365 Tage), also zwischen und Wählen Sie die Funktion FENSTER -> JAHRESABSCHLUSS Fahren Sie mit dem Cursor auf das abzuschliessende Jahr. Wählen Sie FENSTER -> GESCHÄFTSJAHR ABSCHLIESSEN. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 27 von 38

28 Saldi des Vorjahres übernehmen 1. Wählen Sie die Funktion FENSTER -> JAHRESABSCHLUSS. 2. Fahren Sie mit dem Cursor auf die gewünschte Buchungsperiode und wählen BEARBEITEN -> SALDI REORGANISIEREN. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 28 von 38

29 1.14. Auswertungen / Drucken Kontoauszüge drucken 1. Wählen Sie die Funktion DRUCKEN -> KONTOAUSZÜGE In den Registern Selektion, Darstellung und Kriterien haben Sie diverse Möglichkeiten, den Kontoauszug einzuschränken und darzustellen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen durch Anklicken der Schaltfläche Drucken. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 29 von 38

30 4. 5. Die Werte werden automatisch nach MS Excel exportiert und dort in der Tabelle 1 (Kontoauszug) dargestellt. Drucken Sie die Liste mit der Funktion DATEI -> DRUCKEN <CTRL-P> oder durch Anklicken des Icons Drucken aus. Tabelle 1 (Kontoauszug) Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 30 von 38

31 Erfolgsrechnung / Bilanz drucken 1. Wählen Sie die Funktion DRUCKEN -> BILANZEN. 2. In den Registern Selektion, Darstellung und Kriterien haben Sie diverse Möglichkeiten, die gewünschte Bilanz einzuschränken und darzustellen. Vorschlag Klicken Sie die Listbox (kleiner Pfeil nach unten) an und wählen die gewünschte Bilanz aus, z. B. Ausführliche Bilanz/ER, Erfolgsrechnung, Eröffnungsbilanz, etc. 3. Bestimmen Sie auch in den Registern Darstellung und Kriterien die gewünschten Optionen. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 31 von 38

32 Tipp! Durch Anklicken der Schaltfläche Vorgabe sichern können die aktuellen Vorgaben (Druckkriterien) gesichert werden. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Ja und starten den Ausdruck durch Anklicken der Schaltfläche Drucken. Beim nächsten Ausdruck einer Bilanz erscheinen dann standardmässig Ihre letztgesicherten Vorgaben (Druckkriterien). Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 32 von 38

33 Tipp! Durch Anklicken der Schaltfläche Vorgabe löschen können die aktuellen Vorgaben (Druckkriterien) alle gelöscht werden. 4. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen durch Anklicken der Schaltfläche Drucken. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 33 von 38

34 5. 6. Die Werte werden automatisch nach MS Excel exportiert und dort in der Tabelle 1 (Bilanz) dargestellt. Öffnen Sie das Register Drucken und klicken Sie auf den Button BILANZEN.-> DRUCKEN <CTRL-P>. Tabelle 1 (Bilanz) 7. In der Tabelle 2 (Erfolgsrechnung) finden Sie die entsprechende Erfolgsrechnung. Tipp! Durch Anklicken der Schaltflächen links aussen können die Stufentotale eingeschränkt werden. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 34 von 38

35 KST/KTR-Auszüge drucken Mit der folgenden Funktion können Auszüge über Kostenstellen und/oder Kostenträger ausgedruckt werden. 1. Wählen Sie die Funktion DRUCKEN -> KST/KTR-AUSZÜGE. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 35 von 38

36 1.15. SORBAFIBU im Detail Budget-Vorgaben definieren Sie haben optional die Möglichkeit, pro Buchungsjahr und Konto Budget-Vorgaben zu definieren, damit diese später bei Auswertungen als Vergleiche dienen können. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie die Funktion FENSTER -> BUDGET KTO Definieren Sie pro Konto die zur Verfügung stehenden Budget- Vorgaben. Verlassen Sie die Liste mit BEARBEITEN -> ZURÜCK <ESC>. Die Daten werden automatisch gesichert. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 36 von 38

37 1.17. Statistikjahr Für einen eventuellen Vorjahresvergleich (falls gewünscht) kann ein Statistik-Jahr eröffnet werden. Merke: Die Abfrage, ob ein Statistikjahr eröffnet werden soll, erscheint automatisch nach dem Eröffnen der ersten beiden Geschäftsjahre. Später ist ein Statistikjahr nicht mehr notwendig, da ja die Zahlen aus dem Vorjahr bereits in einem ordentlichen Geschäftsjahr zur Verfügung stehen. Siehe auch: Geschäftsjahr eröffnen Statistikdaten eingeben 1. Wählen Sie die Funktion FENSTER -> JAHRESABSCHLUSS Fahren Sie mit dem Cursor auf das eröffnete Statistikjahr. Wählen Sie BEARBEITEN -> STATISTIKDATEN EINGEBEN. 4. Tragen Sie unter Kto-Saldo LW (Leitwährung) und Kto-Saldo FW (Fremdwährung) die bestehenden Statistikdaten ein. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 37 von 38

38 Tipp! Falls die Saldovorträge bereits manuell erfasst wurden, können diese mit der Funktion BEARBEITEN -> IMPORT SALDI AUS ANFANGSSALDI importiert werden. Siehe auch: 5.1 Saldovorträge manuell erfassen Achtung! Dabei werden nur Bilanz-Kontis übernommen keine Erfolgsrechnungs- Konti und keine Kostenstellen-Konti! 5. Verlassen Sie die Liste mit der Funktion BEENDEN <ESC>. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 38 von 38