MANUAL PORTAL TOURENLEITERDATEN

Transkript

1 MANUAL PORTAL TOURENLEITERDATEN

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite Anmeldung Portal 3 Startseite Menus 4 Menu Tourenleiter 5 - Tourenleitersuche 6 - Tourenleiter bearbeiten/anschauen 9 - Adressdaten ändern/anschauen 11 - Tourenleiterbemerkungen anschauen 12 - Tourenleiterbemerkungen erfassen 13 - Ausbildungshistory anschauen 14 - Ausbildungshistory Fortbildungskurs erfassen 16 - Qualifikationen anschauen 19 - Qualifikationen bearbeiten 21 - Qualifikationen löschen 22 - Qualifikationen erfassen 24 - Neuen Tourenleiter erfassen 26 Menu Listen 29 - Listenauswahl 30 - Listenübersicht 31 - Stammblatt für alle Tourenleiter anfordern 32 - Stammblatt für einzelnen Tourenleiter anfordern 33 - Mutationsliste für alle Tourenleiter anfordern 35 - Liste Qualifikation Tourenleiter Anerkennung anfordern 36 - Liste Qualifikation Tourenleiter Sistierung anfordern 36 - Liste TL Übersicht Details anfordern 37 Menu Hilfe anfordern 37 Menu Anmeldeinformationen bearbeiten 37 Menu Abmelden 37 2

3 ANMELDUNG PORTAL Für den Einstieg ins Portal müssen die folgenden 2 Felder ausgefüllt werden: Login ID: Kennwort: SAC Mitglied Nummer (ohne Nullen am Anfang: = ) persönliches Kennwort eingeben Anschliessend das Feld Anmelden anklicken. Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite des Tourenleiterportals. Hier stehen verschiedene Menupunkte zur Verfügung. 3

4 STARTSEITE MENUS Hier stehen verschiedene Menupunkte zur Verfügung. Sprache Deutsch oder Französisch wählen Kontakt Direkt ein Mail an die Geschäftsstelle Bern senden Hinweis: Sie können zwischen den einzelnen Menupunkten switchen und mit den Pfeilen vorwärts oder rückwärts blättern. 4

5 Menu Tourenleiter Wird dieser Menupunkt angeklickt können Sie im Folgefenster wählen, ob Sie einen auf der Datenbank bestehenden Tourenleiter bearbeiten und anschauen oder einen Tourenleiter neu in der Datenbank anlegen (aufnehmen) möchten. Tourenleiter bearbeiten/anschauen Durch anklicken dieses Menus erhalten Sie das Fenster Tourenleitersuche. 5

6 Tourenleitersuche Damit Sie einen Tourenleiter bearbeiten oder anschauen können, müssen Sie den gewünschten Tourenleiter suchen. Suchtext Hier kann die SAC Mitglieder Nummer oder der Name eingegeben werden. Achtung: bei Unsicherheit der Schreibweise, nicht ganzen Namen eingeben. s. Beispiel unten. Beispiel: Suchen nach Namen Blöchlinger oder nach Mitglieder Nr Eingabe Namen: blöchlinger (alles klein schreiben) oder nur blöchli Eingabe Nr.: (vorangestellte 00 nicht eingegeben) Sektionen Bei mehreren Sektionen können Sie wählen, in welcher Sektion gesucht werden soll. Suchart In dieser Rubrik kann gewählt werden, ob über die Stamm- o d e r die Zusatzsektion gesucht wird. Zusätzlich ist es möglich, über die Stamm- u n d Zusatzsektion zu suchen. Weiter besteht die Auswahl nach Tourenleitern, die in der Sektion aktiv tätig oder passiv sind, zu suchen. Suchen Mit Klick auf Suchen wird die Suche gestartet. 6

7 Beispiel 1: Hier wird nach dem Tourenleiter Blöchlinger gesucht, der die Sektion Bern als Stammoder Zusatzsektion hinterlegt hat und in der Sektion Bern als aktiver Tourenleiter erfasst ist. Suchergebnis 1: 7

8 Beispiel 2: Hier wird nach a l l e n Tourenleitern gesucht, die die Sektion Bern-Schwarzenburg als Zusatzsektion hinterlegt haben und in der Sektion Bern-Schwarzenburg als passive Tourenleiter erfasst sind. Hinweis: Suchergebnis 2: wird das Feld Suchtext leer gelassen und so die Suche gestartet, erscheinen alle Tourenleiter gemäss Ihren Angaben in den Rubriken Sektionen und Suchart. 8

9 Tourenleiter bearbeiten / anschauen Damit Sie den gewünschten Tourenleiter bearbeiten oder weitere Informationen zu Adresse, Qualifikation und Ausbildung anschauen können, müssen Sie den Button bearbeiten des entsprechenden Tourenleiters anklicken. Danach öffnet sich dessen Tourenleiterkarte. Hinweis: Im Suchergebnis werden max. 50 Tourenleiter pro Seite angezeigt. Für weitere Seiten diesen Button >> anklicken. 9

10 Tourenleiterkarte 10

11 Adressdaten ändern / mutieren Auf der Tourenleiterkarte die Felder (Anrede bis Bemerkungen Tourenleiter) der Tourenleiterdaten mutieren und anschliessend den Button veränderte Adresskaten abschicken anklicken. Nach dem Abschicken gelangen Sie wieder auf die Ansicht Tourenleitersuche. Hinweise: Ausstehende Änderungen: Adresszusatz: Postfach: Land: Geburtsdatum: Bemerkungen: Zu den Tourenleiter- Bemerkungen: Abbrechen: auf der Geschäftsstelle noch nicht verarbeitete Änderungen werden angezeigt. Der Hinweis entfällt, sobald die Änderungen in die Datenbank übernommen wurden. für Eingaben wie: c/o oder bei Ausländern mit langen Adressen Bitte nicht nur die Nummer sondern auch die Bezeichnung (Postfach, case postale, etc.) eingeben Hier keine Eingabe wenn CH-Adresse. Deshalb ist die Schweiz auf der Tourenleiterkarte in diesem Feld auch nicht mehr als Land hinterlegt. Hier ist ein Kalender hinterlegt, der mit Klick auf das Feld sichtbar wird und mit Clear wieder verschwindet. Hier können Sie mit der Mutation Zusatzinformationen an die Geschäftsstelle mitliefern, z. B. Familienmitglied von. Dieser Feldinhalt wird nicht in die Stammdaten übernommen. Hier werden Bemerkungen zum Tourenleiter erfasst. Diese werden in die Stammdaten übernommen und sind später im Portal ersichtlich. Falls Sie die eingegebenen Adressdaten nicht abschicken wollen, klicken Sie auf den Button Abbrechen und sie gelangen auf die Ansicht Tourenleitersuche. 11

12 Tourenleiterbemerkungen anschauen Auf der Tourenleiterkarte den Button zu den Tourenleiterbemerkungen anklicken. Die Karte Tourenleiterbemerkungen öffnet sich. 12

13 Tourenleiterbemerkungen anschauen Die bestehenden Bemerkungen zum Tourenleiter können im Feld History TL- Bemerkungen gelesen werden. Bei längerem Text im Feld History TL-Bemerkungen nach unten und oben scrollen. Tourenleiterbemerkungen erfassen Neue Bemerkungen im Feld neue TL-Bemerkungen erfassen und anschliessen den Button Bemerkungen abschicken anklicken. 13

14 Ausbildungshistory anschauen Beim Anklicken des Buttons zur Ausbildungshistory auf der Tourenleiterkarte, öffnet sich die Karte Ausbildungshistory und Sie erhalten eine Übersicht der absolvierten Ausbildungskurse des entsprechenden Tourenleiters. 14

15 Übersicht Ausbildungshistory Hinweise: Ausstehende Änderungen: auf der Geschäftsstelle noch nicht verarbeitete Änderungen werden angezeigt. Der Hinweis entfällt, sobald die Änderungen in die Datenbank übernommen wurden. Kursanbieter: Extern = Kursanbieter ausserhalb SAC leer = Kursanbieter SAC Geschäftsstelle SAC Sektion = Kursanbieter SAC Sektion 15

16 Ausbildungshistory Fortbildungskurs erfassen Hier erfassen Sie die für die Fortbildungspflicht anerkannten Fortbildungskurse, die der Tourenleiter in der Sektion oder z. B. bei einer Bergsportschule besucht hat. Den Button neuer Ausbildungshistoryeintrag anklicken. Die Karte Ausbildungshistory anlegen öffnet sich. Hinweise: Kursanbieter: Mit dem Look-up (anklicken) wählen Sie den Kursanbieter aus Kurstyp: Mit dem Look-up wählen Sie den von der Geschäftsstelle vorgegebenen Kurstyp aus Eigener Kurstyp : Falls in der Auswahl der Geschäftsstelle kein passender Kurstyp gefunden wird, das Feld eigener Kurstyp anklicken und im entsprechenden Textfeld rechts den gewünschten Kurstyp erfassen. Die Felder Bezeichnung und Bezeichnung 2 können danach entsprechend auch überschrieben werden. Bezeichnung: Kurstitel 1 Bezeichnung 2: Kurstitel 2 Start / End: Startdatum / Enddatum Fortbildungskurs. Hier sind Kalender hinterlegt, die mit Klick auf das Feld sichtbar werden und mit Clear wieder verschwinden. Dauer: Mit dem Look-up wählen Sie Stunden oder Tage aus. Im Feld links geben Sie die entsprechende Anzahl ein. Kommentar: Hier können Sie Zusatzinformationen zur Kurserfassung an die Geschäftsstelle mitliefern, z. B. bitte neuen Kurstyp in Auswahlliste erfassen. Anlegen: Sind die Angaben in allen Feldern wunschgemäss und korrekt klicken Sie den Button Anlegen und der erfasste Fortbildungskurs wird an die Geschäftsstelle abgeschickt. Abbrechen: Falls Sie die eingegebenen Daten (Kurs) nicht abschicken wollen, klicken Sie auf den Button Abbrechen und sie gelangen zurück Übersicht der Ausbildunghistory. 16

17 Beispiel 1: Erfassung mit Kurstyp der Geschäftsstelle Beispiel 2: Erfassung mit eigenem Kurstyp und Bezeichnung 17

18 Eingabe Ergebnis auf Ausbildungshistory Der an die Geschäftsstelle gesandte Eintrag erscheint unter ausstehende Änderungen Zurück zur Tourenleiterkarte oder zur Tourenleitersuche Falls keine weiteren Kurse zu diesem Tourenleiter erfasst werden müssen, gelangen Sie mit der Taste zurück zur Tourenleiterkarte auf die Tourenleiterkarte und dort mit Abbrechen zum Fenster Tourenleitersuche. Sie können aber auch mit den Pfeilen vorwärts oder rückwärts blättern. 18

19 Qualifikationen anschauen Tourenleiterkarte des entsprechenden Tourenleiters öffnen und den Button zu den Qualifikationen anklicken. Hiermit erscheint die Übersichtskarte der Qualifikationen: 19

20 Übersicht Qualifikationen Hinweise: Hauptgruppe: Verteiler und Verteilerbeschreibung: Gültig von: Gültig bis: Sistiert bis: Kommentar: Editieren: Ausstehende Änderungen: Neue Qualifikation: Zurück zur Tourenleiterkarte: Es bestehen fünf Hauptgruppen: QUAL-1, QUAL-2, QUAL-3, QUAL-4 und der L_STATUS. QUAL-1 und QUAL-2 können vom Tourenchef nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Der Verteilercode und Beschreibung dienen als eindeutige Identifikation der jeweiligen Qualifikation. Die Qualifikation ist ab diesem Datum anerkannt Die Qualifikation ist anerkannt bis zu diesem Datum Bis zu diesem Datum kann die Anerkennung der Qualifikation durch Erfüllen der Fortbildungspflicht verlängert werden. Danach muss wieder ein neuer Tourenleiterkurs besucht werden. Bemerkungsfeld zu Qualifikation durch Anklicken des jeweiligen Buttons kann diese Qualifikation bearbeitet oder gelöscht werden. auf der Geschäftsstelle noch nicht verarbeitete Änderungen werden angezeigt. Der Hinweis entfällt, sobald die Änderungen in die Datenbank übernommen wurden. anklicken und eine zusätzliche Qualifikation kann erfasst werden. anklicken und Tourenleiterkarte erscheint wieder 20

21 Qualifikation bearbeiten Button bearbeiten der entsprechenden Qualifikation anklicken. Das Bearbeitungsfenster wird geöffnet und die Felder Gültig von, Gültig bis und Kommentar können wunschgemäss geändert respektive ergänzt werden. Button übernehmen anklicken und die geänderten Daten werden verschickt. Button abbrechen anklicken Rückkehr zur Übersicht ohne Bearbeitung. 21

22 Hinweis: die gesandten Mutationen erscheinen danach in der Übersicht unter ausstehenden Änderungen. Qualifikation löschen Button löschen der entsprechenden Qualifikation anklicken. 22

23 Der entsprechende Löschauftrag der Qualifikation wird abgeschickt und erscheint direkt unter ausstehende Änderungen. 23

24 Qualifikation erfassen Button neue Qualifikation anklicken. Das Erfassungsfenster öffnet sich: Hinweise: Verteiler (Code): Mit dem Look-up (anklicken) wählen Sie die möglichen Qualifikationen und den Leiterstatus aus. WICHTIG: Verteilercode: S_AKTIV_V Dieser Code muss für alle Tourenleiter, die in der Sektion aktiv Touren leiten, erfasst werden. Dieser Verteilercode respektive diese Qualifikation ist Grundlage bei der Suche nach Tourenleiter aktiv. (siehe Kapitel Tourenleitersuche) Die Verteilercode 1290V 1294V dienen als Ergänzung zu Code S_AKTIV_V und können daher zusätzlich erfasst werden. Sie zeigen auf in welcher Funktion respektive Sparte der Tourenleiter (z. B. Tourenleiter Senioren) für die Sektion aktiv ist. 24

25 Von: Bis: Kommentar: hier erscheint automatisch das Tagesdatum, dass auch mit dem gewünschten Datum überschrieben werden kann. hier erscheint automatisch das Datum , d.h. gültig bis auf Widerruf / Löschung oder Änderung. Bemerkungsfeld zu neuer Qualifikation Anlegen: Abbrechen: anklicken, die neu erfasste Qualifikation wird gesandt und erscheint danach in der Qualifikationsübersicht unter der Rubrik Ausstehende Änderungen anklicken, die Qualifikationsübersicht erscheint ohne Änderung 25

26 Neuen Tourenleiter anlegen/erfassen Menu auswählen und anschliessend entsprechendes Mitglied der Sektion suchen. Siehe Kapitel Tourenleitersuche. 26

27 Hinweis: Im Suchergebnis werden max. 50 Tourenleiter pro Seite angezeigt. Für weitere Seiten diesen Button >> anklicken. Mitglied auswählen Damit Sie das gewünschte SAC Mitglied bearbeiten können, müssen Sie den Button Tourenleiter erstellen der entsprechenden Person anklicken. Anschliessend erscheint die Tourenleiterkarte. 27

28 Tourenleiter erstellen Damit das ausgewählte SAC Mitglied in der Datenbank zukünftig als SAC Tourenleiter geführt wird, muss zwingend eine Qualifikation erfasst werden. Button zu den Qualifikationen anklicken weiteres Vorgehen siehe Kapitel neue Qualifikation erfassen. WICHTIG: Falls dieser Tourenleiter auch aktiv für die Sektion Touren leitet, muss zusätzlich der Leiterstatus mittels Verteilercode : S_AKTIV_V erfasst werden. Wird dieser Verteilcode nicht erfasst, gilt diese Person als passiver Tourenleiter. Detaillierte Informationen zum Leiterstatus finden Sie in den Kapiteln: Tourenleitersuche Suchart aktiv / passiv Qualifikation erfassen Verteilercode Zusätzlich können Adressdaten ergänzt oder geändert und Kurse für die Ausbildungshistory erfasst werden. Hinweise hierzu finden Sie in den Kapiteln Adressdaten mutieren und neuer Ausbildungshistoryeintrag. 28

29 Menu Listen Menu Listen anklicken allfällig Sektion wählen Button zu den Listen anklicken. 29

30 Hiermit öffnet sich die Listenauswahl: 30

31 Listenübersicht Stammblatt Tourenleiter (PDF-Dokument) Das Stammblatt für Tourenleiter kann in folgenden 3 Varianten bestellt werden: Variante 1: Stammblatt TL mit Qualifikation Stammblatt mit Qualifikationen des Tourenleiters Variante 2: Stammblatt TL mit Qualifikation und Ausbildung Stammblatt mit Qualifikationen und Ausbildungshistory des Tourenleiters Variante 3: Stammblatt TL komplett Stammblatt mit Qualifikationen, Ausbidlungshistory und Bemerkungen Mutationsliste Tourenleiter (Excel-Dokument) Diese Liste zeigt Veränderungen auf der Tourenleiter-Datenbank zur Adresse, Qualifikation und Ausbildung für Tourenleiter in einer wählbaren Periode. Qualifikationen Tourenleiter Gültig bis (Excel-Dokument) Die Liste weist alle Tourenleiter einer bestimmten Qualifikation auf, deren Gültigkeitsdatum in der gewählten Periode abläuft. Qualifikation Tourenleiter Sistiert bis (Excel-Dokument) Diese Liste weist alle Tourenleiter einer bestimmten Qualifikation auf, deren Sistierdatum in der gewählten Periode abläuft. TL Übersicht Details (Excel-Dokument) Diese Excel-Liste zeigt detaillierte Informationen zu a l l e n aktiven, passiven, anerkannten und sistierten Tourenleitern der Sektion. Hinweis: Bei allen Listen Bestellungen erscheint jeweils nach dem anklicken des Buttons Liste anfordern das folgende Bestätigungsfenster. 31

32 Stammblatt für a l l e Tourenleiter anfordern (Variante 1 3) Feld Personen leer lassen und Button Liste anfordern des gewünschten Stammblattes anklicken. 32

33 Stammblatt für e i n z e l n e n Tourenleiter anfordern Feld Personen mit der Mitglieder Nr. des Tourenleiters ausfüllen und Button Liste anfordern des gewünschten Stammblattes anklicken. 33

34 Variante Im Fenster Tourenleitersuche kann für den betreffenden Tourenleiter direkt auf die Listenauswahl gewechselt werden: Button zu den Listen und im nächsten Fenster erneut den Button zu den Listen anklicken. 34

35 Hiermit wird die Mitglieder Nr. automatisch und direkt in die Felder Person des Stammblattes eingesetzt. Anschliessend den Button Liste anfordern des gewünschten Stammblattes anklicken. Mutationsliste TL anfordern Die Felder von Datum und bis Datum mit gewünschten Daten ausfüllen und Button Liste anfordern anklicken. 35

36 Qualifikation TL Ablaufdatum Die Felder von Datum und bis Datum mit gewünschten Daten ausfüllen, den Tourenleiterstatus aktiv, passiv oder Beide (aktiv + passiv) und die entsprechende Qualifikation auswählen. Anschliessend den Button Liste anfordern anklicken. Qualifikation TL Sistierdatum Die Felder von Datum und bis Datum mit gewünschten Daten ausfüllen, den Tourenleiterstatus aktiv, passiv oder Beide (aktiv + passiv) und die entsprechende Qualifikation auswählen. Anschliessend den Button Liste anfordern anklicken. 36

37 TL Übersicht Details Den Button Liste anfordern anklicken. Menu Hilfe anfordern Öffnet ein Mail an Martin Schmid (bei Fragen und/oder Problemen). Menu Anmeldeinformationen bearbeiten Hier können Sie Ihre Angaben anpassen. Sind Sie ein neuer Benützer des Tourenleiterportals, bekommen Sie von der Geschäftsstelle auf die von Ihnen angegebene Adresse ein Passwort zugestellt. Dieses können Sie beim ersten Login unter diesem Menupunkt anpassen. Menu Abmelden Zum Verlassen des Portals anklicken Bern, ms 37