Anlage 6 zu Nrn und der. Verwaltungsvorschriften für. Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung. der. Freien und Hansestadt Hamburg

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1 Anlage 6 zu Nrn und der Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung ( 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO) der Freien und Hansestadt Hamburg VV-ZBR Anlage 6 Bestimmungen über Allgemeine Anordnungen - BestAllA 1

2 INHALTSVERZEICHNIS 0 VV zu Nrn und VV-ZBR Zulässigkeit Geltungsdauer Mindestangaben Verwendungszweck Zahlungsüberwachung Prüfung Zahlungseingänge Prüfung Lastschriften (Auszahlungen) und Widerruf Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten

3 0 VV zu Nrn und VV-ZBR Für Allgemeine Anordnungen gelten die nachfolgenden Regelungen. 1 Zulässigkeit 1.1 Die Finanzbehörde kann anstelle von förmlichen Anordnungen Allgemeine Anordnungen erteilen oder kann zulassen, dass Allgemeine Anordnungen erteilt werden für Ein- und Auszahlungen, die aufgrund amtlicher Gebührentarife, Kostenvorschriften oder amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind (z.b.: Kosten für den Zahlungsverkehr - Bankgebühren), Ein - und Auszahlungen, die die Kassen im Rahmen ihres Aufgabengebietes selbst zu veranlassen haben (z.b. Zinsen, Säumniszuschläge), Auszahlungen gegen sofortigen Empfang von Kleinhandelsware oder für andere Auszahlungen, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind. 1.2 Die Finanzbehörde kann anstelle von förmlichen Anordnungen auf Antrag Allgemeine Anordnungen erteilen oder kann zulassen, dass Allgemeine Anordnungen erteilt werden für Einzahlungen, bei denen eine Verpflichtung zur Leistung nicht besteht (z.b. Spenden, Zuwendungen), die Höhe der Forderung oder die Fälligkeit noch unbestimmt sind (z.b. Erstattung von Sozialhilfe durch Versicherungsträger), die Verwaltung erst nach Einzahlung eine Leistung erbringt (z.b. Gebührenvorauszahlungen, Verkauf von Broschüren, Ausschreibungsunterlagen). Das generelle Einvernehmen des Rechnungshofes liegt zu Nr vor Auszahlungen im passiven Lastschrifteinzugsverkehr (Nr , 2.4 VV - ZBR). 1.3 Allgemeine Anordnungen können aufgrund eines Antrages mit Zustimmung der Finanzbehörde 1 und im Einvernehmen mit dem Rechnungshof schriftlich erteilt werden von den Beauftragten für den Haushalt für Ein - und Auszahlungen bei Kartenzahlverfahren und elektronischen Zahlungssystemen (Nr , 2.1.4, 2.3 VV - ZBR), 1 Antragszuständigkeiten in der Finanzbehörde siehe Anlage 12 zur VV-ZBR - BestBegriff 3

4 1.3.2 vom Leiter der für Zahlungen zuständigen Stelle für Geschäftsprozesse, die aufgrund der eingesetzten Standard-IT-Systeme anders nicht darstellbar oder so wirtschaftlicher sind (z.b. Einzahlungen auf Geschäftskonten für Ausgliederungsbereiche, elektronische Zahlwege). 1.4 Allgemeine Anordnungen können erteilt werden durch Verwaltungsvorschriften oder allgemeine Dienstanweisungen oder als Einzel-, Sammel- oder Daueranordnungen (vgl. Nr. 1 Anlage 3 zur VV-ZBR- BestBuch; Anlage 12 zur VV-ZBR - BestBegriff) durch den Behördenleiter, den Beauftragten für den Haushalt oder den Leiter der zuständigen Kasse. 1.5 In anderen Fällen können Allgemeine Anordnungen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof erteilt werden. 1.6 Allgemeine Anordnungen sollen grundsätzlich nur für Kassen erteilt werden; die Erteilung von Allgemeinen Anordnungen für Zahlstellen ist eine Ausnahme und bedarf der Zustimmung der Finanzbehörde (vgl. Nr Anlage 8 Teil II zur VV-ZBR-ZBest). Die Finanzbehörde kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen treffen. Verfahrensspezifische Details zur Abwicklung von Ein - und Auszahlungen über Allgemeine Anordnungen sind durch die für Zahlungen zuständigen Stellen in Dienstanweisungen zu regeln. 1.7 Die Vordrucke zur Erteilung der Allgemeinen Anordnungen stehen im Intranet der Kasse.Hamburg zur Verfügung; die Nutzung anderer Vordrucke bedarf der Zustimmung der Finanzbehörde. 2 Geltungsdauer 2.1 Allgemeine Anordnungen können für einen Zahlungsfall oder für eine Vielzahl von gleich gelagerten Zahlungsfällen erteilt werden. 2.2 Eine Allgemeine Anordnung gilt bis auf weiteres - auch über den Jahreswechsel hinaus - für mehrere Haushaltsjahre als Daueranordnung. 2.3 Die Allgemeinen Anordnungen sind zum Jahreswechsel von den mbst auf Erforderlichkeit und/oder Fortgeltung der Daten zu überprüfen. Änderungen der Daten (z.b. Kontierungsdaten) bzw. Aufhebung der Daueranordnung sind mit einer Änderungsanordnung mitzuteilen (Nr. 4 Anlage 3 zur VV-ZBR- BestBuch). 4

5 3 Mindestangaben Allgemeine Anordnungen nach Nr. 1.4 müssen insbesondere enthalten 3.1 die Bezeichnung der für Zahlungen zuständigen Stelle, die die Einzahlung annehmen oder die Auszahlung leisten soll, 3.2 die Bezeichnung der Art der Anordnung (Einzahlungen oder Auszahlungen), 3.3 die Anordnung zur Annahme oder Auszahlung, 3.4 die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr sowie ggf. weitere Kontierungsdaten (z.b. Finanzstelle, Finanzposition, Sachkonto, Kostenstelle, Debitor, Kreditor), 3.5 die Bescheinigung der sachlichen und gegebenenfalls der rechnerischen Richtigkeit, 3.6 Begründung, 3.7 ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammen hängenden Informationen, 3.8 einen Bezug zu den begründenden Unterlagen, 3.9 die Bezeichnung der anordnenden/mittelbewirtschaftenden Stelle, 3.10 das Datum der Anordnung und 3.11 die Unterschrift des Anordnungsbefugten (Beauftragter für den Haushalt oder Vertreter). 4 Verwendungszweck Der Verwendungszweck muss die Zuordnung der Zahlungen zur Allgemeinen Anordnung ermöglichen, ansonsten ist die Erteilung von Allgemeinen Anordnungen unzulässig. Die Verwaltungsdienststelle (mbst) fordert den Zahlungspflichtigen auf, den Betrag unter Angabe einer bestimmten Kontierung (in der Regel werden dies Referenz oder Kassenzeichen sein) i.v. mit dem Aktenzeichen der Sach-/Fachakte an die für Zahlungen zuständige Stelle zu überweisen bzw. bei der Abbuchung mitzuliefern. Die Einzahler bzw. Abbucher sind von den mbst deutlich auf die Nutzung des Verwendungszwecks im Zahlungsverkehr hinzuweisen. Wenn die Zuordnung durch die für Zahlungen zuständige Stelle nicht möglich ist, werden der Zahlungseingang als Verwahrung und die Abbuchung als Vorschuss gebucht und bearbeitet. 5 Zahlungsüberwachung 5.1 Prüfung Zahlungseingänge Zahlungseingänge sind täglich durch die mbst zu überprüfen. Bei Einzahlungen durch Scheck ist die Anlage 1 zur VV-ZBR zu beachten. Die Prüfung der Zahlungseingänge ist mit Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit zu dokumentieren. Sollte trotz Erteilung einer Allgemeinen Anordnung in Einzelfällen die Einleitung von Mahn - und Beitreibungsmaßnahmen erforderlich werden, sind diese Forderungen sofort bei der zuständigen Kasse zum Soll zu stellen, damit das automatisierte Mahn - und Beitreibungsverfahren durchgeführt werden kann. Wenn die Voraussetzungen nach Nr im Einzelfall nicht erfüllt sind, ist trotz erteilter Allgemeiner Anordnung für diese Buchungsstelle (Kontierung) unverzüglich eine Sollstellung bei der zuständigen Kasse zu veranlassen. 5

6 5.2 Prüfung Lastschriften (Auszahlungen) und Widerruf Die Abbuchungen im passiven Lastschrifteinzugsverfahren (Belastungen von Auszahlungen) sind täglich durch die mbst besonders sorgfältig zu prüfen. Die Prüfung der Abbuchungen ist mit Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit zu dokumentieren. Unberechtigte Abbuchungen sind der zuständigen Kasse sofort zu melden; die zuständige Kasse wird der unberechtigten Abbuchung nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes für den Lastschrifteinzugsverkehr unverzüglich widersprechen. Unberechtigte Abbuchungen können bei folgenden Sachverhalten unterstellt werden: Abbuchung ohne Begründung/Zahlungsgrund Unbekannter Betrag/Gläubiger IT-Verfahren ohne integriertes Abbuchungsverfahren Bankverbindung ohne zugelassenes Abbuchungsverfahren Abbuchungen in Cent-Höhe (Kontenausforschungen). Die Definition von unberechtigten Abbuchungen und weitere verfahrensspezifische Details sind durch die für Zahlungen zuständigen Stellen in Dienstanweisungen zu regeln; vgl. Nr Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten Soweit vollautomatisierte Verfahrensabläufe (Nr VV-ZBR) nicht Anwendungen finden, erfolgt die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten gem. Nr. 1.2 VV-ZBR sowie Nr. 2.2 Anlage 2 BestMan und Abschnitt IV Anlage 3 - BestBuch zur VV-ZBR spätestens bei Zahlungseingang oder Abbuchung. Dabei ist insbesondere auch die Übereinstimmung der Beträge zu prüfen; Nummer 2.7 VV- ZBR ist zu beachten. Die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten ist zu dokumentieren. Details sind durch die zuständige Kasse in Dienstanweisungen zu regeln; vgl. Nr