Dienstanweisung. zur Regelung des Zeichnungsrechts und des Schriftverkehrs

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1 Dienstanweisung zur Regelung des Zeichnungsrechts und des Schriftverkehrs Stand: Seite 1 von 5

2 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Zeichnungsrecht im allgemeinen Schriftverkehr Externer Schriftverkehr Vorstand Interner Schriftverkehr und Verteilung Umgang mit der Geschäftspost 4 2. Zeichnungsregelungen bei Aufträgen/Abschluss von Verträgen 4 3. Zeichnungsregelungen bei der Rechnungsbearbeitung 5 Anlage Übersicht der Vollmachten (Unterschriftenkompetenzen) Seite 2 von 5

3 1. Zeichnungsrecht im allgemeinen Schriftverkehr In Ergänzung der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Bremische Verwaltung (Brem.GGO), Geschäftsordnung der Senatorin für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen vom (Brem.ABl. S. 249), zuletzt geändert am (Brem.ABl. S. 1145), wird das Zeichnungsrecht im allgemeinen Schriftverkehr wie folgt geregelt: 1.1 Externer Schriftverkehr Grundsätzlich sind Schriftstücke, soweit sie verpflichtende Merkmale (Auslösung von Zahlungsverpflichtungen) beinhalten oder von wesentlicher Bedeutung sind, zweifach zu unterzeichnen. Ausgenommen hiervon sind Schriftstücke, die automatisiert erstellt werden. Der/die Verfasser/in unterzeichnet rechts. Der/die nächsthöhere Vorgesetzte unterzeichnet links. Ist das Schreiben nach Ermessen des Ausstellers von besonderer Bedeutung für die Abteilung oder das Unternehmen, zeichnet links der/die Abteilungsleiter/in oder ein Vorstand. Dem Vorstand sind zur Zeichnung vorbehalten: Alle Schreiben von grundsätzlicher Bedeutung und hoher Relevanz. Alle Schreiben, für die es gesetzlich vorgeschrieben ist, oder die der Vorstand sich durch allgemeine Anordnung oder im Einzelfall durch Bearbeitungsvermerk vorbehalten hat. Berichte an die Fachaufsicht, es sei denn, dass diese von minderer Bedeutung sind. Schriftwechsel von grundsätzlicher Bedeutung mit den Mitgliedern des Verwaltungsrates. Für das Unternehmen zeichnet der Vorstand ohne Zusatz. Prokuristen unterzeichnen mit dem Zusatz ppa.". Weitere zur Vertretung berechtigte Mitarbeiter unterzeichnen mit dem Zusatz in Vollmacht (i.v.) oder im Auftrag (i.a.). Eine entsprechende Prokura oder Handlungsvollmacht wird gemeinschaftlich vom Vorstand erteilt. 1.2 Vorstand Als 1. Vorstand bestellt ist: Als 2. Vorstand bestellt ist: Frau Daniela Enslein N.N. 1.3 Interner Schriftverkehr und Verteilung Im internen Schriftverkehr werden die Schriftstücke einfach unterzeichnet (ohne Zusatz). Das Organisationszeichen und der Name sowie die Telefonnummer des/der Unterzeichnenden sind im Mitteilungskopf anzugeben. Der Schriftverkehr ist direkt an den Empfänger (mit dem Organisationskennzeichen und dem Namen) zu adressieren und wird von der hausinternen Post an die jeweiligen Abteilungen/Referate sowie Stabsstellen verteilt. Die Abteilungsleiter/innen legen abteilungsinterne Verfahrensabläufe fest. Seite 3 von 5

4 1.4 Umgang mit der Geschäftspost Grundsätzlich sind alle Posteingänge, auch wenn sie Außenstellen oder Mitarbeitern/innen direkt übergeben wurden, unverzüglich der Geschäftsstelle zur Eingangserfassung zuzuleiten. Jeweils rechtsverbindliche Eingangsstempel werden von der Geschäftsstelle, dem Vorstand, der Blocklanddeponie, der Verwaltung der Recycling-Stationen und der Vergabestelle geführt. Die Außenstellen sorgen für die umgehende Weiterleitung an die zuständigen Stellen im Unternehmen; in Zweifelsfällen erfolgt die Verteilung der Post über das Vorstandsbüro. 2. Zeichnungsregelungen bei Aufträgen/Abschluss von Verträgen Aufträge und Verträge sind mit zwei Unterschriften zu versehen. Die Unterzeichnung von Aufträgen/Verträgen erfolgt im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung gemäß der Funktionsbeschreibung und nach Maßgabe abteilungsinterner Regelungen. Die Unterschriftenkompetenz einzelner Mitarbeiter/innen ist in der Anlage Übersicht der Vollmachten dargestellt. Beauftragter im Sinne der Anlage ist ein/e Mitarbeiter/in mit der schriftlichen Übertragung der Befugnisse zur Zeichnung Sachlich und rechnerisch richtig. Das Dienstsiegel ist ein Legitimationszeichen und dient auf amtlichen Schriftstücken und Urkunden als Hoheits- und Echtheitszeugnis. Es soll auf Verträgen und Urkunden verwendet werden. Verwaltungsakte können, falls erforderlich, gesiegelt werden. 3. Zeichnungsregelungen bei der Rechnungsbearbeitung In Ergänzung zu den Verwaltungsvorschriften zu 70 Landeshaushaltsordnung (LHO) diese werden den Verpflichteten ausgehändigt werden für Die Bremer Stadtreinigung bei der Bearbeitung von Rechnungsvorgängen folgende Regelungen getroffen: zur Feststellung der Lieferung oder Leistung richtig ( 70 LHO) sind die jeweils mit dem Beschaffungsvorgang beauftragten Mitarbeiter/innen berechtigt. Bei Einführung einer elektronischen Verarbeitung (z.b. mit dem Programm X-Flow) wird dieses als Sachliche Prüfung bezeichnet. zur Feststellung Sachlich und rechnerisch richtig ( 70 LHO) ist der/die Kostenstellenverantwortliche der für die Beschaffung zuständigen Abteilung befugt. Bei elektronischer Verarbeitung (z.b. über X-Flow) wird diese Tätigkeit als Freigabe bezeichnet. Die Feststellung der Prüfung auf Vollständigkeit der Rechnungsunterlagen und der Richtigkeit der Buchung ist auf das Referat Finanzbuchhaltung beschränkt. Anordnungsbefugt sind der Vorstand, die Abteilungsleitung Finanzen und Controlling sowie Referatsleitung und Vertretung der Referatsleitung Finanzbuchhaltung. Die Anordnungsvollmacht ist schriftlich zu erteilen und bei der Landeshauptkasse zu hinterlegen. Sie kann in der Höhe beschränkt werden. Um den Zahlungsvorgang auszulösen, gelten daher für die auf der Buchungsfahne zu erbringenden Unterschriften folgende Regelungen: Seite 4 von 5

5 Zeile a) Lieferung bzw. Leistung richtig : Die für die Beschaffung zuständige Abteilung bzw. die mit dem Beschaffungsvorgang beauftragte Person bestätigt die Richtigkeit der erbrachten Lieferung/Leistung gemäß dem zugrundeliegenden Bestellvorgang. Sofern im Zuge der Bestellung Rabatte bzw. Skonti ausgehandelt wurden, ist von ihm/ihr auch zu prüfen, ob diese auf der Rechnung ausgewiesen sind. Bei komplexen Leistungsumfängen (z.b. Leistungsverträge Abfall) können abteilungsintern abweichende Regelungen getroffen werden, da hier oftmals nur Plausibilitätsprüfungen möglich sind. Zeile b) Sachlich und rechnerisch richtig : Der/Die Kostenstellenverantwortliche bestätigt mit seiner/ihrer Unterschrift die sachliche Richtigkeit des Beschaffungsvorgangs und die Richtigkeit der auf Berechnungen beruhenden Angaben ( 70 Nr. 14ff. LHO). Sind Beschaffer/in und Kostenstellenverantwortliche/r identisch, ist die Unterschrift der/s Vorgesetzten (mindestens aber eine weitere Unterschrift eines Beauftragten) einzuholen. Zeile c) Materialwirtschaft : Mit der Unterschrift bestätigt ein/e Mitarbeiter/in aus dem Referat Allgemeine Verwaltung/Einkauf, dass die Beschaffung ordnungsgemäß über den Einkauf gelaufen ist. Zeile d) Geprüft und gebucht : Die mit der Buchung beauftragte Person der Finanzbuchhaltung bestätigt die Prüfung der Unterschriften, die rechnerische Überprüfung bei der Abänderung des Rechnungsbetrages durch die Fachabteilung, die Berücksichtigung von Skonto-Abzügen und die Richtigkeit der Buchung. Um den Zahlungsvorgang bei einer elektronischen Erfassung (z.b. über das Programm X-Flow) auszulösen, haben für die Bearbeitung folgende Regelungen Gültigkeit: Sachliche Prüfung entspricht Lieferung bzw. Leistung richtig : Die für die Beschaffung zuständige Abteilung bzw. die mit dem Beschaffungsvorgang beauftragte Person (bei zentralen Beschaffungsvorgängen ist dies grundsätzlich ein/e Mitarbeiter/in aus dem Referat Allgemeine Verwaltung/Einkauf) bestätigt die Richtigkeit der erbrachten Lieferung/Leistung gemäß dem zugrundeliegenden Bestellvorgang. Sofern im Zuge der Bestellung Rabatte bzw. Skonti ausgehandelt wurden, ist von ihm/ihr auch zu prüfen, ob diese auf der Rechnung ausgewiesen sind. Freigabe entspricht Sachlich und rechnerisch richtig : Der/Die Kostenstellenverantwortliche bestätigt mit seiner/ihrer Unterschrift die sachliche Richtigkeit des Beschaffungsvorgangs und die Richtigkeit der auf Berechnungen beruhenden Angaben ( 70 Nr. 14ff. LHO). Seite 5 von 5