Vorwort Abkürzungsverzeichnis Verzeichnis der Abbildungen Danksagung Einleitung... 21

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1 Vorwort... 5 Abkürzungsverzeichnis Verzeichnis der Abbildungen Danksagung Einleitung Grundsätze des Internen Kontrollsystems (IKS) Early Warning Implementierung eines Frühwarnsystems Und es passiert doch! Tragende Säulen Vertrauen als Basis einer Fehlerkultur Eine gelebte Fehlerkultur Es muss sogenannte Erlauber geben Wie kann eine optimale Fehlerkultur gepflegt werden? Mut und Bereitschaft zur Veränderung Geschäftsprozesse umgestalten; Prozessoptimierung der Personalprozesse notwendiger denn je! Sicherung und Stärkung der Stellung des HR-Bereichs in der Organisation Stellen Sie sich vor, Akzeptanz von Veränderungen (Beitrag von Eberhard G. Fehlau) Das Interne Kontrollsystem im Personalbereich (Beitrag von Rudolf Dirks, PWC) Das Interne Kontrollsystem Grundlagen und Definition des Internen Kontrollsystems Ausprägung und Aufgaben des Internen Kontrollsystems Weiterentwicklungen des COSO-Regelwerks Die Prüfung des Internen Kontrollsystems Prüfung des Aufbaus des Internen Kontrollsystems (Aufbauprüfung) Prüfung der Funktion des Internen Kontrollsystems (Funktionsprüfung) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (Beitrag von Rudolf Dirks, PWC) Allgemeines Verantwortlichkeit Allgemeine Anforderungen Belegwesen (Belegfunktion) Grundbuchaufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion Internes Kontrollsystem Datensicherheit Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen

2 4.9 Aufbewahrung Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Datenzugriff Zertifizierungen und Software-Testate Terminplanung als Bestandteil des Internen Kontrollsystems Terminplanung Zu berücksichtigende Termine Aufbau eines Terminplanes Fragenkatalog Termingerüst Methodik der Terminplanung Terminplanung und -überwachung Beispiel eines Dauerterminkalenders Jahresübersicht Jahreskontrolle Pflege Externe Überwachung Vermeidung von Abhängigkeiten Ablaufplan Prüfungs- und Kontrollverfahren Methodik des Testens Festlegen einer Teststrategie Entwickeln von Testhilfen Erstellen der Testdaten Durchführung der Tests bis zur Freigabe der Programme Prüfungstechniken Einzelprüfungen Mindestprüfanforderungen Plausibilitätsprüfungen Auswertung Fehleranalyse Abstellmaßnahmen Dokumentationserfordernisse Prüfprogramme Entscheidung zum Einsatz von Prüfprogrammen Planung Umfang Einsatz der Prüfsoftware durch die Prüfungsdienste Einsatz der Prüfungssoftware innerhalb des IKS der Entgeltabrechnung Accenture HR Audit and Compliance Tool und Accenture HR Audit and Compliance as-a-service, die IKS-Prüfwerkzeuge für SAP HCM und SuccessFactors (Beitrag der Accenture GmbH) Fachlicher Ansatz Modul 1 System-/Profilparameter Modul 2 Berechtigungen und Rollen Modul 3 Stammdaten- und Abrechnungsprüfung Modul 4 Organisationsmanagement Modul 5 Accenture HR Audit and Compliance as-a-service

3 6.7 Centric World of Innovation (Beitrag der Centric IT Solutions GmbH) Auszug aus den Centric SAP HCM Add Ons Prüfung der Abrechnungssysteme durch die Fachabteilung Monatliche Abrechnungsläufe Selektion des Testumfanges Manuelle Aufbereitung des Tests/der Testdurchführung Original-Abrechnungslauf Programmänderungen Sonderroutinen Testen von neuen Programmen Systemprüfung: Notwendigkeit und Methoden Folgen für die Revision Aufgaben der Systemrevision Neuorientierung der Prüfarbeit Fachabteilung in der Primärverantwortung Die Aufgaben des Internen Systemprüfers (IKS) Anforderungsprofil des Internen Systemprüfers (IKS) Funktion Ausbildung Wissen Fortbildung Auswahl- und Leistungskriterien Stellung Richtlinien Vorgabe für eine Verfahrensdokumentation Soll-Status Verfahrensdokumentation Ist-Aufnahme Dokumentationsstatus Ausfüllanleitung Ein Verfahrenshandbuch für Personalverwaltung und Abrechnung Zielsetzung und Zwecke der Verfahrenssicherung Beschreibung der Abläufe und Verfahren Aufbau und Struktur von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen Lenkung von QM-Unterlagen Verfahrensnachweise und Überwachung des Verfahrenssicherungssystems Das Kontrollsystem, Prüfungen, Prüfstatus Internes Kontrollsystem (IKS) Einführung und praktische Anwendung (Beispiel) Buchungsplan Vorbereitende Maßnahmen Inkasso Systemprüfung Abrechnungslauf Plausibilitätsprüfung Rasterprüfung Check Probeverbuchung Korrekturlauf Plausibilitätsprüfung Monatsabschluss/Differenzbericht

4 10.6 Abschlussarbeiten Schwerpunktkontrollen Personalverwaltung Integration in Portallösungen Der lange Weg zur großen Portallösung HR-Portal (Beitrag mit Unterstützung der Unternehmensberatung anders.beraten.de) Workflow-Anwendungen Fazit Elektronische Archivierung im Personalbereich Rechtliche Aspekte: Die digitale Archivierung im Umfeld der GoBD Ordnungsmäßige Ablage Ordnungsmäßige Aufbewahrung Ordnungsmäßige Wiedergabe Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang) Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ordnungsmäßige Verfahrensdokumentation Die Anforderungen an die Beweisqualität Die Anforderungen des Datenschutzrechts an die digitale Personalakte Praktische Vorgehensweise Pflichtenheft Inhaltsübersicht Feinkonzept Inhaltsübersicht Allgemeines Ist-Zustand Soll-Konzept Lösungskonzept Sonstiges Regelungsbedarf im Rahmen einer Betriebsvereinbarung Übernahme von Daten aus dem führenden System Aufbewahrungsfristen Fazit IKS und Prozessoptimierung Veränderungen notwendige Investitionen in die Zukunft Bei Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie nicht nur Ihren Kopf, Ihre Mitarbeiter und Ihre Berater, sondern hören auch auf Ihr Bauchgefühl! Ziele formulieren Hindernisse erkennen und beseitigen Eine gemeinsame klare Zielsetzung Formuliere das Ziel, Projekt, Problem schriftlich (Prozessanalyse) Orientieren Sie sich und verschaffen Sie sich Klarheit Prozessoptimierung auf dem Weg zu einem zielführenden IKS Zerlege die Gesamtaufgabe in einzelne kleine Teile Ordne die Teilaufgabe nach Prioritäten und Terminen Prozessanalyse Gestaltung der Prozesse Definition der Ziele Erledige alle Aktivitäten, und kontrolliere das Ergebnis (Umsetzung)

5 A Rechtsgrundlagen A.1 Handelsgesetzbuch HGB A.2 Abgabenordnung AO Vierter Teil A.3 Einkommensteuergesetz EStG A.4 Umsatzsteuergesetz UStG B C D Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) B.1 Allgemeines B.2 Verantwortlichkeit B.3 Allgemeine Anforderungen B.4 Belegwesen (Belegfunktion) B.5 Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion) B.6 Internes Kontrollsystem (IKS) B.7 Datensicherheit B.8 Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen B.9 Aufbewahrung B.10 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit B.11 Datenzugriff B.12 Zertifizierung und Software-Testate B.13 Anwendungsregelung IDW Prüfungsstandard: Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW PS 330) C.1 Vorbemerkungen C.2 Ziele und Umfang von IT-Systemprüfungen C.3 Durchführung von IT-Systemprüfungen C.4 IT-gestützte Prüfungstechniken C.5 Dokumentation und Berichterstattung C.6 Übereinstimmung mit ISA IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) D.1 Das IT-System und der Einsatz von IT im Unternehmen D.2 Der Einsatz von IT in der Rechnungslegung D.3 Die Einrichtung eines IT-Systems mit Rechnungslegungsbezug Ausblick Index