I BEGRIFF DER PERSONALAKTE UND RECHTLICHE RAHMENBEDINGUGEN Einleitung Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers 13

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Leopold Koenig
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Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS VORWORT 3 I BEGRIFF DER PERSONALAKTE UND RECHTLICHE RAHMENBEDINGUGEN 11 1. Einleitung 11 2. Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers 13 3. Inhalte der Personalakte.

1 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS VORWORT 3 I BEGRIFF DER PERSONALAKTE UND RECHTLICHE RAHMENBEDINGUGEN Einleitung Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers Inhalte der Personalakte Art der Personalaktenführung Formvorschriften zur Führung von Personalakten Formen der Personalakten Betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben Anforderungen nach dem Bundesdatenschutzgesetz Auswirkungen durch das Allgemeine Gleichbehandlungs-..Gesetz (AGG) 22 II ZIELE UND ORGANISATION Ziele der Personalaktenführung Organisation der Personalakte Technische und formale Aspekte ^2 Örtliche und zeitliche Aspekte Personalpolitischer Ordnungsrahmen...; Prozessgestaltung...30 Bibliografische Informationen digitalisiert durch

2 Digitale Personalakte 3. Personalakte für das Personalmanagement Personalakte für die Entgeltabrechnung III GRUNDSÄTZE DER PERSONALAKTENFÜHRUNG Vertraulichkeit Vollständigkeit Richtigkeit und Wahrheit Zeitraum der Personalaktenführung Personalaktenführung vor dem Arbeitsverhältnis Personalaktenführung nach dem Arbeitsverhältnis...48 IV UMGANG MIT PERSONALAKTEN Vertraulichkeit Umgang mit sensiblen Daten Verantwortung Personaldaten in Vorgesetztenhand Betriebsrat und Personaldaten 57 V EINSICHT IN PERSONALAKTEN UND AUSKUNFT Einsichtsrechte des Arbeitnehmers...: Konkurrenz des Einsichtsrechts nach BetrVG und BDSG Auskunft, Löschung und Berichtigung Einsicht durch die betriebliche Revision... 62

3 Inhaltsverzeichnis 4. Einsicht bei geplanten Betriebsübergang oder Unternehmensverkauf 62 VI DATENERHEBUNG Begriff der Erhebung : Fragerecht des Arbeitgebers und Offenbarungspflichten des Bewerbers bzw. Arbeitnehmers Fragerecht des Arbeitgebers Fragen an Bewerber Offenbarungspflicht des Bewerbers bzw. Arbeitnehmers Datenverarbeitung und -nutzung Personalfragebogen, Bewerberfragebogen, Einstellungsbogen Zum Begriff Personalfragebogen Mitbestimmung...: Personalfragebogen und AGG Problematische Fragen bei der Datenerhebung in standardisierten Bewerberfragebögen Fragen im Beerbungsverfahren Einstellung Hinweispflichten auf Bewerber- /Personalfragebögen......; 85 VII PERSONALDATENVERWALTUNG IN KONZERNEN Problemstellung

4 Digitale Personalakte 2. Differenzierung von Personalakten und Personaldaten Personalaktenrecht Arbeitnehmerdatenschutz Datenschutz in verbundenen Unternehmen- Konzernprivileg? Datenverarbeitung durch Konzernmutter im Auftrag einer Tochtergesellschaft Übertragung von Funktionen der Personalverwaltung :...:;... ; Datenübermittlung auf Grund der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses Datenübermittlung zur Wahrnehmung eines berechtigten Interesses Einwilligung der Mitarbeiter Erlaubnis zur Datenübermittlung durch... Betriebsvereinbarung Besondere Datenkategorien 98 VIII MODERNE INFORMATIONSTECHNOLOGIEN Ausgangssituation Personalwirtschaftliches Datenmodell Personalverwaltungs- und Abrechnungssysteme Personal-Informationssysteme Digitale Personalakten:..., Mitbestimmung bei Einführung digitaler Personalakten.....;...;:

5 Inhaltsverzeichnis 5.2 Datenschutzrechtliche Aspekte digitaler Personalakten Erlaubnisnorm Einsichtsrechte der Arbeitnehmer Erklärungen zum Inhalt der Personalakte Meilensteine zur Einführung der digitalen Personalakte 109 IX OUTSOURCING IM PERSONALBEREICH Anwendungsbereiche Sicherstellung der Ansprüche der Arbeitnehmer Erlaubnisnorm für Outsourcing Auftragsdatenverarbeitung Funktionsübertragung Einwilligung der Mitarbeiter Erlaubnis durch Betriebsvereinbarung Sensible Daten Auswirkungen auf die Personalaktenführung Vertragliche Regelungen X AUFBEWAHRUNG, ARCHIVIERUNG, BEWEIS- VERWERTBARKEIT, ORDNUNGSMÄBIGKEIT Aufbewahrungsfristen bei Personalakten Archivierung Anforderung an die ordnungsmäßige Archivierung Steuerliche Anforderungen Sozialversicherungsrechtliche Anforderungen 126

6 Digitale Personalakte 6. Technische Aspekte für die Umsetzung Vernichtung des Papieroriginals Beweiswert gescannter Dokumente 128 Anhang 1: Bewerbungsfragebogen 130 Anhang 2: Personalfragebogen Anhang 3: Personalfragebogen für geringfügig oder kurzzeitig Beschäftigte 141 Anhang 4: BfDI zu Fragen des Mitarbeiter Datenschutzes Anhang 5: Projektzeitplan zur Einführung der Digitalen Personalakte, Beitrag Dr. M. Grentzer LITERATURVERZEICHNIS 173 STICHWORTVERZEICHNIS

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Vorwort Abkürzungsverzeichnis... 13

Vorwort Abkürzungsverzeichnis... 13 Vorwort... 5 Abkürzungsverzeichnis... 13 1 DER BEGRIFF DER PERSONALAKTE UND RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN... 17 1.1 Einleitung... 17 1.2 Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers... 18 1.3 Personalaktenrecht