Ideen Form geben. Technologie- und Innovationsführer in der Verarbeitung von Partikelschäumen RUCH NOVAPLAST

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1 Ideen Form geben Technologie- und Innovationsführer in der Verarbeitung von Partikelschäumen RUCH NOVAPLAST

2 RUCH NOVAPLAST Das Unternehmen RUCH NOVAPLAST

3 Tradition und Innovation GmbH + Co. KG seit über 100 Jahren inhabergeführt 1960 Gründung Kunststoffwerk 250 Mitarbeiter an 3 Standorten (D, F, CZ) 35 Millionen Umsatz (2016) zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 (Qualität) und DIN ISO (Umwelt) Technologie- und Innovationsführer in der Verarbeitung von Partikelschäumen bekannt für smarte Lösungen und prompten Service Teilnahme an bundesweiten Projekten, z.b.»automipro«, Inno.CNT, lösungsorientiert und kundenfokussiert zertifiziertes Projektmanagement für verlässliche Projektumsetzung RUCH NOVAPLAST ein solider und verlässlicher Partner der Industrie mit dem Drang zu innovativen Lösungen! RUCH NOVAPLAST 3

4 Funktionale Lösungen mit Mehrwert Automobilteile Ladungsträger und Verpackungen Konversion Formgebung expandierte (Co-) Polymere (z. B. EPS, EPP,...) Haus- und Gebäudetechnik Motorradhelme und Business Development Technische Anwendungen RUCH NOVAPLAST 4

5 RUCH NOVAPLAST Dokumentenmanagement mit ELO Mathias Schmälzle RUCH NOVAPLAST

6 Agenda Ausgangssituation Zielsetzung Dokumentenmanagement Umsetzung Eingangsrechnungen Ausgangsbelege Nahtlose Integration Weitere Umsetzungen Bedarfsmeldung Direkter Zugriff auf Zeichnungen Ausblick Lessons Learned Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 6

7 Ausgangssituation ERP-System Dynamics.AX 2009 sowie das MES Hydra 8.2 sind sehr stark in die Unternehmensprozesse integriert Im Bereich Dokumentenmanagement noch keine Softwarelösung vorhanden -> Behelfslösungen über Fileablagestrukturen sowie Dokumentenablage in Dynamics.AX Ein Großteil der Dokumente wird noch klassisch in Ordnern und Mappen abgelegt Kontinuierlich steigende Anzahl an Eingangsrechnungen Pilotprojekt DMS mit Easy ist grandios gescheitert RUCH NOVAPLAST 7

8 Agenda Ausgangssituation Zielsetzung Dokumentenmanagement Umsetzung Eingangsrechnungen Ausgangsbelege Nahtlose Integration Weitere Umsetzungen Bedarfsmeldung Direkter Zugriff auf Zeichnungen Ausblick Lessons Learned Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 8

9 Zielsetzung Dokumentenmanagement Beschleunigung des Rechnungsprüfungsprozesses Reduzierung des Erfassungs-/Buchungsaufwands pro Eingangsrechnung Reduzierung von Recherchezeiten Erhöhung der Transparenz (Welche Rechnungen sind bereits eingegangen, jedoch noch nicht in der Buchhaltung gebucht) RUCH NOVAPLAST 9

10 Zielsetzung Dokumentenmanagement Eingehende Rechnungen sollen automatisch erkannt, gegen Bestellinformation geprüft und nach Dynamics.AX übertragen werden. Gleichzeitig soll ein Workflow für die Rechnungsfreigabe gestartet werden. Die zuständigen Mitarbeiter (Freigabeuser), sowie die Zahlungskonditionen, die für die Bearbeitungszeit des Workflows relevant sind, werden dabei aus den Kreditorenstammdaten aus Dynamics.AX geladen. Alle Ausgehenden Belege, die über Dynamics.AX erzeugt werden, sollen vollautomatisch nach ELO archiviert werden. Ein nahtloses und Kontextbezogenes Arbeiten zwischen ELO und Dynamics.AX soll gewährleistet sein. RUCH NOVAPLAST 10

11 Agenda Ausgangssituation Zielsetzung Dokumentenmanagement Umsetzung Eingangsrechnungen Ausgangsbelege Nahtlose Integration Weitere Umsetzungen Bedarfsmeldung Direkter Zugriff auf Zeichnungen Ausblick Lessons Learned Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 11

12 Umsetzung Eingangsrechnungen Durch Einsatz des ELO DocXtractor-Systems werden eingehende Rechnungen vollautomatisiert erkannt und gegen Bestelldaten aus Dynamics.AX abgeglichen. Die verifizierten Belegdaten werden im nächsten Schritt an die ELO ECM Suite und den dort befindlichen Workflow übertragen. Der Workflow wird anhand der übertragenen Informationen zum richtigen Mitarbeiter gesteuert. Die Pflege der verantwortlichen Mitarbeiter erfolgt im Kreditorenstamm von Dynamics.AX. Die Stammdaten (Sachkonto, Kostenstelle, etc.) für den Freigabeprozess werden direkt aus der Datenbank von Dynamics.AX ausgelesen. Somit werden Datenredundanzen und Fehleingaben verhindert. RUCH NOVAPLAST 12

13 Umsetzung Eingangsrechnungen Über das Rechnungseingangsdashboard der ELO Business Solution Invoice sind alle Belege für den Einkauf und die Buchhaltung sofort sichtbar. Alle während dem Freigabeworkflow erfassten Buchungsinformationen werden für den Übertrag des Rechnungsdatensatzes mittels BLP zu Dynamics.AX verwendet -> die Freigabe-/ Buchungsinformationen werden nur noch einmal erfasst. RUCH NOVAPLAST 13

14 Eingangsrechnungworflow starten RUCH NOVAPLAST 14

15 Verifier RUCH NOVAPLAST 15

16 Rechnungsprüfung / -freigabe RUCH NOVAPLAST 16

17 Rechnungsprüfung delegieren/abgeben RUCH NOVAPLAST 17

18 Übertrag ELO -> Dynamics.AX RUCH NOVAPLAST 18

19 Rechnungseingang Dashboard/Cockpit RUCH NOVAPLAST 19

20 Umsetzung Ausgehende Belege Mittels BLP werden alle erzeugten Dokumente vollautomatisiert aus Dynamics.AX als PDF an ELO übergeben. Die übergebenen Dokumente werden in der richtigen Ordnerstruktur abgelegt und mit den entsprechenden Indexinformationen angereichert. RUCH NOVAPLAST 20

21 Umsetzung Nahtlose Integration In der Sidebar (ELO Business Connect) werden die Treffer zum jeweilig selektierten Datensatz angezeigt. Mit einem Doppelklick wird das gewünschte Objekt direkt im ELO Java Client angezeigt. Die Sidebar kann für jede Dynamics.AX Maske individuell konfiguriert werden. Für die Einbindung einer neuen Maske bzw. neuen Objekten ist keine Programmierung innerhalb des ERP-Systems notwendig! Über die Sidebar kann eine effiziente, bezogen auf das im ERP-System selektierte Objekt, Ablage erfolgen. RUCH NOVAPLAST 21

22 Umsetzung Nahtlose Integration RUCH NOVAPLAST 22

23 Umsetzung Nahtlose Integration RUCH NOVAPLAST 23

24 Agenda Ausgangssituation Zielsetzung Dokumentenmanagement Umsetzung Eingangsrechnungen Ausgangsbelege Nahtlose Integration Weitere Umsetzungen Bedarfsmeldung Direkter Zugriff auf Zeichnungen Ausblick Lessons Learned Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 24

25 Bedarfsmeldung Bedarfsmeldungen für Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen wurde bisher über ein Papierformblatt abgewickelt. Nutzung des ELO Workflow- und Formulardesigners für die Erstellung eines unternehmensspezifischen Formulars und Ablaufs. Integration der Stammdaten (Kreditoren, Artikel, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Projekt) aus der ERP-Datenbank Pro Benutzer kann eine individueller Freigabebetrag hinterlegt werden; je nach Höhe des Betrages gibt es zwischen einer und drei Genehmigungsstufen. Jeder Benutzer kann jederzeit den Status seiner Bedarfsmeldungen sowie die Bedarfsmeldung selbst einsehen. RUCH NOVAPLAST 25

26 Direkter Zugriff auf Zeichnungen Unterlagen / Zeichnungen, die für die Vorbereitung der Schäumwerkzeuge benötigt werden, mussten pro Fertigungsauftrag ausgedruckt werden. Einsatz von ELO Mobile Access Hardware: Samsung Tablets mit selbstgefertigtem EPP-Schutzrahmen (Tablets sind mit Handschuhen bedienbar) Ablage der Zeichnungen in ELO Abruf der Zeichnungen über Artikel- oder Zeichnungsnummer direkt in der Werkstatt RUCH NOVAPLAST 26

27 Direkter Zugriff auf Zeichnungen RUCH NOVAPLAST 27

28 Agenda Ausgangssituation Zielsetzung Dokumentenmanagement Umsetzung Eingangsrechnungen Ausgangsbelege Nahtlose Integration Weitere Umsetzungen Bedarfsmeldung Direkter Zugriff auf Zeichnungen in der Werkstatt Ausblick Lessons Learned Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 28

29 Ausblick GoLive der BusinessSolution Vertragsmanagement Installation ELOxc (Mail-Management) Schrittweise Integration (fast) aller Dokumententypen ELO in der Fertigung RUCH NOVAPLAST 29

30 Agenda Ausgangssituation Zielsetzung Dokumentenmanagement Umsetzung Eingangsrechnungen Ausgangsbelege Nahtlose Integration Weitere Umsetzungen Bedarfsmeldung Direkter Zugriff auf Zeichnungen in der Werkstatt Ausblick Lessons Learned Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 30

31 Lessons Learned Versuchen Sie nicht krampfhaft klassische Ablagestrukturen in einem DMS einzuführen -> die Verschlagwortung macht diese überflüssig Starten Sie einfach (Am Besten mit bereits vorhandenen Standards) Z.B. den Business Solutions oder Best Practice Verschlagwortungsmasken Nehmen Sie sich eine Dokumentenart nach der anderen vor -> Leuchttürme bauen Starten Sie nicht gleich mit den komplexesten Prozessen/Dokumenten -> es ist auch viel Verbesserungsspielraum bei kleinen und unscheinbaren Prozessen/Dokumententypen vorhanden RUCH NOVAPLAST 31

32 Agenda Ausgangssituation Zielsetzung Dokumentenmanagement Umsetzung Eingangsrechnungen Ausgangsbelege Nahtlose Integration Weitere Umsetzungen Bedarfsmeldung Direkter Zugriff auf Zeichnungen in der Werkstatt Ausblick Lessons Learned Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 32

33 Fragen und Antworten RUCH NOVAPLAST 33