ELO ECM SUITE 11 DIE NEUE GENERATION IM DIGITALEN INFORMATIONSMANAGEMENT

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1 Lösungsbeschreibung ELO ECM SUITE 11 DIE NEUE GENERATION IM DIGITALEN INFORMATIONSMANAGEMENT IT's for you. ELO 11

2 DER DIGITALE VORSPRUNG 01 ELO ECM-Suite 11. Die ELO ECM Suite 11 unterstützt Unternehmensprozesse durch ausgereifte Workflow-Elemente unabhängig davon, ob ad-hoc, nach Bedarf oder ob es sich um komplexe Prozesse handelt. Somit sind die Prozesse jederzeit nachvollziehbar, flexibel und leistungsfähig. Durch die Integration von Drittsystemen lassen sich bspw. auch Daten aus ERP-Systemen einbinden. Dies beschleunigt die Bearbeitungszeit der Geschäftsprozesse und sorgt für mehr Effizienz im Unternehmen. 02 Ihr Nutzen. Mobilies Arbeiten Team-Networking Leistungsstarke Unternehmensprozesse User Interface ARCHIVIERUNG / AKTENVERWALTUNG Digitale Verwaltung - für ein suchfreies Arbeitsleben. INTELLIGENTE SUCHE Garantiert mehr Transparenz und kürzere Bearbeitungszeiten. INTEGRATION VON DRITTSYSTEMEN Problemlose Anbindung weiterer IT-Anwendungen, z.b. ERP-Systeme. VERTRAGSMANAGEMENT MIT ELO CONTRACT Vertragsprozesse einfach gestalten durch eine übersichtliche Abbildung der Prozesse. PERSONALAKTE MIT ELO HR Die digitale Personalakte von ELO unterstützt Sie beim Aufbau einer elektronischen Personalakte und vereint sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort BEWERBERMANAGEMENT MIT ELO HR RECRUITMENT Die Business Solution ELO HR Recruiting unterstützt Sie bei der effizienten Gestaltung von Bewerberprozessen. 03 Ihre Möglichkeiten. RECHNUNGSMANAGEMENT Automatisierte Rechnungsverarbeitung für kürzere Bearbeitungszeiten. -MANAGEMENT -Verläufe werden effizient in Geschäftsprozesse eingebunden. COMPLIANCE Gesetzliche Auflagen einhalten und Compliance-Anforderungen sicher umsetzen. WISSENSMANAGEMENT MIT ELO KNOWLEDGEBASE Die Business Solution ELO Knowledge bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. ZAHLEN- UND DATENAUSWERTUNG MIT ELO ANALYTICS Mit ELO Analytics haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen Ihres Unternehmens umfassend auszuwerten. COLLABORATION Vielfältige Werkzeuge für kooperative Zusammenarbeit und effektive Kommunikation erleichtern die Teamarbeit und erhöhen die Produktivität. SIEVERS-GROUP Hans-Wunderlich-Straße Osnabrück Telefon: Telefax:

3 04 Workflows. Mit den Funktionserweiterungen bekommen Sie mehr Flexibilität und damit eine schnellere Abbildung von Unternehmensprozessen. So können bei Ablehnung andere Workflowknoten direkt deaktiviert oder situationsbedingt auch aktive, laufende Prozesse beendet werden. In der implementierten Offline-Ablage nehmen Sie einfach Dokumente aus Ihrem ELO ECM-Archiv offline auf Ihrem Device mit. Der Zugang zu Ihren Informationen ist somit immer und überall auch ohne Internetverbindung möglich. IHRE FEATURE-HIGHLIGHTS: AD-HOC-WORKFLOW Diesen Workflow können Sie selbst schnell und einfach starten und damit Dokumente zur Freigabe oder zur Ansicht an Kollegen verschicken. STANDARD-WORKFLOW Der Standard-Workflow vereinfacht auch komplizierte Prozesse in Ihrem Unternehmen. So wird sichergestellt, dass Dokumente/Prozesse abgearbeitet, Zeiten eingehalten werden und nur berechtigte Personen bzw. Personengruppen an dem Workflow teilnehmen. Ferner können Prozesswege aus der Verschlagwortung heraus automatisch getroffen werden. Wenn eine Eingangsrechnung ab einem bestimmten Betrag beispielsweise eine Genehmigung durch den Geschäftsführer benötigt, wird der Workflow automatisch an den Geschäftsführer geleitet. FORMULAR-BASIERTER WORKFLOW Der Formular-basierte Workflow ist besonders bedienerfreundlich; so lassen sich z.b. aus diesem automatisch Dokumente erzeugen, Eingaben direkt im Workflow erfassen und wie beim Standard-Workflow lassen sich zudem weitere Workflows anstoßen. 05 ELO for Mobile Devices. ELO for Mobile Devices unterstützt Sie durch Funktionen, die Ihnen von unterwegs den Zugriff auf Ihr Unternehmenswissen, wichtige Unterlagen und Dokumente ermöglichen. Zudem verfügen Sie über mehr als die reinen Archiv-Basisfunktionen: Die App bietet Ihnen verschiedene Interaktions- und Kooperationsmöglichkeiten, wie z.b. die Unterstützung von formularbasierten Workflows.Volle Mobilität auch ohne Netz: Verfügbar für Android, ios und BlackBerry, unterstützt die App mehrere Archive in einer Applikation Partizipation an Workflows zur effizienten mobilen Verwaltung von Geschäftsprozessen Anzeige gängiger Dokumenten-Typen Zugriff auf Unternehmenswissen von überall Unterstützung von ELO-Links Teilen Sie Infos mit Kollegen bei maximaler Effizienz Ihres Datentarifs ELO isearch-technologie als Basis für die Suchfunktion Profitieren Sie von unterwegs über gezielte Suchtreffer Anlegen und Löschen von Ordnern im Archiv Archiv-Verwaltung bequem von unterwegs Speichern eines Fotos oder eines Dokuments Ablage neuer Dokumente ins ELO-Archiv von unterwegs 06 Volle Integration in Ihre Office-Welt. Wichtige ELO DMS-Funktionalitäten sind voll integriert in Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Es ist z.b. kein Wechsel der Applikation notwendig, um nach Dokumenten zu suchen oder welche abzulegen. Darüber hinaus sind auch weitere Programme, wie beispielsweise Lotus Notes, integrierbar. SIEVERS-GROUP Hans-Wunderlich-Straße Osnabrück Telefon: Telefax:

4 ELO ÜBERZEUGT SEIT MEHR ALS 20 JAHREN 07 SNC/NAVtoELO. 09 SNC/Business Solution QM for ELO. Integrieren Sie ELO in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Die Schnittstelle bieten wir Ihnen als Basis- und Advanced-Version an. In der Basis-Version werden Belege aus NAV beim Ausdruck vollautomatisch in das ELO-Archiv überführt und revisionssicher abgelegt. Fertige Ablagestrukturen werden als Template bereits mitgeliefert. Die Anpassung auf individuelle Bedürfnisse in Struktur und Berechtigung ist hierbei einfach möglich. In der Advanced-Version werden neben den Ausgangsdokumenten auch Eingangsdokumente wie Rechnungen vom System erkannt, qualifiziert und archiviert. Und damit noch nicht genug: Der Abgleich zu den Kreditoren aus NAV ist hierbei genauso möglich wie die Herstellung des Bestellbezuges und der Bestellpositionsabgleich. 08 Belegarchivierung aus Ihrem ERP. ELO als zentrale ECM-Informationsplattform integriert ERP-Systemwelten nahtlos und sorgt für schnelle, transparente und sichere Prozesse. Je nach Anforderungen des Unternehmens lässt sich die Geschäftslogik über den ELO Business Logic Provider (BLP) auf einfachste Weise individuell anpassen. Die Lösung SNC/Business Solution QM basiert auf ELO und stellt Ihnen alle Funktionen für die einfache Verwaltung Ihrer QM-Dokumente bereit. Die Eigenentwicklung macht es einfacher denn je, eine hervorragende Übersicht über Ihre QM-Dokumente zu erhalten und diese stets griffbereit zu haben. Die vorgefertigte Ablagestruktur entspricht dabei der DIN EN ISO 9001:2015. Mit Workflows werden die Prüfungsund Freigabeprozesse automatisiert. 10 Vertragsmanagement mit ELO Contract. Verwalten Sie einfach und sicher Ihre Verträge und behalten Sie dabei immer alles im Blick! Neben Vertragsverwaltung, -archivierung und -controlling steht insbesondere das integrierte Risikomanagement im Vordergrund. Einhaltung von Kündigungsfristen, Überblick der Vertragstermine im Outlook-Kalender und die Auswertung von Vertragsinformationen all das vereint in einem Modul: Vertragsmanagement. SIEVERS-GROUP Hans-Wunderlich-Straße Osnabrück Telefon: Telefax:

5 12 Personalakte mit ELO HR. 14 Rechnungsmanagement. Die digitale Personalakte von ELO unterstützt Sie beim Aufbau einer elektronischen Personalakte und vereint sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort. Mit der Business Solution ELO HR Personnel File können zudem nicht nur Personaldaten erfasst werden, es lassen sich gleichermaßen Prozesse initiieren und Termine steuern. Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben. 13 Bewerbermanagement mit ELO HR Recruiting. Die Business Solution ELO HR Recruiting unterstützt Sie bei der effizienten Gestaltung von Bewerberprozessen. Sie erhalten eine Nachricht bei Personalbedarf, Bewerbungen werden entgegengenommen und alle Informationen zum Bewerber bei Bedarf komfortabel in Ihr führendes HR-System oder in die digitale Personalakte von ELO überführt. Dabei arbeiten Sie absolut EU-DSGVO-konform dank automatischer Löschfunktionen und einem Berechtigungskonzept für verschiedene User. Sparen Sie Zeit und Aufwand bei Ihrem Rechnungsmanagement. Durch das digitale ELO Rechnungsmanagement werden eingehende Rechnungen und Belege automatisch erkannt, verarbeitet und per Workflow an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. 15 Wissensmanagement mit ELO Knowledgebase. Wissen teilen und verfügbar machen sind entscheidende Wettbewerbsfaktoren der Zukunft. Ziel ist es, alle geschäftsrelevanten Informationen für diejenigen Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen, die die Informationen für die Bewältigung Ihrer Aufgaben benötigen. Nur wenn alle relevanten Informationen verfügbar sind, kann umfassendes Wissen entstehen. Wissensmanagement mit ELO ist aber weitaus mehr als das Sammeln und Verwalten von Informationen und Dokumenten. Die Business Solution ELO Knowledge bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. Mit leistungsfähigen Schnittstellen verbindet ELO Informationsinseln und isolierte Datensilos zu einer unternehmensweiten Informationsund Wissensplattform über Abteilungsgrenzen hinaus. Wissensaufbau und Wissenstransfer gestalten Sie so effektiv und effizient. Als zentrale Basis für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg. SIEVERS-GROUP Hans-Wunderlich-Straße Osnabrück Telefon: Telefax:

6 16 Daten- und Zahlenaufbereitung mit ELO Analytics. Mit ELO Analytics haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen Ihres Unternehmens umfassend auszuwerten. Stellen Sie Verbindungen und Zusammenhänge zwischen Daten aus verschiedenen Quellen innerhalb Ihres ELO Systems her und behalten Sie dabei stets den Überblick. Ob Akten, Dokumente oder s erschließen Sie bislang ungenutztes Wissen und gewinnen Sie neue Einblicke in Ihre Unternehmensdaten. 17 Collaboration. Vielfältige Werkzeuge für kooperative Zusammenarbeit und effektive Kommunikation erleichtern die Teamarbeit und erhöhen die Produktivität im Unternehmen. Durch eine direkte Kommunikation zu bestimmten Dokumenten, Umfragen zu bestimmten Themen und die Koordination über gesteuerte Workflows ergeben sich elementare Mehrwerte für Ihr Unternehmen. Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten? Ich berate Sie gern zum Thema ELO ECM-Suite 11. Stefan Korten Sales Consultant Tel: SIEVERS-GROUP Hans-Wunderlich-Straße Osnabrück Telefon: Telefax: