Whitepaper Eingangsrechnungsbearbeitung mit Workflowunterstützung

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1 Whitepaper Eingangsrechnungsbearbeitung mit Workflowunterstützung Inhalt 1. Workflow-Management-Systeme im Überblick SAP Business Workflow 3 2. Eingangsrechnungsbearbeitung mit Workflowunterstützung Überblick Workflow im Detail Fazit 9 WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -1- Gesselbauer

2 1. Workflow-Management-Systeme im Überblick In modernen Industriebetrieben haben sich vielfach die verschiedensten Varianten der Informationstechnologie auf der einen Seite, aber auch betriebswirtschaftliche Anwendungen auf der anderen Seite durchgesetzt. Vor allem in der Produktion wurde in den letzten Jahren sehr viel rationalisiert. Durch Automatisierung in diesem Bereich konnten hohe Produktivitätssteigerungsraten erreicht werden. Auch mit der Schaffung flexibler Organisationsstrukturen durch Reorganisation und die ganzheitliche Betrachtung von Geschäftsprozessen und Unternehmen sind heute flexible Arbeitsabläufe möglich. Demgegenüber gab es im Verwaltungsbereich bisher keinen nennenswerten Produktivitätszuwachs, obwohl immer leistungsfähigere Rechner zur Verfügung stehen, die sehr schnell sind, sowie Daten und Abläufe abbilden können (Paradoxon der Informationstechnologie). Denn eines wird oft nicht berücksichtigt, nämlich die Hauptinformationen des Tagesgeschäfts. In diesem Zusammenhang rückt der Workflow-Bereich, der als Zukunftstechnologie gepriesen wird, immer mehr ins Rampenlicht. Mit den Funktionalitäten der so genannten Vorgangsbearbeitung können nicht nur Routineaufgaben automatisiert, sondern auch komplexe Geschäftsprozesse vereinfacht und überschaubarer gemacht werden Der Begriff Workflow bezeichnet die klassische Ablauforganisation eines Betriebes. Ein Workflow-Management-System soll hierbei die verschiedenen Sachbearbeitungsvorgänge automatisieren und steuern. Unterschiedlichste Arten von Informationen werden strukturiert abgelegt und dem Sachbearbeiter automatisch durch das System am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Ein besonderes Merkmal eines Workflow-Systems stellt die Möglichkeit anwendungsübergreifender oder sogar plattformübergreifender Steuerung von Prozessen dar. Als deutschsprachiges Äquivalent für Workflow wird der Begriff Vorgangsverarbeitung verwendet. 1 1 vgl.: Strobl, U.: SAP Business Workflow, Einführung-Möglichkeiten-Probleme, Braunschweig/Wiesbaden, 1996, S3 WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -2- Gesselbauer

3 Für den Einsatz von Workflow-Management-Systemen ergeben sich folgende Ziele und Anforderungen: Automatisierung von Geschäftsprozessen Reduzierung der Durchlaufzeiten und Kosten der Geschäftsprozessabwicklung Aktive Steuerung und bessere Kontrolle durch transparentere Prozesse Förderung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen Unterstützung der Anwender bzw. Benutzer Verbesserung der Qualität Optimierung der Abwicklung administrativer Tätigkeiten An Kundenanforderungen und entwicklungen anpassbar Anwendungsübergreifende Einsatzmöglichkeiten Aus den Zielen und Funktionen der Workflow-Management-Systeme ergeben sich Vorteile sowohl für den Endanwender, als auch für die Unternehmensleitung. Dem Endanwender wird es möglich, schneller und unkomplizierter auf Informationen zuzugreifen. Damit können die Verwaltungsaufgaben leichter durchgeführt werden. Die Vorteile der Unternehmensleitung beziehen sich auf eine bessere Kontrolle der Informationen, Termine, Lieferbereitschaft und Prozesskosten. Somit wird eine flexible Änderung der Prozesse, der Organisationsstruktur und der einzelnen Aufgaben möglich SAP Business Workflow Mit dem SAP Business Workflow versucht SAP seit Release 3.0 die Potentiale eines Workflow-Systems für die R/3-Anwendungen nutzbar zu machen. Er ist nun ein integrierter Bestandteil von R/3 und im Basismodul (BC) wieder zu finden. Für betriebswirtschaftliche Aufgaben, die sehr kundenbezogen und auf individuelle Organisationsstrukturen ausgerichtet sind, bietet sich der SAP Business Workflow als ein ergänzendes Instrument für die Gestaltung von Geschäftsprozessen an. Die Workflow- Komponenten organisieren die Arbeitsteiligkeit oberhalb des Transaktionslevels. Im Zusammenwirken mit den R/3-Standardanwendungen wird deren Nutzen- und Integrationspotential verstärkt und ergänzt. WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -3- Gesselbauer

4 Die Architektur des SAP Business Workflow wird durch ein Dreischichtenmodell repräsentiert (Abbildung 1). Die unterste Schicht stellt die Geschäftsobjekte (Objekttypebene) dar, die dem Workflow-System als Schnittstelle zu den Anwendungen dienen. Die Methoden binden R/3-Anwendungen mittels Transaktionen und Funktionsbausteinen ein. Die Attribute sind Zeiger auf SAP-Daten. Während der Laufzeit starten die Ereignisse einen Workflow oder beenden ein Workitem. Die mittlere Schicht bezeichnet die Prozessebene und stellt das Workflow-Management- System zur Verfügung. Hier werden die Workflows definiert. Dazu gehört auch die Steuerung, Überwachung und Auswertung der Workflows zur Laufzeit. Diese Aufgabe übernimmt der sog. Workflow-Engine. Die Organisationsebene beschreibt die Integration aufbauorganisatorischer Strukturen in das Workflow-System. Durch den anwendungsübergreifenden Einsatz des Workflow-Systems kommt das Organisationsmanagement des PD-Moduls zur Anwendung. Damit muß die organisatorische und personelle Gestaltung nur einmal vorgenommen werden und die Verwaltung erfolgt zentral. Organisationsebene Person Planstelle Org.einheit Rolle Aufgabe Prozeßebene Workflow- Definition Workflow- Container Workflow- Schritt Aufgaben- Container Objekttypebene Attribute Ereignisse Ereignis- Container Methoden Methoden- Container Objekt Abbildung 1: Architektur des SAP Business Workflow WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -4- Gesselbauer

5 2. Eingangsrechnungsbearbeitung mit Workflowunterstützung 2.1. Überblick Eine mögliche Anwendungsform des SAP Business Workflow besteht in der Automatisierung und Unterstützung der Eingangsrechnungsbearbeitung in den verschiedensten Ausprägungen. Beispielhaft wird hier die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Bestellbezug skizziert und näher betrachtet. Scannen & Erfassen Eingangs - rechnung Archivieren des Dokuments Auftrag Prüfung bestätigt durch Anforderer mittels Notiz Workflow Workflow Prüfung Anlagen- durch rechnung Einkäufer Prüfung Finanzbuchhaltung auf Freigabe Workflow Genehmigung Kassier gibt Genehmigung zur Zahlung zur Zahlung oder Gutschrift Abbildung 2: Eingangsrechnungsbearbeitung mit Workflowunterstützung 2.2. Workflow im Detail Bei diesem Workflowszenario erfolgt der Start der Rechnungsprüfung mit dem Scannen der Dokumente und dem Erfassen der Logistik-Eingangsrechnung (Abbildung 2). Ab diesem Zeitpunkt stehen die Dokumente digital und die Eingangsrechnung für den weiteren Geschäftsprozess bzw. der Workflowbearbeitung zur Verfügung. Sämtliche Aktivitäten werden aus dem sog. SAP Business Workplace gestartet und abgearbeitet. WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -5- Gesselbauer

6 Abbildung 3: SAP Business Workplace Als nächster Schritt erfolgt eine automatische Prüfung der Rechnung auf eventuell vorhandene Sperrgründe, wie Mengen-, Preissperre oder Nachbelastung, durch die der Workflowablauf getriggert wird. Beim Vorhandensein einer Mengensperre ist der Rechnungsprüfer aufgefordert den zuständigen Anforderer bekannt zu geben und die Workflowverarbeitung fortzusetzen. Abbildung 4: Auswahl-Popup für den zuständigen Anforderer WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -6- Gesselbauer

7 Daraufhin erfolgt eine Begutachtung der Bestellung durch den Anforderer. Diese inkludiert, je nach Rechnungsart, eine Freigabe zur Zahlung, eine Gutschriftsanforderung bzw. eine Freigabe der Rechnung zur Nachbelastung. Abbildung 5: Anfordererbearbeitung-Entscheidungsalterniven je Rechnungsart Nach erfolgter Bearbeitung durch den Anforderer und beim Vorhandensein einer Preissperre wird automatisch der verantwortliche Einkäufer ermittelt und in den Freigabeprozess miteinbezogen. Dieser wird nun über die vorgegangen Schritte informiert und trifft je nach Sachlage seine Freigabeentscheidung. Abbildung 6: Information für Einkäufer Abbildung 7: Freigabeentscheidung Einkäufer WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -7- Gesselbauer

8 Als Abschluss der workflowgestützten Eingangsrechnungsbearbeitung erfolgt die Bearbeitung durch den Rechnungsprüfer. Dieser wird ebenfalls über die vorangegangen Schritte im Workflow informiert und trifft auf Grund dieser seine Entscheidung über die Verarbeitung der Rechnung. Abbildung 8: Information für Rechnungsprüfer Abbildung 9: Freigabeentscheidung Rechnungsprüfer WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -8- Gesselbauer

9 Zur späteren Nachvollziehbarkeit und aus Qualitätssicherungsgründen wird auch das Ergebnis der Rechnungsprüfung zur Logistikrechnung abgelegt.. Abbildung 10: Anlagenliste zur Logistikrechnung 2.3. Fazit Durch den Einsatz einer workflowgestützten Eingangsrechnungsbearbeitung lassen sich zusammengefasst folgende Vorteile erzielen: Hohe Einsparungen, da Durchlaufzeit der Dokumente optimal verkürzt wird, großer Nutzeneffekt, alle Informationen sind elektronisch vorhanden, Beitrag zur Prozessoptimierung, sehr kurze Bearbeitungszeiten der Dokumente, gleichzeitiger Zugriff auf Dokumente während der Bearbeitung. WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -9- Gesselbauer

10 Abbildungsverzeichnis: Abbildung 1: Architektur des SAP Business Workflow... 4 Abbildung 2: Eingangsrechnungsbearbeitung mit Workflowunterstützung... 5 Abbildung 3: SAP Business Workplace... 6 Abbildung 4: Auswahl-Popup für den zuständigen Anforderer... 6 Abbildung 5: Anfordererbearbeitung-Entscheidungsalterniven je Rechnungsart... 7 Abbildung 6: Information für Einkäufer Abbildung 7: Freigabeentscheidung Einkäufer... 7 Abbildung 8: Information für Rechnungsprüfer... 8 Abbildung 9: Freigabeentscheidung Rechnungsprüfer... 8 Abbildung 10: Anlagenliste zur Logistikrechnung... 9 WP: Eingangsrechnungsbearbeitung -10- Gesselbauer