Prozesskostenoptimierung. in der Printmedienbeschaffung und -verwaltung

Transkript

1 Prozesskostenoptimierung in der

2 Agenda ergleich Bücher / Büroartikel Historisch gewachsener Ist-Zustand Beschaffungsprozess Zusammenfassung Alles aus einer Hand Umsetzung b2b-procurement Thalia Medienservice b2b-procurement SAP

3 Buchhandels- und Büroartikelbranche im Überblick Bücher Ca erlage in Deutschland Ca Buchneuerscheinungen jährlich in Deutschland Mehrere Millionen Titel weltweit lieferbar Mehr als deutschsprachige Periodika Mehr als fremdsprachige Periodika Notwendige tägliche Aktualisierung des Warenangebotes Ca Buchhandlungen Büroartikel Ca. 500 Hersteller Ca Händler Ca Artikel Bücher Büroartikel

4 Historisch gewachsener Ist-Zustand = viele verschiedene Lieferanten für B B Tageszeitungen Zeitschriften CD Rom s Einkauf Kunde B Bücher DD s B B BB = Buchhandlungen Loseblattwerke = erlage

5 Beschaffungsprozess Bedarfsanforderer BANF erstellen Eingabe Bestellung EK Lieferung der Ware Zweite Unterschrift BANF 24 Std. ED Durchlauf WE zentral und Buchung Hausinterner ersand EK ersand Bestellung an Lieferanten(Fax, Porto, Tel.) Hausinterne erteilung Bearbeitung EK BANF Bearbeitung Bestellung bei Lieferanten Ware liegt Bedarfsanforderer nach 5-10 Tagen vor

6 Zusammenfassung Keine effizienten Geschäftsprozesse Lange Beschaffungszeiten Zeitraubende interne/externe Kommunikation und Freigabe Fehleranfälligkeit Nicht abgestimmte Beschaffungsprozesse Zu hohe Prozesskosten Potential für Preisreduktion durch Bündelungseffekte wird nicht genutzt Keine aussagekräftigen Analysemöglichkeiten Fehlende Transparenz

7 Alles aus einer Hand Tageszeitungen Zeitschriften NL NL Rahmenvereinbarung Bestellung Lieferung Auftragstracking Faktura Zahlung CD Rom s DD s Bücher NL NL Einkauf Kunde Thalia Medienservice Loseblattwerke NL

8 Umsetzung I. Rahmenvereinbarung Konditionen Lieferintervalle Abrechungsmodi ertragsdauer

9 Umsetzung II. Technische Lösungen b2b-plattform Thalia Medienservice Zentraler/dezentraler Einkauf Kostenstellenmanagement Controlling und Etatverwaltung Budgetplanung und Transparenz irtuelle Bibliothek Umlaufabonnements, Abonnementverwaltung Individuelle Rechnungsstellung Auftragstracking Reporting Umfassendes Datenmanagement per Internet abrufbar Personifizierte Bestellberechtigung Shop-System Intranet OCI-Schnittstelle Frei definierte Schnittstelle SAP-Bestellungen

10 Umsetzung III. Organisatorische Lösungen Bildung Projektteam (wenn gewünscht mit Thalia Medienservice-Mitarbeitern) Analyse momentaner Beschaffungsprozess inkl. Zahlungsverkehr Konzeption zukünftiger Beschaffungs- und Abrechungsstruktur mit Hilfe des Thalia Medienservice-Dienstleistungsspektrums Interne Kommunikation über standardisierte Beschaffungsstruktur

11 b2b Procurement Thalia Medienservice Rahmenvereinbarung Rechnungswesen Z.B. SAP/DATE Rechteverwaltung Kostenstellenmanagement Abonnementverwaltung Lieferadressenverwaltung Kontenverwaltung Controlling Bibliotheksverwaltung Bestätigung Eingang Wareneingang Endempfänger/Besteller Mit Lieferschein/Beleg Recherche/Bestellung

12 SAP b2b Procurement Auch bei OCI-Nutzung haben Sie vollen Zugriff auf alle Funktionalitäten der Thalia Medienservice-b2b- Plattform! SAP R/3 System H01 SAP SAP R/3 System B2B Shopsystem (Offene Katalogschnittstelle) Thalia Medienservice Lieferanten-Katalog Zugriff auf Daten eines Lieferantenkatalogs im Intranet via Browser EDI SAP Internet Transaction Server (SAP Komponente) (Internet Explorer) Einfacher Zugriff über Internet- Oberfläche Anlage einer Bestellung im B2B System Anlage einer Bestellung an SAP inkl. automatischer Anlage einer Bestellung und Weitergabe per EDI an den Lieferanten WE Buchung im B2B System mit Weitergabe des WE an SAP und automatischer WE Buchung im SAP System Abrechnung mit den Lieferanten über ERS erfahren

13 Lieferantenreduzierung (1 Lieferant) Reduktion der Prozesskosten erkürzung der Durchlaufzeiten Standardisierung im Beschaffungswesen Abbau von Überschneidungen durch Kompetenzbündelung Hohe Transparenz der Prozesse erbesserte Konditionen Integration ERP-System ( wenn gewünscht) Tagesaktuelles Reporting mit Kostenstellenmanagement Tracking nach verschiedenen Kriterien wie Kostenstelle, User, Bestellnummer, Titel etc. Reporting in standardisierten Formaten z.b. MS-Excel Erfolgreiches Outsourcing schafft freiwerdende Kapazitäten für die Kernkompetenz

14 ielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besuchen Sie uns im Internet: