Den elektronischen Beschaffungsprozess optimiert designen - Die Planung und ihre Folgen

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Heiko Schwarz
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1 Den elektronischen Beschaffungsprozess optimiert designen - Die Planung und ihre Folgen

2 Problemfelder. Prozesse sind nicht auf die Organisation angepasst Lange Laufzeiten von der Bestellung zur Lieferung Medienbrüche in der Beschaffung Zu hohe Beschaffungskosten 2

3 Der klassische Beschaffungsprozess. Bedarf feststellen Vorab- Marktsondierung Materialauswahl Bedarfsanforderung anlegen Kontierungskontrolle Freigabe Bedarfsanforderung Ablage/ Durchschlag Weitergabe an Einkauf Vollständigkeitsprüfung Ggf. Rückfragen Angebotseinholung Angebotsanalyse Bestellauslösung Ablage Anforderung Bestellung Bestellüberwachung Warenlief. u. Annahme Transport zum Bedarfsträger Wareneingangsbuchung 3

Freigabe Bedarfsanforderung Ablage/ Durchschlag Weitergabe an Einkauf Vollständigkeitsprüfung Ggf.

4 Der elektronische Beschaffungsprozess. Stammdaten Beschaffung von Investitionsgütern Beschaffung von Dienstleistungen Vorrats- und Einzelbeschaffung ERP-BANF DPS-System Warenkorb prüfen und freigeben BANF prüfen und freigeben BANF prüfen Budget- und Einkäufer Fachverantwortliche Warenkorb prüfen Budget- und Einkäufer Fachverantwortliche Art der Beschaffung Freitextbedarfe Bedarfsträger DPS-System DPS-System BANF prüfen und freigeben Kost V Angebot vorschlagen Angebot einholen oder Premiumlieferanten Einkäufer 4

DPS-System Warenkorb prüfen und freigeben BANF prüfen und freigeben BANF prüfen Budget- und Einkäufer Fachverantwortliche

5 Bestellprozess. Post Bestellung nachverfolgen ERP-System Bestellung versenden oder Fax EDI Einkäufer Warenkorb prüfen, bearbeiten und freigeben DPS-System Auftrag bestätigen Daten übertragen und / oder Lieferanten-Portal Auftrag bestätigen Bestellung abholen (ggf. Auftrag bestätigen) Webservice Lieferantenkontakt Lieferanten Lieferanten Einkäufer Auftragsbestätigung versenden Lieferantenkontakt Auftragsbestätigung 5

prüfen, bearbeiten und freigeben DPS-System Auftrag bestätigen Daten übertragen und / oder

6 Die Bausteine zur Optimierung. Quick Check Review System-Analyse Fallbeispiel System-Optimierung Einkaufsplattform Prozess-Optimierung 6

7 Einkaufsplattform. State of the art Performance Usability Ergonomie 7

8 Kataloglösung Prozesse. 6. Lieferung / Rücklieferung 4. Lieferung / Rücklieferung Besteller Wareneingang Lieferant A 1. Kaufantrag /BANF 5. WE Buchung alternativ im ERP System 2. mit Status genehmigt / abgelehnt Wareneingang Kataloge 3. Bestellung Prüfung Übergabe in das ERP System 8

Kaufantrag /BANF 5. WE Buchung alternativ im ERP System 2.

9 Zusammenfassung. Problemfelder bei Beschaffungsprozessen Optimierungsmöglichkeiten z.b. Einsatz von Bestellsystemen Reduktion der Prozesskosten 9

10 Ihre Fragen

11 VIELEN DANK

12 T-Systems Multimedia Solutions Gunnar Scherping Godesberger Allee Bonn Tel

13 BACKUP

14 Inhalte. Problemfelder Beschaffungsprozesse Optimierungspotentiale Einsatz von Einkaufsplattformen 14

15 Kataloglösung. 15

16 Die Elektronische Katalogbeschaffung. Bedarf erfassen Suche in verfügbaren Katalogen Spezifikation / Ergänzung mit Formularen Budget Genehmigen Kaufmännische Budgetfreigabe (nach Bestellwert) Fachliche Freigabe bei sensiblen Warengruppen (z.b. IT) Bestellung versenden Bezugsquelle (Lieferant) festlegen Bündeln, budgetieren und Lieferant beauftragen Ware liefern Warenausgang anzeigen, Lieferweg dokumentieren Ware an Anlieferadresse versenden Waren bestätigen Wareneingang prüfen Positionen von Wareneingang, Bestellung und Rechnung abgleichen 16

Katalogen, Kostenstellen, Projekten Einfache Budgetkontrolle durch Definition von Budgetobergrenzen und Berichtswesen

17 Kataloglösung Mit Kataloglösungen optimieren Sie die Kosten des Bestellprozesses Fachbereichsgenaue Zuweisung von z.b. Katalogen, Kostenstellen, Projekten Einfache Budgetkontrolle durch Definition von Budgetobergrenzen und Berichtswesen Prozesssicherheit durch Schnittstelle zum bestehenden Bestell-, Buchungsund Zahlungssystem Effizienzgewinn durch Wiederverwendung von Warenkörben/Favoriten für gängige Bestellvorgänge Zeitersparnis durch geringeren administrativen Aufwand 17

18 Beispielhafte Startseite 18

19 Beispiel ProduktNavigation Unterschiedliche Suchmöglichkeiten z.b. über Katalogstruktur, Freitextsuche, Wortkombinationen, Artikelnummer, Hersteller, Preis, Google Search Detailansicht für Artikel (Inhalt abhängig vom Kataloganbieter) 19

20 Beispiel Intelligente Formualre Warengruppenspezifische Formulare erhöhen die No-Touch- Rate Formularinhalte können flexibel angepasst werden Vorschaufunktion liefert direktes Benutzerfeedback 20

Die Elektronische KatalogBeschaffung User Login Vorab- Marktsondierung Materialauswahl Bedarfsanforderung anlegen Kontierungs- Kontrolle Freigabe Bedarfsanforderung Ablage/ Durchschlag Weitergabe an

21 Die Elektronische KatalogBeschaffung User Login Vorab- Marktsondierung Materialauswahl Bedarfsanforderung anlegen Kontierungs- Kontrolle Freigabe Bedarfsanforderung Ablage/ Durchschlag Weitergabe an Einkauf Vollständigkeitsprüfung Ggf. Rückfragen Angebotseinholung Angebotsanalyse Bestellauslösung Ablage Anforderung Bestellung Bestellüberwachung Warenlieferung an Annahme Transport zum Bedarfsträger Wareneingangsbuchung 21

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