7. Kongress E-Vergabe und E-Rechnung Berggasse Wien Austria Tel.:

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Innozenz Busch
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1 evergabe in der Praxis: Was ändert sich? 7. Kongress E-Vergabe und E-Rechnung vemap Einkaufsmanagement GmbH vemap Einkaufsmanagement GmbH Berggasse Wien Austria Tel.: willkommen@vemap.com

2 Rückblick 2010: EU-Kommission definiert e-beschaffung im Grünbuch 2010 e-beschaffung ist ein Überbegriff für die Ablöse papier-gestützer p Verfahren über die gesamte Beschaffungskette: von der Veröffentlichung der Ausschreibung, Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen, Einreichung i von Angeboten, Bewertung, Zuschlag, Bestellung, bis zur Fakturierung und Bezahlung vemap all rights reserved 2

Systeme für die elektronische Submission sollten relevante Informationen zunehmend als strukturierte Inhalte gestalten, um allen

3 Rückblick April 2013: Endgültiger Bericht der EU Expertengruppe zu eprocurement (eteg-gruppe) ua: Unterstützung einer neuen Generation von evergabe-plattformen = KEINE MEDIENBRÜCHE! Systeme für die elektronische Submission sollten relevante Informationen zunehmend als strukturierte Inhalte gestalten, um allen Beteiligten (AG & AN) die Wiederverwendung bereits erfasster Daten zu ermöglichen Quelle: vemap all rights reserved 3

4 Wie sieht die Zukunft aus? Was muss elektronisch abgewickelt werden? Artikel 22 Abs 1 VergabeRLklassischer Bereich (RL 2014/24/EU): Die Mitgliedstaaten gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch [ ], insbesondere die elektronische Einreichung von Angeboten, unter Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel [ ] erfolgen. Elektronische Bekanntmachungen Elektronische Kommunikation mit Interessenten, Bewerbern und Bietern Elektronische Teilnahmeanträge Elektronische Angebote Verarbeitung, Bewertung der Angebote und interne Kommunikation des Auftraggebers nicht verpflichtend elektronisch (Erw52), aber vemap all rights reserved 4

5 Wie sieht die Zukunft aus? Wenn schon ändern, dann richtig! Denn nur dann: Einsparungen zwischen 5 und 20 % Beispiel Portugal: Nutzung elektronischer Vergabeverfahren sowohl im Ober- als auch im Unterschwellenbereich bereits seit 2009 verpflichtend. Als Ergebnis der ersten Analyse nach der Umsetzung, konnte, im Vergleich zu einer parallelen Studie aus 2007, bereits festgestellt werden, dass sich die Anzahl der Vergabeverfahren fast verfünffacht hatte und die Beschaffungspreise um mehr als 15% gesunken sind vemap all rights reserved 5

6 Prozess einer Ausschreibung Stammdaten & Amtsblätter Verfahren wird am System angelegt Upload der Unterlagen Leistungsverzeichnis Auswahl Formblätter Bekanntmachung am Portal Bewerbungen/ Einladungen Auswahl Bieter Elektronische Angebotsöffnung Elektronische Angebotsabgabe Übersicht in Echtzeit Elektronische Infomails Online Fragenbeantwortung Automatisches Öffnungsprotokoll Preisvergleich per Mausklick Eignungsnachweise nachreichen Beheben von Mängeln Berechtigung für Prüfer/Planer Archivierung/ Vergabeakt Zuschlags- entscheidung Vergabebericht/ Freigabe Elektronische Auktion Angebots- prüfung 2017 vemap all rights reserved 6

7 Rückblick - vemap Software (ASP) seit 2000 auf dem Markt Seit nach BVergG Abwicklung aller Verfahren (inkl. Auktionen) Zwischenstand bis : > 130 eigene Beschaffungsportale > 210 Auftraggeber > elektronische Vergabeverfahren ( nur BVergG) > elektronische Angebote, TNA und DV 2017 vemap all rights reserved 7

17 Auftraggeber Leistungsverzeichnis LV kann auf 3 schieden Arten angelegt werden: Mit einem ÖNORM-Datenträger (AUER, ABK, ) inkl. Überprüfung auf Fehler für z.b.: Bauausschreibungen Import einer Excel-Datei Direkteingabe am Portal 2017 vemap all rights reserved 17

22 Vorteile - Auftragnehmer Weniger Fehler wegen vorgegebener Abläufe man wird z.b.: auf fehlende Unterlagen hingewiesen bzw. muss mir Unterlagen ansehen Per Mail wird man über alle Änderungen/ Berichtigungen/Fragen informiert Papierloses Vergabeverfahren (Nachhaltigkeit!) Online übers Internet = Keine Anfahrtswege/Botendienste t t mehr = mehr Zeit für die Bearbeitung der Angebote Dokumentierte Gleichbehandlung Transparente Vergabeprozesse Einfacher und leichter Zugang zu Vergabeverfahren für alle Anbieter (KMU!) 2017 vemap all rights reserved 22

23 Auftragnehmer ACHTUNG! Wie kann man ein Angebot angeben? Welche Anforderungen hat die Plattform? Datenträger, Online Formblätter, Fragenkataloge,.. Testausschreibung Wo muss ich ein Angebot abgeben? Wer ist der Auftraggeber Elektronische Signatur Wer hat eine Signaturmöglichkeit im Unternehmen? Rechtsgültige Unterfertigung!! Weiß ich mein Passwort? Zustelladresse ist das die richtige Person Vertretung/Urlaub Fristen! 2017 vemap all rights reserved 23

24 Vorteile - Auftraggeber wird Regelverfahren (Pflicht) Optimierter & transparenter Ablauf aller Verfahren Weniger Fehler durch vorgegebene Abläufe (Prozesse!) Vereinfachte Prüfung der Angebote: Preisvergleich per Mausklick (keine Rechenfehler oder unvollständige Angebote) Verbesserter Einsatz der Ressourcen BVergG (idgf) und interne Vorgaben werden eingehalten lückenlose Dokumentation Preisreduktion Keine Medienbrüche (WTO Meldungen, BUAG, open Data,..) 2017 vemap all rights reserved 24

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