ehad-beispielverfahren

Transkript

1 ehad-beispielverfahren 1

2 Prozessschritte Vergabemanager starten 3 Startbildschirm 4 Neues Verfahren anlegen 5 Verfahrensvorlage wählen 6 Öffentliche Ausschreibung VOL/A Erfassung der Grundaten 7 Leistungsverzeichnis 9 Kostenschätzung, Festlegung Liefer-/ Dienstleist. ehad-beispielverfahren: Inhaltsverzeichnis ab Folie 7 25 Verfahrensart wählen 26 Terminplanung 28 Aufforderung zur Angebotsabgabe VOL 29 Eignungsprüfung 33 Bekanntmachungsformular 35 Schlüssel generieren 39 Verfahren veröffentlichen 41 Bieterperspektive 42 Angebotsöffnung 55 Rechnerische Prüfung 62 Prozessschritte Biertereignung bewerten 64 Preisvergleich, -wertung 65 Angebotswertung 67 Vergabevorschlag 68 Zuschlagserteilung 70 Beschränkte Ausschreibung VOB/A ab Folie 74 Erfassung der Grundaten 75 Kostenermittlung 78 Terminplanung 78 Aufforderung zur Angebotsabgabe -211 Besondere Vertragsbedingungen Firmenauswahl 83 Eignungsprüfung 85 Übersicht der Vergabeunterlagen Absendung der Angebotsaufforderung Funktionen Funktionen und Instrumente Shortcutleiste: Nachrichten Rücksprung Revisionstand Menüleiste: Firmenstammdaten Aktionen Extras Weiterleitung von Aufgaben ab Folie Vertretungsregelung 94 2

3 ehad-beispielverfahren: Start Vergabemanager starten 3

4 Startbildschirm 4

5 Anlegen eines neuen Vergabeverfahrens Möglichkeit Verfahren zu kopieren 5

6 Auswahl der Verfahrensvorlage 6

7 Erfassung der ersten Grundaten - 1 7

8 Erfassung der ersten Grundaten - 2 Vorbedingungen festlegen: Rahmenvertrag, Vorinfomation Nächster Workflowschritt 8

9 Erstellen eines Leistungsverzeichnisses Im Liefer-/Dienstleistungsbereich wählen Sie zwischen einem Leistungsverzeichnis (LV), das im Vergabemanager (VM) angelegt wird (= intern) oder aus anderen Programmen importiert wird (= extern) Neues Leistungsverzeichnis erstellen : Im Verfahrensworkflow ein neues internes LV erstellen Bestehendes Leistungsverzeichnis verwenden : Bereits erstelltes internes LV aus einem Arbeitsvorrat laden Leistungsverzeichnis aus Datei importieren : Internes LV importieren, das mit einem anderen VM oder einer Exceldatei im AI-Format erstellt wurde Externes Leistungsverzeichnis verwenden : Externes LV importieren, das mit anderem Programm erstellt wurde (z.b. Office, Adbobe, gaeb, ) 9

10 Erstellen eines internen Leistungsverzeichnisse Klick auf rechte Maustaste Entfernen des vorangelegten Leistungsverzeichnisses 10

11 Bestehendes Leistungsverzeichnis verwenden 11

12 Internes Leistungsverzeichnis importieren 12

13 Externes Leistungsverzeichnis verwenden Nächster Workflowschritt 13

14 Wertungskriterien und Schätzpreis(e) für externes Leistungsverzeichnis anlegen (nachfolgende Workflowschritte) Rücksprung zu LV erstellen 14

15 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -1 Felder für Eintragungen mit Klick auf die rechte Maustaste aufrufen 15

16 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -2 Wertungsschema Fragebogen 16

17 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -3 Schätzpreise eingeben Festlegen, ob Skonto gewertet wird 17

18 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -4 Losbeschreibung mit Freitextfeld 18

19 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -5 Klick auf rechte Maustaste Neue Wertungskriterien hinzufügen 19

20 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -6 Wertungskriterium mit ja/nein-frage an den Bieter 20

21 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -7 Wertungskriterium mit Erläuterungsfrage an den Bieter 21

22 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -8 Wertungskriterium ohne Frage an den Bieter (Beispiel Bemusterung) 22

23 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -9 Fragebogen mit z.t. vorformatierten Antwortfeldern 23

24 Internes Leistungsverzeichnis bearbeiten -10 Bietervorschau Nächster Workflowschritt 24

25 Kostenschätzung Wahl: Lieferleistung oder Dienstleistung Nächster Workflowschritt 25

26 Verfahrensart / Auswahl von Ausnahmetatbeständen bei nicht-öffentlichen Ausschreibungen Kein Ausnahmetatbestand gewählt Nächster Workflowschritt 26

27 Wahl der Verfahrensart Der Vorschlag zur Verfahrensart wird dynamisch generiert enstprechend dem Gesamtschätzwert und evtl. Ausnahmetatbeständen Nächster Workflowschritt 27

28 Termin- und Fristenmanager Logische und rechtliche Fristenprüfung Nächster Workflowschritt 28

29 Aufforderung zur Angebotsabgabe national -1 Adresse aus den Stammdaten 29

30 Aufforderung zur Angebotsabgabe national -2 Festlegung des Signaturniveaus 30

31 Aufforderung zur Angebotsabgabe national -3 Angaben zur Losaufteilung 31

32 Aufforderung zur Angebotsabgabe national -4 Hinzufügen von Vergabeunterlagen: Nur zur Information des Bieters oder Als Dateien, die Bestandteil des Angebots werden Nächster Workflowschritt 32

33 Erstellung der Eignungskriterien -1 Vorlage zur Bewertung der Eignung des Bieters nach VOL 33

34 Erstellung der Eignungskriterien -2 Erstellung eigener auftragbezogener Eignungskriterien Evtl. Fragen an den Bieter stellen Nächster Workflowschritt 34

35 Bekanntmachungsformular-1 35

36 Bekanntmachung sformular-2 36

37 Bekanntmachung sformular-3 37

38 Bekanntmachung sformular-4 Nächster Workflowschritt 38

39 Verfahrensschlüssel generieren Schlüssel generieren für die Verschlüsselung digitaler Angebote 39

40 Schlüsseldateien erzeugen 40

41 Verfahren veröffentlichen EU-Verfahren werden automatisch an das EU-Amtsblatt weitergeleitet Nächster Workflowschritt 41

42 Bieter-Perspektive 42

43 Anmeldung auf der HAD-Webseite 43

44 Ausschreibungsrecherche 44

45 Bekanntmachungstext Link-Button zu den Vergabeunterlagen 45

46 Abruf der Vergabeunterlagen Öffnen der Unterlagen im Bietercocokpit 46

47 Bearbeitung der Vergabeunterlagen -1 Dateien, die mit dem Angebot zurückgegeben werden 47

48 Bearbeitung der Vergabeunterlagen -2 / Leistunsgverzeichnis ai-format Kennzeichnung der Pflichfelder 48

49 Bearbeitung der Vergabeunterlagen -3 / Fragenkatalog zur Eignung Kennzeichnung der Pflichfelder 49

50 Bearbeitung der Vergabeunterlagen -4 / Angebotsschreiben Automatisierte Übernahme der Preisangaben aus dem ai-leistungsverzeichnis als Angebotssumme 50

51 Import von Bieterdateien und Angebotsabgabe 51

52 Wahl des Signaturniveaus 52

53 Eingangsbestätigung des Angebots 53

54 Öffentlicher Auftraggeber 54

55 Angebotsöffnung -1 Öffnung erst möglich, wenn das Ende der Angebotsfrist erreicht ist! 55

56 Angebotsöffnung -2 / 4-Augen-Prinzip Auswahl des 2. Eröffnungsteilnehmers der Vergabestelle Anmeldung mit Vergabemanager- Passwort 56

57 Angebotsöffnung -3 / Importieren der beiden Schlüssel 57

58 Angebotsöffnung -4 / Entschlüsseln der Angebote Falls zugelassen: Papierangebote erfassen Digitale Angebote entschlüsseln 58

59 Angebotsöffnung -5 / Öffnen der Angebote Nächster Workflowschritt 59

60 Niederschrift der Angebotsöffnung Nächster Workflowschritt 60

61 Revisionsstand der Niederschrift erzeugen Niederschrift wird mit einem akzuellen Zeitstempel versehen Nächster Workflowschritt 61

62 Rechnerische Prüfung der Angebote Wurde ein ai-leistungsverzeichnis verwendet und nur digitale Angebote abgegeben, sind Angebotssumme im Angebotsschreiben und Gesamtsumme im Leistungsverzeichnis identisch. Die manuelle Prüfung entfällt. Wurde kein ai-leistungsverzeichnis verwendet und/oder Papier-Angebote abgegeben, müssen Angebotssumme im Angebotsschreiben und Gesamtsumme im Leistungsverzeichnis verglichen werden. Die manuelle Prüfung ist nötig. Das Ergebnis der manuell geprüften Summe wird eingetragen. Nächster Workflowschritt 62

63 Niederschrift der Rechnerischen Prüfung Nächster Workflowschritt 63

64 Bewertung der Bietereignung Bewertungsmatrix der Eignung Automatisierte Zulassungsentscheidung Nächster Workflowschritt 64

65 Preisvergleich (pro Los) Übersicht der Angebotspreis Berechnungsoptionen Export nach Excel für weitere Berechnungen Nächster Workflowschritt 65

66 Bewertung der Preise Nächster Workflowschritt 66

67 Wertung der Angebote (pro Los) Kriterium erüllt (ja/nein) Punktewertung für Kriterium Antwort des Bieters Nächster Workflowschritt 67

68 Vergabevorschlag (pro Los) entsprechend Bewertung und Gewichtung Automatischer Vorschlag Nächster Workflowschritt 68

69 Formular zum Vergabevorschlag Nächster Workflowschritt 69

70 Zuschlagserteilung (pro Los) entsprechend Bewertung und Gewichtung Zuschlag Nächster Workflowschritt 70

71 Formular zur Zuschlagserteilung Formular pro Zuschlag generieren 71

72 Formular zur Zuschlagserteilung versenden Anschreiben der Zuschlagserteilung über Nachrichtenfunktion versenden Absageschreiben bei Liefer-/ Dienstleistungen über Menüpunkt Aktion Nächster Workflowschritt 72

73 Revisionsstand des Vergabevorschlags erzeugen Nächster Workflowschritt 73

74 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Beschränkte Ausschreibung VOB/A -Wesentliche Prozessschritte- 74

75 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Erfassung der ersten Grundaten

76 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Erfassung der ersten Grundaten - 2 Da es kein internes LV gibt, werden die Wertungskriterien bereits hier festgelegt. (Die gaeb- Datei wird in einem späteren Prozessschritt hinzugefügt.) Wahl der Verfahrensart wird bei Bauausschreibungen nicht dynamisch generiert. (Abweichung von Öffentlichem bzw. Offenen Verfahren muss begründet werden.) übernächster Workflowschritt 76

77 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Erfassung der ersten Grundaten - 3 Ist die Erfassung der Grunddaten abgeschlossen, muss in einem späteren Rücksprung die Verfahrensart aktiv zurückgesetzt werden, wenn diese dann noch geändert werden soll Nächster Workflowschritt 77

78 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Kostenermittlung und Terminplanung Ggf. Übernahmewert aus Projektdaten Logische und rechtliche Fristenprüfung Nächster Workflowschritt Nächster Workflowschritt 78

79 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Aufforderung zur Angebotsabgabe = Automatische Formulareinblendung Ort der Angebotsöffnung 79

80 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Aufforderung zur Angebotsabgabe -2 Vergabeunterlagen zusammenstellen: Auswählen oder hochladen ggf. weitere gaeb-dateien 80

81 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Aufforderung zur Angebotsabgabe -3 Zulassung und Art von Nebenangeboten Festlegung des Signaturniveaus. in Textform = ohne Signatur Nächster Workflowschritt 81

82 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Besondere Vertragsbedingungen 214 = Automatische Formulareinblendung Nächster Workflowschritt 82

83 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Teilnehmerfreigabe Plattformfirma Papierfirma Auswahl Testbieter7: Plattformfirma Nächster Workflowschritt 83

84 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Teilnehmerfreigabe / Firma zur Plattform einladen Ein Einladungscode wird generiert und an die hinterlegte -Adresse verschickt. Der Empfänger gibt diesen Code auf der HAD-Webseite ein. 84

85 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Fragebogen zur Eignungsprüfung VOB/A -> Überprüfung Vergabeunterlagen Nächster Workflowschritt Nächster Workflowschritt 85

86 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Unterlagen für Bieter Nächster Workflowschritt 86

87 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Anschreiben der Bieter -1 Schlüsseldateien generieren 87

88 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Anschreiben der Bieter -2 Vergabeunterlagen werden an die ausgewählten Plattformfirmen übermittelt 88

89 ehad-beispielverfahren: Beschränkte Ausschreibung VOB/A Anschreiben der Bieter -3 Druck der Vergabeunterlagen für Papierbieter Nächster Workflowschritt 89

90 ehad-beispielverfahren: Funktionen und Instrumente Funktionen und Instrumente 90

91 ehad-beispielverfahren: Vergabemanager Funktionen + Instrumente Shortcut-Leiste 91

92 ehad-beispielverfahren: Vergabemanager Funktionen + Instrumente Menü-Leiste 92

93 ehad-beispielverfahren: Vergabemanager Funktionen + Instrumente Weiterleitung von Aufgaben (Workflowschritten) Klick auf rechte Maustaste an andere Nutzer der Organisationseinheit 93

94 ehad-beispielverfahren: Vergabemanager Funktionen + Instrumente Vertretungsregelung ernennen antreten 94

95 Ende der ehad-beispiele 95