Checkliste für den Ablauf eines Vergabeverfahrens nach VOL/A 2009 bei SGB II Trägern

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1 Checkliste für den Ablauf eines Vergabeverfahrens nach VOL/A 2009 bei SGB II Trägern Bottrop, den Marianne Eicker-Bix

2 1. Von der Bedarfserhebung bis zur Wahl der Vergabeart Bezeichnung des Dienstleistungsauftrages Schätzung des voraussichtlichen Auftragswertes Feststellung, dass Haushaltsmittel in ausreichender Höhe zur Verfügung stehen Wahl der Vergabeart festlegen Falls der Auftrag nicht öffentlich ausgeschrieben werden soll, Begründung gem. 3 Abs. 2 VOL/A, warum vom Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung abgewichen werden soll und welche Art der Vergabe warum durchgeführt werden soll. Folie 2

3 2. Grundsätzlich Öffentlicher Teilnahmewettbewerb vor Beschränkten Ausschreibungen oder Freihändigen Vergaben Öffentlicher Teilnahmewettbewerb ist dem eigentlichen Vergabeverfahren vorgeschaltet Teilnahmewettbewerb ist identisch mit Interessenbekundung Teilnahmewettbewerb dient der Markterkundung Inhalte der Bekanntmachung ergeben sich aus 12 VOL/A Gewünschte Leistung muss für Interessenten beschrieben werden Genannte Einreichungsfrist muss nachvollziehbar sein Bietereignung dient als Auswahlkriterium für die Beteiligung am Vergabeverfahren (Fachlichkeit, Geeignetheit, Zuverlässigkeit) und ist durch Nachweise zu belegen Anzahl der Teilnehmer, die zum eigentlichen Vergabeverfahren zugelassen werden, muss bekannt gemacht werden Folie 3

4 3. Von der Vorbereitung der Vergabebekanntmachung bis zum Versand der Vergabeunterlagen Falls der Auftrag nicht losweise vergeben werden kann, Begründung, für das Abweichen von der Losvergabe Zeitliche Schiene für das Vergabeverfahren festlegen und dokumentieren (Bekanntmachung, Angebotsfrist, Zuschlags- und Bindungsfrist) Bei durchzuführender Interessenbekundung zusätzlich dokumentieren, wo und in welcher Form diese veröffentlicht ist Begründung, wenn eine sehr kurze Zeit für die Erstellung der Angebote erforderlich ist Erstellung des Leistungsverzeichnisses gem. 7 VOL/A Dokumentation der Festlegung der Zuschlagskriterien einschl. deren Gewichtung Bekanntmachung (z. B. Vergabeportal), Versand der Vergabeunterlagen Folie 4

5 4. Öffnung der Angebote Dokumentation der Angebotseröffnung durch zwei Vertreter des Auftraggebers gem. 14 VOL/A in einem Protokoll Folie 5

6 5. Erste Wertungsstufe - Formelle und rechtliche Prüfung der Angebote - Dokumentation der Vollständigkeit der Angebote gem. 16 Abs. 2 VOL/A Begründung, welche Angebote gem. 16 Abs. 3 VOL/A ausgeschlossen werden Sofern Nebenangebote zugelassen werden, Begründung ob und warum sie den geforderten Mindestbestimmungen entsprechen und zur weiteren Wertung zugelassen werden. Feststellung der Vor- und Nacheile der zugelassenen Nebenangebote im Verhältnis zu den Hauptangeboten Folie 6

7 6. Zweite Wertungsstufe - persönliche und fachliche Eignung der Bieter - Sofern dem Vergabeverfahren ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet wurde, ist die dort vorgenommene Bietereignung zu übernehmen Sofern die Bietereignung über Zertifizierung/en erfolgt, ist dies zu dokumentieren Ggf. Versicherung von Bietern einholen, dass keine unzulässigen Absprachen mit Mitbewerbern stattgefunden haben Ansonsten Begründung, ob und warum Bieter gem. 16 Abs. 4 VOL/A ausgeschlossen werden, da die Voraussetzungen des 6 Abs. 5 VOL/A vorliegen. Prüfung der Unterlagen und Dokumentation, dass die noch verbliebenen Bieter die erforderliche Eignung besitzen, um die vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen. Folie 7

8 7. Dritte Wertungsstufe - Angemessenheit des Preises - Dokumentation, ob die angebotenen Preise angemessen sind Ggf. Aufklärung, wenn das Angebot mit dem niedrigsten Preis mehr als 10 % vom nächst niedrigen Angebot abweicht Ggf. Kalkulation anfordern, wenn das Angebot möglicherweise Dumpingpreise enthält Begründung nach 16 Abs. 6 VOL/A, ob und warum der Angebotspreis trotzdem angemessen ist Folie 8

9 8. Vierte Wertungsstufe - Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes - Falls nicht der Preis als einziges Zuschlagskriterium bekannt gemacht war, Gewichtung und Wertung der bekannt gemachten Zuschlagskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gem. 16 Abs. 7 und 8 VOL/A heranziehen und entsprechende Dokumentation fertigen. Dokumentation, dass Zuschlagsfrist eingehalten wird. Begründung des Vergabevorschlages mit Entscheidung durch den Auftraggeber, wenn er den Vergabevermerk nicht selbst erstellt gem. 18 Abs. 1 VOL/A Falls keines der eingereichten Angebote den Vorgaben entspricht, Begründung, warum das Vergabeverfahren gem. 17 Abs. 1 VOL/A aufzuheben ist. Information der Bieter. Folie 9

10 9. Information nicht berücksichtigter Bieter Prüfung des wirtschaftlichsten Angebotes auf Vergabehindernisse (z. B. gem. Korruptionsregister NRW) Vorabinformation der nicht berücksichtigten Bieter gem. 101a GWB im Regelfall 15 Tage vor Zuschlagserteilung versenden, sofern Schwellenwert überschritten wird. Sinnvollerweise Information des Bieters mit dem wirtschaftlichsten Angebot über bevorstehende Zuschlagsbzw. Auftragserteilung. Folie 10

11 10. Auftragserteilung Annahme des wirtschaftlichsten Angebotes gem. 18 Abs. 2 VOL/A = Zuschlagserteilung in schriftlicher Form Damit wird über die im Vertrag genannte Leistung entsprechend den in den Vergabeunterlagen enthaltenen Vertragsbedingungen ein Schuldverhältnis im Sinne des BGB und nach der VOL/B begründet. Grundsätzlich sind somit die Vertragsbedingungen der VOL/B der Vertragsabwicklung zugrunde zu legen. Insbesondere die Regelungen zur Nicht- bzw. Schlechterfüllung und zum Kündigungsrecht sind zu beachten. Folie 11

12 11. Eine Vergabedokumentation ( 20 VOL/A) muss folgende Fragen beantworten können: Welche Leistung wurde ausgeschrieben? Wie wurde diese beschrieben? Wie kam es zur Entscheidung über die Vergabeart? Wie wurde sie begründet? Wie sahen die Vergabeunterlagen aus? Wann und in welcher Form sind die Angebote eingegangen? Wie wurden die Angebote überprüft, nach welchen Kriterien erfolgten Ausschlüsse? Wie wurde die Wertung der Angebote vorgenommen? Nach welchen Kriterien und ggf. bekanntgemachten Gewichtungen erfolgte sie? Wurde die Trennung der Kriterien zur Bietereignung von den Zuschlagskriterien beachtet? Wurde Rücksprachen mit Bietern vorgenommen? Wenn ja, wie und in welchem Verfahrensstand? Fand eine Vorabinformation der nicht berücksichtigten Bieter statt? Wer erhielt den Zuschlag? Wurden besondere Vorgaben (z. B. nach TVgG NRW) beachtet? Folie 12

13 Ende der Präsentation Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Marianne Eicker-Bix Folie 13