Checkliste Verwaltungskontrolle Vergabe

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1 1. Allgemeine Angaben 1.1 Allgemeine Angaben zur/zum Begünstigten und zur Vergabe Förder-Registriernummer: Nummer des Vorhabens/Antragsnummer: Begünstigte/r: Gegenstand der Vergabe/Leistung (kurze Beschreibung): Bestimmung des Schwellenwertes: Geschätzter Nettogesamtauftragswert lt. Angaben Begünstigte/r (in vollen Euro) EUR (Stufe 1) 1 Nur im Unterschwellenbereich: Geschätzter Nettoauftragswert einzelner Teil- oder Fachlose (in vollen Euro) EUR (Stufe 2) Verwaltungsprüfung zum Vergabeverfahren Begünstigte/r ist öffentliche/r Auftraggeber/in gemäß 98 GWB Auftraggeber/in des Privatrechts (sofern sie/er nicht unter 98 GWB fällt) Von der/dem Begünstigten hätte folgende Bestimmung gewählt werden müssen: VOB VOL VOF SektVO Aufforderung zur Abgabe oder Einholung von drei Angeboten, weiter bei 3. (es sei denn es wurde trotzdem ein förmliches Vergabeverfahren durchgeführt, dann bitte nachfolgende Checkbox zusätzlich markieren) Sonderfall: trotz Angebotsregelung förmliches Vergabeverfahren durchgeführt, weiter bei 2. Andere (Landesrecht): NTVergG Andere (Landesrecht): Anlage 7.1 IDA 1.0, Stand Es zählt die Gesamtvergütung des Auftrags, nicht einzelne Lose. 2 Findet im Unterschwellenbereich 9 NTVergG Anwendung, zählt der Auftragswert einzelner Teil- oder Fachlose für die Entscheidung über eine beschränkte oder freihändige Vergabe. Seite 1 von 5

2 2. Einhaltung der vergaberechtlichen Bestimmungen durch die/den Begünstigte/n 2.1 Ist/War eine EU-weite Ausschreibung notwendig? (siehe EU-Schwellenwerte) ja nein EU-Schwellenwert: EUR 2.2 Wenn ja, wurde die EU-weite Ausschreibung durchgeführt? ja nein 2.3 Welche Vergabeart wurde von der/dem Begünstigten gewählt? Nationales Verfahren öffentliche Ausschreibung beschränkte Ausschreibung freihändige Vergabe Direktkauf EU-weites Verfahren offenes Verfahren nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb 2.4 Ist die Wahl der Vergabeart richtig, nachvollziehbar und plausibel? ja nein* 2.5 Sind die Abläufe und Entscheidungen des Vergabeverfahrens dokumentiert und nachvollziehbar? ja nein* 2.6 Vorgelegte und eingesehene Unterlagen: Vergabevermerk Veröffentlichung / Bekanntmachung / Ausschreibungstext inklusive Leistungsbeschreibung Nachweis über den Versand der Vergabeunterlagen an die Bieter Protokoll über die Angebotseröffnung (ehemals: Submissionsprotokoll) Preisspiegel (Gegenüberstellung der Angebotspreise nach Leistungsbeschreibung) Zuschlagserteilung Vollständiges Angebot des erfolgreichen Bieters Erste und letzte Seite der Angebote aller unterlegenen Bieter Absageschreiben an alle unterlegenen Bieter Ex-post-Transparenz (Veröffentlichung der Auftragsvergabe) ggf. Verpflichtungserklärungen nach NTVergG oder NKernVO (z. B. Tariftreueerklärung) ggf. Nachtragsangebote, Stellungnahme zu Nachträgen, Nachtragsvereinbarungen ggf. Prüfvermerk Rechnungsprüfungsamt oder einer gleichgelagerten Einrichtung Seite 2 von 5

3 2.7 Erhielt die Bieterin/der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag? ja nein* (= Angebot, bei dem das günstigste Verhältnis zwischen der gewünschten Leistung und dem angebotenen Preis erzielt wird, d. h. bei der Wertung der Angebote wurden die in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannten Kriterien vollständig und ausschließlich berücksichtigt) Bei Losvergabe (ggf. weiterführendes/gesondertes Blatt): Los 1 ja nein Los 2 ja nein Los 3 ja nein Los 4 ja nein Los 5 ja nein 2.8 Prüfung auf Nichteinhaltung von Vergabevorschriften/Unregelmäßigkeiten, z. B.: a) Auftragsbekanntmachung wurde nicht veröffentlicht (Nummer 1 3 ) b) Künstliche Aufteilung von Bau-/Liefer-/Dienstleistungsverträgen (Nummer 2) c) Interessenkonflikt (Nummer 21) d) Vergabe zusätzlicher Bau-/Liefer-/Dienstleistungsaufträge ohne Wettbewerb (Nummer 24), wenn diese Vergabe eine wesentliche Änderung der ursprünglichen Auftragsbedingungen darstellt und keine der nachfolgenden Bedingungen gegeben ist: - zwingende Dringlichkeit aufgrund nicht vorhersehbarer Ereignisse - eine unvorhergesehene Situation für zusätzliche Bau-/Liefer-/ Dienstleistungsverträge e) Zusätzliche Bau- und Dienstleistungen, die die in den einschlägigen Vorschriften festgelegten Schwellenwerte übersteigen (Nummer 25) f) Es gibt Hinweise auf Schein- oder Gefälligkeitsangebote g) Sonstiges: ja nein entfällt ja nein entfällt ja nein entfällt ja nein entfällt ja nein entfällt ja* nein ja nein entfällt Weiter bei 4. 3 Die Nummern entsprechen den wichtigsten Arten von Unregelmäßigkeiten gemäß Leitlinien zur Festsetzung von Finanzkorrekturen, die bei Verstößen gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge auf von der EU im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung finanzierte Ausgaben anzuwenden sind (Beschluss der KOM vom , Az. C(2013) 9527 final; siehe im Anhang der Leitlinien die Tabellen unter 2.1, 2.2 und 2.3; die o. g. Nummern beziehen sich jeweils auf die Spalte 1) Seite 3 von 5

4 3. Einholung von Mindestangeboten durch die/den Begünstigte/n 3.1 Wurden vor Auftragserteilung mindestens 3 Angebote eingeholt bzw. Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert? ja nein 3.2 Liegt eine plausible Begründung/ein nachvollziehbarer Nachweis für das Vorliegen von weniger als den mindestens erforderlichen Angeboten vor? ja nein* entfällt (Mindestanzahl liegt vor) Bemerkungen/Nachweis: 3.3 Wurde von der/dem Begünstigten das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt? (= Angebot, bei dem das günstigste Verhältnis zwischen der gewünschten Leistung und dem angebotenen Preis erzielt wird) ja nein* 3.4 Ist die Vergabeentscheidung inkl. Begründung dokumentiert, nachvollziehbar und plausibel? ja nein* Seite 4 von 5

5 4. Abschließendes Votum 4.1 Die Prüfung hat keine Hinweise auf Vergabeverstöße ergeben. Weiter bei 5. Bei der Prüfung wurden folgende Vergabeverstöße festgestellt hinsichtlich: Wahl der Vergabeart Zuschlagserteilung Sonstige Konkreter Verstoß: 4.2 Der Verstoß führt zu keiner finanziellen Beanstandung. Weiter bei Der Verstoß führt zu einer finanziellen Beanstandung. Die finanzielle Beanstandung erfolgt in Form eines Abzugbetrages in Höhe von EUR eines prozentualen Abzuges in Höhe von %. Der prozentuale Abzug bezieht sich auf das gesamte Vorhaben einen eingrenzbaren Bereich, nämlich 4.4 Begründung für die gewählte Höhe der finanziellen Beanstandung: Vorschlag für weiteres Verfahren/einzuleitende Schritte: 5. Schlusszeichnung Datum, Unterschrift 1. Prüfer/in Datum, Unterschrift 2. Prüfer/in Seite 5 von 5