Nutzen der E-Vergabe & EU-Vergaberichtlinie Fachtagung IT-Beschaffung 2014 Carsten Klipstein, cosinex GmbH

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1 Nutzen der E-Vergabe & EU-Vergaberichtlinie 2016 Fachtagung IT-Beschaffung 2014 Carsten Klipstein, cosinex GmbH

2 Agenda Vorstellung cosinex E-Vergabe nach Maßgabe der EU-Vergaberichtlinie Nutzen der E-Vergabe E-Vergabe im Marktlebenszyklus Mythen, Thesen und Erfahrungen 2

3 Kunden und Referenzen im Bereich E-Vergabe (Auszug) 3

4 Erfahrungen der cosinex im Bereich der E-Vergabe Flächendeckend im Einsatz in den Ländern Brandenburg, NRW und Rheinland-Pfalz. Insgesamt nehmen über Unternehmen an der E-Vergabe auf Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie teil. Über Vergabe- und Beschaffungsstellen mit über Nutzern arbeiten mit Lösungen der cosinex. 4

5 Agenda Vorstellung cosinex E-Vergabe nach Maßgabe der EU-Vergaberichtlinie Nutzen der E-Vergabe E-Vergabe im Marktlebenszyklus Mythen, Thesen und Erfahrungen 5

6 E-Procurement vs. E-Vergabe 6

7 EU-Vergaberichtlinie : MYTHEN Nicht von der Richtlinie umfasst (und elektronisch vorgeschrieben): Vorgelagerte sowie interne Prozesse der Vergabestelle (Worklfow) Vergabedokumentation (Vergabeakte) Nachträgliche Bieterkommunikation Interne Kommunikation des Auftraggebers Aber: E-Government-Gesetz (des Bundes und der Länder): E-Akte E-Invoicing (Pflicht zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen) Interoperabilitätsoffensive der EU 7

8 EU-Vergaberichtlinie (Umsetzungsfristen): IST Quelle: Wankmüller, im cosinex Blog ( 8

9 Agenda Vorstellung cosinex E-Vergabe nach Maßgabe der EU-Vergaberichtlinie Nutzen der E-Vergabe E-Vergabe im Marktlebenszyklus Mythen, Thesen und Erfahrungen 9

10 Rückblick 2000 Zahlen und Kostensenkungspotentiale aus ca. 50 Studien und Untersuchungen extrahiert Aufteilung des Beschaffungsvolumens Bauleistungen (VOB) Bewegliche Güter Sachaufwand (VOL/VOF) 200 ca % reine Verbrauchs-materialien Marktvolumen für öffentliche Ausschreibungen: 470 Mrd. DM pro Jahr 1 Mio. Ausschreibungen von Auftragsstellen Marktvolumen für katalogbasierte Beschaffung: ca. 80 Mrd. Bestellvolumen ca. 6 Mio. Abrufe von Bedarfsmeldern 10

11 Die Thesen zur E-Vergabe Die E-Vergabe spart Geld! Die E-Vergabe spart Zeit! Die E-Vergabe macht Vergabeverfahren deutlich rechtssicherer! Wirtschaft fordert die elektronische Teilnahme an Ausschreibungen! 11

12 Die Anforderungen daneben waren Bürgermeister: modernes Image für meine Stadt EU: Ausbau des Binnenmarktes Berater: viele Integrationsprojekte regionale Wirtschaft: Abschottung durch regionale Plattform Bundesland: regionale Wirtschaft stärken Softwareanbieter: möglichst viele Lizenzen verkaufen Anforderungen an E-Vergabelösungen E-Government- Verantwortlicher: neuer Dienst für mein Portal Wirtschaft: alle Bekanntmachungen auf einer zentralen Plattform Kämmerer: möglichst kostengünstige Lösung IT-Leiter: Grosse Projekte machen meine Position bedeutend Spitzenverbände der Wirtschaft: Abbau von Hürden eine Plattform (Client) für Alle 12

13 E-Vergabe im Markt- Lebenszyklus

14 Fazit zur E-Vergabe Nicht alle Projekte waren gleich erfolgreich. Neue Mythen waren: E-Vergabe-Projekte dauern lange! E-Vergabe-Projekte sind teuer! Viele rechtliche Fragen (elektronische Aktenführung, Signatur) sind ungeklärt! Keine Akzeptanz bei den Bietern! 14

15 Thesen und Fakten E-Vergabe spart Geld vs. E-Vergabe- Projekte sind teuer Es gibt nicht die E-Vergabe. Viele Projekte und Ansätze sind nur schwer vergleichbar! Es werden unterschiedliche Prozesse (interne Prozesse = Vergabemanagement, Kommunikation mit Bieter = Vergabeplattform) unterstützt. Jede Vergabestelle muss auswählen, womit sie beginnen will. Prozesskosten sind nur in einzelnen Fällen als Kosteneinsparung hebbar. Nur große Vergabestellen dürften Prozesskosteneinsparungen auch umsetzen können. Dafür wird Zeit frei für die neuen Herausforderungen (vergabefremde Aspekte! Etc.). E-Vergabe spart Geld im Bereich der Transaktionskosten. Insbesondere im Hinblick auf Druck von Vergabeunterlagen, Versand etc. 15

16 Thesen und Fakten E-Vergabe spart Geld vs. E-Vergabe- Projekte sind teuer Die Kosten insb. für die Anpassung einer Lösung (Vergabemanagement) variieren je Lösung sehr stark! Abhängig von der technischen Qualität und dem Umstand, wie intensiv Anpassungen mitgedacht wurden. 16

17 Thesen und Fakten E-Vergabe spart Geld vs. E-Vergabe- Projekte sind teuer Fazit Ob eine E-Vergabe-Lösung hilft, Geld zu sparen hängt ab: Von der Auswahl der richtigen Prozesse mit denen begonnen wird. Akzeptanz der Mitarbeiter. Dabei müssen E-Vergabe-Projekte nicht teuer sein. Insgesamt gilt Der Erfolg eines E-Vergabe-Projektes ist auch abhängig von der Auswahl der richtigen Lösung! 17

18 Thesen und Fakten E-Vergabe spart Zeit vs. E-Vergabe- Projekte dauern lange Die E-Vergabe spart Zeit! - Durch die Verkürzung bei Postlaufzeiten, - Möglichkeiten, elektronische Dokumente schneller und einfacher weiterzuverarbeiten (auch bei den Bietern!) - Schnittstellen zur strukturierten Datenübergabe (z.b. Amtsblatt S) Die Einführung der E-Vergabe ist heute in kürzester Zeit realisierbar! Wenn: - Die Anforderungen klar sind, - in Stufen (Prozessschritten) vorgegangen wird (modular) und - die passende Lösung und insb. der richtige Einführungspartner ausgewählt werden. 18

19 Thesen und Fakten E-Vergabe für mehr Rechtssicherheit vs. ungeklärte Rechtsfragen Die E-Vergabe (und Vergabemanagementsysteme!) verhindert Form- und Flüchtigkeitsfehler umfassend! Beispiel: Pflichtige Begründungen bei Ausnahmetatbeständen können nicht mehr vergessen werden. Keine formwidrigen Angebote mehr Offene (Rechts-)Fragen zur (insb. fortgeschrittenen) Signatur sind weitgehend geklärt. Der Einsatz der E-Vergabe (und VMS) trägt umfassend zu einer einheitlichen Prozessqualität bei! Aber: Die E-Vergabe ersetzt keine qualifizierten Einkäufer (auch im Hinblick auf Vergaberecht)! 19

20 Thesen und Fakten Wirtschaft fordert E- Vergabe vs. keine Akzeptanz Die Wirtschaft möchte einen transparenten Überblick über die Vergabeaktivitäten! Optimal: Zentrale Veröffentlichungspflichten wie im Amtsblatt S der EU. Die Wirtschaft freut sich über elektronische Vergabeunterlagen und Bieterkommunikation weil dies auch ihre eigenen internen Prozesse in der Angebotsabgabe vereinfacht. Die Wirtschaft hat kein Interesse an der elektronischen Angebotsabgabe weil der eigene Nutzen nicht hoch genug ist. >> Pflicht zur Vergabe 20

21 Markt- Lebenszyklus

22 Markt- Lebenszyklus

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!