Portfolio

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1 Portfolio it-motive AG

2 Historie und Unternehmensentwicklung Historie Gründung 2001 Mannesmann Datenverarbeitung GmbH Langjährige IT-Erfahrung und Kompetenz ebusiness and Logistics Competence it-motive AG

3 Historie und Unternehmensentwicklung Unternehmen Gründung: Firmenzentrale: Duisburg Standorte: Dortmund, Stuttgart Form: Aktiengesellschaft, non public Kernkompetenzen: SAP-Beratung und Entwicklung ebusiness und Logistics Zertifizierung: Top 100 Referenzen (Auszug) it-motive AG

4 Historie und Unternehmensentwicklung Unternehmensentwicklung Umsatz (in Tsd. ) Mitarbeiter (nur interne) it-motive AG

5 Kontakt it-motive AG Zum Walkmüller D Duisburg Telefon: +49 (203) Telefax: +49 (203) Duisburg (Haus 1) Office Dortmund Mallinckrodtstraße 320 D Dortmund Office Stuttgart Steiermärker Str. 3-5 D Stuttgart Dortmund Stuttgart it-motive AG

6 eprocurement Lösung der it-motive AG

7 Einsparpotentiale (idealtypisch) Durchschnittlicher Aufwand pro Beschaffungsprozess (Büro- und Verbrauchsgüter): Bearbeitung: 162 Minuten Durchlaufzeit: 16 Tage Kosten: 90 Euro Kann durch papierlose Bearbeitung und Workflow deutlich reduziert werden! Durchschnittlicher Aufwand pro Beschaffungsprozess (Büro- und Verbrauchsgüter, katalogbasiert): Bearbeitung: 108 Minuten Durchlaufzeit: 16 Tage X Tage Kosten: < 60 Euro Bedarfsidentifikation Bedarfsmeldung Budgetkontrolle / Genehmigung Buchhaltung Bedarfsfreigabe Marktsondierung Angebotsanalyse Bestellung Wareneingangskontrolle Transport zum Besteller Rechnungsbuchung Rechnungsprüfung Zahlungsanweisung Quelle: Fraunhofer FAQ Stuttgart Minuten 15 min 15 min 5 min 7 min 3 min 15 min 20 min 10 min 15 min 25 min 10 min 17 min 5 min Minuten Bedarfsidentifikation 5 min Katalogsuche Bedarfsmeldung 5 min Warenkorb Budgetkontrolle / Genehmigung 3 min Workflow Buchhaltung 7 min Bedarfsfreigabe 3 min Marktsondierung 5 min Kataloge Angebotsanalyse 5 min Artikelvergleich Bestellung 10 min Wareneingangskontrolle 15 min autom. WE (?) Transport zum Besteller 25 min Rechnungsbuchung 3 min via GS Rechnungsprüfung 17 min Zahlungsanweisung 5 min Quelle: Erfahrungswerte: IT-Motive AG it-motive AG

8 Potentiale durch eprocurement Potentiale durch eprocurement Reduzierung von Prozesskosten durch die elektronische Abwicklung von zeitaufwändigen, administrativen Tätigkeiten über den gesamten Beschaffungsprozess (von der Bedarfsidentifikation bis zur Zahlung) Die Möglichkeit, Warenkörbe genau zu definieren und darauf ein ertragsförderndes (Umsetzung strategischer Einkauf) Lieferantenmanagement aufzubauen Das Ziel Ein eprocurement-projekt hat immer das Ziel, einen schlanken, fest definierten Beschaffungsprozess zu implementieren und die vertraglichen Vereinbarungen des strategischen Einkaufs im Sinne einer optimalen Ausnutzung umzusetzen. Die Einsparpotentiale sind um so höher, je mehr Transaktionsvolumen über die eprocurement-plattform abgewickelt werden kann. it-motive AG

9 Motivation Bereitstellung einer pragmatischen, einfachen Lösung für den operativen Einkauf. Der strategische Einkauf wird weiterhin durch das ERP-System bereitgestellt. Die Lösung muss auch bei sporadischen Nutzern (z. B. gewerbliche Mitarbeiter) zu einer hohen Akzeptanz führen. Falscheingaben müssen direkt gegen das ERP-System verprobt werden. Ziel: Entwicklung einer katalogbasierten eprocurement-lösung Fokus auf den operativen Einkauf SAP-GUI - Integration Modifikationsfrei Unterschiedliche Catalog-Connectoren stehen zur Auswahl Konfigurierbar durch Customizing oder Customer-Exits Volle Integration zu SAP, vor allem zu MM und PM (SAP ist das führende System) bidirektionale Schnittstelle zwischen dem SAP-System und der Katalog-Plattform Anbindung interner und externe Kataloge (Punch Out) Einfaches Catalog Content Management (auch durch Dienstleister) it-motive AG

10 Vorteile Die Verwendung einer Katalogplattform hat viele Vorteile it-motive AG

11 it-motive eprocurement-plattform Vorteile Leistungsstarke, eigenentwickelte, modularisierte Katalogmanagementplattform, welche die grundsätzliche SAP-Plattformstrategie unserer Kunden nicht in Frage stellt, sondern sinnvolle, funktionale Ergänzungen für Einkauf und Beschaffung anbietet. Alternativ sind unterschiedliche Catalog Connectoren einsetzbar INKAS -Catalog Connector (SAPGUI) SAP-Catalog Connector (ab ECC 6.0) Vollständige Katalogmanagementplattform, auf der eine Vielzahl interner und externer Kataloge abgebildet werden können das SAP ERP-System bleibt das führende System Zukunftssichere Lösung it-motive AG

12 Katalogsuche Katalogsuche auch über die eigenen Firmengrenzen hinaus Intern gehostete Kataloge: Der Einkauf kontrolliert den Inhalt, welcher von den Lieferanten bereitgestellt wird. Externe Lieferantenkataloge: Verbindung übers Internet, Kataloge werden vom Lieferanten gepflegt und gehostet (OCI-Standard) Online Shop: Bündelung unterschiedlicher Beschaffungsquellen durch externe Dienstleister it-motive AG

13 Quintessenz Die wesentlichen Vorteile der katalogbasierten Beschaffung liegen in der Verkürzung von Prozesszeiten Beschleunigung des gesamten Beschaffungsprozesses in der Realisierung von Bündelungseffekten (verbessertes Preis und Konditionengefüge) durch die Vermeidung des Maverick Buyings (insbesondere indirektes Material) der stärkeren Dezentralisierung operativer Beschaffungsprozesse Vereinfachung des Beschaffungsprozesses insbesondere bei der Bedarfsidentifikation (indirektes Material) Plattformübergreifend Unterschiedliche Systemplattformen sollten auf der Anwenderseite nicht zu Medienbrüchen führen und idealerweise gar nicht in Erscheinung treten it-motive AG

14 INKAS eprocurement Plattform

15 SAP-GUI Systemtechnische Sicht der Kommunikation im Falle SAP-GUI Katalogintegration in SAP R/3 über Catalog Connector it-motive AG

16 SAP-GUI Nahtlose Systemintegration Aufruf Transaktion Auswahl Lieferant + Produkt Erfassung aller BANF-Daten im Warenkorb Anlage der BANF en Prüfung SAP-Wertehilfe it-motive AG

17 Präsentation Lösung

18 Vorteile Vorteile einer eigenen Katalogplattform Harmonisierte Benutzeroberfläche Eigene qualitätsgesicherte Beschaffungsquellen Bündelung und Fokussierung von Bedarfen Realisierung von Skalierungseffekten Möglichkeit zu komfortablen, katalogübergreifenden Preisvergleichen Abbildung und Kommunikation von Rahmenverträgen Auswertungen für die Selektion von Lieferanten und die Vorbereitung von Vertragsverhandlungen, etc. Integration der Materialwirtschaft, z. B.: Unterstützung der Beschaffung auch bestandsgeführter Teile der Instandhaltung it-motive AG

19 Systemtechnische Anforderungen SAP SAP ab Release 4.6B Catalog Server PC mit MS Windows 2003 Server mit aktuellen SP 1 GB Ram 80 GB Festplatte oder mehr Single Prozessor mit 2 GHz oder höherem Takt Explorer ab 5.5 mindestens 2Mbit (Intranet) Der Katalogserver enthält sowohl eine Testapplikation als auch eine produktive Applikation it-motive AG

20 Prozess Katalogdatenmanagement Auswahl Lieferant Festlegung Portfolio Bereitstellung kundenspezifischer Katalogdaten Import Katalogdaten in eprocurement- Katalog Bereitstellung Lieferantenkatalog in Staging Umgebung Prüfung Katalog (Portfolio, Preise) Freigabe des Katalogs für die Anwender Bereitstellung Lieferantenkatalog in Produktiv- Umgebung Aufgaben des Einkaufs Aufgaben des Lieferanten Aufgaben der IT (oder Dienstleister) it-motive AG

21 Standards BMECat XML-basiert Austausch von Katalogdaten Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. eclass Artikel-Klassifikation z.b. für Zuordnung von Warengruppen eclass e.v. UNSPSC Artikel-Klassifikation United Nations Standard Products and Services Code CSV ASCII-Format, mit Excel bearbeitbar Austausch von Katalogdaten CSV it-motive AG

22 Katalogdatenmanagement Redaktionssystem Content Loader Einspielen der Lieferantendaten BMECat, csv Anreicherung mit Zusatzdaten möglich z.b. für die Zuordnung von Warengruppen Reporting Preisvergleich Artikelabgleich Für Anwender nutzbar Intensive Nutzung von Standards it-motive AG

23 Möglicher Projektverlauf

24 Projektorganisation X X+01 Monat X+02 Monate X+03 Monate IT Kick off Go Live Phase I / Detaillierung der Aufgabenstellung Phase II / Realisierung Phase III / Installation Phase IV / Pilot Phase V / Inbetriebnahme it-motive Einkauf Beschreibung Einkaufsprozess Festlegung Katalogfunktionalität Definition Schnittstelle, Startmaske und SAP-Feldbelegung Workshop Auswahl der Lieferanten Bereitstellen Katalogserver Customizing Catalogue Connector Customizing Katalog Datenübernahme Lieferantenkataloge Einspielen SAP-Transaktion (Test-System) Installation Katalogserver Test und Abnahme Test Einspielen SAP-Transaktion (Produktiv-System) ggf. Key-User Schulung it-motive AG

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! it-motive AG Zum Walkmüller Duisburg Office Dortmund Im e-port-dortmung Mallinckrodtstraße Dortmund Office Stuttgart Steiermärker Str Stuttgart Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) it-motive AG