Mehr Dynamik mit EASYpro. Ihre individualisierte E-Procurement-Lösung

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1 Mehr Dynamik mit EASYpro Ihre individualisierte E-Procurement-Lösung

2 Die wichtigsten Fakten auf einen Blick Was ist EASYpro? EASYpro ist eine standardisierte E- Procurement-Lösung, die den gesamten Bestellprozess vollständig unterstützt und elektronisch abwickelt. Welche Vorteile bringt EASYpro? Durch die Integration bestehender Lieferantenbeziehungen haben Sie sämtliche Vertriebspartner in einem System vereint. Abgestimmte Prozesse reduzieren Kosten und Durchlaufzeiten für alle Partner Transparenz und Prozessqualität wird durch vernetzte Systeme und hohe Datenverfügbarkeit erhöht Mitarbeiter werden entlastet und strategische Freiräume geschaffen Operative Tätigkeiten werden standardisiert und automatisiert Welche Voraussetzungen sind für die Nutzung von EASYpro notwendig? Durch Application-Service-Providing (ASP) können Sie ohne eigene Soft- und Hardwareinstallation direkt alle Vorteile einer modernen und bewährten Beschaffungslösung genießen. Unterschiede und Zusammenspiel von Warenwirtschaft + Marktplattform Herkömmlicher Weg Warenwirtschaft elektronische Anbindung gebündelt Technische Voraussetzungen Hardware: Standard-PC mit Internetzugang Software: Internet Browser elektronische Anbindung Lieferant 1 elektronische Anbindung Lieferant 2 elektronische Anbindung Lieferant 3 elektronische Anbindung Lieferant 4 Weg 2 Lieferant 1 Lieferant 2 Lieferant 3 EASYpro Kunde Lieferant 4 Lieferant 5 Lieferant 6 Ablauf/Hinweise nicht jeder Lieferant kann elektronisch angebunden werden Sie selbst müssen sich an jeden einzelnen Lieferanten anbinden Vorteile/Hinweise jeder Lieferant kann angebunden werden wir versenden die elektronischen Daten Optionen Warenwirtschaft: SAP, Navision oder andere Schnittstellen: SAP OCI, idoc, EDI, , FTP, andere nach Abstimmung Katalogformate: BMEcat, CSV, eigene Formate nach Abstimmung Einige Hauptmerkmale von EASYpro Multimandanten- und multilieferantenfähig Abbildung individueller Workflows Standardisierte Import-/Export-Schnittstellen Abbildung sämtlicher Prozesse von der Bestellung bis zur Rechnung Mehrsprachig und Unicode-fähig Anwenderfreundliches, intuitives Web-Frontend Umfassende und optimierte Suchfunktion Zentraler Betrieb inklusive Hosting (Procurement-Service-Providing) Gleichzeitige Nutzung als Einkaufs- und Verkaufsplattform (B2B/B2C)

3 Effiziente Beschaffung mit EASYpro Eines für alle Stellen Sie sich ein Warenhaus vor, in dem all Ihre langjährigen Lieferanten unter einem Dach vertreten sind. Mit ihrem auf Sie zugeschnittenen Sortiment und dem bewährten Service. In diesem Warenhaus gibt es kurze Wege, eine detaillierte Warenpräsentation und eine zentrale Belegabwicklung. Stellen Sie sich vor, wie effizient Sie Ihren Einkauf in diesem Warenhaus abwickeln können. EASYpro ist vergleichbar zu diesem Warenhaus. Ein auf Ihren Einkauf zugeschnittener Ort, an dem alle Ihre Lieferanten unter einem Dach rund um die Uhr und weltweit für Sie erreichbar ihre Produkte bereitstellen. EASYpro ist nur einen Mausklick entfernt: Ein modernes E-Procurement-System, mit dem Ihr Beschaffungsprozess zentral durchgeführt wird und der für Ihr Unternehmen jederzeit transparent ist. Einkaufen mit Gewinn Schlanke Einkaufsprozesse, ein zentraler Zugriff auf alle Lieferanten sowie die vollständige elektronische Abwicklung des Belegdatenaustausches dies sind nur einige Vorteile, die Ihnen das E-Procurement-System EASYpro bietet. Als schlüsselfertige Systemlösung verfügt EASYpro über alle Merkmale einer modernen E-Procurement-Lösung und mehr. Effiziente Abläufe Jeder Mitarbeiter, der mit EASYpro arbeitet, wird einer bestimmten Gruppe zugeordnet und erhält ein eigenes Nutzerprofil. Mittels dieses Profils erfolgt die für ihn personalisierte Darstellung des Kataloges. Der Nutzer sieht nur die Produkte, die er bestellen darf, mit den entsprechenden Konditionen. Neben der Definition von Standardbestellungen, die in individuellen Warenkörben abgelegt werden, sind das Konditionen, wer bestellen darf, was er bestellen darf und bis zu welchem Betrag er bestellen darf. Einmal von Ihrem Mitarbeiter ausgelöst, durchläuft die Bestellanforderung in Ihrem Haus einen elektronisch unterstützten, variablen Workflow, der zur Freigabe oder Ablehnung der Bestellung führt. So kann mit einfachen Mitteln eine Kontrolle des Bestellwesens (Vier-Augen-Prinzip) erreicht werden und sichergestellt werden, dass Mitarbeiter ihre Kompetenzen nicht überschreiten. Aktueller Bestellstatus Mit EASYpro erhält der Einkäufer jederzeit umfangreiche Informationen über den Bestellstatus. Die Software kann direkt mit den Informationssystemen der Lieferanten verbunden werden, so dass der Besteller Informationen über Bestellstatus, Verfügbarkeit und Liefertermin einsehen kann. Selbstverständlich informiert das System den Anwender optional über die aktuellen Vorgänge per . Ist die Lieferung unterwegs, besteht die Möglichkeit, mit Hilfe der Tracking- und Tracingfunktionen von Logistikdienstleistern, wie z. B. UPS, den genauen Standort und Fortgang der Lieferung anzuzeigen. Einfachste Bedienung EASYpro wird von den Benutzern in den zum Einkauf berechtigten Abteilungen Ihres Unternehmens über ein Browserfenster bedient. Durch die Nutzung der Browseroberfläche wird die Handhabung vereinfacht und die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter verkürzt. LIEFERANT A LIEFERANT B LIEFERANT C LIEFERANT D LIEFERANT E LIEFERANT F

4 Intuitive Handhabung Schnelles Finden Die Komplexität von Produktinformationen macht eine schnelle und zielgerichtete Suchfunktion zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor einer Beschaffungssoftware. Die Suchfunktionen von EASYpro entsprechen deshalb dem neusten technischen Stand, so dass folgende Funktionen zur Verfügung stehen: Hochperformante Volltextsuche in einem oder allen Produktkatalogen Vorschlagsliste der gefundenen Produkte direkt bei der Eingabe des Suchbegriffes Suche über Produkt- und Warengruppen Unterstützung der hinterlegten Klassifikationsmodelle wie z. B. ETIM, oder UNSPSC Filtermöglichkeiten des Suchergebnisses anhand der in der Artikelliste vorkommenden Hersteller/Lieferanten Produkt-/Warengruppen Produktmerkmale/-werte (z. B. Farbe) Sortierung und Navigation innerhalb des Suchergebnisses Anzeige der gefundenen Produkte inklusive Produktbild Detaillierter Vergleich der markierten Produkte Darüber hinaus hat jeder Anwender personalisierten Zugriff auf seine letzten Produktsuchen und kann einmal gefundene Produkte über die Favoritenfunktion dauerhaft abspeichern. Selbstverständlich werden alle hinterlegten Produktinformationen auf einer Artikeldetailseite übersichtlich und komplett dargestellt. Dazu gehören neben den allgemeinen Produktinformationen auch Informationen zu Bestand, Lieferzeiten, Mediendaten sowie Varianten und Verweisartikeln, wie z. B. Zubehör oder Ersatzteile. Bei weiterführenden Fragen steht dem Anwender optional die Kontaktaufnahme zum Produktlieferanten über die integrierte Frage zum Produkt -Funktion zur Verfügung. Internationalisierung Für international operierende Unternehmen unterstützt EASYpro neben Deutsch und Englisch verschiedene andere Sprachen. Noch nicht unterstützte Sprachen lassen sich jederzeit kurzfristig einbinden. So können Mitarbeiter in allen Ländern das gleiche System mit multilingualer Oberfläche zur Beschaffung benutzen. Für internationale Lieferantenbeziehungen unterstützt EASYpro das häufig verwendete Klassifikationsmodell UNSPSC, um Artikel- und Preisinformationen ohne großen Aufwand suchen und darstellen zu können. Einfache Administration Die Brillanz einer Lösung liegt in ihrer Einfachheit dies gilt auch für die Administration einer Softwarelösung. Benutzerdaten, Gruppen und Katalogdaten können bequem über die grafische Oberfläche des Systems in einem Browserfenster administriert werden. Dabei bietet EASYpro vielfältige Möglichkeiten der Individualisierung durch die Administration. Z. B. lassen sich die Katalogdaten so erweitern, dass komplementäre Artikel, beispielsweise eine Taschenlampe und die dazu gehörenden Batterien, zu z. B. Kostenstellen- Vorgesetzter z. B. Zentrale IT- Abteilung (Variabel) z. B. Zentrales Controlling Besteller Instanz 1 Technik Instanz 2 Lieferant Büromaterial Vorlage Freigabe Bestellt Prüfung Lieferung Elektromaterial. Bestellt Vorlage Prüfung fachlich Benennung des Liefertermins Vorlage Prüfung finanziell Lieferung

5 Offen für die Zukunft einem Set zusammengefasst werden. Integrierte Klassifikationsmodelle Die hohe Vielfalt sich ähnelnder Produkte und kurze Produktlebenszyklen haben zur Folge, dass der Datenaustausch komplexer wird und sich notwendige Aktualisierungen häufen. Um dieser Situation gerecht zu werden, haben Wirtschaft und Wissenschaft Modelle für den Austausch von Artikeldaten entwickelt. EASYpro unterstützt die führenden Klassifikationsmodelle wie beispielsweise ETIM und UNSPSC. Elektronische Bezahlung EASYpro ermöglicht Prozessoptimierung durch den Austausch von Rechnungen über XML oder EDI und dies nicht nur im Einkauf, sondern auch im Rechnungswesen. Mit dem integrierten Teillieferungs- und Retouren-Management ist auch eine Optimierung des Gutschriftenverfahrens erreichbar. zester Zeit nutzen können. Sichere Hard- und Software-Umgebung Ständige Erreichbarkeit und Aktualität sind Voraussetzungen für erfolgreiches E-Business. Zur Absicherung gegenüber ungewollten Änderungen und Datenverlusten verfügt EASYpro über eine sogenannte Staging-Area, die es erlaubt, Änderungen am Katalog jederzeit nachzuvollziehen und gegebenenfalls rückgängig machen zu können. Backup-Systeme schützen vor dem Verlust sensibler Daten, Notstromaggregate vor dem Ausfall des Servers. Die ständige Überwachung des Systems und die hochwertige Ausstattung gewährleisten eine hohe Verfügbarkeit. Höchste Flexibilität Der modulare Aufbau von EASYpro und die leistungsfähige Architektur ermöglichen es, eine unbegrenzte Anzahl von Lieferanten und Nutzern anzubinden. Durch standardisierte Schnittstellen wie z. B. SAP OCI kann das System flexibel an sich ändernde Anforderungen angepasst werden und mit einer Vielzahl von Warenwirtschaftssystemen kommunizieren. Bei Bedarf können weitere Funktionalitäten in die Software integriert werden, um den speziellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Geringe Kosten Zeit ist Geld dieses gilt im Zeitalter der Internetökonomie mehr denn je! Die Einführung neuer Systemlösungen muss mit möglichst geringem Aufwand an Zeit und Personal durchführbar sein. Sie können von unserer E-Procurement- Lösung ohne eigene Hard- und Softwareinstallation profitieren. Da das System von Sonepar Deutschland gehostet wird, entfällt die langwierige und kostenintensive Installations- und Anlaufphase. Dies bedeutet für Sie, dass Sie EASYpro ohne eigenes IT-Know-how günstigst, in kür-

6 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Lassen auch Sie sich von den EASYpro- Möglichkeiten überzeugen und vereinbaren Sie einen Präsentationstermin. Kontakt Sonepar Deutschland GmbH National Key Account Management Am Lichtbogen Essen Telefon (02 01) Telefax (02 01) sonepar.de Änderungen und Irrtümer vorbehalten Sonepar Deutschland GmbH