evergabe in der Bundesagentur für Arbeit

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1 9. Fachtagung IT-Beschaffung 2013 Astrid Widmann BildrahmenBild einfügen: Menüreiter: Bild/Logo einfügen > Bild für Titelfolie auswählen Logo für die Besonderen Dienststellen und RDn: Menüreiter: Bild/Logo einfügen > Logoauswahl evergabe in der Bundesagentur für Arbeit

2 Agenda 1) Ausgangslage 2) evergabe in der BA und Status Quo 3) Zahlen, Daten, Fakten 4) Bekanntmachungen 5) Teilnahme und Abgabe von Angeboten 6) Transparenz in der evergabe 7) Ausblick xvergabe Seite 2

3 I. Der Auftrag Ausgangslage Einkauf in der BA : Organisatorische und fachliche Aufsplittung auf ca.190 Beschaffungsstellen in den Agenturen für Arbeit (AA) und Regionaldirektionen (RD) Reformprozess in der BA im Jahr 2004 sowie Weiterentwicklung Bildung einer eigenständigen Einkaufsorganisation für alle Dienststellen Einkauf als Geschäftsbereich im BA-Service-Haus (BA-SH) in Nürnberg und Einführung elektronischer Einkaufssysteme Seite 3

4 evergabe und Status Quo In 2007 Einführung der evergabe-software der Administration Intelligence AG im Einkauf Anbindung an die evergabe-plattform des Bundes Pilotierung ab Flächeneinführung im Juni 2008 ca. 430 User im Einkauf für das Vergabemanagementsystem 95 % der Verfahren werden vollständig elektronisch abgewickelt Seite 4

5 Zahlen, Daten, Fakten der evergabe bei der BA ; bis Juli 13 Verfahren Angebote Seite 5

6 Zahlen, Daten, Fakten der evergabe bei der BA 2000 Angebot empfangen Angebot empfangen Seite 6

7 Bekanntmachungen auf evergabe-online Die Bekanntmachungen der Ausschreibungen der BA werden veröffentlicht unter: Seite 7

8 Bekanntmachungen auf bund.de Veröffentlichung der Bekanntmachungen Seite 8

9 Bekanntmachungen auf simap.europa Veröffentlichung der Bekanntmachungen Seite 9

10 Teilnahme und Abgabe von Angeboten Für die Nutzung der evergabe benötigen die Bieter eine elektronische Signatur. Für die erstmalige Registrierung auf der evergabe-plattform ist eine qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich, dies steht dem Bieter frei. Die Beschaffung der elektronischen Signatur kostet den Bieter aktuell ca. 30 Euro für 2 Jahre. Danach jährlich ca. 16 Euro. Die Softwarekomponenten zur Nutzung stehen kostenfrei in der jeweiligen aktuellen Version zur Verfügung. Angebotsassistent (AnA) für die Kommunikation mit den Vergabestellen, Anforderung Vergabeunterlagen und Angebotsabgabe. Leistungsverzeichnis-Cockpit (LV-Cockpit) zur strukturierten Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen. Seite 10

11 Teilnahme und Abgabe von Angeboten Verfahrensvorbereitung Erstellung VU* Bekanntmachung / Veröffentlichung evergabe-plattform Bereitstellung Software Bekanntmachungstext Bereitstellung VU* Registrierung Registrierung Download Softwarekomponenten Suche und Download der VU* Kommunikation mit dem Bieter Nachricht Kommunikation mit der Vergabestelle Angebotsöffnung Angebot Angebotsabgabe Prüfung und Wertung Zuschlagserteilung Vorinformation / Absage Vorinformation Absageschreiben *VU = Vergabeunterlagen Seite 11

12 Teilnahme und Abgabe von Angeboten Arbeiten im Team ist möglich! Seite 12

13 Teilnahme und Abgabe von Angeboten Dateien öffnen, bearbeiten und abspeichern. Anmeldung Suche und Download der VU* Export der VU* in Verzeichnis auf Festplatte Import Angebot von Festplatte Angebots- erstellung C:\... Versand Angebot an evergabe-plattform *VU = Vergabeunterlagen Seite 13

14 Teilnahme und Abgabe von Angeboten Die Vergabeunterlagen enthalten beispielhaft... Signaturdatei Vordrucke/ Erklärungen Leistungsverzeichnis (inkl. Preisblatt) Durchgängige elektronische Unterstützung Druck- und Speicherung Hinweis bei nicht ausgefüllten Preispositionen Seite 14

15 Transparenz in der evergabe Bieter werden aktuell über Änderungen und Antworten auf Bieterfragen per informiert. Bieter erhalten immer die neueste Version der Vergabeunterlagen. Bieter erhalten eine Checkliste, welche Unterlagen bei der Bearbeitung des Angebotes zu erstellen und abzugeben sind. In den üblichen Dienstzeiten steht ein technischer Support bei der Abgabe der Angebote zur Verfügung. Für Bieter der BA steht ein Benutzerhandbuch (Schritt für Schritt zur Angebotsabgabe) online zur Verfügung. Die evergabe-software steht dem Bieter laufend aktuell zur Verfügung. Die Vertraulichkeit der Daten ist technisch durch die Verschlüsselung sichergestellt. Seite 15

16 xvergabe Viele Vergabe-Plattformen (über 300 europaweit) und viele Bieterwerkzeuge Verschiedene Geschäftsmodelle Verschiedene Technologien Seite 16

17 Ausgangslage Ein Bieter Viele Bieterclients/ Plattformen Plattform 1 Bieterclient 1 Plattform 2 Bieterclient 2 Bieterclient 3 Plattform 3 Seite 17

18 xvergabe XVergabe ist KEINE Plattform, sondern eine Kommunikationsschnittstelle, basierend auf der gleichen Technologie (XML) Wir sprechen vom xvergabe-standard Initiatoren (2007): Bundesministerium des Inneren Beschaffungsamt des BMI Federführung: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. Land Nordrhein-Westfalen Beschaffungsamt des BMI Projektleitung: Beschaffungsamt des BMI Seite 18

19 Partner und Anbieter Seite 19

20 xvergabe Ziele Standardisierter Bieterzugang zu den unterschiedlichen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand. Plattformübergreifender Standard für den zuverlässigen und sicheren Daten- und Dokumentenaustausch. Ein Bieterclient zur Nutzung aller Plattformen. Erhöhung Bieterakzeptanz, auch bei den KMU. Seite 20

21 Ziel - Ein Bieter ein MPBC für alle Plattformen Plattform 1 Plattform 2 Plattform 3 Multiplattform- bieterclient (MPBC) Seite 21

22 xvergabe Status- Quo-Meilensteine 1. Meilenstein: Bekanntmachungsschnittstelle (umgesetzt) Es wurde eine einheitliche Sprache (XML) für die Übermittlung des Bekanntmachungsformulars an bund.de festgelegt. 2. Meilenstein: xvergabe-schnittstelle (Umsetzung 2013) Der xvergabe-standard ermöglicht für alle xvergabe-kompatiblen Multibieterclients die Kommunikation mit sämtlichen Vergabeplattformen. 3. Meilenstein: Vergabeunterlagen (nicht umgesetzt) Seite 22

23 xvergabe Status- Quo- Meilensteine 3. Meilenstein Vergabeunterlagen als Informationsbausteine (z.b. Aufforderung zur Angebotsabgabe) Alle Vergabestellen verwenden einheitliche Felder, einschließl. definierter Metadaten, im XML-Format für die Übermittlung der Formulare an die Vergabeplattformen. Katalog aus mehreren Informationsbausteinen/ Feldern. Diese Bausteine können beliebig von den Vergabestellen verwendet werden. Aus Bausteinen wird ein Schreiben aufgesetzt, dass die bekannte Struktur anzeigt, aber technisch gesehen, als XML verschickt wird. Der Bieter/ die Plattform erhält dann wieder ein lesbares Dokument. Jede Vergabestelle kann ihre eigenen Formularsätze nutzen. Seite 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!