Bieterhandbuch ZEK. Elektronische Vergabe. bei der Bundesagentur für Arbeit. - Public-e-Procurement (PeP)

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1 Bieterhandbuch ZEK Elektronische Vergabe bei der Bundesagentur für Arbeit - Public-e-Procurement (PeP) Fassung für den Bereich Zentraleinkauf Version: 2.0 Erstellungsdatum: 08. Januar Bundesagentur für Arbeit. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of Bundesagentur für Arbeit. The information contained herein may be changed without prior notice. Bieterhandbuch PeP Zentraleinkauf - Version 2.0 Seite 1

2 Änderungsübersicht Seite Änderungsinhalt Das komplette Dokument wurde überarbeitet (Version 1.8). 36 Kapitel 7.4 neu hinzugekommen (Version 1.9) 11 Informationen zu der Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf hinzugefügt (Version 1.9) 44 Zusatz Fragebogen zur Eignungsprüfung in Hinweis aufgenommen (Version 1.9) 12, 29, 32, 42, 43, 45, 46 Abbildungen 1, 20, 22, 38, 39, 41, 42 und 43 ausgetauscht (Version 1.9) Informationen zur elektronischen Signatur wurden überarbeitet (Version 2.0) Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Hinweise Zugangsvoraussetzungen Elektronische Signatur Software Kurzanleitung Vorgehensweise zur Registrierung Vorgehensweise zur Anforderung der Vergabeunterlagen Vorgehensweise zur Angebotserstellung und -abgabe Hinweise zum Öffnen, Bearbeiten und Speichern Hinweise zum Versenden: Tipps und wichtige Hinweise Zugangsvoraussetzungen für die Teilnahme an der elektronischen Vergabe Registrierung Elektronische Signatur Angebotsassistent (AnA) AI LV-Cockpit Weitere Softwarekomponenten Vergabeplattform des Bundes Angebotsassistent AnA Start und Anmeldung Suche im AnA Vergabeunterlagen anfordern Vergabeunterlagen herunterladen Vergabeunterlagen exportieren Geänderte Vergabeunterlagen herunterladen Angebot erstellen Angebotsschreiben bearbeiten und unterzeichnen Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 3

4 7.2 Datei Leistungsverzeichnis.aidf im LV-Cockpit bearbeiten Vorgehen bei Losen Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf im LV-Cockpit bearbeiten Angebote versenden Kommunikation mit der Vergabestelle Fragen und Hinweise Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 4

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Anzeige gesendetes Angebot Abbildung 2: Konfiguration Abbildung 3: Java Web Start Anwendung AI LV-Cockpit Abbildung 6: e-vergabe-plattform (Beispielhafte Darstellung) Abbildung 7: Aktuelle Ausschreibungen (Beispielhafte Darstellung) Abbildung 8: Bekanntmachungstext (Beispielhafte Darstellung) Abbildung 9: Starten des AnA Abbildung 10: Haupt- und Nebennutzer Abbildung 11: Einfache Ausschreibungssuche Abbildung 12: Erweiterte Ausschreibungssuche Abbildung 13: Anzeige Suchergebnisse Abbildung 14: Replikationsdialog Abbildung 15: Replikationsdialog Hinweis neues Verfahren Abbildung 16: Auswahl Verfahren Abbildung 17: Export Vergabeunterlagen Abbildung 18: Auswahl Exportverzeichnis (beispielhaft) Abbildung 19: Bestätigungsdialog Export Abbildung 20: Externes Verzeichnis Abbildung 21: D00_Angebotsschreiben.pdf Abbildung 22: LV-Cockpit starten Abbildung 23: Beispiel Leistungsverzeichnis Abbildung 24: Leistungsverzeichnis drucken Abbildung 25: Leistungsverzeichnis befüllen Abbildung 26: Pflichtfelder im Leistungsverzeichnis Abbildung 27: Abfrage, wenn Warnmeldungen vorhanden Abbildung 28: Leistungsverzeichnis speichern Abbildung 29: Leistungsverzeichnis mit Losaufteilung Abbildung 30: LV-Cockpit starten Abbildung 31: Beispiel Fragebogen zur Eignungsprüfung Abbildung 32: Fragebogen zur Eignungsprüfung drucken Abbildung 33: Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf bearbeiten Abbildung 34: Warnmeldungen Abbildung 35: Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf speichern Abbildung 36: Datei Zulassung.aidf Abbildung 37: Datei Zulassung.aidf auf der Ablage gespeichert Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 5

6 Abbildung 38: Angebot importieren Abbildung 39: Importdialog Auswahl Importverzeichnis Abbildung 40: Importdialog - Unterordner Abbildung 41: Angebot versenden Abbildung 42: Versand Angebot Abbildung 43: Empfangsbestätigung Abbildung 44: Kommunikation mit der Vergabestelle über den Ordner Anfrage/Sonstiges 48 Abbildung 45: Auswahldialog Abbildung 46: Ausgangsordner Abbildung 47: Dokumentenversand Abbildung 48: Anzeige versendeter Dokumente Abbildung 49: Informationsserver der e-vergabe-plattform Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 6

7 Abkürzungsverzeichnis AnA AI LV-Cockpit BA BeschA BMI ZEK Angebotsassistent des Beschaffungsamtes AI Leistungsverzeichnis Cockpit der Administration Intelligence AG Bundesagentur für Arbeit Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums Bundesministerium des Inneren Zentraleinkauf der BA URL-Verzeichnis Bundesagentur für Arbeit e-vergabe-plattform des Bundes e-vergabe-online Informationsportal Angebotsassistent des Beschaffungsamtes AI Leistungsverzeichnis Cockpit Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 7

8 1 Allgemeine Hinweise Dieses Handbuch für Bieter ist ein Leitfaden der Bundesagentur für Arbeit (BA) für die elektronische Angebotsabgabe. Das Handbuch dient lediglich zur Unterstützung für Bieter und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Alle in den Screenshots abgebildeten Verfahren sind nur beispielhaft aufgeführt. Grundlage für die Erstellung des Angebotes sind ausschließlich die zu einem Verfahren veröffentlichten Vergabeunterlagen. Beachten Sie bitte besonders die Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe in den Vergabeunterlagen! Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 8

9 2 Zugangsvoraussetzungen 2.1 Elektronische Signatur Für die erstmalige Registrierung auf der e-vergabe-plattform und anstelle Ihrer persönlichen Unterschrift im Vergabeverfahren ist eine qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich. Anbieter von digitalen Signaturen, die mit der e- Vergabe-Plattform kompatibel sind, finden Sie auf der Informationsseite des Beschaffungsamtes unter Während bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur der Erwerb eines Softwarezertifikats ausreicht, sind bei der qualifizierten elektronischen Signatur unter anderem eine Chipkarte und ein Kartenlesegerät erforderlich. Beide Signaturarten sind gemäß VOL/A für die Signierung von elektronischen Angeboten zugelassen. 2.2 Software Um an elektronischen Vergabeverfahren teilnehmen zu können, beachten Sie die Hinweise zu Installation und Registrierung der e-vergabe-komponenten unter Berücksichtigung der richtigen Installationsreihenfolge unter dem Link: Zum Suchen, Anfordern und Herunterladen der Vergabeunterlagen, zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur Abgabe des Angebotes benötigen Sie den Angebotsassistent (AnA) der e-vergabe-plattform. Nach der Installation des AnA, können Sie sich direkt im AnA auf der e-vergabe-plattform registrieren. Weitere Hinweise zur Installation und Anwendung des AnA entnehmen Sie dem Bedienerhandbuch für die e-vergabe in der jeweils aktuellen Fassung. Das Handbuch und weitere Unterlagen finden Sie unter Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 9

10 3 Kurzanleitung 3.1 Vorgehensweise zur Registrierung Zum Abruf von Vergabeunterlagen und zur Abgabe von Angeboten müssen Sie auf der e- Vergabe-Plattform des Bundes registriert sein. Grundvoraussetzung für eine Registrierung ist der Besitz einer gültigen elektronischen Signatur. Ausführliche Informationen zum Registrierungsprozess, u.a. mit dem fortgeschrittenen Signaturzertifikat, sowie technische Hinweise hierzu finden Sie im Informationsportal unter Vorgehensweise zur Anforderung der Vergabeunterlagen Suche der gewünschten Vergabe unter oder direkt im AnA. Anfordern der Vergabeunterlagen im AnA (Menü > Verfahren > Suchen > Button: Anfordern ). Nachdem Sie die Unterlagen erfolgreich angefordert haben, schließen Sie das Dialogfenster Suchergebnisse und starten den Repliziervorgang über den Button oder über die Menüleiste Datei > Replikation starten. Die Vergabeunterlagen werden von der Plattform heruntergeladen bzw. aktualisiert. Wählen Sie das gewünschte Verfahren über die Symbolleiste oder mit Hilfe der Auswahlliste aus. Der Ordner Eingang/ enthält alle relevanten Dokumente des ausgewählten Vergabeverfahrens. 3.3 Vorgehensweise zur Angebotserstellung und -abgabe Klicken Sie im Eingangsordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner Vergabeunterlagen und wählen Sie den Befehl Exportieren. Das Fenster Exportverzeichnis wählen wird aufgerufen. Wählen Sie hier auf Ihrer Festplatte ein geeignetes Verzeichnis für die Vergabeunterlagen aus oder legen Sie ein neues Verzeichnis an. Exportieren Sie zunächst alle Dokumente der Vergabeunterlagen in dieses Verzeichnis. Von diesem Speicherort aus können Sie die einzelnen Dateien öffnen, bearbeiten und speichern. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 10

11 3.3.1 Hinweise zum Öffnen, Bearbeiten und Speichern In der Datei A_Bewerbungsbedingungen.pdf sind alle für die Angebotsabgabe erforderlichen Dateien aufgeführt und es wird beschrieben, wie mit den Dateien zu verfahren ist. Insbesondere zu den Dateien Leistungsverzeichnis.aidf, Fragebogen zur Eignungsprüfung.aidf (falls in den Vergabeunterlagen enthalten) und D00_Angebotsschreiben.pdf (Signaturdatei) beachten Sie folgende Hinweise: Datei Leistungsverzeichnis.aidf: Für die Bearbeitung der Datei Leistungsverzeichnis.aidf benötigen Sie das AI LV- Cockpit. Dieses können Sie unter installieren bzw. aktualisieren. Durch einen Doppelklick auf die Datei Leistungsverzeichnis.aidf wird das AI LV-Cockpit gestartet. Füllen Sie die Datei Leistungsverzeichnis.aidf aus. Steuern Sie die Pflichtfelder mit der Taste [F3] oder über die Schaltfläche an. Überprüfen Sie anschließend Ihre Eingaben über das Symbol in der Symbolleiste. Wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben, speichern Sie die Datei. Danach schließen Sie das Programmfenster des AI LV-Cockpit. Sie kehren zurück zum AnA. Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf (falls in den Vergabeunterlagen enthalten): Bearbeitung analog Datei Leistungsverzeichnis.aidf Datei D00_Angebotsschreiben.pdf: Sie können die Datei D00_Angebotsschreiben.pdf direkt im AnA oder über den Signaturclient signieren. Ausführliche Informationen zum Signieren finden Sie unter Hinweise: Für das abzugebende Angebot, insbesondere für die Dateinamen, sind die in den Vergabeunterlagen angegebenen Vorgaben zu beachten. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 11

12 Importieren Sie die lokal gespeicherten Dateien Ihres Angebotes und die Datei Leistungsverzeichnis.aidf in den Ordner Angebote in den AnA. Wählen Sie dazu nach einem rechten Mausklick auf den Ordner Angebote den Kontextmenübefehl Importieren aus und anschließend die lokal gespeicherten Dateien inklusive der Datei Leistungsverzeichnis.aidf Hinweise zum Versenden: Zum Versenden eines Angebotes klicken Sie auf den Ordner Angebote und wählen Sie alle Dateien, die Bestandteil des Angebotes sind, indem Sie die Kontrollkästchen rechts in der Detailansicht anklicken. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche oder verwenden Sie das Kontextmenü Versenden. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Eventuell müssen Sie erneut Ihren PIN eingeben um sich anzumelden. Gesendete Angebote werden im Ordner Angebote als zip-archive (Angebot.zip) mit Datum und Uhrzeit aufgelistet. Bitte erstellen und versenden Sie selbst keine zip- Ordner. Abbildung 1: Anzeige gesendetes Angebot Hinweise: Jedes Angebot darf und muss nur eine einzige AIDF-Datei enthalten! Jeder Sendevorgang wird als neues Angebot betrachtet! Deshalb gehen Nachsendungen von Dateien als unvollständige Angebote bei der Vergabestelle ein. Wurden Dateien vergessen, ist ein neues Angebot mit allen notwendigen Dateien zu übersenden. 3.4 Tipps und wichtige Hinweise 1. Erstellen Sie zu Ihrer Sicherheit eine Sicherungskopie Ihrer fortgeschrittenen Signatur, z.b. auf CD! Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 12

13 2. Bitte stellen Sie vor der Arbeit mit der Vergabeplattform sicher, dass Sie berechtigt sind, die notwendigen Dateiformate aus dem Internet herunter- und hochzuladen (insbesondere kann es je nach Einstellungen bei ZIP-, PDF-, Excel- und Worddateien zu Problemen durch den Einsatz einer Firewall kommen). 3. Des Weiteren stellen Sie sicher, dass s mit der Endung bescha.bund.de nicht im Spamfilter landen bzw. als Spams gehandhabt werden. Dies könnte dazu führen, dass keine Benachrichtigungen per über Neuerungen und Änderungen des Verfahrens zugestellt werden. 4. Angebotsassistent (AnA) Richten Sie sich generell und für den Fall einer Abwesenheit einen Vertreter ein. Detaillierte Informationen dazu finden Sie im Bedienerhandbuch für die e-vergabe in der jeweils aktuellen Fassung ( Bei Ablauf Ihres Zertifikates führen Sie bitte rechtzeitig einen Zertifikatswechsel durch. Informationen hierzu entnehmen Sie ebenfalls dem Bedienerhandbuch für die e-vergabe. 5. Alle Dokumente, die mit dem Adobe Reader befüllt werden können, müssen bearbeitet werden! Bitte verändern Sie keine Dokumente mit der Adobe Vollversion! 6. Stellen Sie sicher, dass Ihnen die aktuellste Version des AI LV-Cockpits zur Verfügung steht. Bitte keine alten Versionen verwenden. Das aktuelle LV-Cockpit für die Bearbeitung der Leistungsverzeichnisse im AIDF-Format können Sie unter installieren bzw. aktualisieren. Das LV-Cockpit steht jetzt als Java Web Start Anwendung zur Verfügung, somit wird gewährleistet, dass immer die aktuellste Version zur Verfügung steht. Sollten noch frühere Versionen auf Ihrem Rechner installiert sein, müssen diese deinstalliert werden. 7. Die für den AnA notwendige Java-Version erhalten Sie unter 8. Alle Hinweise zum Signieren und zur Signaturerstellung finden Sie unter 9. Alle Änderungen und Nachrichten zum Verfahren erhalten Sie nur durch den regelmäßigen Repliziervorgang im AnA! Im Konfigurationsdialog (Menüleiste: Datei > Konfiguration) kann durch die Checkbox der automatische Anstoß der Replikation nach der Anmeldung aktiviert werden. Dadurch werden beim Starten des Angebotsassistenten automatisch die neuesten Unterlagen heruntergeladen. Diese Konfigurationseinstellung ist für jeden lokalen Rechner erforderlich. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 13

14 Abbildung 2: Konfiguration Die Replikation mit der e-vergabe-plattform bedeutet nicht, dass Ihre aktuellen Angebotsdaten auf die e-vergabe-plattform hochgeladen oder gar ein Angebot abgegeben wird. Sie stellt lediglich einen Abgleich der Vergabeunterlagen und der Nachrichten von der Plattform mit Ihrem AnA dar. 10. Sofern Sie Ihrem Angebot zusätzliche Dateien anhängen wollen, die keine der folgenden Endungen: pdf, doc, xls, ppt, htm bzw. html, gif, jpg, bmp, tif oder rtf besitzen, setzen Sie sich bitte im Rahmen von Bieterfragen (Versand über den Ordner Anfrage/Sonstiges im AnA siehe Kapitel 9: Kommunikation mit der Vergabestelle ) mit der BA in Verbindung. Um den lesenden Zugriff dieser Dateien durch die BA im Vorfeld sicherzustellen. Im Zweifel konvertieren Sie bitte Ihre Dateien in eines der oben genannten Formate. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 14

15 4 Zugangsvoraussetzungen für die Teilnahme an der elektronischen Vergabe Um bei elektronischen Vergabeverfahren teilnehmen zu können, beachten Sie bitte die unter beschriebenen Softwarevoraussetzungen. 4.1 Registrierung Zur Nutzung der e-vergabe-plattform ist eine Registrierung Ihres Unternehmens auf der Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Auf der Homepage finden Sie entsprechende Hinweise zur Registrierung und zu den technischen Voraussetzungen. Die Vergabeunterlagen (z.b. Vertragsunterlagen und Angebotsvordrucke) werden ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt. Des Weiteren kann die Angebotsabgabe nur noch über die e-vergabe-plattform mit der dort bereitgestellten Softwarekomponente Angebotsassistent (AnA) erfolgen. Diese kostenfreie Software, kann von der Vergabeplattform heruntergeladen und lokal installiert werden. Der Angebotsassistent verschlüsselt das Angebot und ermöglicht die elektronische Übersendung an die Vergabestelle der BA. Hinweis: Die Übermittlung von Angeboten per Post oder Fax ist für elektronische Verfahren nicht zugelassen. Bei Fragen zur Registrierung können Sie sich an die Service Hotline des Beschaffungsamtes des BMI unter 0228 / wenden. Der technische Support ist auch per unter support@bescha.bund.de zu erreichen. 4.2 Elektronische Signatur An die Stelle der persönlichen Unterschrift tritt eine elektronische Signatur. Unterstützt wird auf der Vergabeplattform: die fortgeschrittene elektronische Signatur nach 2 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) und die qualifizierte elektronische Signatur gemäß 2 Nummer 3 SigG Beide Signaturarten sind gemäß VOL und VOF europaweit für die Signierung von elektronischen Angeboten gesetzlich zugelassen. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 15

16 Während bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur der Erwerb eines Software- Zertifikats ausreicht, sind bei der qualifizierten elektronischen Signatur unter anderem eine Chipkarte und ein Kartenlesegerät erforderlich. 4.3 Angebotsassistent (AnA) Den AnA benötigen Sie zum Suchen, Anfordern und Herunterladen der Vergabeunterlagen, desweiteren zur Abgabe Ihres Angebotes und zur Kommunikation mit der Vergabestelle der BA. Hierfür müssen Sie den AnA von der e-vergabe-plattform herunterladen und lokal installieren. 4.4 AI LV-Cockpit Die BA verwendet für das Leistungsverzeichnis ein Programm, welches ein komfortables Ausfüllen ermöglicht. Um das Leistungsverzeichnis zu öffnen und zu bearbeiten, wird das AI LV-Cockpit benötigt, welches unter heruntergeladen werden kann. Abbildung 3: Java Web Start Anwendung AI LV-Cockpit Das LV-Cockpit ist eine Java Web Start Anwendung, somit wird gewährleistet, dass immer die aktuellste Softwareversion zur Verfügung steht. Sollten sich noch frühere Versionen auf Ihrem Rechner befinden, müssen diese deinstalliert werden. Hinweis: Zur Bearbeitung von Ausschreibungen der BA werden immer beide Softwareprogramme benötigt, d.h. sowohl der AnA als auch das AI LV-Cockpit. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 16

17 4.5 Weitere Softwarekomponenten Für die Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren der BA benötigen Sie weiterhin folgende Softwarekomponenten: Java Adobe Reader OpenLimit Optional: Signaturclient für Bieter Hinweis: Alle Softwarekomponenten stehen Ihnen in der aktuellsten Version unter zum Download zur Verfügung. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 17

18 5 Vergabeplattform des Bundes Auf der Website sind die Bekanntmachungen der aktuellen Verfahren der BA eingestellt: Abbildung 4: e-vergabe-plattform (Beispielhafte Darstellung) Sie haben die Möglichkeit, nach Vergabeverfahren zu suchen. Hierzu stehen verschiedene Auswahl- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Hinweis: Eine Suche nach Ausschreibungen ist auch direkt im AnA möglich. Die Beschreibung erfolgt in Kapitel 6.2! Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 18

19 Abbildung 5: Aktuelle Ausschreibungen (Beispielhafte Darstellung) Die Details zu einem Verfahren werden durch klicken auf die entsprechende Ausschreibung angezeigt. Sie erhalten den Bekanntmachungstext. Abbildung 6: Bekanntmachungstext (Beispielhafte Darstellung) Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 19

20 6 Angebotsassistent AnA 6.1 Start und Anmeldung Starten Sie den AnA indem Sie auf den entsprechenden Link klicken. Abbildung 7: Starten des AnA... Sie können sich mit einem qualifizierten Zertifikat (kartenbasiert), einem fortgeschrittenen Zertifikat (dateibasiert) oder mit Nutzerkennung und Passwort anmelden. Der AnA wird als Multi-User Client angeboten, d. h. es können mehrere Nutzer an einem lokalen AnA arbeiten. Die Person die mit einem Zertifikat bei der e-vergabe registriert ist (Hauptnutzer) hat die Möglichkeit Nebennutzer einzurichten und einen Mitarbeiterstamm anzulegen. Diese Nebennutzer können sich anschließend mit Nutzerkennung und Passwort am AnA anmelden. In nachfolgender Tabelle sehen Sie eine Gegenüberstellung der wichtigsten Merkmale von Haupt- und Nebennutzern. Ausführliche Informationen finden Sie unter: Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 20

21 Abbildung 8: Haupt- und Nebennutzer 6.2 Suche im AnA Über die Menüfunktion [Verfahren > Suchen] können Sie nach Ausschreibungen auf der Vergabeplattform suchen. Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, öffnet sich die Einfache Suche. Abbildung 9: Einfache Ausschreibungssuche Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 21

22 Über die Schaltfläche Erweitern >> bietet der AnA die Möglichkeit der Erweiterten Suche. Abbildung 10: Erweiterte Ausschreibungssuche In der erweiterten Suche werden standardmäßig alle Ausschreibungen der letzten Woche gesucht. Die Suche im AnA enthält die gleichen Funktionen wie die Suche auf der Internet- Seite. Im Bedienerhandbuch für die e-vergabe in der jeweils aktuellsten Fassung (unter: oder in der Online-Hilfe des Angebotsassistenten finden Sie eine genaue Beschreibung dieser Funktionalität. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 22

23 6.3 Vergabeunterlagen anfordern Zum Beantragen der Vergabeunterlagen gehen Sie folgendermaßen vor: Als erstes führen Sie im AnA eine Suche durch. Anschließend selektieren Sie die gewünschte Ausschreibung in den Suchergebnissen und betätigen die Schaltfläche Anfordern. Abbildung 11: Anzeige Suchergebnisse Achtung: Die Dokumente werden erst bei der nächsten Replikation zugestellt. Es ist also erforderlich, nach dem Schließen dieses Fensters, Datei > Replikation starten aufzurufen. Wichtig: Zu beachten ist beim Veröffentlichungstext, bis zu welchem Termin die Unterlagen von der e-vergabe-plattform heruntergeladen werden können! (Bsp.: Angebotsende 12:00 Uhr Anforderungsfrist der Vergabeunterlagen endet 00:00 Uhr des vorangegangenen Tages) Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 23

24 6.4 Vergabeunterlagen herunterladen Nachdem die Replikation angestoßen wurde, öffnet sich der Replikations-Dialog. Es können alle oder nur bestimmte Dokumente herunterladen werden. Eine entsprechende Auswahl kann über Haken setzen in der jeweiligen Zeile, (siehe rote Markierung) gesteuert werden. Standardmäßig sind alle Dokumente ausgewählt und werden somit heruntergeladen. Es empfiehlt sich alle Unterlagen auszuwählen und keine Dokumente einzeln zu selektieren. Nur so ist gewährleistet, dass alle Dokumente in der jeweils aktuellen Version lokal auf dem Rechner gespeichert werden. Klick Sie unten auf den Button "Weiter". Abbildung 12: Replikationsdialog Die Dateien werden nun heruntergeladen. Dies nimmt je nach Geschwindigkeit Ihres Internetzugangs unterschiedlich viel Zeit in Anspruch. Ist der Repliziervorgang beendet, erhalten Sie eine zusammenfassende Mitteilung über Ihren Bearbeitungsstatus zum jeweiligen Verfahren und den Hinweis, dass Sie ein neues Verfahren heruntergeladen haben. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 24

25 Abbildung 13: Replikationsdialog Hinweis neues Verfahren Durch Klick auf den Button "Fertigstellen", wird das Fenster "Replikations-Dialog" geschlossen. Über die Auswahl Gruppierungen/Verfahren, oder das Symbol in der Menüleiste des Angebotsassistenten, wählen Sie nun das zuvor heruntergeladene Verfahren aus (Abbildung 16). Abbildung 14: Auswahl Verfahren Neben einer Verfahrensübersicht (rechtes Fenster) haben Sie weiterhin die Möglichkeit, auf der linken Seite im Dateibaum die einzelnen Dokumente einzusehen. Dokumente, die Sie noch nicht betrachtet haben, werden in roter Schrift dargestellt. Die einzelnen Dokumente können Sie mit einem Doppelklick öffnen. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 25

26 6.5 Vergabeunterlagen exportieren Zum Bearbeiten von Dokumenten ist es zwingend erforderlich, diese aus dem Angebotsassistenten auf die lokale Festplatte zu exportieren! Ein Rechtsklick auf den Ordner Vergabeunterlagen und anschließend auf "Exportieren" ermöglicht dies. Abbildung 15: Export Vergabeunterlagen Wählen Sie im Fenster "Exportverzeichnis wählen" einen Ordner auf Ihrer Festplatte aus und bestätigen Sie den Exportvorgang durch Klick auf Exportieren. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 26

27 Abbildung 16: Auswahl Exportverzeichnis (beispielhaft) Sie erhalten eine Bestätigung, die Sie mit Klick auf OK schließen können. Abbildung 17: Bestätigungsdialog Export 6.6 Geänderte Vergabeunterlagen herunterladen Alle Änderungen der Vergabeunterlagen und Fristen sowie alle Nachrichten der BA an Bewerber/Bieter können ausschließlich über den AnA abgerufen werden. Bitte beachten Sie: Hierzu ist von Ihnen eine Replikation, wie unter Tipps und Wichtige Hinweise (Kapitel 3.4) beschrieben, sicherzustellen. Nur durch die Replikation ist garantiert, dass Sie alle Änderungen, Ergänzungen, Friständerungen oder Antworten auf Bieterfragen im laufenden Verfahren erhalten, denn die heruntergeladenen Unterlagen liegen immer offline lokal auf Ihrem Rechner. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 27

28 Replikation von Dokumenten: Versendet die Vergabestelle ein Dokument an einen Bieter erhält der gesamte Mitarbeiterstamm (Haupt- und Nebennutzer) dieser Person das Dokument. Übernimmt der potentielle Vertreter oder Nachfolger des Bieters die Vertretung in diesem Verfahren, erhält er und ggf. dessen Mitarbeiterstamm das Dokument. Der Status des Bieters ist in diesem Fall nicht relevant. Das Replizieren der Unterlagen ist nur ein Aktualisierungsvorgang in eine Richtung (von der e-vergabe-plattform auf Ihre lokale Festplatte). Es werden dadurch keine Angebotsdateien von Ihrem Rechner auf die e-vergabe-plattform geladen. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 28

29 7 Angebot erstellen Nachdem die Dokumente erfolgreich in ein lokales Verzeichnis exportiert wurden, kann mit dem Bearbeiten der Vergabeunterlagen begonnen werden. Öffnen Sie das Verzeichnis, in das die Dokumente exportiert wurden. Abbildung 18: Externes Verzeichnis Per Doppelklick können Sie die PDF-Dateien bearbeiten. Der Adobe Reader wird automatisch gestartet. Achtung: Die Datei Leistungsverzeichnis.aidf muss mit dem LV-Cockpit ausgefüllt werden! 7.1 Angebotsschreiben bearbeiten und unterzeichnen Füllen Sie zunächst alle blau hinterlegten Felder der Datei D00_Angebotsschreiben.pdf aus. Sie können die Signatur direkt im AnA erstellen oder über den Signaturclient. Bei der Signaturerzeugung (im AnA oder über den Signaturclient) wird auf das Bieterzertifikat zugegriffen. Für diesen Zugriff ist die Software OpenLimit erforderlich. Der Signaturclient, OpenLimit und die Anleitungen zum Signieren stehen unter zur Verfügung. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 29

30 Hinweise: Das Angebot ist mit nur einer elektronischen Signatur zu versehen. Diese ist in der Datei D00_Angebotsschreiben.pdf anzubringen. Bei Bietergemeinschaften und bei der Einschaltung von Subunternehmen, ist lediglich die elektronische Signatur des Bevollmächtigten der Bietergemeinschaft bzw. des Generalunternehmers erforderlich und zulässig. Das Fehlen einer unterstützten Signatur führt zum Ausschluss des Angebotes. Die elektronische Signatur in der Datei D00_Angebotsschreiben.pdf gilt für alle Bestandteile des Angebotes. Mit der Signatur ist das Dokument gegen weitere Änderungen geschützt und kann als unterschrieben gewertet werden. Bei Fragen zur Signaturerstellung wenden Sie sich bitte an die Service Hotline des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Inneren (BMI), siehe Kapitel 10. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 30

31 Abbildung 19: D00_Angebotsschreiben.pdf Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 31

32 7.2 Datei Leistungsverzeichnis.aidf im LV-Cockpit bearbeiten Im Folgenden wird beschrieben, wie das Leitungsverzeichnis angezeigt und ausgefüllt werden kann. Bei Verfahren die in Lose aufgeteilt wurden, ist der Hinweis in Kapitel 7.3 zu beachten. Öffnen Sie das Leistungsverzeichnis per Doppelklick auf die AIDF-Datei (Abbildung 22). Hinweis: Zum Öffnen des Leistungsverzeichnisses muss die Anwendung LV-Cockpit gestartet werden (siehe Hinweise unter Zugangsvoraussetzungen, Kapitel 4.4 AI LV- Cockpit). Abbildung 20: LV-Cockpit starten Ein Beispiel für ein geladenes Leistungsverzeichnis zeigt Abbildung 23. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 32

33 Abbildung 21: Beispiel Leistungsverzeichnis Ein unbefülltes Leistungsverzeichnis kann gedruckt werden (Abbildung 24). Abbildung 22: Leistungsverzeichnis drucken Befüllen Sie alle benötigten Felder. Pflichtfelder sind farbig hinterlegt. Öffnen der einzelnen Seiten über die Gliederungsübersicht (linke Seite), Aufruf der Pflichtfelder über den Button Nächstes Pflichtfeld (alternativ: Funktionstaste F3 ) in der Navigationsleiste. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 33

34 Abbildung 23: Leistungsverzeichnis befüllen Hinweis: Bruttowerte werde automatisch nach Eingabe des Nettowertes und des Steuersatzes eingetragen, wenn zum nächsten Feld gewechselt wird. Abbildung 24: Pflichtfelder im Leistungsverzeichnis Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 34

35 Sind alle Pflichtfelder eines Dokumentes ausgefüllt, ändert sich die Farbe in der Gliederungsübersicht von Rot auf Schwarz. Alternativ können Sie in der Navigationsleiste auf Prüfen klicken (Abbildung 26). Das Leistungsverzeichnis kann gespeichert werden, sofern die Pflichtfelder formal richtig ausgefüllt wurden. Im Fehlerfall erfolgt ein Hinweise (Abbildung 27). Abbildung 25: Abfrage, wenn Warnmeldungen vorhanden Erscheinen keine Warnmeldungen, können Sie das fertige Leistungsverzeichnis zur Angebotsabgabe über Datei Speichern ablegen. Abbildung 26: Leistungsverzeichnis speichern Hinweis: Sollten die in der Datei Leistungsverzeichnis.aidf vorgesehenen Textfelder bei den jeweiligen Fragen nicht ausreichen, können zusätzliche Dokumente dem Leistungsverzeichnis als Anhang hinzugefügt werden (z.b. PDF-Dateien, Word- oder Excel- Dateien, Zeichnungen in GIF-, JPG- oder BMP-Format). In diesen Fällen sollte bei den jeweiligen Fragen im Leistungsverzeichnis, auf die betreffenden Dateien (Verweis auf Kapitel oder Seitenzahl innerhalb des Dokumentes) verwiesen werden! Achten Sie darauf, dass das Angebot für ein Verfahren (für alle Lose oder für einzelne Lose) nur eine Datei Leistungsverzeichnis.aidf enthält. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 35

36 7.3 Vorgehen bei Losen Dieses Kapitel beschreibt das Vorgehen bei der Abgabe von Angeboten für einzelne Lose. Ist die Ausschreibung nicht in Lose aufgeteilt oder soll auf alle Lose ein Angebot abgegeben werden, kann dieser Abschnitt übersprungen werden. Das grundsätzliche Vorgehen entspricht dem Vorgehen in Kapitel 7.2. Befüllen Sie alle Pflichtfelder, auf deren Lose Sie ein Angebot abgeben wollen. Abbildung 27: Leistungsverzeichnis mit Losaufteilung Hinweis: Sie sollten nur Angaben und Hinweise bei Losen machen, die Sie auch bebieten möchten, alle anderen Lose bleiben ohne Angaben! Warnhinweise beim Speichern bzgl. Unvollständigkeit können in diesem Fall ignoriert werden. Speichern Sie das Leistungsverzeichnis über Datei > Speichern. 7.4 Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf im LV- Cockpit bearbeiten Im Folgenden wird beschrieben, wie der Fragebogen zur Eignungsprüfung (Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf ) angezeigt und ausgefüllt werden kann. Sollte in den Vergabeunterlagen keine Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf enthalten sein können Sie dieses Kapitel überspringen. Öffnen Sie den Fragebogen zur Eignungsprüfung per Doppelklick auf die aidf-datei (Abbildung 30). Hinweis: Zum Öffnen des Fragebogens zur Eignungsprüfung (Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf ) muss zuerst die Anwendung LV-Cockpit gestartet werden (siehe Hinweise unter Zugangsvoraussetzungen, Kapitel 4.4 AI LV-Cockpit). Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 36

37 Abbildung 28: LV-Cockpit starten Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 37

38 Ein Beispiel für einen geladenen Fragebogen zur Eignungsprüfung zeigt Abbildung 31. Abbildung 29: Beispiel Fragebogen zur Eignungsprüfung Ein unbefüllter Fragebogen zur Eignungsprüfung kann gedruckt werden (Abbildung 32). Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Gliederungsansicht auf Zulassung > Drucken.... Abbildung 30: Fragebogen zur Eignungsprüfung drucken Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 38

39 Die Bearbeitung erfolgt analog der Datei Leistungsverzeichnis.aidf. Befüllen Sie alle benötigten Felder. Pflichtfelder sind farbig hinterlegt (siehe Abbildung 31 vorherige Seite). Abbildung 31: Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf bearbeiten Öffnen der einzelnen Detailansichten über die Gliederungsansicht im linken Fenster. Aufruf der Pflichtfelder über den Button Nächstes Pflichtfeld (alternativ: Funktionstaste F3 ) in der Navigationsleiste. Sind alle Pflichtfelder eines Dokuments ausgefüllt, verschwinden die kleinen Ausrufezeichen links neben den einzelnen Punkten in der Gliederungsansicht. Alternativ können Sie auch in der Navigationsleiste auf Prüfen klicken, wurden nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt erscheint eine Warnmeldung (Abbildung 34). Der Fragebogen zur Eignungsprüfung kann gespeichert werden, sofern die Pflichtfelder formal richtig ausgefüllt wurden. Im Fehlerfall erfolgen ebenfalls Warnmeldungen (Abbildung 34). Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 39

40 Abbildung 32: Warnmeldungen Erscheinen keine Warnmeldungen, können Sie den fertigen Fragebogen zur Eignungsprüfung zur Angebotsabgabe über Datei Speichern ablegen. Abbildung 33: Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf speichern Beim Speichern wird die Datei Fragebogen zur Eignugsprüfung.aidf automatisch umbenannt in Zulassung.aidf (Abbildung 36). Bitte speichern Sie die Datei unter diesem Namen in Ihrem Angebot ab und nehmen keine Änderung an dem Dateinamen vor. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 40

41 Abbildung 34: Datei Zulassung.aidf Abbildung 35: Datei Zulassung.aidf auf der Ablage gespeichert Hinweis: Sollten die in der Datei Fragebogen zur Eignungspruefung.aidf vorgesehenen Textfelder bei den jeweiligen Fragen nicht ausreichen, können zusätzliche Dokumente dem Fragebogen zur Eignungsprüfung als Anhang hinzugefügt werden (z.b. PDF-Dateien, Wordoder Excel-Dateien, Zeichnungen in GIF-, JPG- oder BMP-Format). In diesen Fällen sollte bei den jeweiligen Fragen im Fragebogen zur Eignungsprüfung, auf die betreffenden Dateien (Verweis auf Kapitel oder Seitenzahl innerhalb des Dokumentes) verwiesen werden! Achten Sie darauf, dass das Angebot für ein Verfahren nur eine Datei Zulassung.aidf enthält, die leere Ursprungsdatei Fragebogen zur Eignungsprüfung.aidf darf in keinem Fall in Ihrem Angebot enthalten sein! Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 41

42 8 Angebote versenden Sind alle erforderlichen Dokumente bearbeitet, kann das Angebot versendet werden. Schritt 1: Starten des AnA (siehe Kapitel 6). Schritt 2: Auswahl des gewünschten Verfahrens. Schritt 3: Um das Angebot zu versenden, müssen die lokalen Dateien in den AnA importiert werden. (Der Ordner Ausgang oder die Unterordner Angebote und Anfrage können mit Doppelklick geöffnet werden). Schritt 4: Mittels rechter Maustaste auf den Ordner Angebote klicken und im Kontextmenü Importieren auswählen. Der Importdialog öffnet sich. Abbildung 36: Angebot importieren Schritt 5: Auswahl des Verzeichnisses auf dem die lokalen Dateien abgelegt sind. Schritt 6: Markieren der zu importierenden Dateien (Abbildung 39), danach auf Importieren klicken. Hinweis: Die gekennzeichneten Dateien der Abbildung 39, zeigen alle zu bearbeitenden Dateien inkl. Leistungsverzeichnis. Gegebenenfalls können diese durch weitere ergänzt werden. Folgende Dateien bitte nicht importieren: Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 42

43 A_Bewerbungsbedingungen.pdf die im Laufe des Verfahrens heruntergeladenen Antworten auf Bieterfragen und Nachrichten der Vergabestelle (falls vorhanden) Bieterhandbuch Abbildung 37: Importdialog Auswahl Importverzeichnis Hinweise: Das Markieren von mehreren Dateien, erfolgt durch klicken der linken Maustaste und gleichzeitig gedrückter Umschalt-Taste (Shift). Soll eine einzelne Datei hinzugefügt oder entfernt werden, so muss die STRG-Taste gehalten und die entsprechende Datei angeklickt werden. Importieren Sie keine ZIP-Ordner! Der Import von komprimierten zip-dateien ist möglich. Schritt 7: Anlegen von Unterordnern falls erforderlich (siehe nachfolgender Hinweis). Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 43

44 Abbildung 38: Importdialog - Unterordner Hinweis: Handelt es sich um ein Angebot, erstellen Sie bitte keine Unterordner. Möchten Sie mehrere Hauptangebote abgeben, klicken Sie auf Neuer Unterordner und vergeben Sie eine entsprechende Bezeichnung. Jeder Unterordner stellt ein Hauptangebot dar. Achten Sie darauf, dass je Angebot immer ein Angebotsschreiben mit Ihrer elektronischen Signatur nur eine AIDF-Datei (Leistungsverzeichnis), zwei AIDF-Dateien, ein Leistungsverzeichnis und ein Fragebogen zur Eignungsprüfung (= Datei Zulassung.aidf siehe Kapitel 7.4) - (falls in den Vergabeunterlagen ein Fragebogen zur Eignungsprüfung enthalten ist) die in den Vergabeunterlagen geforderten Formulare und Erklärungen enthalten sind. Achtung: Unterordner werden generell als mehrere Haupangebote gewertet! Nach dem Import in den AnA (Klick auf Button Importieren ) können die Dateien an die entsprechende Vergabestelle der BA versendet werden. Es empfiehlt sich vor Angebotsabgabe zu prüfen, ob eine Verbindung zum AnA besteht. Möglicherweise ist die erneute Anmeldung am System erforderlich. In diesem Fall auf Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 44

45 Anmelden klicken und das Passwort eingeben. Die Nutzerabmeldung erfolgt automatisch im Hintergrund ohne gesonderte Meldung. Schritt 8: Angebot Versenden: Durch klicken auf die Menüzeile Dokumente > Versenden und die Auswahl der Dokumente per Haken setzen oder Button Alle auswählen. Abbildung 39: Angebot versenden Es erscheint eine Übersicht über die zu versendenden Dateien. Abbildung 40: Versand Angebot Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 45

46 Schritt 9: Durch klicken auf Weiter werden die Daten übertragen. Die Dateien werden komprimiert, verschlüsselt und anschließend übertragen. Hinweis: Dieser Vorgang kann je nach Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb empfiehlt es sich rechtzeitig mit der Übertragung der Unterlagen zu beginnen, das stellt sicher, dass diese rechtzeitig ankommen. Die Übertragung ist erst abgeschlossen, wenn das letzte Byte übertragen ist. Dieser Zeitpunkt gilt als Abgabetermin. Schritt 10: Empfangsbestätigung für den erfolgreichen Versand des abgegebenen Angebotes anfordern. Mittels der Replikation über den Button oder die Menüleiste Datei > Replikation starten, können Sie die Empfangsbestätigung von der e-vergabe-plattform anfordern. Die Vorgehensweise für die Anforderung der Empfangsbestätigung erfolgt analog der Beschreibung Vergabeunterlagen herunterladen Punkt 6.4. Der Unterschied dazu ist, dass nur noch die Datei mit der Eingangsbestätigung zum Verfahren angefordert werden muss. Die Datei wird in dem Ordner Eingang > Empfangsbestätigung abgelegt. Muster Abbildung 41: Empfangsbestätigung Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 46

47 Mit einem Doppelklick können Sie die Empfangsbestätigung öffnen und über den Button Exportieren als HTML-Datei lokal speichern. Achtung: Erst nach dem Erhalt einer Empfangsbestätigung wurde das gesendete Dokument (z. B. Angebot oder Teilnahmeantrag), technisch vollständig auf die Plattform übertragen. Eine inhaltliche Prüfung ist damit jedoch nicht verbunden. Für den Eingang der Empfangsbestätigung ist der Repliziervorgang zwingend notwendig. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 47

48 9 Kommunikation mit der Vergabestelle Inhaltliche Fragen, deren Beantwortung sich nicht aus den jeweiligen Vergabeunterlagen erschließen, Übermittlung der Unterlagen, Bieter-Antworten (bzgl. Nachforderungen) etc. zu den elektronischen Vergabeverfahren der BA, können der jeweiligen Vergabestelle der BA, ausschließlich über den Angebotsassistenten (AnA) der e-vergabe-plattform zugestellt werden. Eine Beantwortung erfolgt ebenfalls ausschließlich über den AnA. Schritt 1: Erstellen Sie z.b. eine Word-Dokument mit Ihren Fragen an die Vergabstelle und speichern dieses lokal ab. Schritt 2: Starten Sie den AnA (Kapitel 6). Schritt 3: Wählen Sie im AnA das entsprechende Vergabeverfahren über Gruppierungen/Verfahren, oder das Symbol Nachricht an die Vergabestelle senden wollen. in der Menüleiste, in dem Sie eine Schritt 4: Öffnen Sie den Ordner Ausgang links im Dateibaum, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Anfrage/Sonstiges und wählen aus dem Kontextmenü Importieren. Der Auswahl-Dialog erscheint. Abbildung 42: Kommunikation mit der Vergabestelle über den Ordner Anfrage/Sonstiges Schritt 5: Selektieren Sie das lokal erstellte Word-Dokument und klicken auf den Button Importieren (Abbildung 45). Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 48

49 Abbildung 43: Auswahldialog Die ausgewählte Datei erscheint im Ausgangsordner unter Anfrage/Sonstiges. Abbildung 44: Ausgangsordner Schritt 6: Mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Nachricht klicken (Abbildung 46) und aus dem Kontextmenü versenden wählen. Der Dialog Versenden von Dokumenten erscheint. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 49

50 Abbildung 45: Dokumentenversand Die Nachricht (Dokument) an die Vergabestelle der BA, wird mit Klick auf den Button Fertigstellen versendet. Die Dokumente bzw. die Versendedaten werden immer in dem Ordner angezeigt aus welchem Sie versendet wurden. Abbildung 46: Anzeige versendeter Dokumente Versendete Dokumente werden im Verfahrensbaum in schwarzer Schrift dargestellt und können per Doppelklick geöffnet werden. Dokumente, welche von einem anderen Mitglied des Mitarbeiterstammes versendet wurden, werden im Verfahrensbaum ausgegraut dargestellt. Diese können nur vom jeweiligen Versender geöffnet werden. Hinweis: Alle Nachrichten von der Vergabestelle werden von der e-vergabe-plattform abgerufen, d.h. nach erfolgreicher Replikation stehen diese im Eingangsordner des jeweiligen Verfahrens unter Eingang > Nachricht zur Verfügung. Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 50

51 10 Fragen und Hinweise Weitere Hinweise und Dokumentationen zu den Themen e-vergabe-plattform des Bundes, AnA, digitale Signatur und AI LV-Cockpit finden Sie im Internet unter folgendem Link: Abbildung 47: Informationsserver der e-vergabe-plattform Bieterhandbuch Zentraleinkauf - PeP- Version 2.0 Seite 51

52 Hotline Beschaffungsamt des Bundes (BeschA) Bei Fragen zur Nutzung und Registrierung auf der Plattform sowie zum Angebotsassistenten (AnA) wenden Sie sich an die Service Hotline des Beschaffungsamtes des Bundesministerium des Inneren (BMI) unter (bzw. aus dem Ausland: ). Technischer Support ist auch per unter erhältlich. Die aktuellen Servicezeiten des Beschaffungsamtes finden Sie im Internet unter der oben genannten Adresse. Falls Sie auf dem Schulungsserver des BeschA eine Angebotsabgabe testen möchten, wenden Sie sich bitte an die o.g. Service Hotline. Hotline Administration Intelligence (AI) Bei Fragen zum AI-Leistungsverzeichnis-Cockpit (AI LV-Cockpit), wenden Sie sich an den Hersteller AI AG unter Weitere Informationen finden Sie unter Hinweis: Zu beachten sind die gültigen AGB des Beschaffungsamtes (insbesondere die Nutzungsvoraussetzungen und Pflichten für Bieter) und die Informationen auf der Seite Bundesagentur für Arbeit. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of Bundesagentur für Arbeit. The information contained herein may be changed without prior notice. Bieterhandbuch PeP Zentraleinkauf Seite 52