Einkauf der Bundesagentur für Arbeit

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Hertha Hofmann
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1 Einkauf der Bundesagentur für Arbeit Nürnberg im April 2006 BA-Service-Haus Geschäftsbereich Einkauf Marketing Chancen und Herausforderungen für die BA

2 Der Reformprozess der BA Ziele der Reform Beratung und Integration spürbar verbessern Geldleistungen schnell und wirtschaftlich erbringen Hohe Kundenzufriedenheit erzielen Mitarbeiter motivieren und ihre Fähigkeiten ausschöpfen Die Neuorientierung des Einkaufs der BA war Teil des Reformprozesses. Die Ausgangssituation des Einkaufs war bis Mitte 2003 von folgenden Fakten geprägt: Agenturbezogener und trägerorientierter Einkauf von Arbeitsmarktdienstleistungen ohne eine Definition der Qualitätsstandards Fehlende Wettbewerbsorientierung und Transparenz der Verfahren Fehlende Trennung von Bedarfsträger und Vergabestelle als Schutzmechanismus im Sinne der Korruptionsprävention Fehlende vergaberechtskonforme Verfahren (diese Punkte wurden wiederholt auch durch den BRH kritisiert) 1

3 Entwicklung des Einkaufs für Arbeitsmarktdienstleistungen Die Neuordnung der Einkaufsprozesse brachte u. a. folgende Verbesserungen: Alle von der BA und deren Dienststellen zu beschaffenden Güter und Dienstleistungen werden über eine nach professionellen Maßstäben eingerichtete Einkaufsorganisation ausgeführt Die Prozesse wurden intern entsprechend angepasst und die Qualifikation der Mitarbeiter verbessert Ca. 500 Stellen konnten eingespart und zur Unterstützung der operativen Bereiche der Agenturen zur Verfügung gestellt werden Klare Trennung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten zwischen Bedarfsträger und Einkauf Wettbewerbsorientierter und vergaberechtskonformer Einkauf durch bundesweit bekannt gegebene öffentliche Ausschreibungen. Standardisierung der Leistungen bei gestiegenen Qualitätsanforderungen Bündelung der Bedarfe zur Bildung wirtschaftlicher Losgrößen Inhaltliche Ausrichtung der Maßnahmen auf die wirkungsorientierte Produktlogik der BA (keine angebotsorientierte Maßnahmestruktur) Beträchtliche wirtschaftliche Ergebnisverbesserung für den Haushalt der BA Die Prozesse für Arbeitsmarktdienstleistungen werden kontinuierlich weiterentwickelt 2

4 Aufbau und Organisation Der Geschäftsbereich Einkauf im BA-SH gliedert sich in eine zentrale und sieben regionale Organisationseinheiten Projektsteuerung/Controlling/Organisation Koordinierungsbüro Arbeitsmarktdienstleistungen Einkaufsleitung Fachaufsichtliche Zuordnung zum Zentralbereich Controlling/Finanzen der Zentrale Infrastrukturelle Güter und DL: Zentraleinkauf in Nürnberg Arbeitsmarktdienstleistungen: 3 Koordinatoren zugleich REZ-Leiter für die Bereiche Arbeitsmarkt, Ausbildungsmarkt, Vergabe und Vertrag 7 Regionale Einkaufszentren (Berlin, Düsseldorf, Hannover, Halle, Frankfurt/Main, Nürnberg und Stuttgart) Vergabe Strategischer Einkauf Vertragswesen Vertragswesen Vergabe Strategischer Einkauf 3

5 Gesetzliche Grundlagen Anwendung des Vergaberechts 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bestimmt, dass öffentliche Auftraggeber (dies ist nach 98 GWB z.b. die BA) u.a. Dienstleistungen (darunter fallen auch Arbeitsmarktleistungen) im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren zu beschaffen haben. Ein öffentlicher Auftrag liegt vor, wenn ein entgeltlicher Vertrag zwischen der BA und einem Unternehmen geschlossen wird ( 99 Abs. 1 GWB). Immer wenn also ein Unternehmen Arbeitsmarktdienstleistungen erbringt und eine Vergütung von der BA erhalten soll, ist Vergaberecht anzuwenden. Ein Ermessen ist der BA gesetzlich nicht eingeräumt. Über Gutscheinverfahren Bildungsgutschein ( 77 SGB III) Vermittlungsgutschein ( 421 g SGB III) 4

6 Bedarfsträger Agenturen für Arbeit Insgesamt 178 Agenturen für Arbeit wickeln ihren Bedarf an Arbeitsmarktdienstleistungen über die Einkaufsorganisation ab. Arbeitsgemeinschaften Bis Ende des I. Quartals 2006 waren die Arbeitsgemeinschaften aufgefordert eine verbindliche Entscheidung zu treffen, ob die Einkaufsorganisation für sie tätig werden soll. Diese Entscheidung beinhaltet sowohl den Einkauf der Arbeitsmarktdienstleistungen als auch der infrastrukturellen Dienstleistungen. 318 Arbeitsgemeinschaften haben sich für die Einschaltung der Einkaufsorganisation entschieden (Stand ). 5

7 Anwendung des Vergaberechts für welche Leistungen? Leistung 48 SGB III Trainingsmaßnahmen / Maßnahmen zur Eignungsfeststellung 37 SGB III Beauftragung Dritter mit der Vermittlung 421 i SGB III Beauftragung von Trägern mit Eingliederungsmaßnahmen 37 c SGB III Personal-Service-Agenturen 240 SGB III Ausbildungsbegleitende Hilfen 241 SGB III Berufsausbildung in außerbetrieblichen Einrichtungen 61 SGB III Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahmen 102 SGB III Förderung der Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben 102 SGB III (betreute betriebliche Umschulung für Rehabilitanden) 4 a ESF-Richtlinien Sprachförderung 6

8 Standardisierte oder Individualisierte Leistungsbeschreibung Der Bedarf an Arbeitsmarktdienstleistungen kann von den Agenturen anhand der geschäftspolitischen Vorgaben des Vorstandes in einem Verhältnis von 75 % für standardisierte Leistungen und 25 % für unterjährige, individualisierte Leistungen gedeckt werden. Die Verdingungsunterlagen der standardisierten Leistungen werden jährlich in Expertenzirkeln bestehend aus Mitarbeitern der Agenturen für Arbeit und ARGEn, der Regionaldirektionen, dem Zentralbereich Produkte und Programme sowie des Einkaufs überarbeitet und aktualisiert. Dabei werden auch best practise der individualisierten unterjährigen Ausschreibungen einzelner Agenturen in das Standardangebot übernommen und so allen Agenturen für Arbeit zur Verfügung gestellt. 7

9 Weiterentwicklung des Einkaufs für Arbeitsmarktdienstleistungen Beteiligung der Agenturen und ARGEn in allen Stufen des Vergabeverfahrens, insbesondere bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung, der Losbildung, der Klärung der Bietereignung und verantwortliche fachliche Bewertung Kleinere Losbildung in Abstimmung mit den Bedarfsträgern Deutlich stärker nachzuweisende Einbindung der Träger auf dem regionalen Arbeitsmarkt Die Integrationserfolge der Träger werden stärker berücksichtigt Stärkere Anreize durch erfolgsorientierte Bezahlung Stärkere Qualitätssicherung durch Detaillierte Prüfung und Bewertung des schriftlichen Angebotes Prüfung der infrastrukturellen und personellen Voraussetzungen vor Ort im Rahmen der Zuschlagserteilung Einrichtung von Prüfgruppen zur besseren Beurteilung der Umsetzungsqualität 8

10 Qualitätsaspekte bei der Bewertung Vorlage eines detaillierten inhaltlichen Angebotes Bewertung der fachlichen Qualifikationen in verschiedenen Abstufungen ( ) und Gewichtungen (Relevanzfaktoren) 0 Punkte: Das Leistungsangebot des Bieters entspricht nicht den Anforderungen 1 Punkt: Das Leistungsangebot des Bieters entspricht mit geringfügigen Einschränkungen den Anforderungen 2 Punkte: Das Leistungsangebot des Bieters entspricht den Anforderungen 3 Punkte: Das Angebot des Bieters ist der Zielerreichung in besonderer Weise dienlich Definition von Ausschlusskriterien und Wertungsbereichen Bei allen Wertungsbereichen führt eine Gesamtbewertung des Bereichs mit Null zum Ausschluss 9

11 Qualitätsaspekte bei der Bewertung Die Summe der Leistungspunkte aller Wertungsbereiche muss mindestens 85% der Leistungspunkte betragen. Nach der Vorselektion der Angebote durch die fachliche Prüfung und Wertung schließt sich die Preisprüfung an (Auskömmlichkeit der Preise; ggf. Ausschluss). Abschließend wird aus der verbleibenden Gruppe qualitativ guter Angebote das wirtschaftlichste Angebot mittels der UfAB III-Formel ermittelt. 10

12 Kritikpunkte der Bildungsträger am Einkauf Preis Vergabe zu Dumpingpreisen Preis gehe vor Qualität Preispolitik der BA zerstöre die Marktpreis Qualität der Maßnahmen nur regional ansässige Träger könnten die erforderliche Qualität erbringen zentralen Ausschreibungen fehle der Bezug zur Region Fehlende Prüfung der Qualität der Maßnahmen Forderungen der Bildungsträger Mindestlöhne keine zentralen Ausschreibungen ausschließlich Berücksichtigung lokaler Einbindung 11

13 Arbeitsmarktdienstleistungen 2005 Kennzahlen: Umfang Einkauf von Arbeitsmarktdienstleistungen 2005 * Einkaufsvolumen: rd. 1,4 Mrd. Insgesamt Lose (Vergaben und gezogene Optionen) Gesamtzahl der abgegebenen Angebote: Den bestellenden Agenturen für Arbeit und ARGEn insgesamt Teilnehmerplätze zur Verfügung gestellt (davon 57 % für die im SGB III definierten Kundenkreise und 43 % für den Kundenkreis nach SGB II) *bezogen auf den Vertragsbeginn ab

14 Auftragsvolumina Leistungsarten SGB III SGB II 4a ESF - Sprachförderung 11,3 Mio. Gesamtvolumen: rd. 1,4 Mrd. 37 SGB III - Beauftragung Dritter 37c SGB III - PSA 48 - TM 61 SGB III - BvB 102 SGB III - behind.spezif.ausbildung 21,8 Mio. 51,9 Mio. 52,3 Mio. 37,4 Mio. 61,1 Mio. 60,3 Mio. 94,3 Mio. 405,8 Mio. 240 SGB III - abh 241 SGB III - BaE integrativ 241 SGB III - BaE kooperativ 421i SGB III - Eingliederung 83,8 Mio. 8,6 Mio. 29,0 Mio. 12,2 Mio. 12,0 Mio. 18,1 Mio. 148,2 Mio. 261,5 Mio. 13

15 Anteil der Vergabearten Wie wurden die Ausschreibungen realisiert? 71 % des Auftragsvolumens wurden 2005 durch öffentliche Ausschreibungen realisiert. Gesamtvolumen SGB III rd. 1 Mrd. ; SGB II rd. 340 Mio. SGB III SGB II 694,5 Mio. Öffentl. Ausschreibg 279,1 Mio. Beschr. Ausschreibg 16,0 Mio. 6,0 Mio. Freih. Vergabe 67,5 Mio. 54,2 Mio. gezogene Optionen 254,9 Mio. 14

16 Verteilung der Teilnehmerplätze standardisiert / individualisiert Standardisiert: rd Teilnehmerplätze Individualisiert: rd Teilnehmerplätze SGB II SGB III standardisierte Leistungen individualisierte Leistungen 15

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