EINFÜHRUNG EINER GESAMTEUROPÄISCHEN PROJEKT- & PORTFOLIO MANAGEMENT KOLLABORATIONSPLATTFORM IN SICH WANDELNDEN ORGANISATIONSSTRUKTUREN

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1 BUILDING BRIDGES: EINFÜHRUNG EINER GESAMTEUROPÄISCHEN PROJEKT- & PORTFOLIO MANAGEMENT KOLLABORATIONSPLATTFORM IN SICH WANDELNDEN ORGANISATIONSSTRUKTUREN Markus Lichtner Manager Corporate Programs & Projects Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Oktober 2014

2 KONICA MINOLTA - EIN ÜBERBLICK KONICA MINOLTA INC. KONICA MINOLTA BUSINESS TECHNOLOGIES Gegründet 1873 KONICA & MINOLTA Merger 2003 Ca Mitarbeiter weltweit Hauptsitz in Tokio (Japan) Ramsey NJ, USA (Nordamerika, Mexiko & Kanada) Langenhagen Deutschland (EMEA) Tokio Japan (ROW) GESCHÄFTSBEREICHE Business Technologies Healthcare Business Industrial Business Planetarium Business PRODUKTE & SERVICES Optimized Print Services Office Solutions & Services Production Printing Solutions & Services 2

3 BUSINESS HERAUSFORDERUNGEN BRANCHE IM WANDEL Vom HW-Hersteller zum IT-Service Provider IT Service & Project Business ORGANISATORISCHER WANDEL Rund 30 Landesgesellschaften in Europa Zentralisierung und Reorganisation in regionalen Clustern (Nord, Ost, Süd und West) INTERNATIONALES BUSINESS Kunden fordern internationales Projektgeschäft Globale Zusammenarbeit in Kundenprojekten Harmonisierung und Optimierung von Businessund Projektprozessen sowie unterstützenden Systemen 3

4 STRATEGISCHES PROJEKT MANAGEMENT METHODIK UND AUSBILDUNG UND PROZESSE WISSENSTRANSFER Tailored PRINCE2 Gemeinsame Projektmethodik und -prozesse Projekt Management Ausbildung und Wissenstransfer Gezielte Ausbildung und Nutzbarmachung von Erfahrungen PORTFOLIO MANAGEMENT Strategisches Portfolio Management Kommunikation und Kollaboration ZUSAMMEN- ARBEIT Strategische Steuerung der Projekte, Programme und Vorhaben Projekt- und Portfolio Management Kollaborationsplattform (PPM) Förderung der Kommunikation und Kollaboration in Projekten 4

5 AUSGANGSLAGE & POTENZIAL AUSGANGSLAGE STRATEGISCHES POTENZIAL (AUSWAHL) Keine Unterstützung der übergreifenden Zusammenarbeit Keine einheitlichen Planungsund Controlling-Werkzeuge Projekt Management als Professional Service Harmonisierte Prozesse europaweit Verbesserte Kollaboration in Projekten Ziel: Geschäft entwickeln & Qualität steigern Unterschiedliche Sprachen und Terminologien Keine einheitliche Methodik oder Best-practises OPERATIVES POTENZIAL (AUSWAHL) Kaum Transparenz Ein Tool für alle Zentraler IT-Betrieb und Support Zentrale IT- Schnittstellen Ziel: Kosten senken Lokale Stand-Alone Lösungen 5

6 ANFORDERUNGEN AN EINE PPM PLATTFORM Unterstützung der Projektmethodik Abdecken gemeinschaftlicher Anforderungen Einheitliche Sprache und einfach zu erlernen PROJEKT LIGHTHOUSE Einführung einer gesamteuropäischen Projekt- und Portfolio Management Kollaborationsplattform Professionelle Planungs-und Controlling Werkzeuge Einfacher Zugang Und web basierend Fokus: Harmonisierung und Förderung der Zusammenarbeit in Projekten PROJEKTUMFANG Konsolidieren der Anforderungen Einheitliches Reporting über Projekte, Programme und Portfolien Standardisierte Projektmodelle Hohe Konfigurierbarkeit Evaluierung der Lösung Systemkonfiguration und Bereitstellung Organisatorische Einführung und Anwendertrainings 6

7 PROJEKT LIGHTHOUSE Anbieterauswahl und Vertragsabschluss Konfiguration, Test und Einführung Projektinitiierung Projektabschluss ANBIETERAUSWAHL UND VERTRAGSABSCHLUSS Gemeinschaftliche Definition der Anforderungen 10 PPM Lösungen evaluiert Abschluss eines Dienstleistungs- und Wartungsvertrags Starkes Einbeziehen der späteren Nutzer sowie transparente und nachhaltige Anbieterauswahl KONFIGURATION, TEST UND EINFÜHRUNG Konfiguration des Systems (Test und Produktiv) Entwicklung und Durchführung von Trainings Betriebskonzept und Schaffen der organisatorischen Strukturen Abnahmetests und Einführung in Pilot-Organisation Flexible Konfiguration, professionelles Schulungskonzept und reibungslose Übergabe in den Betrieb 7

8 ANBIETER- / LÖSUNGSAUSWAHL EVALUIERTE LÖSUNGEN (AUSWAHL) LÖSUNGSPARTNER 8

9 KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN!! Transparentes Auswahlverfahren mit Business-Fokus! Bedarfsgerechtes Schulungskonzept Lösung muss zum Unternehmen passen!! Step-by-step vs. Big-bang Vermeidung von Bevormundung und Überforderung 9

10 EINFÜHRUNG UND ROLLOUT Europäische Muttergesellschaft Pilot Cluster A Landesgesellschaft 1 Pilot Cluster B Landesgesellschaft 2 Pilot Cluster n Landesgesellschaft n EINFÜHRUNG EUROPAWEIT Muttergesellschaft als Pilot Pilotierung im Cluster Cluster interner Rollout Rund Nutzer in kommenden Jahren Harmonisierung unter Berücksichtigung regionaler Ausprägungen und Bedarfe DEDIZIERTES SCHULUNGSKONZEPT Fokus auf Rolle des Anwenders, nicht auf Funktionen der Lösung Web-based Training Module Flankiert durch allgemeine Projekt Management Ausbildung Bedarfsgerechte Anwendertrainings 10

11 ERSTE ERFOLGE Transparenz Reduzierung des Projekt Management Overheads Triggern von Professional PM Services Standardisierte Planungs-/ Controlling- Werkzeuge Verbesserte Zusammenarbeit in Projekten Einheitliche Dokumentenund Reportingvorlagen Verankerung der Projektmethodik 11

12 AUSBLICK WIE GEHT ES WEITER? Weiterführung des Europäischen Rollouts Förderung globaler Harmonisierung Einführung in Region APAC und Nordamerika Global einheitliches Projekt- und Portfoliomanagement mit LIGHTHOUSE 12

13 EINFÜHRUNG EINER GESAMTEUROPÄISCHEN PROJEKT- & PORTFOLIO MANAGEMENT KOLLABORATIONSPLATTFORM IN SICH WANDELNDEN ORGANISATIONSSTRUKTUREN Q&A Markus Lichtner Manager Corporate Programs & Projects Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Oktober 2014

14 EINFÜHRUNG EINER GESAMTEUROPÄISCHEN PROJEKT- & PORTFOLIO MANAGEMENT KOLLABORATIONSPLATTFORM IN SICH WANDELNDEN ORGANISATIONSSTRUKTUREN Markus Lichtner Manager Corporate Programs & Projects Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Oktober 2014 Vielen Dank und weiterhin viel Spaß auf dem PM Forum 2014 Besuchen Sie Fortes hier auf dem PM Forum 2014 (Booth #211)